Warum Teams im Next Normal agil sein müssen

Warum Teams im Next Normal agiler sein müssen

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Es heißt, die einzige Konstante im Leben ist der Wandel – oder die Anpassung daran. Es wird immer ein New Normal geben, und nur diejenigen Unternehmen, die sich effektiv an sich verändernde Dynamiken anpassen können, werden überleben und wachsen.

Unternehmen waren aufgrund der COVID-19-Pandemie gezwungen, Prozesse, Ressourcen und die Kommunikation zu überdenken, um den Herausforderungen einer solch weitreichenden Veränderung zu begegnen. Der plötzliche Umbruch hat die Zukunft des Arbeitslebens beschleunigt und den Druck auf Unternehmen erhöht: Mehr denn je sind sie gefordert, die Vorzüge einer reaktionsschnellen Arbeitsumgebung zu erhalten und gleichzeitig Fehlerquellen und Schwachstellen zu beheben. Dieser Art von Flexibilität liegt die Agile-Methodik zugrunde – ein Ansatz, der Unternehmen dabei unterstützt, das Unerwartete elegant zu meistern.

Werfen wir also einen genaueren Blick darauf, wie Agile-Methodiken uns auf die Zukunft des Arbeitslebens vorbereitet haben und warum Teams sich im New and Next Normal auch weiterhin auf agile Prozesse einlassen müssen.

Wie Agile uns auf das new normal der Arbeitswelt vorbereitet hat

Die Agile-Methodik konzentriert sich auf funktionsübergreifende Zusammenarbeit, iterative Prozesse und Flexibilität. Mit diesen Prioritäten ist sie perfekt für Unternehmen, die auch im Angesicht großer Unsicherheit funktionieren müssen. Das erfolgreiche Unternehmen von heute stellt sich einer solchen Herausforderung offen und entschieden, wobei es auf selbstbewusste Teams zurückgreifen kann, die in der Lage sind, schnell und direkt zusammenzuarbeiten, um den aktuellen Bedarf zu decken und die Möglichkeiten der Zukunft voll auszuschöpfen.

Eine von McKinsey durchgeführte Studie zur Zukunft von Unternehmen merkte an, „dass Unternehmen nicht verlernen können, was sie einmal gelernt haben – nämlich, dass eine flachere Unternehmensstruktur, in der die Entscheidungsgewalt auf ein dynamisches Netzwerk an Teams übertragen wird, viel effektiver ist.“

Unternehmen, die bereits das Agile-Framework nutzten, konnten mit den Notwendigkeiten im Zusammenhang mit der Pandemie viel leichter umgehen. Ein Agile-Prinzip wie „reaktionsschnelle und selbstbewusste Teams aufbauen“ bedeutete, dass die Einführung der Telearbeit für die Angestellten leichter zu bewerkstelligen war und weniger negative Auswirkungen auf die Gesamtproduktivität hatte.

Unternehmen waren sogar in der Lage, ihre Prozesse noch einfacher anzupassen, um spezielle Anforderungen zu erfüllen. So konnten beispielsweise Automobilhersteller ganz kurzfristig ihre Lieferketten umstellen, um Beatmungsgeräte für COVID 19-Patienten herzustellen. In einer traditionellen Umgebung hätte eine solche Veränderung Monate oder sogar Jahre in Anspruch genommen. Technologieunternehmen erkannten schnell die Chance, aus dem Bedarf an zuverlässigeren und nahtlosen Möglichkeiten zur Förderung der Zusammenarbeit an entfernten Standorten Kapital zu schlagen, und für neue Funktionen in Zoom, Slack und anderen Workflow-Tools war die Stunde gekommen. Das Agile-Framework versetzte Unternehmen, die angesichts einer solchen Situation vor 20 Jahren noch völlig unbeweglich gewesen wären, in die Lage, fast sofort einen erheblichen Wert für die Wirtschaft ebenso wie für die Gesellschaft zu schaffen – und das ganz ohne einen Zusammenbruch aller internen Prozesse.

In Zukunft können Unternehmen mit dieser Flexibilität nicht nur schneller auf Krisen, sondern auch auf neue Chancen reagieren. Zwar erreichen einige Bereiche des alltäglichen Lebens so langsam wieder ihren „Normalzustand“, aber trotzdem gibt es noch viel Unsicherheit in Bezug auf die Frage, wie Alltag und Arbeitsleben in Zukunft aussehen werden – und diese Unsicherheit wird uns wohl noch eine Weile erhalten bleiben, zumal wir gelernt haben, dass die Art und Weise, wie wir unsere Arbeit bisher gestaltet haben, gar nicht so starr war wie gedacht. 

