fuente única de documentación de la información

Cómo usar la Suite de Colaboración Visual de Lucid como una única fuente de información

Tiempo de lectura: aproximadamente 7 min

Los problemas de versiones y la inaccesibilidad son dos de los mayores obstáculos para que tu documentación sea útil. Configurar una fuente única de información puede ayudarte a evitar la confusión que genera tener múltiples versiones del mismo documento en múltiples ubicaciones y, además, garantiza que todos los miembros del equipo tengan fácil acceso a la información más actualizada que necesitan para realizar su trabajo.

Al colocar todo en una sola ubicación, como la Suite de Colaboración Visual de Lucid, es más fácil identificar la información duplicada y determinar qué archivos son los correctos y cuáles se pueden archivar o eliminar. Además, es más fácil identificar y almacenar las versiones anteriores para que puedas acceder a ellas si es necesario.

La suite de colaboración visual de Lucid está basada en la nube, lo que significa que todo tu equipo puede acceder a toda la información en tiempo real. Hemos compilado una lista de consejos y funciones para ayudarte a sacar el máximo partido de ella y convertirla en tu fuente única de información.
 

Consejos para que la Suite de Colaboración Visual de Lucid sea tu fuente única de información

Es posible que ya pienses en la Suite de Colaboración Visual de Lucid como una fuente única de información, un lugar donde tú y tu equipo pueden encontrar documentación actualizada de los procesos de tu empresa, las sesiones de trabajo, los entornos de nube y más. Dicho eso, aquí hay algunas funciones que te ayudarán a llevar las cosas un poco más lejos. 

Comentarios y @mentions

Aunque los correos electrónicos y los mensajes directos son excelentes para ciertas conversaciones de seguimiento, no es necesario llevar los debates sobre tus documentos de Lucidchart, Lucidspark o Lucidscale a otro contexto. 

Los colaboradores pueden agregar comentarios directamente en tu tablero, documento o modelo. Se puede acceder a los comentarios en la esquina superior derecha del editor, cerca del botón "Presentar", o simplemente haciendo clic con el botón derecho en un objeto y seleccionando "Agregar comentario". 

¿Quieres asegurarte de que un determinado compañero de trabajo (o grupo de compañeros) vea tu comentario? No hay problema: solo suelta una @mention en tu comentario o asigna una tarea, y esa persona recibirá una notificación por correo electrónico. 

Acciones y vistas previas de enlaces

En Lucidspark, puedes vincular notas adhesivas, figuras, cuadros de texto e incluso dibujos a mano a páginas web y recursos externos.

En Lucidchart, puedes vincular figuras con otro documento de Lucidchart, una página web externa o una dirección de correo electrónico usando acciones (a las que se accede con el icono del rayo). También puedes utilizar acciones para alternar entre capas y páginas del documento. 

Además, tanto en Lucidchart como en Lucidspark, puedes usar la vista previa de enlaces. Al incrustar un enlace de URL en el documento o tablero, aparecerá una miniatura del vínculo.

Al usar enlaces, acciones y vistas previas de enlaces, los colaboradores pueden acceder a la documentación adicional directamente desde tu documento de Lucidchart o tablero de Lucidspark.

Acciones de Lucidchart

Enlaces de Lucidspark

Historial de revisiones

Solo porque un documento sea tu fuente única de información no significa que nunca debería cambiar. Debe crecer y adaptarse como lo hace la organización. Sin embargo, hay algunos cambios que no funcionan. Tal vez quitaste un paso del proceso de incorporación, actualizaste la documentación y, luego, meses después, te diste cuenta de que ese paso era más importante de lo que pensabas. 

En Lucidchart, puedes acceder fácilmente a tu historial de revisiones seleccionando Archivo > Historial de revisiones para ver qué cambios se hicieron y cuándo. En Lucidspark, puedes hacer clic en el icono de nube y marca de verificación en la esquina superior izquierda, cerca del título del tablero, para acceder al historial de revisiones. Para ver cuándo se creó un documento, simplemente desplázate hasta la parte inferior del historial. Puedes añadir nombres a cada versión, restaurar una versión antigua o incluso crear un nuevo documento a partir de una versión pasada. Esta última opción te permite editar versiones anteriores sin cambiar el estado actual de tu documento o tablero.

