A primera vista, puede parecer que la automatización y la colaboración no van juntas. Después de todo, la colaboración se trata de conectar a las personas para lograr un objetivo común, y la automatización consiste en eliminar a las personas de los procesos para que estos sean más eficientes. 

Sin embargo, como muchas otras actividades laborales diarias, la colaboración se ha visto afectada por las tareas manuales y repetitivas. Tareas como la creación y el mantenimiento de documentación, la organización de ideas y la actualización de las partes interesadas, si bien son necesarias, requieren mucho tiempo y distraen del trabajo colaborativo más valioso. 

La automatización no pretende reemplazar el debate y la ideación que enriquecen y fomentan la colaboración. Todo lo contrario, en realidad: impulsa la colaboración al eliminar actividades superfluas y liberar tiempo para tener una mayor conexión y un pensamiento más a fondo y para resolver los problemas de forma colectiva.

Beneficios de la automatización para la colaboración 

Las organizaciones ya están reconociendo los beneficios de aplicar la automatización a otras funciones de la empresa, como activar campañas de marketing por correo electrónico, enviar recordatorios de facturas o hacer pruebas automatizadas de software. Cuando las organizaciones extienden la automatización a la colaboración, pueden mejorar aún más su posicionamiento competitivo con estos beneficios:

• Dedicar más tiempo al trabajo colaborativo estratégico. Según una investigación de Smartsheet, más del 40 % de los trabajadores pasan al menos una cuarta parte de su semana laboral en tareas manuales y repetitivas, con el correo electrónico, la recopilación de datos y la entrada de datos como los principales consumidores de tiempo. Al automatizar esas actividades, los equipos tendrán más tiempo (y energía) para las lluvias de ideas creativas y la planificación estratégica. 
• Tomar decisiones seguras en conjunto. A medida que las empresas se vuelven cada vez más complejas, interpretar los datos, sistemas y flujos de trabajo desconectados puede ser algo abrumador y estancar la toma de decisiones. De hecho, en un estudio de McKinsey se encontró que la mayoría de los trabajadores dedican el 37 % de su tiempo a tomar decisiones y piensan que más de la mitad de ese tiempo se usa de manera ineficaz. La automatización puede aclarar esa complejidad y proporcionarles a los equipos el contexto necesario para tomar decisiones inteligentes y cambiar de rumbo cuando es necesario. 
• Mejorar la agilidad del negocio. La capacidad de una organización para responder rápidamente a los cambios del cliente o del mercado requiere una colaboración continua y la alineación del equipo. Al eliminar el trabajo que consume mucho tiempo y hacer que la información estratégica sea más accesible, la automatización puede optimizar la colaboración y el intercambio de conocimientos para que los equipos de toda la empresa puedan adaptar colectivamente los planes y las estrategias a medida que cambian las condiciones. 
• Aumentar y escalar la innovación. La innovación suele idealizarse como un momento de iluminación, pero, al automatizar las partes repetitivas de la colaboración, puede hacerse de la innovación algo predecible, repetible y habitual. Y cuando el camino hacia la innovación es transparente, los empleados se sienten naturalmente más comprometidos, porque entienden cómo encaja su trabajo en el panorama general. 

Cuatro casos prácticos de colaboración que se pueden automatizar

Decidir qué automatizar en una situación determinada puede ser una tarea difícil. Hemos identificado algunas de las partes de la colaboración que requieren más tiempo y que, cuando se automatizan, impulsan la creatividad, la productividad y la agilidad del equipo. 

1: Sintetizar ideas después de una sesión de lluvia de ideas

Es una situación conocida: tú y tu equipo están planeando un proyecto y generan muchas ideas creativas juntos, ninguna de las cuales ve la luz del día. A menudo, las ideas innovadoras y las perspectivas únicas se quedan en el camino porque los equipos no tienen forma de organizar, analizar o priorizar esas ideas. Y tratar de darles sentido manualmente puede ser un proceso laborioso, especialmente para sesiones de lluvias de ideas largas. 

Qué automatizar: para garantizar que las mejores ideas cobren vida, puedes categorizar y clasificarlas automáticamente. Este tipo de automatización identifica temas comunes en todas las ideas en segundos, por lo que es una excelente manera de detectar rápidamente tendencias en sesiones de lluvias de ideas largas. 

Además, puedes mejorar el aprendizaje automático que se utiliza para ordenar las ideas refinando aún más las categorías, de modo que cada vez que propongas ideas se clasifiquen con mayor precisión que antes. Eso significa que, cuanto más uses esa automatización, más rápido podrás pasar a la acción después de la ideación.  

