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Alles über Geschäftsprozessmodelle, Flussdiagramme und Diagramme


Inhalt

Erfahren Sie alles Wissenswerte zur Verwendung von Flussdiagrammen zur Dokumentation von Geschäftsprozessen und deren sinnvollem Einsatz zum Vorteil Ihres Unternehmens.

Was sind Flussdiagramme zur Dokumentation von Geschäftsprozessen?

In Flussdiagrammen zur Dokumentation von Geschäftsprozessen werden die Schritte beschrieben, die in einem Unternehmen für den erfolgreichen Abschluss eines bestimmten Prozesses erforderlich sind, z. B. die Einstellung eines neuen Mitarbeiters oder die Bestellung und der Versand eines Produktes. Für diese Schritte werden die Fragen „wer“, „was“, „wo“ und „wie“ beantwortet und eine bessere Analyse der Frage „wieso“ ermöglicht. Solche Diagramme werden auch als Geschäftsprozessdiagramme und Geschäftsablaufdiagramme bezeichnet. Genau wie bei anderen Diagrammarten werden auch hier bestimmte Symbole wie Kreise, Rechtecke, Rauten und Pfeile zur Darstellung der geschäftlichen Aktivitäten verwendet.

Geschäftsprozess-Flussdiagramm

Mithilfe von Flussdiagrammen können bestehende Prozesse dokumentiert und neue Prozesse modelliert werden. Dies dient dazu, ein fundiertes Verständnis für den Prozess, die beteiligten Personen sowie Inputs, Kontrollen und Outputs zu entwickeln. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse kann der Prozess möglicherweise vereinfacht, effizienter gestaltet und/oder ein besseres Ergebnis erzielt werden. Die Dokumentation mithilfe von Flussdiagrammen erfordert Zeit und Disziplin, kann sich jedoch im Laufe der Zeit als äußerst lohnend erweisen. Die Darstellung in Form von Flussdiagrammen wird mittlerweile in der Geschäftswelt sehr häufig eingesetzt, um Vorgehensweisen zu standardisieren, die Effizienz zu steigern, Prüfungsanforderungen zu erfüllen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Geschäftsprozessdiagramm

Verlauf

Die Verwendung von Flussdiagrammen zur Dokumentation von Geschäftsprozessen begann in den 1920er bzw. 1930er Jahren. Der Wirtschaftsingenieur und Effizienzexperte Frank Bunker Gilbreth, Sr. legte den Begriff „flow process chart“ wörtlich 1921 bei der American Society of Mechanical Engineers (ASME) vor.  In den frühen 30er Jahren nutzte der Wirtschaftsingenieur Allan H. Morgensen die von Gilbreth entwickelten Tools als Basis für Konferenzen, bei denen er Kollegen aus seinem Unternehmen Methoden für effizienteres Arbeiten vermittelte. In den 40ern erlebten die von Morgensen entwickelten Methoden einen starken Aufschwung, der zwei seiner Studenten zu verdanken war: Art Spinanger und Ben S. Graham. Spinanger führte die Methoden zur Arbeitsvereinfachung bei Procter and Gamble ein. Graham, einer der Leiter von Standard Register Industrial, passte das Konzept des Flussprozessdiagramms an, um es im Rahmen der Informationsverarbeitung einzusetzen. 1947 führte die ASME ein an die ursprünglichen Konzepte von Gilbreth angelehntes Symbol-System für Flussprozessdiagramme ein.

Gilbreth  Ben und Allan

Aktuelle Einsatzmöglichkeiten und Vorteile

Zu den Einsatzmöglichkeiten von Flussdiagrammen für Geschäftsprozesse zählen Wirtschaftsprüfungen und Unternehmensveräußerungen, Senkung von Ausgaben, Automatisierungsplanung, Verständnis der Konsequenzen bevorstehender Änderungen, Neuausrichtung verwandter Prozesse, Messung und Neuausrichtung der Aktivitäten an den Prozessen beteiligter Personen. Häufig glauben Unternehmen, gut über die eigenen Prozesse Bescheid zu wissen, entdecken jedoch im Rahmen der Erstellung von Flussdiagrammen unerwartete Aspekte. Wenn ein neuer Geschäftsprozess modelliert wird, wird diese Art der Darstellung manchmal als Business Process Modeling bzw. BPM bezeichnet. (Das gleiche Akronym wird auch für den verwandten Bereich Business Process Management verwendet.) Weitere Einzelheiten zur Geschäftsprozessmodellierung finden Sie in diesem Artikel.

