Visuelle Zusammenarbeit

Mehr als ein Schlagwort: Was ist visuelle Kollaboration?

Lesedauer: etwa 11 Min.

Die visuelle Kollaboration, einst ein Nischenmarkt, hat sich zur entscheidenden Lösung entwickelt, um verteilte Arbeitsgruppen zu vernetzen und Innovationen voranzutreiben. Wie jeder aufstrebende Bereich, der Potenzial aufweist, wächst auch der Markt für visuelle Kollaboration schnell, da immer mehr Anbieter die Chance ergreifen, die steigende Nachfrage zu befriedigen. 

Es gibt jedoch ein Problem: Die Branche hat sich nicht auf eine Definition der visuellen Kollaboration geeinigt. Eine schnelle Google-Suche nach „visuelle Kollaboration“ liefert Hunderttausende von Ergebnissen, aber die Beschreibungen sind entweder zu vage (flexible, cloudbasierte Umgebungen) oder zu einschränkend (digitale Whiteboards), um den vollen Umfang der Bedeutung zu erfassen.

Die Unklarheit darüber, was unter visueller Kollaboration zu verstehen ist, hat zu einer Art „Freiwild“-Raum für Anbieter geführt, wobei Plattformen, deren Fähigkeiten sich drastisch voneinander unterscheiden, alle unter dem neuen Label geführt werden. Und für Unternehmen, die die Zusammenarbeit ihrer Teams verbessern wollen, haben die unklaren Definitionen ein verwirrendes Umfeld geschaffen, in dem sie sich zurechtfinden müssen. 

Es ist an der Zeit, dass wir die visuelle Kollaboration nicht länger als Schlagwort behandeln. 

Die visuelle Kollaboration, wie sie von einigen Anbietern definiert wird, kann lediglich dazu dienen, die Arbeit ein wenig zu erleichtern – oder sie kann als Motor dienen, der die Innovation vorantreibt, die Agilität steigert, hybride Teams miteinander verbindet und die organisatorische Effizienz erhöht. Wer würde nicht Letzteres bevorzugen?

Was ist visuelle Kollaboration?

Visuelle Kollaboration ist eine Reihe miteinander verbundener Aktivitäten – vom Brainstorming über die Abbildung von Prozessen bis hin zur Erstellung von Diagrammen – die Unternehmen zu ständiger Innovation führen. Durch den Einsatz von visuellen Materialien können Teams im gesamten Unternehmen komplexe Ideen effektiv kommunizieren und sowohl asynchron als auch in Echtzeit zusammenarbeiten (in der Regel auf einer unendlich skalierbaren, gemeinsamen digitalen Arbeitsfläche).  

Und durch die visuelle Zusammenarbeit entwickeln die Teams organisch eine lebendige Blaupause ihres Unternehmens – ein System zur Aufzeichnung der Ideen, Pläne und Entwürfe eines Unternehmens. Die Teams können sich an diese einzelne Quelle wenden, um zu verstehen, wie das Unternehmen funktioniert, was notwendig ist, um die Ausrichtung beizubehalten, wirkungsvolle Änderungen vorzunehmen und neue Lösungen zu entwickeln, die einen Mehrwert für Kunden und Kundinnen bieten.

Einige Beispiele für visuelle Kollaboration sind:

Hier ist der entscheidende Aspekt: Visuelle Kollaboration sollte in jeder Phase des Arbeitsablaufs stattfinden – nicht nur bei der Ideenfindung, sondern auch bei der Aufbereitung von Ideen nach dem Brainstorming mit Hilfe von Daten und Erkenntnissen, beim Verstehen des aktuellen Zustands des Unternehmens, bei der Planung von Maßnahmen, beim Entwerfen und Erstellen von Projekten – und dann bei der Aufzeichnung all dessen in einem gemeinsamen Raum, um daran weiterzuarbeiten.