Nach der Pandemie wird sich die Gesellschaft auch weiterhin an neue Gegebenheiten anpassen müssen, und daraus werden sich neue Möglichkeiten ergeben. Unternehmen müssen sich schnell neu aufstellen, um gleichermaßen kurz- wie langfristig von neuen Trends zu profitieren.

Ursprünglich als Unterstützung für die Software-Entwicklung konzipiert, wird das Agile-Framework auch in Zukunft für einen Mehrwert in diesem Bereich sorgen. Es wird der Ausgangspunkt sein, von dem aus digitale Lösungen noch ausgereifter werden, sodass agile Teams in einer guten Position sind, um Technologien zu empfehlen, bewerten, entwerfen, erstellen und zu implementieren, die das Wachstum heute und in Zukunft vorantreiben.

Hier bei Lucid ist uns beispielsweise klar geworden, dass Benutzer für Brainstorming und Zusammenarbeit in der neuen Normalität einen virtuellen Raum brauchen, der die herkömmlichen Whiteboard-Sessions ersetzen kann. Also haben wir rasch das virtuelle Whiteboard Lucidspark entwickelt, um diese Bedürfnisse zu erfüllen.

Außerdem wird es eine Zeit geben, in der das New Normal für Ressourcen und Personal neu gestaltet wird. Zwar werden die Unternehmen mit der Zeit wieder mehr Mitarbeiter im Büro haben, aber sie werden vielleicht nie wieder die volle Auslastung erreichen. Die Nutzung des Agile-Frameworks kann ein Wegweiser sein, um herauszufinden, wie Teams am besten besetzt und organisiert werden können.

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So machen Sie Ihr Team agiler

Für Teams, die Unternehmensagilität noch nicht priorisiert haben – sei es über das Agile-Framework oder eine andere Methodik –, ist jetzt der Moment gekommen. McKinsey erläutert: „Unternehmensagilität war bisher wünschenswert und entwickelt sich jetzt zu etwas Unverzichtbarem.“ Anhand von Erkenntnissen von mehr als 2.000 befragten Personen weltweit hat die Unternehmensberatung Folgendes festgestellt:

„Besonders erfolgreiche agile Transformationen erzielten in der Regel einen etwa 30 %-igen Zuwachs an Effizienz, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterengagement und betrieblicher Performance. Das Unternehmen wurde zwischen fünf und zehn Mal schneller und Innovationen wurden drastisch beschleunigt.“

Untenstehend finden Sie einige Schritte, die Ihnen beim Einstieg in den Wechsel helfen.

Geben Sie Teams mehr Autorität

Teams, die wegweisende Entscheidungen treffen können, sind in der Lage, Abläufe schneller zu wiederholen und dringende Anforderungen zu erfüllen. Mit diesem Selbstbewusstsein können Teams zu Problemlösern werden und sind nicht länger nur Output-Quellen.

Machen Sie Schluss mit Bürokratie

Zu viele Kontrollen können die Zusammenarbeit einschränken und Silos vertiefen. Einer der wichtigsten Vorteile des Agile-Frameworks ist die Möglichkeit, schnell die Richtung zu wechseln. Das ist nicht möglich, wenn Teams sich mit so vielen bürokratischen Hürden herumschlagen müssen, dass sie in ihren Mustern gefangen sind. Versuchen Sie stattdessen, Teams so zu strukturieren, dass sie ermutigt werden, miteinander zu interagieren, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Auf visuelle Zusammenarbeit setzen

Zusammenarbeit und Teamausrichtung sind zentrale Elemente des Agile-Frameworks. Dies spiegelt sich in Werten wie „Personen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Tools“ sowie „Reaktionen auf Veränderungen sind wichtiger, als sich an einen Plan zu halten“ wider. Durch den Wechsel hin zu Remote- und Hybrid-Arbeit hat sich jedoch ein bestehendes Problem intensiviert: Die Art und Weise, wie Teams in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben, ist für eine moderne Belegschaft, die sich mit komplexeren Problemen, Veränderungen bei Kundenbedürfnissen und verteilten Teams befasst, unzureichend.

Um sich auf die nächste Normalität vorzubereiten und agiler zu werden, müssen Unternehmen die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, überdenken. Wie können Teams gewährleisten, dass die besten Ideen gehört und umgesetzt werden, wenn nicht zwingend ein Raum vorhanden ist, in dem man sich persönlich treffen und zusammenarbeiten kann? Die Antwort ist visuelle Zusammenarbeit.

Eine gemeinsame visuelle Sprache reißt Kommunikationshürden ein, damit Teams richtig ausgerichtet bleiben und rascher auf eine gemeinsame Vision hinarbeiten können – ob es sich dabei nun um eine Prozessänderung, um Workflows effizienter zu gestalten, oder ein völlig neues Produkt handelt. 