Hier finden Sie einige konkrete Beispiele dafür, wie Flussdiagramme zur Darstellung von Geschäftsprozessen verwendet werden können:

  • Einhaltung der Norm ISO 9001. Diese Norm wird für unabhängige Prüfungen des Qualitätsmanagements eines Unternehmens herangezogen. Geschäftsprozessdiagramme spielen hier oft eine wichtige Rolle. Mit ISO 9001 soll sichergestellt werden, dass das Produkt eines Unternehmens die geltenden Rechtsvorschriften einhält und den Bedürfnissen der Kunden entspricht.
  • Interne Prüfungen. Unternehmen können in diesem Zusammenhang sicherstellen, dass ihre Standards eingehalten und ihre Prozesse auf ihre Philosophie und Ziele abgestimmt sind.
  • Compliance mit dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) von 2002. Dieses Gesetz ist auch unter dem Titel „Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act“ bekannt. Es schützt die Öffentlichkeit und Anteilseigner vor Buchhaltungsfehlern und Betrug. Im Sinne dieses Gesetzes müssen börsennotierte Unternehmen Compliance-Schwierigkeiten offen legen. Genau wie bei der ISO-Norm spielen Flussdiagramme für Geschäftsprozesse auch bei der SOX-Compliance eine wichtige Rolle.
  • Standardisierung von Prozessen. Durch die Dokumentierung eines Prozesses kann ein Unternehmen diesen standardisieren. So kann er stets auf die gleiche, optimale Art und Weise ablaufen, was Verwirrung und Ineffizienz entgegenwirkt.
  • Schulung von Mitarbeitern. Die Darstellung von Prozessen in Form von Flussdiagrammen bietet auch standardisierte Schulungsunterlagen für Mitarbeiter, die den entsprechenden Prozess neu erlernen.
  • Prozessoptimierung. Wenn ein bestehender Prozess in Diagrammform dargestellt wurde, kann er auf Engpässe und Ineffizienzen hin untersucht werden. Mithilfe von Geschäftsprozessmodellierung kann ein besserer Prozess modelliert werden.
  • Kommunikation. Die Darstellung in Flussdiagrammform ermöglicht eine Visualisierung, die wesentlich einfacher zu verstehen ist als fortlaufender Text. Dies fördert die Interpretation der Sachverhalte sowie die Zusammenarbeit mit einem internen Team, einem externen Team oder mit Beratern.

In Geschäftsprozessmodellen verwendete Symbole

Aufgabe/Aktivität Aufgabe/Aktivität
Fluss Hyperion

Ereignis

Ereignis
Gateway Gateway

Wir haben eine vollständige Liste aller BPMN-Symbole für Sie zusammengestellt. 

Dies bringt uns zu einem weiteren wichtigen Akronym: BPMN. Es steht für „Business Process Modeling Notation“ (Zeichensystem für Geschäftsprozessmodelle), die Gesamtheit an Symbolen und Zeichen, die aktuell weithin akzeptiert und für Modelle verwendet werden. Dieses System wurde von der Business Process Management Initiative (BPMI) entwickelt. Damit werden folgende Hauptbestandteile von Geschäftsprozessdiagrammen abgebildet:

