Dokumentation zur zentralen Informationsquelle

Lucid Visual Collaboration Suite als zentrale Informationsquelle

Lesedauer: etwa 10 Min.

Versionsprobleme und schlechte Zugänglichkeit sind zwei der größten Hindernisse, die Ihre Dokumentation wenig nützlich machen. Indem Sie eine zentrale Informationsquelle etablieren, können Sie vermeiden, dass durch mehrere Versionen desselben Dokuments an verschiedenen Orten Verwirrung entsteht. Außerdem lässt sich so sicherstellen, dass alle Teammitglieder einfachen Zugriff auf die aktuellen Informationen haben, die sie benötigen, um ihrer Arbeit nachzukommen.

Indem Sie alles an einem zentralen Ort platzieren – etwa in der Lucid Visual Collaboration Suite –, können Sie doppelte Informationen einfacher identifizieren und feststellen, welche Dateien korrekt sind und welche archiviert oder gelöscht werden können. Darüber hinaus ist es einfacher, frühere Versionen zu identifizieren, zu speichern und bei Bedarf darauf zuzugreifen.

Die Lucid Visual Collaboration Suite ist cloudbasiert, wodurch alle Ihre Informationen in Echtzeit und für Ihr gesamtes Team zugänglich sind. Wir haben eine Liste mit Tipps und Funktionen zusammengestellt, damit Sie das Beste aus der Lucid Visual Collaboration Suite herausholen und sie zu Ihrer zentralen Informationsquelle machen können.
 

Tipps zur Nutzung der Lucid Visual Collaboration Suite als zentrale Informationsquelle

Vielleicht betrachten Sie die Lucid Visual Collaboration Suite bereits als zentrale Informationsquelle – als einen Ort, an dem Sie und Ihr Team aktuelle Dokumentation zu den Prozessen, Arbeitssitzungen, Cloud-Umgebungen und mehr in Ihrem Unternehmen finden. Darüber hinaus gibt es aber einige Funktionen, die Ihnen helfen werden, noch einen Schritt weiter zu gehen. 

Kommentare und @mentions

E-Mails und Direktnachrichten eignen sich zwar hervorragend für bestimmte Folgegespräche, aber die Diskussionen über Ihre Lucidchart-, Lucidspark- oder Lucidscale-Dokumente sollten dennoch nie aus dem Kontext gerissen werden. 

Mitwirkende können Feedback über Kommentare direkt in Ihrem Board, Dokument oder Modell einfügen. Kommentare können in der oberen rechten Ecke des Editors in der Nähe der Schaltfläche „Präsentieren“ aufgerufen werden, oder Sie klicken einfach mit der rechten Maustaste auf ein Objekt und gehen dann auf „Kommentar hinzufügen“. 

Möchten Sie sicherstellen, dass ein/e bestimmte/r Kollege/Kollegin (oder eine Gruppe von Kollegen) Ihren Kommentar sieht? Kein Problem – geben Sie einfach ein @mention in Ihren Kommentar ein oder weisen Sie eine Aufgabe zu, und er/sie erhält eine E-Mail-Benachrichtigung. 

Aktionen und Link-Vorschau

In Lucidspark können Sie Post its, Formen, Textboxen und sogar Freihandzeichnungen mit externen Websites und Ressourcen verknüpfen.

In Lucidchart können Sie Formen mit einem anderen Lucidchart-Dokument, einer externen Website oder einer E-Mail-Adresse verknüpfen, indem Sie Aktionen verwenden (Zugriff über das Blitzsymbol). Sie können auch Aktionen verwenden, um zwischen Ebenen und Seiten Ihres Dokuments umzuschalten. 

Darüber hinaus können Sie in Lucidchart und Lucidspark die Link-Vorschau verwenden. Wenn Sie einen URL-Link in Ihr Dokument oder Board einbetten, erscheint eine Miniaturansicht für den Link.

Mithilfe von Links, Aktionen und der Link-Vorschau können Mitwirkende direkt in Ihrem Lucidchart-Dokument oder Lucidspark-Board auf zusätzliche Dokumentation zugreifen.

Lucidchart-Aktionen

Lucidspark-Links

Versionsverlauf

Nur weil ein Dokument Ihre zentrale Informationsquelle ist, heißt das nicht, dass es nie geändert werden sollte. Es sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich anpassen. Allerdings erweisen sich manche Änderungen im Nachhinein als nicht von Vorteil. Vielleicht haben Sie einen Schritt aus Ihrem Onboarding-Prozess gestrichen, die Dokumentation aktualisiert und dann Monate später festgestellt, dass dieser Schritt eigentlich wichtiger war als gedacht. 

