cómo comunicar información técnica al personal no técnico

Cómo comunicar información técnica al personal no técnico

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Cualquier proyecto determinado puede tener muchas personas interesadas, como los directores ejecutivos y séniors, empleados, accionistas, clientes, etc. Esas personas están interesadas en tu proyecto, en su estado actual, características y funciones y en cómo funciona.

El éxito o el fracaso de tu proyecto podrían depender de tu capacidad para explicarles cuál es la tecnología en cuestión, cómo se desarrolla y utiliza y por qué los beneficiará. Es importante que esa información sea correcta, que no se pasen por alto las áreas problemáticas y que los resultados esperados sean claros. Y si consigues la aceptación del proyecto, tendrás que mantener a las partes interesadas informadas, involucradas y actualizadas sobre el estado del proyecto.

Eso podría no ser tan fácil como suena, especialmente cuando trabajas con personas que tienen diferentes grados de conocimiento técnico.

Consejos para la comunicación con las personas interesadas que no tienen conocimientos técnicos

En realidad, solo existen algunos enfoques para explicar información técnica o de cualquier tipo:

  • Usar documentos y presentaciones con mucho texto
  • Presentar diagramas, gráficos, flujos de trabajo y otras visualizaciones
  • Producir videos y animaciones 
  • Usar una combinación de todas las opciones anteriores

Los siguientes consejos pueden ayudarte a determinar qué enfoque debes adoptar al hablar con las personas interesadas. 

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¿Quién es tu audiencia?

Antes de adoptar cualquier tipo de enfoque, debes pensar en quién es tu audiencia. A medida que vayas conociendo a las partes interesadas, te harás una idea de las áreas en las que son expertos y del nivel de sus conocimientos técnicos. De esa forma, no perderás tiempo explicando las cosas que ya saben. Sin embargo, está bien revisarlas para explicar cómo se relacionan con los nuevos conceptos que estás desarrollando. 

En una audiencia con diferentes niveles de experiencia, hay que encontrar un equilibrio para brindar un nivel adecuado de información, que no sea demasiado simple para el personal más técnico ni demasiado compleja para aquellos que tienen menos conocimientos en la materia. Hay que ser considerado. Es mejor no dar la impresión de que lo estás simplificando demasiado para miembros específicos de tu audiencia. 

Encontrar un equilibrio correcto para brindar información que sea adecuada para tu audiencia tomará algo de tiempo y práctica. Debes observar el lenguaje corporal y el clima general de la sala. Aprenderás rápidamente cuándo es momento de seguir adelante y cuándo es necesario dedicar más tiempo a ciertos conceptos.

Reduce la jerga técnica

El mundo de la tecnología tiene más jerga técnica que lo habitual. Lo más probable es que muchas personas de tu audiencia no entiendan muchas de las frases técnicas y siglas que usas todos los días al trabajar con desarrolladores e ingenieros. La jerga puede hacer que algunas personas se sientan excluidas. 

Eso no significa que debas evitar el uso de términos técnicos: solo asegúrate de que el significado sea lo más claro posible. Por ejemplo, cuando dices CTR, ¿te refieres a la tasa de clics (click-through rate), a la planificación de recursos, plazos y costos (cost time resource) o a otra cosa? Es mejor decir exactamente lo que quieres decir en lugar de confiar en que la audiencia comprenda una sigla.

Y, si no hay mejor manera de decir algo, asegúrate de decirlo en un contexto que sea fácil de comprender. Tu audiencia entenderá lo que les dices si explicas las cosas de manera clara y precisa. 

Enfócate en los resultados

Los resultados finales suelen ser los más importantes para las personas interesadas. No dediques demasiado tiempo a hablar sobre el diseño de la tecnología o cómo la vas a lograr. Debes ser capaz de comunicarles cómo tu tecnología satisfará sus necesidades comerciales y resolverá sus problemas. Habla de la tecnología en relación con el producto final. Describe cómo se verá, cómo funcionará, qué podrá hacer el usuario con él y cómo le facilitará la vida.

Fomenta las preguntas

Puede ocurrir que algunas personas asientan con la cabeza pero no entiendan lo que estás diciendo, y les dé vergüenza hacer preguntas. A medida que avanzas en tu presentación, haz una pausa y pregunta cosas como "¿Me explico?" y "¿Alguna pregunta?". Crea un ambiente en el que las personas interesadas se sientan cómodas pidiendo aclaraciones y comenzando conversaciones.  

Y cuando alguien haga preguntas, nunca digas cosas como "Acabo de explicarlo", sino cosas como "¡Buena pregunta!" y "Me alegro de que hayas sacado eso a colación". Eso les hará saber que estás dispuesto a tener una conversación.