  • Prozess: Eine Reihe von Aktivitäten, die von Menschen oder Systemen nacheinander ausgeführt werden sowie über Kontrollen überwacht und verändert werden.
  • Aufgabe oder Aktivität: Eine bestimmte Aktivität, die von einer Person oder einem System ausgeführt wird. Aktivitäten werden als Rechtecke mit abgerundeten Ecken dargestellt. Sie können mithilfe von Unterprozessen, Schleifen, Kompensationen und Mehrfachinstanzen ausführlicher beschrieben werden.
  • Teilnehmer: Person oder System, die bzw. das eine Aufgabe ausführt oder ein Input bereitstellt.
  • Fluss: Die im Diagramm mit Linien und Pfeilen abgebildete Abfolge.
  • Ereignis: Ein Auslöser, der einen Prozess in Gang setzt, ändert oder abschließt. Ereignistypen sind z. B. Nachricht, Zeitmesser, Fehler, Kompensation, Signal, Abbruch, Eskalation und Link. Ereignisse werden durch Kreise dargestellt. Die darin enthaltenen Symbole geben den Ereignistyp an.
  • Zugang (Gateway): Entscheidungspunkt, der den Pfad unter bestimmten Bedingungen oder bei bestimmten Ereignissen verändert. Zugänge werden als Rhomben dargestellt. Sie können exklusiv oder inklusiv, parallel oder komplex sein und auf Daten oder Ereignissen basieren.

Ein weiteres wichtiges Konzept bei Flussdiagrammen sind die sogenannten Swimlanes („Schwimmbahnen`”). Sie geben an, wer jeweils für einen bestimmten Arbeitsschritt zuständig ist. Ähnlich wie bei Bahnen in einem Schwimmbecken werden Aufgaben für einen bestimmten Teilnehmer in einer Bahn bzw. Zeile im Diagramm aufgeführt.

Sie möchten noch weiter ins Detail gehen? Weitere Informationen finden Sie in folgendem Artikel zu BPMN.

Verantwortungsbereich

So werden Geschäftsprozessmodelle erstellt

Wer in BPMN investiert, muss bereit sein, Zeit und Geld aufzuwenden. Allerdings können so Geschäftsprozesse erheblich besser analysiert und verstanden werden. Die Erstellung von Geschäftsprozessdiagrammen umfasst vier große Schritte:

  • Prozessbestimmung. Legen Sie klar fest, was abgebildet werden soll und zu welchem Zweck. Achten Sie darauf, dass der Umfang Ihren Zielen entspricht.
  • Sammeln von Informationen. Beobachten und analysieren Sie die erforderlichen Schritte. Halten Sie fest, wer wann und wo was tut und wie der Vorgang jeweils abläuft. Gehen Sie so weit ins Detail wie nötig. Gehen Sie anschließend noch tiefer und zerlegen Sie den Prozess in weitere Einzelheiten.
  • Gespräche mit Teilnehmern und Stakeholdern. Unterhalten Sie sich im Rahmen der Diagrammerstellung mit den an dem Prozess beteiligten Personen, um ein besseres Verständnis dafür zu erhalten, welche Schritte sie genau ausführen. Dies trägt oft auch dazu bei, Ineffizienzen und mangelnde oder fehlende Kommunikation sowie Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.
  • Zeichnen und Analysieren der Diagramme. Dokumentieren Sie alle gewonnenen Erkenntnisse mithilfe Ihrer Geschäftsprozessdiagramm-Software. Sie verfügen jetzt über eine solide Grundlage für eine fundierte Analyse und Interpretation.

Um ein groß angelegtes Diagrammprojekt durchführen zu können, müssen Sie zunächst die entsprechenden Strukturen zu dessen Unterstützung schaffen. Wie bei jedem Projekt sind dabei folgende Schritte maßgeblich:

  • Erstellung einer Projektcharta oder einer Begründungserklärung, in der Sie erläutern, was Sie vorhaben und zu welchem Zweck es dienen soll.
  • Einholen der Unterstützung der Unternehmensleitung für das Projekt.
  • Zusammenstellung des Teams, das mit der Erledigung der Arbeit betraut werden soll.
  • Planung und Durchführung der Diagrammerstellung, wie in den vier oben genannten Schritten angegeben.

Ziel des Konzepts des Geschäftsprozessmanagements ist es, einen Zyklus kontinuierlicher Verbesserung zu ermöglichen. Hierzu müssen Prozesse modelliert, implementiert, ausgeführt, überwacht und optimiert werden.

