4 Möglichkeiten zur Verbesserung der Kollaboration durch Automatisierung

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Oberflächlich betrachtet scheinen Automatisierung und Kollaboration nicht zusammenzugehören. Schließlich geht es bei der Kollaboration darum, Menschen zu verbinden, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, und bei der Automatisierung geht es darum, Menschen aus Prozessen zu entfernen, um effizienter zu sein. 

Wie bei vielen anderen täglichen Arbeitsaktivitäten wird die Kollaboration jedoch durch manuelle, sich wiederholende Aufgaben belastet. Aufgaben wie das Erstellen und Pflegen von Dokumenten, das Organisieren von Ideen und das Updaten von Mitwirkenden sind zwar notwendig, aber zeitaufwändig und lenken von einer hochwertigen Zusammenarbeit ab. 

Die Automatisierung soll nicht die reichhaltigen Diskussionen und Ideenfindungen ersetzen, die durch die Kollaboration gefördert werden. Ganz im Gegenteil: Die Automatisierung stärkt die Kollaboration, indem sie alltägliche Aktivitäten beseitigt und Zeit für mehr Verbindung, gründlicheres Nachdenken und kollektive Problemlösungen schafft.

Vorteile für die Kollaboration durch Automatisierung 

Unternehmen erkennen bereits die Vorteile der Anwendung der Automatisierung auf andere Geschäftsfunktionen wie das Auslösen von E-Mail-Marketingkampagnen, das Senden von Rechnungsmahnungen oder das Ausführen automatisierter Softwaretests. Wenn Unternehmen die Automatisierung auf die Kollaboration ausweiten, können sie ihre Wettbewerbsposition um diese Vorteile weiter verbessern:

 

  • Mehr Zeit für strategische Zusammenarbeit aufbringen. Laut Forschung von Smartsheet verbringen über 40 % der Mitarbeitenden mindestens ein Viertel ihrer Arbeitswoche mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben, wobei E-Mails, Datenerfassung und Dateneingabe die meiste Zeit kosten. Durch die Automatisierung dieser Aktivitäten haben Teams mehr Zeit (und Energie) für kreatives Brainstorming und strategische Planung. 
  • Gemeinsam souveräne Entscheidungen treffen. Da Unternehmen immer komplexer werden, kann es eine echte Herausforderung sein, unzusammenhängende Daten, Systeme und Workflows zu verstehen, was die Entscheidungsfindung behindern kann. Eine McKinsey-Studie ergab, dass die meisten Mitarbeitenden 37 % ihrer Zeit damit verbringen, Entscheidungen zu treffen, wobei über die Hälfte dieser Zeit als ineffektiv erachtet wird. Automatisierung kann diese Komplexität klären und den Teams den nötigen Kontext bieten, um intelligente Entscheidungen zu treffen und den Kurs bei Bedarf zu ändern. 
  • Geschäftliche Agilität verbessern. Die Fähigkeit eines Unternehmens, schnell auf Kunden- oder Marktänderungen zu reagieren, erfordert eine kontinuierliche Kollaboration und Neuausrichtung des Teams. Indem zeitaufwendige Arbeit entfällt und Erkenntnisse leichter zugänglich gemacht werden, kann die Automatisierung die Kollaboration und den Wissensaustausch rationalisieren, sodass Teams im gesamten Unternehmen gemeinsam Pläne und Strategien an sich ändernde Bedingungen anpassen können. 
  • Innovationen steigern und skalieren. Innovation wird oft als ein Moment verklärt, bei dem einen buchstäblich ein Licht aufgeht. Doch dank der Automatisierung der sich wiederholenden Teile der Kollaboration können Sie Innovation zu einem vorhersehbaren, wiederholbaren und alltäglichen Vorkommnis machen. Und wenn der Weg zur Innovation transparent ist, werden sich die Mitarbeitenden ganz von selbst stärker engagieren, da sie verstehen, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt. 

