documentation sur la source de référence absolue

Utiliser la suite de collaboration visuelle de Lucid comme source de référence absolue

Temps de lecture : environ 11 min

Les problèmes de version et l’inaccessibilité sont deux des principaux obstacles qui peuvent nuire à l’utilité de votre documentation. La mise en place d’une source de référence absolue évite la confusion provoquée par la présence de plusieurs versions d’un même document dans plusieurs endroits. Cette stratégie permet également de s’assurer que tous les membres de l’équipe ont facilement accès à la version la plus récente des informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

Le fait de réunir toutes vos ressources dans un seul et même endroit, tel que dans la suite de collaboration visuelle de Lucid, facilite l’identification des informations en double et l’identification des fichiers à conserver, à archiver et à supprimer. Il est alors également plus simple de localiser et de stocker les versions précédentes afin d’y accéder en cas de besoin.

La suite de collaboration visuelle de Lucid est basée sur le cloud, ce qui signifie que toutes les informations sont mises à jour en temps réel et que toute votre équipe peut y accéder. Nous avons compilé une liste de conseils et de fonctionnalités qui vous permettront de tirer pleinement parti de la suite de collaboration visuelle de Lucid et d’en faire votre source de référence absolue.
 

Conseils pour faire de la suite de collaboration visuelle de Lucid votre source de référence absolue

Vous considérez peut-être déjà la suite de collaboration visuelle de Lucid comme une source de référence absolue, un endroit où vous et votre équipe pouvez trouver une documentation à jour sur les processus, les sessions de travail, les environnements cloud, etc. de votre entreprise. Dans ce cas, voici quelques fonctionnalités qui vous aideront à aller encore plus loin. 

Commentaires et @mentions

Si les e-mails et les messages directs sont très utiles pour certaines conversations de suivi, il n’est pas nécessaire de sortir de leur contexte les discussions concernant vos documents Lucidchart, Lucidspark ou Lucidscale. 

Les collaborateurs peuvent ajouter leurs remarques à l’aide de commentaires directement dans votre tableau, document ou modèle. Vous pouvez accéder à ces commentaires dans le coin supérieur droit de l’éditeur, près du bouton Présentation, ou simplement cliquer avec le bouton droit sur un objet et sélectionner Ajouter un commentaire. 

Vous souhaitez vous assurer qu’un collègue en particulier (ou un groupe de collègues) voit votre commentaire ? Pas de problème, il suffit de glisser une @mention dans votre commentaire ou d’attribuer une tâche pour leur envoyer une notification par e-mail. 

Actions et Aperçu du lien

Dans Lucidspark, vous pouvez lier des post-its, des formes, des zones de texte et même des dessins à main levée à des pages Web et des ressources externes.

Dans Lucidchart, vous pouvez associer des formes à un autre document Lucidchart, à une page Web externe ou à une adresse e-mail à l’aide des Actions (en cliquant sur l’icône en forme d’éclair). Vous pouvez également utiliser les actions pour basculer entre les calques et les pages de votre document. 

En outre, dans Lucidchart et Lucidspark, vous pouvez utiliser l’option Aperçu du lien. Lorsque vous incorporez un lien URL dans votre document ou tableau, une miniature de ce lien apparaît.

En utilisant les liens, les actions et l’aperçu du lien, vos collaborateurs peuvent accéder à des documents supplémentaires directement à partir de votre document Lucidchart ou de votre tableau Lucidspark.

Actions Lucidchart

Liens Lucidspark

Historique de révision

Ce n’est pas parce qu’un document est votre source de référence absolue qu’il ne doit jamais changer. Il doit évoluer à mesure que votre entreprise se développe. Cela étant dit, certains changements ne produisent pas toujours le résultat escompté. Peut-être avez-vous supprimé une étape de votre processus d’intégration, mis à jour votre documentation, pour finalement réaliser quelques mois plus tard que cette étape était en réalité plus importante que vous ne le pensiez. 

