Erinnern Sie sich noch daran, wann Sie das letzte Mal eine Bank betreten haben? Wenn Sie den meisten Menschen ähneln, ist dies wahrscheinlich schon einige Jahre her. Das liegt daran, dass die meisten Dinge, für die wir früher die Bank aufsuchten – Schecks einzahlen, Geld überweisen, automatische Zahlungen einrichten – jetzt online verfügbar sind. Tatsächlich haben einige Banken nicht einmal mehr traditionelle Filialen: Sie sind vollständig digitalisiert, und das ist es, was die Kunden erwarten.

Während viele Unternehmen online gegangen sind, bleiben ihre internen Prozesse jedoch im Mittelalter stecken. Um zu verhindern, dass Ihr Unternehmen zurückbleibt, finden Sie hier eine hervorragende Einführung, wie Sie die digitale Transformation nutzen können, um den sich entwickelnden Kundenanforderungen gerecht zu werden und mit der sich verändernden Welt der Modernisierung Schritt zu halten.

Was bedeutet es, Ihr Unternehmen zu digitalisieren?

Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse bedeutet, die Prinzipien des Online-Geschäfts auf Ihre aktuellen realen Prozesse anzuwenden. Es bedeutet, die derzeit genutzten Prozesse in einer cloud-basierten, visuellen Plattform zu dokumentieren, um diese Prozesse zu perfektionieren und Technologie zu nutzen, um sie wann immer möglich zu automatisieren und zu optimieren.

Es gibt drei Arten von digitalen Prozessen:

1. Operative Prozesse–Eine organisierte Reihe von Aktivitäten, die zu einem bestimmten Produkt, einer Dienstleistung oder einer Geschäftsmethodik führt.
2. Managementprozesse–Ziele setzen, die Organisation führen und Aktivitäten und Aufgaben ausführen.
3. Unterstützende Prozesse–Prozesse, die die Kernfunktionen des Unternehmens selbst unterstützen.

Vorteile digitaler Prozesse

Ihre Geschäftsprozesse vollständig zu digitalisieren, kann viel Arbeit sein, aber es lohnt sich. Und es ist eine Notwendigkeit. Wenn Sie es nicht tun, haben Sie einen deutlichen Nachteil gegenüber Ihren Mitbewerbern. Und dies ist ein Nachteil, der Sie letztendlich aus dem Geschäft drängen könnte. 

Darüber hinaus gibt es noch einige weitere entscheidende Vorteile der digitalen Transformation:

Alles wird in der Cloud gespeichert

Ein cloud-basiertes Unternehmen hilft Ihnen, Ihre Dokumentenbibliothek zu pflegen und die Agilität Ihrer Prozesse zu steigern. Dokumentenredundanz ist wichtig. Wenn sich ein Dokument auf einer einzigen Festplatte befindet, ist die Wahrscheinlichkeit, dass der physischen Hardware etwas passiert, ziemlich hoch, und das kann den Verlust wertvoller Informationen bedeuten.

Cloud-Speicher bedeutet auch, dass, wenn ein Dokument von einer Person aktualisiert wird, es für alle in Echtzeit aktualisiert wird. Machen Sie sich keine Sorgen mehr über veraltete oder ungenaue Informationen.

Jeder kann auf die notwendigen Informationen zugreifen 

Alle auf dem gleichen Stand zu halten, kann nur erreicht werden, wenn Informationen an einem zugänglichen Ort wie der Cloud gespeichert werden. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern Zugriff auf die benötigten Informationen gewähren, bleibt Ihr Geschäft am Laufen und setzt den Standard für eine zentrale Informationsquelle. 

Bedenken Sie Folgendes: Wenn Ihr Kunde eine Frage zu einer Rücksendung hat und alle Rücksendeinformationen in einem internen Wiki gespeichert sind, ist es für Ihr Kundenerfolgsteammitglied einfach, auf diese Wiki-Seite zuzugreifen und schnell genaue Rücksendeinformationen bereitzustellen. Ohne diesen einfachen Zugriff muss Ihr Teammitglied jemand anderen fragen – was bedeuten könnte, dass es sich auf Informationen aus dritter Hand verlässt, die möglicherweise ungenau sind – oder wertvolle Zeit mit der Suche nach Dokumentation verbringt. Wenn Informationen digitalisiert sind, können sie sofort weitergegeben werden. 

Passen Sie sich schneller an agile Umgebungen an

Ein agiles Team sollte Veränderungen annehmen und sich schnell daran anpassen. Ein Unternehmen, das nicht digital ist, ist so unflexibel und fragil wie die veralteten Systeme, auf die es sich verlässt. Die Digitalisierung ermöglicht es, Prozesse schnell zu ändern und dass jedes Teammitglied sofort die Änderungen sehen kann.