In Lucidchart können Sie ganz einfach auf Ihren Revisionsverlauf zugreifen, indem Sie auf „Datei > Revisionsverlauf“ gehen. Dort können Sie sehen, welche Änderungen wann vorgenommen wurden. In Lucidspark können Sie auf das Wolken- und Häkchen-Symbol oben links neben dem Board-Titel klicken, um auf den Revisionsverlauf zuzugreifen. Um zu sehen, wann ein Dokument erstellt wurde, scrollen Sie einfach zum Ende Ihres Revisionsverlaufs. Sie können jeder Version Namen hinzufügen, eine alte Version wiederherstellen oder sogar ein neues Dokument aus einer früheren Version erstellen. Mit letzterer Option können Sie frühere Versionen bearbeiten, ohne den aktuellen Status Ihres Dokuments oder Boards zu ändern.

In Lucidscale können Sie Ansichten verwenden, um:

  • zwischen den vorhandenen Ansichten Ihres Cloud-Modells zu wechseln,
  • Ansichten umzubenennen oder zu löschen, 
  • eine neue Ansicht aus einer Vorlage zu erstellen,
  • Ihre aktuelle Ansicht zu duplizieren.

Versionen vergleichen

Mit dem Revisionsverlauf können Sie problemlos frühere Versionen Ihres Dokuments anzeigen. Es ist jedoch schwieriger, zu sehen, was sich verändert hat. Glücklicherweise haben wir dafür eine Lösung. Wenn Sie eine Version Ihres Dokuments mithilfe des Revisionsverlaufs in Lucidchart auswählen, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Version vergleichen“. Wählen Sie dann eine zweite Version aus, mit der Sie sie vergleichen möchten. 

Diese Vergleichsfunktion zeigt beide Versionen Ihres Dokuments an, wobei Sie genau sehen können, was geändert wurde. Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms sehen Sie außerdem eine praktische Liste aller Änderungen, die für Sie zusammengestellt wird.

Dokumentstatus

Wenn Sie mehr als einen Mitwirkenden an einem Dokument haben, ist es wichtig, dass jeder Mitwirkende den Status des Dokuments kennt. Möglicherweise muss ein bestimmter Prozess noch genehmigt werden oder befindet sich noch im Entwurfsstadium – natürlich sollte man vermeiden, dass ein Teammitglied diese Version als Endversion verwendet. 

Damit alle auf dem gleichen Stand sind, verwenden Sie die Dokumentstatusfunktion von Lucidchart und Lucidspark. Mit dieser Funktion können Sie jedem Dokument in Ihrer Bibliothek einen Status zuweisen (Entwurf, Genehmigung ausstehend, Genehmigt usw.) und diesen Status dann weiter aktualisieren. Jeder, der Zugriff auf Ihr Dokument hat, kann den Status sehen, aber nur diejenigen, die über Bearbeitungsrechte verfügen, können ihn ändern. 

Lucidchart-Dokumentenstatus

Team-Ordner

Teamordner sind freigegebenen Ordnern sehr ähnlich: damit können Teams alle ihre Dokumente in einem einzigen Ordner speichern, auf den jedes Teammitglied zugreifen kann. Worin liegt also der Unterschied? 

Während freigegebene Ordner Einzelpersonen gehören, „gehören“ Teamordner einem Unternehmenskonto. Wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Ihr Ordner – und die darin enthaltenen Dokumente – verloren geht. 

Integrationen

Vermutlich erstellen und speichern Sie Dokumentationsunterlagen auf einer Vielzahl von Plattformen – genau wie wir. Lucidchart ist für Sie vermutlich keine Allround-Lösung, und das ist OK. Mit den umfangreichen Integrationen von Lucidchart und Lucidspark können Sie Ihre Dokumente und Boards zusammen mit Ihrer anderen Dokumentationsunterlagen speichern. Wie läuft das genau ab? Das hängt von der Plattform ab. 

Egal, ob Sie in Confluence Cloud oder Google Workspace arbeiten, Sie können Ihre Lucidchart-Diagramme oder Lucidspark-Boards direkt in Ihren Arbeitsbereich einfügen, um die Dokumentation zu konsolidieren. Wenn Sie in Confluence arbeiten, können Sie auch Lucidscale-Cloud-Modelle einbetten. Machen Sie sich Sorgen darüber, dass Sie Ihre Diagramme ständig aktualisieren müssen? Aktivieren Sie einfach die automatische Aktualisierung in Confluence oder klicken Sie in Google auf „Eingefügte Diagramme aktualisieren“, um alle in Lucidchart vorgenommenen Änderungen zu übernehmen. 

Wenn Ihr Team Slack nutzt, können Sie all Ihre Dokumenten-Updates über die Lucidchart- und Lucidspark-Integration an Ihr Slack-Konto schicken. So können Ihre Teammitglieder ihre Kommentare im Dokument selbst behalten. 

Womöglich verwendet Ihr Unternehmen Microsoft Teams. Dann können Sie innerhalb von Teams einen Lucidchart- oder Lucidspark-Tab hinzufügen, an dem Sie Dokumente anpinnen können, um einfach darauf zugreifen zu können.

