De 4 fasen binnen de levenscyclus van projectmanagement

De 4 projectfasen van projectmanagement

Leestijd: ongeveer 8 min

Geplaatst door: Lucid Content Team

Of je nu aan een klein project werkt met bescheiden bedrijfsdoelen of aan een groot initiatief dat zich over meerdere afdelingen uitstrekt en grote zakelijke implicaties heeft, het is essentieel om de projectfasen projectmanagement goed te begrijpen. 

Leer de vier projectfasen kennen van de levenscyclus van projectmanagement om je project van begin tot eind in goede banen te leiden en op schema te houden.

Overzicht van de projectmanagement fases

De levenscyclus van projectmanagement beschrijft de processen op hoog niveau die nodig zijn om een geslaagd project op te leveren. Voor elke $1 miljard die door bedrijven in de VS in projecten wordt gestoken, wordt $122 miljoen verspild als gevolg van slechte projectprestaties, volgens onderzoek uitgevoerd door het Project Management Institute.

Verspilling van geld en middelen kan worden voorkomen met effectief projectmanagement, aangezien 57% van alle niet-geslaagde projecten mislukken als gevolg van communicatieproblemen. In de verschillende levensfasen van projectmanagement bedenk je het idee voor het project, bepaal je de doelen ervan, plan je de uitvoering en breng je het tot een goed einde.

Fasen projectmanagement uitgelegd

De levenscyclus van projectmanagement wordt meestal onderverdeeld in vier fasen: begin, planning, uitvoering en afsluiting. Deze fasen vormen het traject waarop je project van begin tot einde wordt uitgevoerd.

Opmerking: sommige methodologieën omvatten nog een vijfde fase, de controle of toezicht fase, maar voor onze doeleinden maakt deze fase hier deel uit van de uitvoering en afsluiting fasen.

1. Beginfase

Om te beginnen moet je een zakelijke behoefte, een probleem of kans identificeren en daarna tijdens brainstormsessies manieren zien te vinden waarop je team aan deze behoefte kan voldoen, dit probleem kan oplossen of deze kans kan benutten. Tijdens deze stap stel je een doel vast voor je project, bepaal je of het project haalbaar is en identificeer je de belangrijkste deliverables.

In plaats van te wachten tot de projectstrategie voor je wordt bepaald, stelt Moira Alexander voor om mentaal over te schakelen en jezelf geen projectmanager te noemen, maar projectleider:

"Projectmanagers moeten bedrijfsleiders al meteen vanaf het begin van de strategische planning, terwijl ze met elkaar rond de tafel zitten, van de intrinsieke waarde van het project kunnen overtuigen en niet pas nadat de besluitvorming heeft plaatsgevonden. De effectiviteit van de projectmanager wordt drastisch beperkt als er een 'snelle' of 'voorlopige' oplossing wordt aangeboden nadat belangrijke zakelijke beslissingen op hoog niveau al zijn gemaakt zonder hun expertise."

Het is duidelijk dat het de moeite waard is om je stem al in een vroeg stadium te laten horen, wanneer de strategie nog niet volledig is vastgelegd.

Projectmanagement stappen tijdens de beginfase

Stappen die er voor het begin van het project genomen moeten worden zijn bijvoorbeeld:

  • Het laten uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek: Identificeer het voornaamste probleem dat je project moet oplossen en of je project een oplossing voor dit probleem biedt
  • Identificeren van de reikwijdte: Bepaal de omvang en diepte van het project
  • Identificeren van de deliverables: Bepaal de producten of diensten die het project op moet leveren
  • Identificeren van stakeholders: Zoek uit op wie dit project invloed heeft en wat hun behoeften zijn
  • Een bedrijfsplan ontwikkelen: Gebruik bovenstaande criteria om de potentiële kosten en baten voor het project te vergelijken om te bepalen of het kan worden uitgevoerd
  • Een werkverklaring ontwikkelen: Leg de eerder geïdentificeerde doelen, omvang en deliverables voor het project vast in een werkovereenkomst tussen de projecteigenaar en degenen die eraan werken

 

Maak een grondige studie van de tools die je zou kunnen gebruiken om het raamwerk van je volgende project nauwkeurig te bepalen.

