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Qué es el flujo de trabajo

¿Qué es un flujo de trabajo? Beneficios de los procesos repetibles y ejemplos

Tiempo de lectura: aproximadamente 9 min

Publicado por: Lucid Content Team

Según Wikipedia, un flujo de trabajo "consiste en un patrón orquestado y repetible de actividad empresarial habilitado por la organización sistemática de recursos en procesos que transforman materiales, proporcionan servicios o procesan información". Tal vez a lo que Wikipedia se refiere en su definición, puesto en palabras más simples, es que "un flujo de trabajo define los pasos involucrados en el proceso para completar una tarea".

El flujo de trabajo de un negocio es un proceso repetible que consiste en una serie de tareas que por lo general se deben realizar en un orden específico. En otras palabras, se puede decir que es la forma en la que el trabajo va pasando de una etapa a la otra hasta ser completado.

Determinar flujos de trabajo ayuda a garantizar que los procesos importantes se realicen siempre de la forma correcta. Por ejemplo, podrías definir un flujo de trabajo para la incorporación de nuevos empleados a fin de asegurarte de que estos tengan acceso a la información, políticas y recursos necesarios para efectuar sus tareas.

En este artículo te explicaremos por qué tu negocio necesita flujos de trabajo eficientes y te mostraremos algunos ejemplos de flujos de trabajo para ayudarte a empezar. (¿Quieres ir directamente a los ejemplos de flujos de trabajo? Haz clic aquí.)

Plantilla de flujo de procesos de negocio
Plantilla de flujo de proceso de negocio (haz clic en la imagen para modificarla en línea)

Breve historia de los flujos de trabajo de procesos

El concepto de flujos de trabajo se remonta a Frederick Taylor y Henry Gantt, dos ingenieros mecánicos de principios del siglo XX que buscaban mejorar la eficiencia en el sector industrial. Su trabajo dio lugar a los estudios de tiempos y movimientos, los cuales tienen por objeto medir el tiempo que tardan los empleados en completar una tarea o serie de tareas a fin encontrar formas de eliminar los movimientos redundantes o ineficientes, y de este modo definir un proceso a seguir para que el trabajo se realice lo más eficientemente posible.

Por otro lado, Henry Gantt creó el diagrama de Gantt, un gráfico de barras que permite visualizar las tareas e hitos en el calendario de un proyecto para poder darles seguimiento. Los diagramas de Gantt se han utilizado durante décadas para gestionar proyectos de gran importancia, como la construcción de la presa Hoover y el sistema de autopistas interestatales.

diagrama de Gantt básico
Diagrama de Gantt básico (haz clic en la imagen para modificarla según los antecedentes de tu proyecto)

A medida que el sector industrial y el manufacturero crecían, también lo hacía la fuerza laboral. El diagrama de Gantt ayudaba a los gerentes y propietarios de empresas a descubrir las maneras más metódicas y eficientes para efectuar el trabajo. Mediante el uso de diagramas de Gantt, los gerentes podían tener conocimiento y control de lo siguiente:

  • Qué tareas necesitaban realizarse
  • Qué persona era responsable de cada tarea
  • Cuánto tiempo llevaba completar cada tarea

Tener conocimiento de esta información permitía optimizar los procesos y asignar las tareas correctas a las personas indicadas, además de garantizar que hubiera los recursos suficientes para completar cada tarea.

¿Por qué necesitas flujos de trabajo?

Es posible que tengas una idea clara de cómo hacer tu trabajo y que muestres resistencia a tener que seguir un proceso estricto. Y esto es comprensible, ya que por lo general a las personas no les gusta el cambio. La gente suele encerrarse en la idea de que su manera de hacer las cosas es la mejor porque así es como siempre lo ha hecho.

Sin embargo, sería conveniente considerar definir un flujo de trabajo para aquellos procedimientos comunes que se repiten con frecuencia por las razones que mencionamos a continuación.

Aumentar la eficiencia de las operaciones del negocio

Al definir pasos específicos y el orden en que deben seguirse para completar una tarea, puedes mejorar la eficiencia en las operaciones de tu empresa asegurándote de que el trabajo lo realice la persona adecuada, en el orden indicado y dentro del plazo especificado.

Se puede diseñar un flujo de trabajo para una persona o grupo de personas cuyas funciones y asignación de tareas dependen unas de otras para completar el proyecto. Por ejemplo, un flujo de trabajo para describir el proceso de aprobación de contenido en una guía de instalación de software podría consistir en lo siguiente:

  1. Un redactor técnico elabora un documento con las instrucciones de instalación a partir de la información obtenida de los expertos en la materia.
  2. El documento se envía a dichos expertos para su revisión.
  3. El redactor incorpora los cambios sugeridos en la revisión.
  4. El documento se envía nuevamente para su revisión final.
  5. El documento es aprobado o rechazado.
  6. En caso de ser rechazado, el redactor modifica el documento y lo envía de nuevo.
  7. Si es aprobado, el documento se publica.

Poner los pasos por escrito no es precisamente definir un flujo de trabajo, aunque es un buen comienzo. Formalizar y visualizar estos flujos de trabajo, como en el ejemplo a continuación, ayudará a los demás a entender estos procesos y hará que tu empresa opere de manera más eficiente. Más adelante te mostraremos cómo elaborar un diagrama de flujo de trabajo.