4 Anwendungsfälle für die Kollaboration durch Automatisierung

Es kann ein schwieriges Unterfangen sein zu entscheiden, was in einem bestimmten Szenario automatisiert werden soll. Wir haben einige der zeitaufwändigsten Teile der Kollaboration identifiziert, die durch Automatisierung zur Steigerung der Kreativität, Produktivität und Agilität Ihres Teams beitragen. 

1. Ideen nach einer Brainstorming-Session synchronisieren

Es ist ein vertrautes Szenario: Sie planen mit Ihrem Team ein bevorstehendes Projekt und entwickeln gemeinsam eine Menge kreativer Ideen, von denen keine umgesetzt werden wird. Oftmals bleiben innovative Ideen und einzigartige Perspektiven auf der Strecke, weil die Teams keine Möglichkeit haben, diese Ideen zu organisieren, zu analysieren oder zu priorisieren. Und der Versuch, Ideen manuell nachzuvollziehen, kann ein mühsamer Prozess sein, insbesondere bei großen Brainstormings. 

Automatisierung: Um sicherzustellen, dass die besten Ideen wirklich umgesetzt werden, können Sie Ideen automatisch kategorisieren und sortieren. Diese Art der Automatisierung identifiziert in Sekundenschnelle gemeinsame Motive über alle Ideen hinweg und ist damit eine großartige Möglichkeit, schnell Trends in großen Brainstormings zu erkennen

Außerdem können Sie das maschinelle Lernen zum Sortieren von Ideen verbessern, indem Sie die Kategorien weiter verfeinern, sodass die Ideen bei jedem Brainstorming genauer sortiert werden als zuvor. Das bedeutet, je mehr Sie diese Automatisierung verwenden, desto schneller können Sie nach der Ideenfindung in Aktion treten.  

Magische Sortierung

2. Mit Diagrammen komplexe Informationen kommunizieren 

Ob Sie nun Organigramme, Account-Maps oder ERDs erstellen, Diagramme sind ein effektives Mittel, um Systeme, Prozesse und Verbindungen gemeinsam zu visualisieren. Sie dienen oft als Ausgangspunkt für Diskussionen und helfen Teams und Stakeholderinnen und Stakeholdern, ein gemeinsames Verständnis des aktuellen Zustands zu erlangen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. 

Doch der Prozess der Erstellung dieser Diagramme ist nicht immer einfach. Dafür ist oft eine manuelle Dateneingabe erforderlich, die zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Ganz zu schweigen davon, dass diese Diagramme regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden müssen, um nützlich zu bleiben.

Automatisierung: Sie kann eine enorme Zeitersparnis sein, wenn es um die Erstellung von datengesteuerten Diagrammen geht. Durch den automatischen Import von Daten direkt von dem Ort, an dem sie gespeichert sind – sei es Microsoft Excel, Google Sheets, Salesforce, BambooHR oder ein anderes Erfassungssystem –, in die Kollaborations-Plattform können Sie Diagramme nahezu sofort erstellen.

Und das Beste daran: Wenn die Daten zwischen Ihrer Kollaborationsplattform und der ursprünglichen Quelle verknüpft sind, können Sie sicherstellen, dass Ihre Diagramme immer die aktuellsten Informationen enthalten. Keine Pflege erforderlich!  

Datenimport

3. Daten für fundierte Entscheidungen interpretieren

Das Erstellen von Diagrammen ist nur die halbe Miete – danach kommt die Herausforderung, die Informationen in den Diagrammen zu interpretieren. Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, muss man in der Lage sein, aus einem Diagramm auf einen Blick Erkenntnisse zu gewinnen, sei es über den Status oder den Fortschritt eines Projekts, die Berichtsstrukturen einer Organisation oder die Arten von Instanzen in einem Netzwerk. 

Das manuelle Interpretieren von Diagrammen ist nicht nur ineffizient, sondern lässt auch Raum für Fehlinterpretationen, was das Risiko von falsch ausgerichteten Teams und verzögerter Entscheidungsfindung erhöht.

