Cómo convertir la retrospectiva de sprint en reuniones realmente efectivas

Pasas mucho tiempo en reuniones; en promedio, entre el 23 % y el 37 % de tu tiempo. Y si eres maestro de scrum o estás en la gerencia intermedia, es posible que pases hasta el 50 % de tu tiempo asistiendo a reuniones.

Si vas a pasar una gran parte de tu tiempo en reuniones, siempre debes asegurarte de que las reuniones que planeas, especialmente una tan importante como una retrospectiva de sprint, sean productivas y eficientes. De hecho, una buena idea para la retrospectiva de sprint puede ser hablar sobre a cuántas reuniones asiste el equipo, cuánto tiempo deben durar las reuniones, qué tan productivas son esas reuniones y cómo puedes hacer que las reuniones sean más productivas.

En este artículo te damos algunas ideas divertidas que puedes incorporar fácilmente para llevar a cabo tu reunión de retrospectiva de sprint de manera más efectiva y eficiente.

¿De qué se habla en una retrospectiva de sprint?

En pocas palabras, la reunión de retrospectiva de sprint te permite analizar tu proceso en el sprint anterior y crear un plan de mejoras para el siguiente. Entonces, ¿de qué se habla en una retrospectiva de sprint? En realidad, cualquier cosa que afecte la forma en que el equipo crea el producto está abierta al escrutinio y al debate, incluidos los procesos, las prácticas, las reuniones, el entorno, etc.

La reunión está destinada a darle al equipo de scrum la oportunidad de hacer y abordar preguntas como estas:

• ¿Qué hicimos bien en el sprint anterior?
• ¿Qué hicimos mal en el sprint anterior?
• ¿Qué debemos empezar a hacer en el próximo sprint?
• ¿Qué debemos dejar de hacer en el próximo sprint?
• ¿Qué podemos hacer para mejorar la productividad?

¿Cuándo se hace una reunión de retrospectiva de sprint?

Tu reunión de retrospectiva de sprint debe tener lugar después de tu revisión del sprint y antes de la próxima sesión de planificación de sprint. Intercalando la retrospectiva entre las dos, tú y tu equipo pueden hablar de manera más efectiva sobre lo que funcionó en el sprint anterior, así como lo que se puede mejorar, mientras aún tienen el sprint anterior fresco en la memoria. También pueden debatir qué compromisos puede asumir el equipo para garantizar que el próximo sprint sea exitoso, según los datos y observaciones del sprint anterior.

¿Quién debe asistir a las reuniones de retrospectivas de sprint?

Todos los miembros del equipo de scrum (maestro de scrum, propietario del producto y desarrolladores) deben asistir a la reunión de retrospectiva. La reunión debe proporcionar un ambiente en el que los miembros del equipo se sientan seguros para dar sus opiniones sinceras sobre lo que va bien y lo que podría mejorarse y para participar en un debate sobre lo que se debe cambiar, con elementos de acción claramente definidos.

¿Cuánto tiempo debe durar una retrospectiva de sprint?

La duración de tu reunión retrospectiva de sprint puede variar ligeramente según la duración de tu sprint y la técnica de retrospectiva que emplees. Los sprints que duran un mes generalmente no requieren más que una retrospectiva de tres horas. Es probable que los sprints más cortos requieran menos tiempo para diseccionarse (y, como mencionaremos a continuación, recomendamos que la reunión sea lo más breve posible). Los maestros de scrum deben dejar un tiempo suficiente para el debate y la colaboración entre los miembros del equipo y, al mismo tiempo, asegurarse de que la reunión siga siendo productiva.

Revisión de sprint frente a retrospectiva de sprint

Mientras que el propósito de la retrospectiva de sprint es ayudar a los equipos a reflexionar sobre el sprint anterior para mejorar los procesos, el propósito de la revisión del sprint es un poco diferente. La revisión del sprint es una reunión de dos partes en la que el maestro de scrum, el equipo de desarrollo, el propietario del producto y otras partes interesadas le presentan su progreso al cliente. El progreso del equipo se mide cuidadosamente en referencia a los compromisos asumidos al comienzo del sprint, y el cliente tiene la oportunidad de ofrecer su opinión sobre el progreso realizado.

Cómo llevar a cabo una retrospectiva de sprint de manera efectiva

Los estudios demuestran que una de las principales quejas sobre la metodología Agile es la percepción de que hay demasiadas reuniones. Por supuesto, para algunas personas, una reunión por semana es demasiado. ¿Qué puedes hacer para evitar que el equipo piense que una retrospectiva de sprint es más que solo otra reunión?