Vielleicht möchte Ihr Team neue Funktionen erstellen, um Kundenbedürfnissen zu entsprechen. Teammitglieder könnten Kundenfeedback visualisieren und sortieren, um häufig wiederkehrende Motive zu identifizieren, Ideen in eine Matrix ziehen, um sie nach Wirkung und Aufwand zu priorisieren, und anschließend Zeitrahmen, Produkt-Roadmaps und ähnliche Visualisierungen erstellen, um Arbeiten für die Erstellung dieser Funktionen zuzuweisen. Anhand von Visualisierungen können Teammitglieder einfacher Aufschluss über den aktuellen Stand erhalten, Erkenntnisse aus Daten ziehen, ihre Meinung kundtun und umsetzbare Pläne erstellen – von überall aus.

Natürlich müssen Unternehmen neue Technologien einführen, um diese Art der Zusammenarbeit zu unterstützen. Das bringt uns zu unserem nächsten Tipp.

Priorisieren Sie Tools für die Zusammenarbeit, damit Teams motiviert bleiben

Teams, die auf Kommunikation und Zusammenarbeit ausgerichtet sind, funktionieren am besten, wenn sie über integrierte Software-Lösungen verfügen, die sie bei der Erfassung, Anzeige und Verarbeitung von Input unterstützen. 

Slack zum Beispiel ermöglicht eine schnelle und nahtlose Zusammenarbeit zwischen Angestellten und Teams, egal ob sie vor Ort oder in Telearbeit zusammenarbeiten. Prototyping-Tools erleichtern Kreativteams den schnellen Austausch und die Zusammenarbeit bei Bearbeitungen, ohne dass E-Mails verschickt werden müssen oder der Überblick über die Versionen verloren geht. 

Da visuelle Zusammenarbeit und Kommunikation Teams dabei helfen, auf dem Laufenden zu bleiben und schnell handeln zu können, können Lösungen wie die Lucid-Suite für visuelle Zusammenarbeit Teams dabei unterstützen, Brainstorming-Sitzungen zu visualisieren, Teams im Projekt-Workflow auszurichten und Sprints zuzuordnen. 

Priorisieren Sie Lösungen, die einander mit Integrationen ergänzen, um die Zusammenarbeit weiter zu optimieren. Die Integrationen von Lucid mit Tools wie Zoom, Slack und Produktmanagement-Software erleichtern es funktionsübergreifenden Teams, auf dem Laufenden zu bleiben sowie Innovationen zu tätigen und rasch zu handeln. 

Legen Sie mehr Wert auf die Menschen

Wenn sie die Chance dazu bekommen, können Angestellte zu vielseitigen Problemlösern werden, die mehr mitbringen als reine Produktivität. Unternehmen, welche die Menschen dort differenzierter sehen, profitieren am Ende von Angestellten, die Herausforderungen besser gewachsen sind und Chancen für das Unternehmen schneller erkennen.

Dieser Fokus auf die Menschen ist besonders wichtig, wenn Angestellte auch weiterhin von zu Hause aus arbeiten. Für viele Unternehmen wird ein klassischer Bürojob mit geregelten Arbeitszeiten ein Merkmal der Vergangenheit vor der Pandemie bleiben, und Führungskräfte müssen die Unternehmenskultur dementsprechend anpassen, um sicherzustellen, dass Teams auch weiterhin gute Beziehungen für die Zusammenarbeit aufrechterhalten können, auch wenn sie sich nicht jeden Tag persönlich sehen. Mit einer gesteigerten Wertschätzung der Menschen funktioniert das Agile-Framework noch besser, da die Angestellten sich bei der Optimierung unterstützt fühlen.

Legen Sie agile Erwartungen fest

Wenn die COVID-19-Pandemie uns eines gelehrt hat, dann, dass sich das Leben im Handumdrehen ändern kann und dass neue Informationen selbst die flexibelsten Pläne ebenso schnell ändern können. Durch die Anwendung eines agilen Ansatzes auf Ihre gesamte Produktentwicklungsphilosophie geben Sie Ihren Teams die Freiheit, zu experimentieren, wiederholen und Lösungen zu finden, die unter sich ständig verändernden Umständen am besten funktionieren.

Sowohl Unternehmen als auch die Menschen haben in dieser schwierigen Phase der Geschichte einiges durchgemacht. Trotzdem hat sich das Agile-Framework als fähig erwiesen, Unternehmen in schwierigen Zeiten zu unterstützen und Teams zu formen, die sowohl für das Heute als auch für das Morgen gerüstet sind.

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