Die Erfassung des gesamten Arbeitsablaufs ist die einzige Möglichkeit, ein umfassendes Bild des Unternehmens zu erhalten, das für kontinuierliche Innovationen erforderlich ist. Aber das ist es auch, was die meisten der aktuellen Definitionen von visueller Kollaboration nicht berücksichtigen. 

Lassen Sie sich nicht täuschen: Visuelle Kollaboration ist nicht nur ein digitales Whiteboard oder ein visuelles Management-Tool. Sie ist mehr als eine ausgedehnte Online-Arbeitsfläche, die mit bunten Post its, Linien und Formen gefüllt ist. Diese Definitionen berücksichtigen nur einen Teil des Lebenszyklus eines Projekts – aber es gibt die Möglichkeit, jeden Aspekt eines Projekts, über Hunderte von Anwendungsfällen hinweg, durch visuelle Kollaboration zu verbessern. 

Und Unternehmen, die visuelle Kollaboration auf breiter Basis ermöglichen, werden belohnt: 82 % der Entscheidungsträger gaben an, dass die Investition in eine kohärente Lösung für die Kollaboration ihrem Unternehmen dabei hilft, wettbewerbsfähig zu bleiben und sie als führend in ihrer Branche zu positionieren, so eine Studie von Forrester Consulting

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Beispiel: Visuelle Kollaboration in jeder Phase eines Workflows

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Eine Bank entwickelt eine neue mobile Anwendung. Die Erstellung der Anwendung wird ein komplexer Prozess sein, an dem wahrscheinlich Hunderte von verschiedenen Personen in Teams auf der ganzen Welt beteiligt sind. Wie passt die visuelle Kollaboration in ihren Arbeitsablauf?

Schritt 1: Visualisieren des aktuellen Status. Zuerst benötigen diese verteilten Teams eine Möglichkeit, den aktuellen Stand ihrer Prozesse, Technologie und Customer Journey zu verstehen, um zu wissen, was sie entwickeln müssen, um die Anwendung auf den Markt zu bringen. Sie können eine visuelle Kollaborationsplattform nutzen, um gemeinsam den aktuellen Stand des Unternehmens darzustellen und schnell zu einem gemeinsamen Verständnis zu gelangen – und das von jedem Ort der Welt aus.

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Teams können mithilfe der visuellen Kollaboration zusammenarbeiten, um ihre aktuelle Customer Journey zu planen und zu verstehen.

Schritt 2: Brainstorming und Ideenfindung. Als Nächstes machen sie gemeinsam ein Brainstorming über das ideale Kundenerlebnis und darüber, was in der neuen Anwendung enthalten sein muss, um dies zu ermöglichen. Die Teams können Kundenforschung oder Beispiele zur Inspiration heranziehen, um sie in einem gemeinsamen Raum zu betrachten. Durch die visuelle Kollaboration können Personen aus verschiedenen Teams ihre Sichtweise einbringen und so sicherstellen, dass alle Ideen berücksichtigt werden. 

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Visuelle Kollaboration macht es den Teammitgliedern leicht, Ideen auszutauschen, mit Emojis zu reagieren und miteinander zu chatten – sowohl in Echtzeit als auch asynchron.

Schritt 3: Synthese von Ideen. Auf derselben Plattform können diese Teams dann ihre Ideen sammeln und Prioritäten setzen, welche davon sie weiterverfolgen möchten. Durch die visuelle Kollaboration können die Teams das Brainstorming automatisch auf verschiedene Arten analysieren, bis sie die zur Entscheidungsfindung erforderlichen Erkenntnisse haben. 

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Durch die visuelle Kollaboration können die Teammitglieder Ideen schnell nach verschiedenen Kriterien analysieren und die nächsten Schritte planen.

Schritt 4: Projektplanung mit funktionsübergreifenden Teams. Nachdem ein Konsens gefunden wurde, entwerfen die Teams anhand der besten Ideen eine neue Customer Journey und erstellen Wireframes und Prototypen.