Meer informatie

2. Planning

Nadat het project het groene licht heeft gekregen op basis van je bedrijfsplan, werkverklaring of project initiation document, kun je doorgaan naar de planningsfase.

Tijdens deze fase van de levenscyclus van projectmanagement verdeel je het grote project in kleinere taken, stel je een team samen en maak je een schema voor de voltooiing van opdrachten. Creëer kleinere doelen binnen het grotere project, en zorg ervoor dat elk van deze doelen ook haalbaar is binnen het tijdsbestek. Kleinere doelen moeten een groot potentieel voor succes hebben.

Projectmanagement stappen tijdens de planningsfase

Stappen voor de projectplanning fase kunnen de volgende zaken omvatten:

  • Het opstellen van een projectplan: Identificeer een tijdlijn voor het project, inclusief de fasen van het project, de taken die er moeten worden uitgevoerd en mogelijke beperkingen
  • Maken van workflow diagrammen: Visualiseer uw processen met behulp van zwembanen om ervoor te zorgen dat teamleden hun rol binnen het project goed begrijpen
  • Een geschat budget maken en een financieel plan opstellen: Gebruik kostenramingen om te bepalen hoeveel je aan het project wilt uitgeven om het maximale rendement uit je investering te halen
  • Middelen verzamelen: Bouw je functionele team op met medewerkers uit interne en externe talentenpools en zorg er daarbij voor dat iedereen over de noodzakelijke tools beschikt (software, hardware, enz) om hun taken uit te voeren
  • Mogelijke risico's en potentiële kwaliteitshindernissen anticiperen: Identificeer problemen die je project mogelijk tot stilstand kunnen brengen en maak plannen om dergelijke risico's te beperken en de kwaliteit en tijdlijn van het project te handhaven
  • Houd een startbijeenkomst voor het project: Betrek je team bij het project en geef een overzicht van de werkzaamheden zodat ze snel aan de slag kunnen gaan

Maak een begin met het in kaart te brengen van alle processtappen en -verantwoordelijkheden in deze sjabloon voor een workflow diagram.

werkstroomdiagram die de projectfasen laat zien
Werkstroomdiagram met zwembanen (klik op de afbeelding om deze sjabloon aan te passen)

3. Uitvoering

Je hebt goedkeuring voor je project gekregen, een plan ontwikkeld en je team samengesteld. Nu is het tijd om aan het werk te gaan. Tijdens de uitvoeringsfase wordt je plan in actie omgezet. De taak van de projectmanager in deze fase van de levenscyclus van projectmanagement is het werk op schema te houden, je teamleden te organiseren, tijdlijnen te beheren en ervoor te zorgen dat het werk volgens de oorspronkelijke plannen wordt uitgevoerd.

Uitvoering project tijdens de uitvoeringsfase

Stappen voor de uitvoeringsfase zijn onder andere:

  • Toewijzen van taken en indelen van werkstromen: Wijs gedetailleerde aspecten voor het project toe aan de juiste teamleden en zorg er daarbij voor dat teamleden niet overwerkt raken
  • Teamleden informeren over de uit te voeren taken: Leg taken uit aan teamleden, bied de nodige begeleiding over hoe die moeten worden uitgevoerd en organiseer proces gerelateerde training waar dit nodig is
  • Communiceren met teamleden, klanten en het hogere management: Verstrek updates aan project stakeholders op alle niveaus
  • Kwaliteit van het werk bewaken: Zorg ervoor dat teamleden de tijd en kwaliteitsdoelen voor hun taken halen
  • Budgetbeheer: Houd toezicht op de kosten en houd het project op schema wat het gebruik van activa en middelen betreft

Als je al over een goed gedocumenteerd proces beschikt, dan maakt dit de uitvoering van het project een stuk gemakkelijker.