Ejemplo de un flujo de trabajo para la aprobación de contenido

Eliminar procesos y actividades redundantes

Las empresas que acaban de empezar suelen ser pequeñas y cuentan con menos procesos y actividades que aquellas que ya tienen mayor tiempo operando. Utilizar diagramas de flujos de trabajo y actualizarlos a medida que la empresa va creciendo puede ayudarte a detectar y a eliminar más fácilmente actividades redundantes e ineficientes, en vez de limitarte a observar y tratar de dar seguimiento a los flujos de trabajo a simple vista.

Implementar la gestión de los flujos de trabajo en tus actividades diarias te permite visualizar toda la operación de principio a fin. Además de que facilita la incorporación de cambios para agilizar el flujo de trabajo y deshacerse de pasos, funciones y actividades que resultan inútiles.

Reducir los gastos operativos

Un diagrama de flujo de trabajo te puede ayudar a definir mejores prácticas y optimizar las operaciones de tu negocio. Una vez que logres simplificar los procesos y agilizar el trabajo, podrás ver que necesitas menos recursos para efectuar tus operaciones. Al utilizar menos recursos, podrás reducir costos e incrementar tus ganancias y al mismo tiempo seguir cumpliendo tus metas y objetivos.

Responder rápidamente ante dilemas o problemas

Anteriormente, por ejemplo en los años 80, los diagramas de flujo de trabajo (o diagramas de flujo) —si es que llegaban a hacerse— eran en papel. Actualizar estos diagramas para incorporar cambios en los procesos resultaba una tarea titánica. Es por ello que algunas empresas se mostraban renuentes, inflexibles y no tenían prisa alguna por responder a los cambios en el mercado y a las nuevas demandas de los clientes.

A medida que la economía se fue globalizando y las empresas comenzaron a expandirse más allá de sus fronteras, su necesidad de entender los procesos y los flujos de trabajo adquirió más relevancia para asegurar la permanencia en sus respectivos mercados. Sin embargo, el proceso para crear un diagrama de flujo de trabajo todavía resultaba muy tedioso y continuaba haciéndose en papel, lo que implicaba que los flujos de trabajo podían volverse obsoletos muy rápidamente después de su publicación e implementación.

Ya en los 90, se creó un software de gestión de flujos de trabajo para sustituir los diagramas de flujo de trabajo en papel por diagramas de flujo electrónicos que se podían guardar en una computadora y actualizar con unos cuantos clics. Para 2005, los sistemas de gestión de flujos de trabajo basados en software se hicieron más robustos con la incorporación de herramientas de Modelado y Notación de Procesos de Negocio (BPMN).

Trasladar el flujo de trabajo y las tareas de modelado del proceso de negocio a sistemas basados en software facilitó de gran manera a los gerentes realizar cambios en el diagrama y responder a dichos cambios tan solo haciendo unos pocos clics.

Ejemplo de flujo de proceso BPMN
Ejemplo de flujo de proceso BPMN (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)

Automatiza los procesos

Los flujos de trabajo de los procesos de negocios te permiten ver qué partes de tu operación se pueden automatizar. Por ejemplo, los procedimientos de atención al cliente pueden desencadenar determinadas acciones, como correos electrónicos y ofertas especiales, que animen a los clientes a volver a comprar. Este tipo de automatización puede liberar a los vendedores para que se concentren en la búsqueda de nuevos clientes y dejen que los encargados del servicio de atención al cliente se ocupen de cualquier asunto o problema que los clientes necesiten resolver.

 

Un flujo de trabajo te ayudar a detectar dónde puedes automatizar tareas sencillas como enviar elementos de trabajo de un empleado a otro en un proceso que requiere que varias personas realicen tareas específicas en determinado orden. La automatización permite fácilmente analizar las operaciones de la empresa, observar las tendencias, prepararse para enfrentar los riesgos y planificar la expansión del negocio.

Ejemplos de flujo de trabajo

Trazar el flujo de trabajo de un proceso no se limita a ciertas funciones o áreas dentro de una organización. Los flujos de trabajo pueden resultar útiles para cualquier departamento interesado en que el trabajo se realice lo más eficientemente posible, por ejemplo el de ingeniería, marketing, producción, recursos humanos, ventas, TI y operaciones.

En el momento en el que te registras para obtener una cuenta gratuita de Lucidchart, puedes hacer diagramas de cualquier tipo de proceso de negocio, proceso de datos y flujo de trabajo que necesites. Nuestra amplia biblioteca de plantillas incluye ejemplos de flujos de trabajo para procesos de selección de personal, administración de proyectos de TI, flujos de manufactura, procesamiento y calificación de clientes potenciales, procesos de soporte técnico para clientes y mucho más.

Utiliza las siguientes plantillas como punto de partida para definir tus propios procesos, y regístrate hoy mismo para obtener aún más plantillas.

diagrama de flujo de un proceso de selección de personal
Diagrama de flujo de proceso de selección de personal (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)
Proceso de adquisición para sistema de administración de proyectos de TI
Proceso de adquisición para sistema de administración de proyectos de TI (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)
ejemplo de flujo de manufactura
Ejemplo de flujo de fabricación (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)
procesamiento y calificación de clientes potenciales
Procesamiento y calificación de clientes potenciales (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)
proceso de soporte técnico
Proceso de soporte técnico (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)
Ejemplo de diagrama de flujo de trabajo de marketing de contenidos
Ejemplo de flujo de trabajo de marketing de contenidos (haz clic en la imagen para hacer modificaciones en línea)

Cómo empezar con Lucidchart

Las plantillas de Lucidchart están basadas en la web y son fáciles de usar. Como estos documentos se almacenan en la nube, se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Tanto tú como los miembros de tu equipo pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo y desde cualquier parte del mundo. Lucidchart permite la colaboración en tiempo real y promueve el trabajo en equipo eficaz.

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