 

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Durch visuelle Kollaboration haben Teams Zugriff auf eine Vielzahl verschiedener Formen und Vorlagen, so dass sich Ideen (z. B. Wireframes) schnell und einfach in Diagrammen darstellen und mit den Beteiligten teilen lassen.

Nun können weitere Teams hinzugezogen werden, um die funktionsübergreifenden Bemühungen auf andere Bereiche des Unternehmens auszurichten, die sich ändern müssen, z. B. Kundenbetreuung und Marketing. Teams im gesamten Unternehmen können Prozesse, Zeitpläne und Abhängigkeiten leicht visualisieren, um alle Variablen in Einklang zu bringen, die für die Umsetzung der Änderungen erforderlich sind.

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Teams können Zeitpläne visualisieren und Aufgaben einfach in die Projektmanagementsoftware übertragen, um mit visueller Kollaboration über Fristen auf dem Laufenden zu bleiben.

Gleichzeitig können andere Teams die visuelle Kollaboration nutzen, um die aktuelle Infrastruktur und die Systeme zu verstehen und festzustellen, welche Änderungen für den Betrieb der neuen Anwendung erforderlich sind.

 

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Mittels Vorlagen, Formen und Integrationen können Teammitglieder komplexe technische Systeme verstehen und kommunizieren.

Schritt 6: Kontinuierliche Verbesserung. Während des gesamten Projektverlaufs können die Teams im gesamten Unternehmen mithilfe der visuellen Kollaboration kommunizieren, zusammenarbeiten und Pläne bei Bedarf anpassen. Aber der Nutzen hört nicht auf, sobald die Anwendung auf dem Markt ist. Die Anwendung, die sie erstellen, und die Dokumentation, die sie unterstützt, werden sich im Laufe der Zeit weiter verändern. Durch die visuelle Kollaboration haben diese Teams auf natürliche Weise eine lebendige Blaupause dafür geschaffen, wie die Anwendung funktioniert – und wie sie dies geschafft haben, einschließlich aller Ideen und Entscheidungen, die auf dem Weg dorthin getroffen wurden.

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Visuelle Kollaboration ermöglicht es Teams, alle Ideen, Prozesse und andere Dokumente an einem zentralen Ort zu erfassen, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Diese lebendige Dokumentation hält die Teams auf dem gleichen Stand und hilft neuen Teammitgliedern, sich schnell einzuarbeiten, damit sie die Anwendung im Laufe der Zeit kontinuierlich verbessern können. Das Beste daran ist, dass die Dokumentation als ein natürliches Artefakt der visuellen Kollaboration des Teams erstellt und aktualisiert wird. 

Definition der Qualitäten der visuellen Kollaboration

Jede Verbesserung der Kollaboration ist wertvoll. Aber um das Unternehmen wirklich zu ständiger Innovation zu führen, muss die visuelle Kollaboration einige Kriterien erfüllen.

Erleichtert Teamarbeit und Kommunikation

Da hybride und dezentrale Arbeitsformen zur Norm werden, ist die Möglichkeit, Teams miteinander auf einer gemeinsamen Arbeitsfläche von überall auf der Welt zu verbinden, einer der wichtigsten Bestandteile der visuellen Kollaboration. 

Die visuelle Kollaboration bietet Teams, die nicht mehr im Büro sind, einen Raum, um Ideen auszutauschen, Feedback zu geben, voneinander zu lernen und Probleme zu lösen. Teams können effizienter arbeiten, da die Kollaboration nicht mehr auf Echtzeit-Diskussionen oder langsame E-Mails beschränkt ist, sondern asynchron erfolgt. 

Organisationen können durch visuelle Kollaboration auch die Ideenfindung diversifizieren und demokratisieren. Da es keine physischen Hindernisse für die Kollaboration gibt, können Unternehmen sicher sein, dass sie einzigartige Perspektiven in jedes Projekt einbringen (und Mitarbeitende haben eine beständigere Möglichkeit, Ideen miteinander zu teilen). 