Increase team alignment even further with Embedded Link for Google Workspace. Start by inserting Google Docs, Sheets, or Slides into your Lucid documents. Then, keep your team in the loop as projects progress with the ability to refresh, expand, and edit your files—all without ever leaving Lucid.

With these integrations, you can easily keep your team aligned on the most up-to-date information and designs as projects progress.

By using linking, Actions, and Embedded Links, collaborators can access additional documentation directly from your Lucidchart document or Lucidspark board.

Revision history

Just because a document is your single source of truth doesn’t mean it should never change. It should grow and adapt as your organization does. That being said, some changes don’t pan out. Maybe you cut a step out of your onboarding process, updated the documentation, and then months later, realized that step was actually more important than you thought. 

In Lucidchart, you can easily access your revision history by selecting File > Revision History to see what changes were made and when. In Lucidspark, you can click on the cloud and checkmark icon in the upper left-hand corner near the board title to access revision history. To see when a document was created, simply scroll to the bottom of your revision history. You can add names to each version, restore an old version, or even create a new document from a past version. The latter option allows you to edit previous versions without changing the current state of your document or board.

In Lucidscale, you can use Views to:

  • Switch between existing views of your cloud model.
  • Rename or delete views. 
  • Create a new View from a template.
  • Duplicate your current View.

Compare Versions

With revision history, you can easily see past versions of your document. What can be more difficult, however, is seeing what has changed. Fortunately, we’ve got a fix for that. When you select a version of your document using revision history in Lucidchart, click the blue “Compare Version” button. You’ll then select a second version to compare it to. 

This comparison feature pulls up both versions of your document, allowing you to see exactly what has changed. On the right side of your screen, you’ll also see a nifty list of those changes compiled for you.

Document status

When you’ve got more than one collaborator on a document, it’s crucial that each collaborator knows the status of the document. Maybe a certain process is still pending approval or is still in the draft stages—you wouldn’t want a team member taking that version as the final product. 

To keep everyone on the same page, use Lucidchart and Lucidspark's document status feature. This feature allows you to assign each document in your library a status (draft, pending approval, approved, etc.) and update that status as you go. Anyone with access to your document can see the status, but only those with editing privileges can change it. 

Lucidchart document status

Team Folders

Team Folders are a lot like shared folders: They allow teams to store all of their documents in a single folder that can be accessed by each team member. So what’s the difference? 

Whereas shared folders are owned by individuals, team folders are “owned” by an Enterprise account. If a team member leaves, you don’t have to worry about your folder—and the documents it contains—going missing. 

Integrations

If you’re anything like us, you probably create and store documentation across a number of platforms. Lucidchart might not be your be-all and end-all—and that’s okay! With Lucidchart and Lucidspark’s extensive integrations, you can store your documents and boards alongside your other documentation. So what exactly does this look like? That depends on the platform. 

Whether you’re working in Confluence Cloud or Google Workspace, you can insert your Lucidchart diagrams or Lucidspark boards directly into your workspace to consolidate documentation. If you’re working in Confluence, you can also embed Lucidscale cloud models. Worried about constantly having to update your diagrams? Simply enable Auto-Update in Confluence or click “Update Inserted Diagrams” in Google to apply any changes made in Lucidchart. 

If your team uses Slack, use the Lucidchart and Lucidspark integration to send all document updates to your Slack account—this way, team members can keep their comments in the document itself. 

Maybe you’re a Microsoft Teams kind of company. You can add a Lucidchart or Lucidspark tab within Teams where you can pin documents for easy access.

Holen Sie sich gleich die kostenlose Lucidchart-Testversion und beginnen Sie noch heute mit dem Erstellen Ihrer Diagramme!

Kostenlos registrieren

Jetzt beliebt

The 4 Phases of the Project Management Life CycleDie 4 Phasen des Projektlebenszykluses

Über Lucidchart

Lucidchart ist die intelligente Diagramm-Anwendung, die Teams dabei unterstützt, komplexe Konzepte zu bewältigen, ihre Erkenntnisse und Sichtweisen aufeinander abzustimmen und die Zukunft mitzugestalten – und das effizienter als je zuvor. Diese intuitive, Cloud-basierte Lösung ermöglicht visuelles Arbeiten, Kooperation in Echtzeit und das Erstellen von Flussdiagrammen, Mockups, UML-Diagrammen und vielem mehr.

Die beliebteste Online-Alternative zu Visio: Lucidchart wird in über 180 Ländern von Millionen von Nutzern verwendet – von Vertriebsmanagern, die Zielorganisationen abbilden möchten, bis hin zu IT-Direktoren, die ihre Netzwerkinfrastruktur visualisieren möchten.

Verwandte Beiträge:

A single source of truth: Why you need one for team processes

single source of truth

How to create and manage technical documentation faster

technical documentation

Loslegen

  • Preise
  • Einzelperson
  • Team
  • Unternehmen
  • Vertrieb kontaktieren
DatenschutzRechtlichesCookies

© 2022 Lucid Software Inc.