Hazla simple

No vas a resolver todos tus problemas en una reunión, así que ni lo intentes. En cambio, limita la discusión a las pocas preguntas que enumeramos anteriormente:

• ¿Qué tenemos que dejar de hacer?
• ¿Qué tenemos que empezar a hacer?
• ¿Qué tenemos que seguir haciendo?

La idea es llamar la atención de tu equipo alentándolos a identificar rápidamente en qué se pueden realizar mejoras y qué medidas se pueden tomar para lograr esas mejoras. Por ejemplo, supongamos que tu equipo tiene el problema de exceder los 15 minutos programados para las sesiones informativas diarias: puedes solucionarlo fácilmente asegurándote de que tus reuniones siempre empiecen y terminen a tiempo.

Sea lo que sea que debatas en una retrospectiva del sprint, asegúrate de fomentar la participación, documentar las sugerencias y votar para determinar qué medidas tomar.

Hazla breve

Las reuniones toman tiempo, y el tiempo significa dinero. Según un reporte de 2014, se desperdician más de $25 millones de dólares por día en reuniones, lo que da $37 mil millones de dólares por año. Además, los empleados pueden tardar hasta 20 minutos en volver a concentrarse en su trabajo luego de una interrupción como una reunión o un email. Que tus reuniones sean cortas y directas puede contribuir en gran medida a mantener bajos los costos y aumentar la productividad.

Has programado tu retrospectiva de sprint para que dure una hora (o tres), pero ¿eso significa que tienes que usar toda la hora? Terminar las reuniones temprano está bien.

Mantén el foco

Tu reunión de retrospectiva no debe ser una reunión social. Sigue tu temario para mantener el foco. Crea una agenda de reunión de retrospectiva que ayude a los miembros de tu equipo que parecen dedicar más tiempo a charlas no relacionadas que al tema en cuestión.

Cambia las cosas un poco

Las reuniones pueden ser muy aburridas, y las personas aburridas son menos proclives a participar. De hecho, los empleados aburridos son más propensos a leer el correo electrónico, trabajar en otros proyectos o quedarse dormidos. Las reuniones programadas regularmente, como una retrospectiva, pueden volverse repetitivas. Si ves ojos que se cierran y sigues recibiendo las mismas respuestas a las mismas preguntas, necesitas cambiar las cosas un poco para llamar la atención de los miembros del equipo.

También puedes intentar agregar juegos u otras actividades divertidas para animar el ambiente y hacer que tu equipo se entusiasme más por participar en otra reunión de retrospectiva. Mira los ejemplos a continuación.

Ejemplos de retrospectiva de sprint

Una manera sencilla de hacer que tu equipo se involucre más es hacer las siguientes actividades. Haz clic en las imágenes de abajo para empezar con una plantilla en Lucidchart.

Alegre, triste, enojado

Usa esta actividad para que tu equipo exprese sus sentimientos y así puedas entender su salud emocional. Cumplir con plazos ajustados puede causar mucho estrés y poner a tu equipo bajo mucha presión. Esta es una buena actividad para ayudarte a entender qué cosas, durante el sprint anterior, hicieron que tu equipo se sintiera enojado, triste o contento. Agrupa las observaciones similares y luego discútanlas y voten cuáles tuvieron el mayor impacto.

Estrella de mar

Este ejercicio va más allá de las típicas tres preguntas de una retrospectiva ("¿Qué salió bien?" "¿Qué no salió bien?" "¿Qué se puede mejorar?"), al centrarse en las siguientes cinco palabras dentro de un círculo:

• Parar: actividades que no aportan valor al equipo ni a los clientes.
• Menos: actividades que se incluyeron en el pasado, pero que no aportan ninguna mejora global al proceso.
• Mantener: actividades que aportan valor al proceso y ya se están utilizando, y no necesitan ninguna modificación ni mejora.
• Más: actividades que el equipo debería realizar más a menudo o en las que debería centrarse.
• Empezar: actividades e ideas que el equipo cree que aportarán valor y mejorarán los procesos actuales.