Visuelle Kollaboration sollte sowohl die Echtzeit-Kollaboration mit Funktionen wie Timer, Laserpointer, Abstimmungen und farbcodierten Haftnotizen, als auch die asynchrone Kollaboration durch Kommentare und geführte Inhaltsfreigabe erleichtern. 

Bringt Klarheit in komplexe Zusammenhänge

Ohne Bildmaterial ist eine visuelle Kollaboration nicht möglich. Die Verwendung von Bildmaterialien zur Kommunikation ist ein altbewährter Weg, um es einem Team zu erleichtern, Informationen zu verstehen und abzuspeichern. Eine der grundlegenden Qualitäten der visuellen Kollaboration ist natürlich die Fähigkeit, komplexe Daten, Prozesse und Ideen zu verdeutlichen, indem man sie in intuitive, leicht verständliche Bilder umwandelt.

Bei diesem Konzept gibt es eine Schlüsselkomponente, die oft übersehen wird: Um effizient arbeiten zu können, sollte die visuelle Kollaboration intelligente Funktionen und Automatisierungen nutzen, die den Teams die nötige Klarheit verschaffen, um schnell handeln zu können. Durch die automatische Visualisierung komplexer Datensätze und die Zusammenfassung von Ideen verbringen Teams weniger Zeit mit der manuellen Interpretation von Informationen und haben mehr Zeit für wirklich wichtige Arbeit. 

Richtet Teams auf eine zentrale Informationsquelle aus

Der vielleicht wichtigste Aspekt der visuellen Kollaboration besteht darin, dass sie es ermöglicht, Teams im gesamten Unternehmen auf eine Art und Weise zusammenzubringen, wie es bisher nicht möglich war. Die visuelle Kollaboration schafft nicht nur Klarheit im Moment, sondern bietet auch eine Aufzeichnung von Ideen, dem aktuellen Stand, Projektplänen und Entscheidungen, auf die Teams jederzeit zurückgreifen können, um fundierte Entscheidungen zu treffen. 

Visuelle Kollaborationsplattformen sollten in gängige Technologien integriert werden, um zu vereinfachen, wo wichtige Informationen gespeichert werden, und eine Vielzahl von vorgefertigten Vorlagen enthalten, die Teams bei der Standardisierung und Organisation von Projekten helfen.

Wenn Teams über den erforderlichen Kontext verfügen, um voranzukommen, können sie sich schnell an Veränderungen anpassen, neue Teammitglieder schneller einbinden, beständigere Leistungen erbringen und stets innovativ sein.

Vorteile der visuellen Kollaboration 

Das Versprechen der visuellen Kollaboration ist nicht schwer zu begreifen. Wie das obige Beispiel zeigt, hat die visuelle Kollaboration das Potenzial, zum Eckpfeiler der Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu werden. 

Unternehmen, die eine gute visuelle Kollaboration ermöglichen, profitieren von den folgenden Vorteilen: 

  • Steigerung von Effizienz und Agilität: Durch die Verbesserung der Kommunikation, der Klarheit und der Abstimmung beseitigt die visuelle Kollaboration viele der Ineffizienzen, mit denen Teams (insbesondere Remote- oder Hybrid-Teams) konfrontiert sind: langsame Projektübergaben, manuelle Datenanalyse, Fehlkommunikation und Versionsprobleme. Durch die Zentralisierung wichtiger Unternehmensinformationen können Teammitglieder auf einfache Weise Wissen austauschen und den Kontext erfassen, den sie für ihre Arbeit benötigen – und ihre Arbeit schnell und souverän anpassen. 

Und das Ergebnis? Schnellere Markteinführung und konsistente Wertschöpfung inmitten ständiger Veränderungen. Mit anderen Worten: Durch die Steigerung der organisatorischen Effizienz und der geschäftlichen Agilität kann die visuelle Kollaboration in einer komplexen Welt zum Wettbewerbsvorteil für ein Unternehmen werden. 