Afhankelijk van de projectmanagement methodologie die je volgt, kun je een aantal visuele tools toepassen om aan te geven welke deliverables voltooid zijn en ervoor te zorgen dat je project op schema blijft. Klik op de sjablonen voor een Kanban bord en Gantt diagram hieronder om er meer over te leren.

Voorbeeld van scrum board
Voorbeeld van scrum board (klik op de afbeelding om online aan te passen)
Voorbeeld van Gantt-diagram met voortgangsbalk
Voorbeeld van Gantt-diagram met voortgangsbalk (klik op de afbeelding om online aan te passen)

4. Afsluiting

Nadat je team alle werkzaamheden voor een project heeft voltooid, ga je de afsluiting fase in. In de afsluiting fase lever je de deliverables, geef je de projectmiddelen vrij en bepaal je het succes van het project. Dat de belangrijkste werkzaamheden van het project voltooid zijn, betekent niet dat de taak van de projectmanager erop zit: er zijn nog enkele belangrijke taken te doen, waaronder de evaluatie van wat er wel en niet goed is gegaan.

Afsluiting project tijdens de afsluiting fase

Stappen voor de afsluiting fase van het project omvatten onder andere:

  • Analyse van projectprestaties: Bepaal aan de hand van een voorbereide checklist of aan de doelen voor het project is voldaan (taken op tijd en binnen budget voltooid) en het initiële probleem is opgelost.
  • Analyse van teamprestaties: Beoordeel de prestaties van teamleden, of ze hun doelen hebben behaald, of ze dit op tijd hebben gedaan en of dit werk van goede kwaliteit was
  • Documenteren van de projectafsluiting: Zorg ervoor dat alle aspecten van het project voltooid zijn en er geen losse eindjes overblijven, en stuur rapporten naar de belangrijkste belanghebbenden
  • Beoordelingen uitvoeren na de implementatie: Voer een laatste analyse van het project uit, en houd daarbij rekening met de geleerde lessen voor vergelijkbare projecten in de toekomst
  • Verantwoording voor gebruikte en ongebruikte middelen: Wijs eventuele overgebleven middelen aan toekomstige projecten toe

Door ook na afloop van het project aandachtig te werk te gaan, leer je waardevolle lessen die je op je volgende project kunt toepassen.

Zorg ervoor dat je geen belangrijke stappen mist bij je volgende project.
Zie het hele proces van begin tot projectafsluiting.

De losse eindjes afwerken

Make project management more visual.

Learn how

Nu populair

process improvement methodologies

Welke procesoptimalisatie modellen moet je gebruiken?

Over Lucidchart

Lucidchart is de intelligente diagramtoepassing waarmee teams complexe dingen helder kunnen maken, hun inzichten kunnen afstemmen en sneller aan de toekomst kunnen bouwen. Met deze intuïtieve, cloudgebaseerde oplossing kan iedereen visueel werken en in realtime samenwerken bij het bouwen van stroomdiagrammen, mockups, UML-diagrammen en meer.

Lucidchart is het meest populaire online alternatief voor Visio en wordt in meer dan 180 landen gebruikt door miljoenen gebruikers, van verkoopmanagers die doelorganisaties in kaart brengen tot IT-managers die hun netwerkinfrastructuur visueel willen presenteren.

Gerelateerde berichten:

How to Be a Good Project Manager: 9 Top Skills and Traits

how to be a good project manager

Is Your Project Management Workflow Process Broken?

broken project management workflow process

Aan de slag

  • Prijzen
  • Individueel
  • Team
  • Bedrijf
  • Contact met sales
PrivacyJuridischCookies

© 2022 Lucid Software Inc.