Reduzieren Sie die Betriebskosten

Erinnern Sie sich noch daran, wie es früher war, ein Angebot für eine Kfz-Versicherung einzuholen? Man musste anrufen, mit einem Kundenbetreuer sprechen, einen Kostenvoranschlag am Telefon erhalten und dann die Dokumente per Post unterschreiben. Das kostete die Kfz-Versicherungsgesellschaft viel Geld. Jedes Angebot bedeutete eine erhebliche Investition in Zeit und Ressourcen. 

Dank digitalen Kostenvoranschlägen kann ein einzelnes Kfz-Versicherungsunternehmen mithilfe von Algorithmen und maschinellem Lernen sofort Angebote ohne menschliches Zutun erstellen und einer unbegrenzten Anzahl von Kunden online zur Verfügung stellen. Der Betrieb des Unternehmens kostet viel weniger Geld, und die Kundenkonversion ist deutlich höher.

Wenden Sie dieselbe Strategie auf Prozesse in Ihrem Unternehmen an. Durch die Digitalisierung von Prozessen werden menschliche Eingriffe und Kosten minimiert, die Effizienz maximiert und Fehler reduziert.

Ermöglichen Sie Remote-Arbeit

In der heutigen Welt ist Remote-Arbeit keine Neuheit mehr: Sie ist eine Erwartung. Remote-Arbeit ermöglicht es Unternehmen, weltweit auf Top-Talente zuzugreifen und gleichzeitig die Investitionen in Miete und ähnliche Gemeinkosten zu reduzieren.

Der Nachteil ist, dass ein Unternehmen vollständig digitalisiert sein muss, um Remote-Mitarbeitenden gerecht zu werden. Jeder Prozess muss online repliziert werden. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen Videokonferenzen, digitale Aufgabenmanagementsysteme, cloud-basierte Speicher, online HR-Systeme, Instant Messaging und mehr unterstützen sollte.

Wie Sie Ihre Prozesse digitalisieren

Da Sie Ihr Unternehmen am besten kennen, wissen Sie auch, wie Sie am besten auf digitale Prozesse umstellen. Das ist keine vollständige Liste, aber hier sind einige Möglichkeiten, um loszulegen:

Bestimmen Sie den Endzustand und gehen Sie von dort aus weiter 

Mit anderen Worten: Arbeiten Sie rückwärts. Dokumentieren Sie, wie Ihr ideales Unternehmen aussehen würde. Und das muss nicht durch das begrenzt sein, was derzeit realistisch ist. Sobald Ihre Traumgeschäftsergebnisse dokumentiert sind, können Sie damit beginnen, die Schritte zu untersuchen, die erforderlich sind, um dorthin zu gelangen. 

Denken Sie zuerst an Ihre Nutzer

Die digitale Transformation Ihrer internen Prozesse soll letztlich Ihren Kunden zugutekommen. Beginnen Sie also damit, festzulegen, welche ideale Benutzererfahrung Sie schaffen möchten, dokumentieren Sie diese und arbeiten Sie dann daran, Prozesse zu entwickeln, um dieses ideale Erlebnis Wirklichkeit werden zu lassen.

Überdenken Sie, wie Sie neue Prozesse einführen

Es ist eine Sache, ein digitales Aufgabenmanagementsystem zu kaufen, und eine ganz andere, Ihr Team dazu zu bringen, es zu nutzen. Sobald Sie entschieden haben, wie Sie neue Systeme und Prozesse einführen, müssen Sie festlegen, wie diese erfolgreich in Ihr Unternehmen integriert und in Ihren Teams verbreitet werden.

Verlagern Sie die gesamte Prozessdokumentation online

Digitale Prozesse funktionieren nur, wenn sie dokumentiert und unternehmensweit konsistent sind. Dokumentieren Sie jeden Prozess und hosten Sie ihn dann in der Cloud, damit er als zuverlässige Quelle abgerufen und referenziert werden kann.

Beispiele für die Digitalisierung von Prozessen

Überfordert? Das muss nicht sein. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre aktuellen Prozesse in digitale umwandeln können:

• Sprint-Planung–Die Sprint-Planung kann problemlos dokumentiert und in der Cloud gehostet werden.
• Digitales Whiteboarding –Glauben Sie, dass Brainstormings nur persönlich durchgeführt werden können? Das ist nicht der Fall.
• Onboarding– Das Onboarding muss nicht im Büro stattfinden. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Onboarding-Prozesse verbessern können.

Denken Sie daran, dass die Digitalisierung Ihrer Geschäftspraktiken keine einmalige Sache ist. Um Ihr Unternehmen gesund zu halten, müssen Sie Ihre Prozesse kontinuierlich aktualisieren und anpassen, um mit der aktuellen technologiegetriebenen Umgebung Schritt zu halten. Aber die gute Nachricht ist, dass Sie, wenn Sie es einmal getan haben, das Selbstvertrauen und die Fähigkeiten haben, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.