En Lucidscale, puedes usar las vistas para:

  • cambiar entre las vistas existentes de tu modelo de nube;
  • cambiar el nombre de las vistas o eliminarlas; 
  • crear una nueva vista a partir de una plantilla;
  • duplicar tu vista actual.

Compara las versiones

Con el historial de revisiones, puedes ver fácilmente versiones anteriores de tu documento. Sin embargo, lo que puede resultar más difícil es ver qué ha cambiado. Afortunadamente, tenemos una solución para eso. Cuando selecciones una versión de tu documento utilizando el historial de revisiones en Lucidchart, haz clic en el botón azul "Comparar versión". Luego seleccionarás una segunda versión para compararla. 

Esta función de comparación muestra ambas versiones de tu documento, lo que te permite ver exactamente qué ha cambiado. En el lado derecho de la pantalla, también verás una lista muy útil de esos cambios compilados para ti.

Estado del documento

Cuando tienes más de un colaborador en un documento, es fundamental que cada uno conozca el estado de este. Tal vez un determinado proceso esté pendiente de aprobación o se encuentre todavía en fase de borrador, y no sería bueno que un miembro del equipo tome esa versión como el producto final. 

Para mantener a todos en sintonía, usa la función Estado del documento de Lucidchart y Lucidspark, que te permite asignar a cada documento de tu biblioteca un estado (borrador, aprobación pendiente, aprobado, etc.) y actualizarlo sobre la marcha. Cualquiera que tenga acceso al documento puede ver el estado, pero solo aquellos con privilegios de edición pueden cambiarlo. 

Estado del documento de Lucidchart

Carpetas de equipo

Las carpetas de equipo son muy parecidas a las carpetas compartidas: permiten a los equipos almacenar todos sus documentos en una única carpeta a la que pueden acceder todos los miembros. Entonces, ¿cuál es la diferencia? 

Mientras que las carpetas compartidas son propiedad de individuos, las carpetas de equipo son "propiedad" de una cuenta corporativa. Si un miembro del equipo se va, no tienes que preocuparte por la pérdida de su carpeta y los documentos que contiene. 

Integraciones

Si eres como nosotros, probablemente crees y almacenes documentación en varias plataformas. Es posible que Lucidchart no sea lo único que uses, ¡y eso está bien! Con las numerosas integraciones de Lucidchart y Lucidspark, puedes almacenar tus documentos y tableros junto con tu otra documentación. ¿Y cómo se ve eso exactamente? Eso depende de la plataforma. 

Ya sea que trabajes en Confluence Cloud o Google Workspace, puedes insertar tus diagramas de Lucidchart o tableros de Lucidspark directamente en tu espacio de trabajo para consolidar la documentación. Si trabajas en Confluence, también puedes integrar modelos de nube de Lucidscale. ¿Te preocupa tener que actualizar tus diagramas constantemente? Habilita la actualización automática en Confluence o haz clic en "Actualizar diagramas insertados" en Google para aplicar los cambios realizados en Lucidchart. 

Si tu equipo usa Slack, usa la integración de Lucidchart y Lucidspark para enviar todas las actualizaciones de documentos a tu cuenta de Slack. De esta manera, los miembros del equipo pueden mantener sus comentarios en el documento. 

Y, si eres de los que usa Microsoft Teams, puedes agregar una pestaña de Lucidchart o Lucidspark y anclar documentos para acceder a ellos fácilmente.

Crea tu propia fuente única de información en la Suite de Colaboración Visual de Lucid.

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Lucidchart es la aplicación de diagramación inteligente que permite a los equipos aclarar la complejidad, alinear sus conocimientos y construir el futuro... más rápido. Con esta solución intuitiva basada en la nube, todos pueden trabajar gráficamente y colaborar en tiempo real mientras crean diagramas de flujo, prototipos, diagramas UML y mucho más.

Lucidchart, la alternativa en línea para Visio más popular, es utilizado en más de 180 países por millones de usuarios, desde gerentes de ventas que mapean las organizaciones objetivo hasta directores de TI que visualizan su infraestructura de red.

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