2. Crear diagramas para comunicar información compleja 

Ya sea que estés creando organigramas, mapas de cuentas o ERD, los diagramas son una forma eficaz de visualizar colectivamente sistemas, procesos y conexiones. Suelen ser un punto de partida para el análisis, ya que permiten que los equipos y las partes interesadas lleguen a una comprensión común del estado actual e identifiquen las áreas que se deben mejorar. 

Pero el proceso de crear esos diagramas no siempre es fácil. A menudo requiere la entrada manual de datos, lo cual lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Además, debes actualizarlos y mantenerlos regularmente para que sigan siendo útiles.

Qué automatizar: la automatización puede ahorrar mucho tiempo cuando se trata de crear diagramas basados en datos. Al importar automáticamente los datos directamente de donde se encuentran (ya sea Microsoft Excel, Google Sheets, Salesforce, BambooHR u otro sistema de registro) a la plataforma en la que colaboras, puedes crear diagramas casi instantáneamente.

Mejor aún, cuando los datos están vinculados entre tu plataforma de colaboración y la fuente original, puedes asegurarte de que los diagramas siempre reflejen la información más actualizada. ¡No necesitan mantenimiento!  

3. Interpretar los datos para tomar decisiones informadas

Crear diagramas es solo la mitad de la batalla. El siguiente desafío es interpretar la información que contienen. Para tomar decisiones informadas, es importante poder obtener información estratégica de un diagrama de un vistazo, ya sea entender el estado o el progreso de un proyecto, la estructura jerárquica de la organización o qué tipos de instancias existen en una red. 

Interpretar diagramas manualmente no solo es ineficiente, sino que también deja espacio para la interpretación errónea, lo que aumenta el riesgo de pérdida de alineación en los equipos y demora en la toma de decisiones.

Qué automatizar: para identificar rápidamente la información prioritaria, puedes aplicar reglas personalizadas a los diagramas. Este tipo de automatización podría significar disparar un cierto color, figura o icono cuando los datos cumplen con criterios predeterminados. Por ejemplo, si quieres ver rápidamente en tu organigrama qué empleados tienen pendientes la revisión de su remuneración, puedes aplicar una regla a tu diagrama que active automáticamente un icono de advertencia si un empleado ha estado en una función por más de un plazo determinado. 

Al aplicar el formato condicional automatizado a tus diagramas de esta manera, tendrás la información a tu alcance para alertar a las partes interesadas sobre los elementos prioritarios y tomar decisiones clave en torno a la contratación, el presupuesto o la estrategia. 

4. Mantener a los equipos alineados con los planes del proyecto 

Mantener alineados a los miembros de equipos multidisciplinarios a lo largo de un proyecto puede ser complicado, especialmente a medida que cambian los plazos y las prioridades. Y, si trabajan a distancia, es aún más difícil garantizar que todos estén encaminados hacia los mismos plazos y objetivos. 

Muchos equipos ya están creando planes de proyecto, determinando plazos y asignando responsabilidades de forma colaborativa. Los problemas surgen cuando se busca reflejar esa información con precisión en todas las diferentes herramientas que utilizan. Transferirla manualmente entre las herramientas y mantenerla actualizada a medida que el proyecto avanza es ineficiente y puede causar problemas de comunicación.  

Qué automatizar: para mantener el impulso y mantenerse alineados, los equipos necesitan una forma de transferir automáticamente la información del proyecto de una plataforma colaborativa a la herramienta de gestión de proyectos de su elección, como Smartsheet, Jira o Asana. Pueden mantenerse coordinados continuamente con una integración bidireccional entre las herramientas, de modo que, si la información se actualiza en una fuente, eso se refleje automáticamente en la otra. 

Cómo hacer realidad la automatización de la colaboración

Para automatizar de manera efectiva las actividades repetitivas de la colaboración, necesitarás la tecnología adecuada. Una de las formas más eficientes de automatizar esas tareas es a través de una plataforma integral de colaboración visual que ya tenga esa inteligencia incorporada. 

Y cuando todas las actividades de colaboración visual se llevan a cabo en la misma plataforma, desde la lluvia de ideas, los talleres y la planificación con mucho nivel de colaboración hasta la síntesis, el análisis de datos y las actualizaciones de estado automatizados, crearás orgánicamente un modelo dinámico de cómo funciona tu empresa. 

Asegúrate de evaluar cuidadosamente las soluciones de colaboración visual, ya que muchas carecen de las sólidas funcionalidades de automatización necesarias para sintetizar ideas o visualizar datos. Al elegir una que priorice tanto la conexión como la eficiencia, podrás impulsar la colaboración de tu equipo en todos los aspectos y lograr que tu organización se destaque de la competencia.