  • Treibt strategische Initiativen voran: Die meisten groß angelegten organisatorischen Veränderungen – wie die Migration in die Cloud, die Entwicklung neuer Produkte oder die Durchführung einer agilen Transformation – erfordern funktionsübergreifende Teams im gesamten Unternehmen. Visuelle Kollaboration ist der verbindende Faktor, der diese Silos überbrückt und die Teams an gemeinsamen Zielen, Zeitplänen und Ergebnissen ausrichtet.
  • Skalierung von Innovationen: Durch die visuelle Kollaboration erstellt Ihr Unternehmen organisch eine Aufzeichnung von Ideen (und den Weg zur Priorisierung, welche Ideen umgesetzt werden sollen), die Teams zurückverfolgen können, um Entscheidungen zu treffen. Über dieses Innovations-Repository haben die Teams Zugriff auf den gesamten Kontext, den sie benötigen, um erfolgreiche Entscheidungen zu wiederholen und solche, die nicht erfolgreich waren, zu verbessern. Dadurch wird die Innovation beständiger und skalierbarer – auch wenn neue Teammitglieder hinzukommen, die an früheren Projekten nicht beteiligt waren. 

Das Beste daran ist, dass ein Innovations-Repository als natürliches Artefakt der Kollaboration entsteht, so dass die Teams keine zusätzliche Zeit für die Dokumentation aufwenden müssen. 

  • Erhöht die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden: Die visuelle Kollaboration kann für die Mitarbeitenden, insbesondere für verteilte Teams, eine enorme Bereicherung darstellen. Die visuelle Kollaboration schafft nicht nur einen einheitlicheren Berührungspunkt für die Verbindung – insbesondere für hybride Teams –, sondern bietet den Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, ihre Ideen mitzuteilen und sich an der Entscheidungsfindung zu beteiligen, unabhängig davon, wo oder mit welchem Kollaborationsstil sie gerade arbeiten. 

Und wenn die Mitarbeitenden nicht mit frustrierender Kommunikation und manueller Arbeit aufgehalten werden, können sie sich auf befriedigendere und innovativere Projekte konzentrieren. 

Auswahl der richtigen Lösung für visuelle Kollaboration für Ihr Unternehmen 

Wie die unterschiedlichen Definitionen von visueller Kollaboration zeigen, sind nicht alle Plattformen auf diesem Markt gleich. 

Viele visuelle Kollaborationsplattformen bieten einen Raum für Zusammenarbeit und Brainstorming, aber ihre Diagramm- und Datenanalysefunktionen sind auf statische Dokumente beschränkt, die manuell aktualisiert werden müssen und schnell veralten können. Oder sie bieten das Wesentliche an Datenvisualisierung, aber nicht die Flexibilität, die für das Brainstorming von Ideen oder die Planung von Projekten auf der Grundlage dieser Daten erforderlich ist.

Um die Vorteile der visuellen Kollaboration voll ausschöpfen zu können, sollten Sie bei der Beurteilung von Plattformen die gewünschten Ergebnisse im Auge behalten und sich nicht mit einem Tool zufrieden geben, mit dem Sie nur die Hälfte der Projekte bewältigen können.

Visuelle Kollaboration ist mehr als ein Schlagwort – sie ist der Schlüssel zur Ausrichtung von Teams, zur Beschleunigung von Innovationen und zur Skalierung wichtiger Initiativen. Und da immer mehr Unternehmen Lösungen für die visuelle Kollaboration einführen wollen, könnte die richtige Plattform für die visuelle Kollaboration genau der Wettbewerbsvorteil sein, den Ihr Unternehmen braucht. 

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Um herauszufinden, wie Sie Plattformen für visuelle Kollaboration beurteilen können, holen Sie sich den Leitfaden mit Bewertungskriterien und Checklisten. 
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