Dans Lucidchart, vous pouvez facilement accéder à votre historique de révision dans Fichier > Historique de révision pour voir quelles modifications ont été apportées et quand. Dans Lucidspark, vous pouvez cliquer sur l’icône représentant un nuage et une coche dans le coin supérieur gauche, près du titre du tableau, pour accéder à l’historique de révision. Pour voir quand un document a été créé, faites simplement défiler l’historique. Vous pouvez ajouter des noms à chaque version, restaurer une ancienne version ou même créer un document à partir d’une version précédente. Cette dernière option vous permet de modifier les versions précédentes sans modifier l’état actuel de votre document ou de votre tableau.

Dans Lucidscale, vous pouvez utiliser les vues pour :

  • Basculer entre les vues existantes de votre modèle cloud
  • Renommer ou supprimer des vues
  • Créer une vue à partir d’un modèle
  • Dupliquer votre vue actuelle

Comparer les versions

Grâce à l’historique de révision, vous pouvez facilement voir les versions précédentes de votre document. Il peut cependant être plus difficile de voir ce qui a changé. Heureusement, il existe une fonctionnalité pour cela. Lorsque vous sélectionnez une version de votre document à l’aide de l’historique de Lucidchart, cliquez sur le bouton bleu Comparer les versions. Vous pourrez alors choisir une deuxième version pour la comparer à votre document. 

Cette fonctionnalité de comparaison affiche les deux versions de votre document, ce qui vous permet de voir exactement ce qui a changé. Sur le côté droit de votre écran, vous verrez également une liste pratique regroupant toutes les modifications.

État du document

Lorsque plusieurs collaborateurs travaillent sur un même document, il est essentiel que chacun connaisse l’état du document. Il se peut par exemple qu’un certain processus soit encore en attente d’approbation ou à l’état de projet et il ne faudrait pas qu’un membre de l’équipe prenne par erreur cette version pour la version finale. 

Pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde, utilisez la fonctionnalité "état du document" de Lucidchart et de Lucidspark. Cette fonctionnalité vous permet d’attribuer à chaque document de votre bibliothèque un état (brouillon, approbation en attente, approuvé, etc.) et de le mettre à jour au fur et à mesure. Toute personne ayant accès à votre document peut voir son état, mais seules les personnes disposant de droits de modification peuvent le modifier. 

État du document Lucidchart

Dossiers d'équipe

Les dossiers d’équipe ressemblent beaucoup aux dossiers partagés : ils permettent aux équipes de stocker tous leurs documents dans un dossier unique auquel chacun de leur membre peut accéder. Alors quelle est la différence ? 

Les dossiers partagés sont la propriété de personnes, les dossiers d’équipe sont la propriété d’un compte Entreprise. Si un membre quitte l’équipe, vous n’avez pas à vous inquiéter de perdre votre dossier et les documents qu’il contient. 

Intégrations

Si vous êtes comme nous, vous créez et stockez probablement de la documentation sur un certain nombre de plateformes. Il se peut que Lucidchart ne soit pas votre seul outil, et c’est tout à fait normal ! Grâce aux nombreuses intégrations de Lucidchart et de Lucidspark, vous pouvez stocker vos documents et vos tableaux avec vos autres documents. Comment ça marche exactement ? Cela dépend de la plateforme. 

Que vous travailliez dans Confluence Cloud ou Google Workspace, vous pouvez insérer vos diagrammes Lucidchart ou vos tableaux Lucidspark directement dans votre espace de travail pour regrouper votre documentation. Si vous travaillez dans Confluence, vous pouvez également y intégrer des modèles cloud de Lucidscale. Vous craignez de devoir constamment mettre à jour vos diagrammes ? Activez simplement la mise à jour automatique dans Confluence ou cliquez sur Mettre à jour les diagrammes insérés dans Google pour répercuter toute modification apportée dans Lucidchart. 

Si votre équipe utilise Slack, utilisez l’intégration Lucidchart et Lucidspark pour envoyer toutes les mises à jour de documents à votre compte Slack. De cette façon, les membres de l’équipe peuvent conserver leurs commentaires dans le document lui-même. 

Peut-être êtes-vous adepte de Microsoft Teams. Dans ce cas, vous pouvez ajouter un onglet Lucidchart ou Lucidspark dans Teams et y épingler des documents pour y accéder facilement.