Was zu automatisieren ist: Um Prioritätsinformationen schnell zu identifizieren, können Sie benutzerdefinierte Regeln auf Ihre Diagramme anwenden. Diese Art der Automatisierung könnte bedeuten, dass eine bestimmte Farbe, Form oder ein Symbol ausgelöst wird, wenn die Daten bestimmte Kriterien erfüllen. Wenn Sie beispielsweise in Ihrem Organisations-Diagramm auf einen Blick sehen möchten, welche Mitarbeitenden zur Prüfung einer Gehaltserhöhung anstehen, können Sie eine Regel auf Ihr Diagramm anwenden, die automatisch ein Warnsymbol auslöst, wenn ein Mitarbeitender länger als einen bestimmten Zeitraum in einer Position war. 

Durch die Anwendung der automatisierten bedingten Formatierung auf Ihre Diagramme haben Sie jederzeit die nötigen Informationen zur Hand, um Stakeholderinnen und Stakeholder auf vorrangige Themen aufmerksam zu machen und wichtige Entscheidungen in Bezug auf Einstellungen, Budgetierung oder Strategie zu treffen. 

Bedingte Formatierung

4. Teams dauerhaft an Projektplänen ausrichten 

Die Abstimmung mit funktionsübergreifenden Teammitgliedern im Verlauf eines Projekts kann schwierig sein, insbesondere wenn sich Zeitpläne und Prioritäten verschieben. Und wenn es sich um Remote-Teams handelt, ist es noch schwieriger sicherzustellen, dass alle auf dieselben Termine und Ziele hinarbeiten. 

Viele Teams erstellen bereits gemeinsam Projektpläne, legen Zeitpläne fest und weisen Verantwortlichkeiten zu. Die Probleme treten bei der genauen Wiedergabe dieser Informationen in all den verschiedenen Tools auf, die die Teams verwenden. Die manuelle Übertragung dieser Informationen zwischen Tools und deren Aktualisierung während des Projektfortschritts ist ineffizient und kann zu Missverständnissen führen.  

Automatisierung: Um den Schwung und die Ausrichtung beizubehalten, brauchen Teams eine Möglichkeit, Projektinformationen automatisch von einer Kollaborations-Plattform in das Projektmanagement-Tool ihrer Wahl, wie Smartsheet, Jira oder Asana zu übertragen. Teams können durch eine bidirektionale Integration zwischen den Tools immer aufeinander abgestimmt bleiben. Wenn die Informationen also in einer Quelle aktualisiert werden, dann spiegelt die andere Quelle sie automatisch wider. 

Timeline

Wie Sie die Automatisierung der Kollaboration Wirklichkeit werden lassen

Um die sich wiederholenden Aktivitäten der Kollaboration effektiv zu automatisieren, benötigen Sie die richtige Technologie. Eine der effizientesten Möglichkeiten der Automatisierung dieser Aufgaben ist eine umfassende visuelle Kollaborationsplattform, in der diese Technologie bereits integriert ist. 

Und wenn alle Aktivitäten der visuellen Kollaboration auf derselben Plattform stattfinden – von hochgradig kollaborativen Brainstormings, Workshops und der Planung bis hin zur automatisierten Synthese, Datenanalyse und Statusaktualisierung –erstellen Sie organisch eine aktuelle Übersicht dafür, wie Ihr Unternehmen funktioniert. 

Prüfen Sie die Lösungen für die visuelle Kollaboration sorgfältig, denn vielen fehlen die robusten Automatisierungsfunktionen, die für die Synthese von Ideen oder die Visualisierung von Daten erforderlich sind. Wenn Sie sich für eine Plattform für visuelle Kollaboration entscheiden, bei der die Verbindung und die Effizienz im Vordergrund stehen, können Sie die Zusammenarbeit Ihres Teams über alle Anwendungsfälle hinweg verbessern und Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abheben.

Erfahren Sie, worauf Sie bei einer Plattform für visuelle Kollaboration achten sollten.

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