BPM-Lebenszyklus

Vorbehalte

Einige Geschäftsprozesse lassen sich besser in Flussdiagrammform darstellen als andere. Entscheidungsfindungsprozesse z. B. eignen sich in der Regel nicht so gut dafür. Bei einer offenen Entscheidungsfindung auf einer hohen Ebene gibt es häufig zu viele Unwägbarkeiten und nicht klar abgegrenzte Aspekte für eine sinnvolle Diagrammdarstellung. Flussdiagramme eignen sich besser für die beiden anderen Prozessarten, Transformations- und Transaktionsprozesse. Bei beiden können die jeweiligen Aktivitäten klarer umrissen werden. Transformationsprozesse finden z. B. in der Herstellung oder Systementwicklung statt; hier wird die Form eines Inputs physisch oder virtuell verändert. Bei Transaktionsprozessen findet ein Austausch statt; Beispiele hierfür sind Verkaufsvorgänge oder andere Transaktionen.

Wie bei allen Diagrammarten gibt es auch hier Situationen, in denen ein anderes Diagrammverfahren besser geeignet ist. Ein Datenflussdiagramm (Data Flow Diagram, DFD) zum Beispiel, wie es von den Informatikpionieren Ed Yourdon und Larry Constantine in den 1970ern bekannt gemacht wurde, eignet sich am besten zur Darstellung des Informationsflusses durch ein System oder einen Prozess. Wertstromanalysen (Value Stream Mapping, VMS) zeigen die einzelnen Schritte auf, die zur Bereitstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung erforderlich sind. Die Elemente werden aus Kundenperspektive als wertschöpfend oder nicht wertschöpfend gekennzeichnet, um diejenigen zu beseitigen, die keinen Wert schöpfen. Unified Modeling Language (UML) wiederum wird im Bereich Software-Engineering zur Visualisierung von Systemkonzepten verwendet.

Wichtige Tipps für die Erstellung von Geschäftsprozessdiagrammen

  • Ein sachkundiger Experte, der sich z. B. mit Six Sigma auskennt, kann dafür sorgen, dass ein Diagrammerstellungsprojekt wesentlich reibungsloser abläuft. Wenn Ihnen im eigenen Haus keine solchen Experten zur Verfügung stehen, kann es sinnvoll sein, Ihr internes Team um einen externen Berater zu verstärken.
  • Finden Sie heraus, welche Metriken für Ihr Vorhaben wichtig sind. So sorgen Sie dafür, dass die in Ihrem Diagramm abgebildeten Daten aussagekräftig sind.
  • Sprechen Sie nur mit einer oder zwei Personen gleichzeitig. Bei Gruppengesprächen ¨außern sich manche Personen nicht oder möchten einer anderen Person nicht widersprechen.
  • Fragen Sie in Gesprächen stets nach dem Wie, dem Wo und dem Warum. Ein Beispiel: Womit verbringen Sie den Hauptteil Ihrer Zeit und wieso? An welchen Stellen im Prozess wiederholen Sie Arbeitsschritte und warum? Überspringen Sie manchmal Schritte? Wieso? Vor welchen Schwierigkeiten stehen Sie und wieso?
  • Achten Sie darauf, keine Annahmen zu machen, die möglicherweise nicht den Tatsachen entsprechen. Stellen Sie so lange weiter Fragen, bis Sie eine definitive Antwort erhalten.
  • Überprüfen Sie Ihre Diagramme nach dem ersten Zeichnen gründlich mithilfe der Teilnehmer und anderer Datenquellen.

Zeichnen Ihres Flussdiagramms

Bei einfachen Prozessen können Sie mit Post-its, einem Whiteboard oder einem handgezeichneten Diagramm beginnen. Bei komplexeren Prozessen stoßen Sie damit jedoch schnell an Ihre Grenzen. Mit der richtigen Software können Sie professionelle Diagramme erstellen, bei denen Sie tiefer ins Detail gehen können. Zudem können Sie bei Geschäftsprozessdiagrammen mit mehreren Ebenen noch weitere Untergliederungen vornehmen. In der Regel werden hier von einer Ebene 0 (Gesamtübersicht) ausgehend über die Ebenen 1 bis 4 Unterprozesse, Aufgaben und Flüsse aufgegliedert. In manchen Fälle ist eine Sequenztabelle für eine Reihe von Schritten eine sinnvolle Ergänzung zu einem Flussdiagramm. Eine gute Diagrammsoftware enthält die Formen, die Sie für die Darstellung Ihres Prozesses benötigen.

So erstellen Sie Flussdiagramme mit Lucidchart

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