Increase team alignment even further with Embedded Link for Google Workspace. Start by inserting Google Docs, Sheets, or Slides into your Lucid documents. Then, keep your team in the loop as projects progress with the ability to refresh, expand, and edit your files—all without ever leaving Lucid.

With these integrations, you can easily keep your team aligned on the most up-to-date information and designs as projects progress.

By using linking, Actions, and Embedded Links, collaborators can access additional documentation directly from your Lucidchart document or Lucidspark board.

Revision history

Just because a document is your single source of truth doesn’t mean it should never change. It should grow and adapt as your organization does. That being said, some changes don’t pan out. Maybe you cut a step out of your onboarding process, updated the documentation, and then months later, realized that step was actually more important than you thought. 

In Lucidchart, you can easily access your revision history by selecting File > Revision History to see what changes were made and when. In Lucidspark, you can click on the cloud and checkmark icon in the upper left-hand corner near the board title to access revision history. To see when a document was created, simply scroll to the bottom of your revision history. You can add names to each version, restore an old version, or even create a new document from a past version. The latter option allows you to edit previous versions without changing the current state of your document or board.

In Lucidscale, you can use Views to:

  • Switch between existing views of your cloud model.
  • Rename or delete views. 
  • Create a new View from a template.
  • Duplicate your current View.

Compare Versions

With revision history, you can easily see past versions of your document. What can be more difficult, however, is seeing what has changed. Fortunately, we’ve got a fix for that. When you select a version of your document using revision history in Lucidchart, click the blue “Compare Version” button. You’ll then select a second version to compare it to. 

This comparison feature pulls up both versions of your document, allowing you to see exactly what has changed. On the right side of your screen, you’ll also see a nifty list of those changes compiled for you.

Document status

When you’ve got more than one collaborator on a document, it’s crucial that each collaborator knows the status of the document. Maybe a certain process is still pending approval or is still in the draft stages—you wouldn’t want a team member taking that version as the final product. 

To keep everyone on the same page, use Lucidchart and Lucidspark's document status feature. This feature allows you to assign each document in your library a status (draft, pending approval, approved, etc.) and update that status as you go. Anyone with access to your document can see the status, but only those with editing privileges can change it. 

Lucidchart document status

Team Folders

Team Folders are a lot like shared folders: They allow teams to store all of their documents in a single folder that can be accessed by each team member. So what’s the difference? 

Whereas shared folders are owned by individuals, team folders are “owned” by an Enterprise account. If a team member leaves, you don’t have to worry about your folder—and the documents it contains—going missing. 

Integrations

If you’re anything like us, you probably create and store documentation across a number of platforms. Lucidchart might not be your be-all and end-all—and that’s okay! With Lucidchart and Lucidspark’s extensive integrations, you can store your documents and boards alongside your other documentation. So what exactly does this look like? That depends on the platform. 

Whether you’re working in Confluence Cloud or Google Workspace, you can insert your Lucidchart diagrams or Lucidspark boards directly into your workspace to consolidate documentation. If you’re working in Confluence, you can also embed Lucidscale cloud models. Worried about constantly having to update your diagrams? Simply enable Auto-Update in Confluence or click “Update Inserted Diagrams” in Google to apply any changes made in Lucidchart. 

If your team uses Slack, use the Lucidchart and Lucidspark integration to send all document updates to your Slack account—this way, team members can keep their comments in the document itself. 

Maybe you’re a Microsoft Teams kind of company. You can add a Lucidchart or Lucidspark tab within Teams where you can pin documents for easy access.

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À propos de Lucidchart

Lucidchart est un éditeur de diagrammes intelligents qui permet aux équipes de simplifier la compréhension, de partager une vision commune et de construire l'avenir plus rapidement. Grâce à cette solution intuitive et basée sur le cloud, chacun peut travailler visuellement et collaborer en temps réel à la création de logigrammes, de maquettes, de diagrammes UML et bien plus encore.

Alternative à Visio la plus populaire, Lucidchart est une plateforme en ligne utilisée dans plus de 180 pays par plusieurs millions d'utilisateurs, des directeurs commerciaux chargés de cartographier leurs entreprises clientes aux responsables informatiques souhaitant visualiser leur infrastructure réseau.

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