El poder de las imágenes para comunicar conceptos técnicos

Seguro has escuchado la frase "una imagen vale más que mil palabras". Eso es cierto debido a la forma en que nuestro cerebro procesa la información. Vivimos en una cultura visual, llena de imágenes a nuestro alrededor. Los colores, las figuras y los patrones llaman mucho más la atención que el texto en sí, y durante períodos de tiempo más largos. 

Por eso, cuando se trata de comunicar información técnica a personal sin conocimientos técnicos, la narración con visualización de datos puede ser poderosa.

La visualización utiliza colores, figuras y flujos dinámicos para explicar conceptos técnicos y las complejidades que hay detrás de tu tecnología y tus productos. Elige imágenes sencillas y claras para ayudar a tu audiencia a comprender y retener la información, y evita imágenes complicadas con gráficos densos, colores inusuales y flujos difíciles de seguir.

Presentar la información de forma visual atrae a las personas interesadas, fomenta la colaboración e invita hacer comentarios mejores y más oportunos.

Determina la presentación visual adecuada para tu audiencia

El uso de mapas y diagramas de flujo sencillos es una forma eficaz de ayudar a los interesados sin conocimientos técnicos a comprender y digerir los datos. Determina qué tipo de gráfico es adecuado para tu audiencia.

Diagrama de línea

Los diagramas de línea son buenos para trazar cambios durante un período de tiempo específico y son fáciles de leer e interpretar. Los puntos se conectan por líneas que van de izquierda a derecha para representar cambios en un valor. Por ejemplo, puedes usar un diagrama de línea para mostrar las cifras de ventas actuales en comparación con las cifras de ventas que proyectas con el lanzamiento de tu nuevo producto.

Gráfico de barras

Los gráficos de barras son útiles para mostrar y comparar datos categóricos y para mostrar relaciones entre diferentes grupos de datos. En un eje del gráfico, usa barras rectangulares simples y colores para representar diferentes categorías. En el otro, muestra el valor medido. Por ejemplo, un gráfico de barras que muestre suscripciones a un sitio web podría incluir categorías como género, edad, ubicación geográfica, etc. El valor medido podría ser el número de suscriptores en millones, en porcentaje, etc.

Wireframe

Si necesitas mostrarles a las personas interesadas la funcionalidad potencial, puedes considerar usar un wireframe. Un wireframe es un diagrama simple o un conjunto de diagramas que representan un sitio web o una interfaz de aplicación. Las líneas y figuras simples te ayudan a explicar la funcionalidad central y el flujo de trabajo.

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Ejemplo de wireframe (haz clic en la imagen para modificarla en línea)

Mapa

La mayoría de las personas sabe cómo leer un mapa. Así que, si estás presentando información estadística regional, un mapa puede ser un buen medio, porque es una forma rápida y sencilla de mostrar conjuntos de datos geográficos grandes o complejos.

Diagrama de flujo

Los diagramas de flujo son buenos para explicar flujos de datos, procesos, flujos de trabajo, procedimientos paso a paso y mucho más. Con unas pocas líneas, recuadros y otras figuras simples, puedes crear un diagrama de flujo para visualizar casi cualquier idea, concepto o proyecto. Cada figura tiene un significado específico, lo que facilita que el público entienda y siga el flujo.  

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Ejemplo de modelo lógico (haga clic en la imagen para modificarla en línea)

Gráfico circular

Los gráficos circulares a veces tienen mala fama, porque puede ser difícil comparar diferentes secciones del gráfico o comparar datos entre gráficos circulares relacionados. Pero usarlos puede ser útil si deseas mostrar porcentajes de varias categorías. Solo asegúrate de no intentar agregar demasiadas categorías y de que los porcentajes totales sumen 100. 

Software que hace el trabajo por ti

Existe software que facilita la visualización de sistemas complejos. Te conviene utilizar aplicaciones que te permitan hacer presentaciones para las personas interesadas desde cualquier lugar, sin importar dónde se encuentren físicamente. Un software que te permita almacenar y acceder a documentos en la nube es excelente cuando no puedes reunir a todos en la misma sala.

Por ejemplo, Lucidspark reúne a las partes remotas para intercambiar ideas y colaborar de manera significativa, y Lucidchart tiene una extensa biblioteca de plantillas que te ayudarán a crear gráficos y mapas simples y fáciles de entender que favorezcan la participación grupal y aporten claridad a los proyectos.

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Acerca de Lucidchart

Lucidchart es la aplicación de diagramación inteligente que permite a los equipos aclarar la complejidad, alinear sus conocimientos y construir el futuro... más rápido. Con esta solución intuitiva basada en la nube, todos pueden trabajar gráficamente y colaborar en tiempo real mientras crean diagramas de flujo, prototipos, diagramas UML y mucho más.

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