Velero

Este es un ejercicio simple que los ayuda a ti y a tu equipo a definir a dónde quieren ir e identificar cualquier problema con el que puedan encontrarse. Emplea un dibujo con:

• Un velero sobre el agua con el ancla baja
• Algunas rocas debajo de la superficie del agua
• Algunas nubes con líneas para indicar viento
• Una isla o costa

El velero representa al equipo. La isla o la costa representa la visión u objetivo del equipo. Todo lo demás representa cosas que pueden ayudar o dificultar el progreso (el viento empuja el bote hacia adelante, el ancla lo ralentiza, las rocas pueden detener o hundir el bote).

Usando el dibujo, inicia una sesión de lluvia de ideas para identificar tus objetivos, las acciones que pueden ayudarte a alcanzarlos y los factores que pueden impedirlo. Luego, discutan y voten las acciones que los ayudarán a lograr sus objetivos de manera más eficiente en el próximo sprint.

Comenzar, detener, continuar

La técnica de retrospectiva "comenzar, detener, continuar" es el proceso mediante el cual los miembros del equipo del sprint proponen elementos prácticos que pueden incorporar al siguiente sprint. Durante una retrospectiva de "comenzar, detener, continuar", los maestros de scrum le piden a su equipo que identifique elementos para:

• Comenzar: actividades que el equipo debería poner en práctica durante el siguiente sprint. Pueden ser ideas que podrían resolver problemas actuales.
• Detener: actividades que el equipo debería dejar de hacer. Estos elementos pueden ser pasos del proceso que causan trabajo innecesario o cuellos de botella.
• Continuar: actividades que se están implementando actualmente y que deberían seguir implementándose en el siguiente sprint. Esta lista puede incluir elementos que crean valor, hacen que el proceso sea más eficaz, etc.

El maestro de scrum debe comenzar la retrospectiva del sprint preguntándole al equipo qué funciona y qué no y clasificando cada idea en las categorías anteriores. También debe recordarle al equipo que este proceso no consiste en asignar culpas o detenerse en lo negativo, sino en identificar ineficiencias y crear un proceso más eficaz.

Las 4 L

La técnica de retrospectiva de las 4 L es similar al método de "comenzar, detener, continuar" en el sentido de que se le pide a un equipo de sprint que examine el sprint anterior desde todos los ángulos. En lugar de centrarse en los entregables, los miembros del equipo diseccionan su desempeño como individuos y como equipo y buscan formas de mejorar los procesos en su conjunto identificando las 4 L:

• Cosas que les gustaron (liked): actividades que resultaron productivas, aumentaron la eficacia, fomentaron una mayor cooperación o agregaron valor al proceso.
• Cosas que aprendieron (learned): cualquier conocimiento que haya provocado un cambio de perspectiva o proporcionado una visión valiosa del producto, el cliente o el proceso.
• Cosas que faltaron (lacked): actividades que podrían haberse hecho mejor, con más eficacia o a menor costo.
• Cosas que anhelaban (longed for): actividades o recursos que el equipo desearía tener en cualquier momento del sprint.

Los participantes deben enviar sus sugerencias de forma anónima para evitar opiniones sesgadas, tras lo cual las sugerencias se agrupan en categorías y son debatidas por los miembros del equipo del sprint. A continuación, los participantes pueden votar las propuestas para determinar cuáles son las más importantes para ellos de cara al siguiente sprint. Una retrospectiva de las 4 L no debe durar más de 30 a 60 minutos en total.

WWW

La técnica de retrospectiva WWW (what went well, o "qué salió bien") es una técnica básica que se centra en las fortalezas y debilidades del equipo. Se utiliza mejor cuando tu equipo quiere tener una visión lógica sobre lo que está funcionando bien y lo que necesita mejorar antes del próximo sprint. En pocas palabras, los miembros del equipo identifican qué salió bien y qué no salió bien durante el sprint anterior.

Para completar una retrospectiva de WWW, los maestros de scrum deben pedirle a su equipo que digan las actividades que aportaron valor al sprint anterior y las que no y registrar cada idea en un gráfico que puede emplearse como referencia para futuras charlas. Los maestros de scrum deben guiar el debate para que se centre en las mejoras constructivas que se pueden implementar en los procesos del equipo. Esta retrospectiva debería durar entre 30 y 60 minutos, dependiendo de la duración de tu sprint.

Usando estas plantillas y colaborando con tu equipo en tiempo real, puedes llevar a cabo reuniones de retrospectiva de sprint de manera efectiva y eficiente y hacer que los miembros del equipo participen activamente y definan las formas de mejorar el próximo sprint.