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Als Steve Groff zu Delta Airlines kam, erkannte er, dass die Arbeitsabläufe auf der Strecke geblieben waren und die Mitarbeiter benötigte Flugzeugteile nicht finden konnten. Er riss das Ruder jedoch schnell herum und sparte mit Lucidchart „Hunderttausende von Dollar“.

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Steve Groff wurde als Prozessingenieur für das Wartungszentrum von Delta Airlines in Minneapolis eingestellt. Seine Hauptaufgabe war es, sich um die Prozesse im Zusammenhang mit Materialien für die Flugzeugwartung zu kümmern. Als Steve seine Arbeit begann, waren die bestehenden Prozesse für die Verwendung und Lagerung von Materialien leider schon seit einiger Zeit nicht mehr durchgesetzt worden. Das System war ein ziemliches Durcheinander, und das Ergebnis war Ineffizienz.

„Wir haben Millionen und Abermillionen von Dollar an herumliegenden Flugzeugteilen. Davon können wir aber vielleicht 20 % nicht auffinden, weil wir nicht den Prozessen folgen, die einst genau dafür entwickelt wurden. Es gibt keine wirklichen Verantwortlichkeiten, weil niemand mehr weiß, was der Prozess eigentlich ist.“

Delta entsandte Steve in das Werk in Minneapolis, um die verwendeten Prozesse besser zu verstehen und festzustellen, wie sie mit dem Ziel eines reduzierten Ausschusses verbessert werden können. Dabei sah er sich einer monumentalen Aufgabe gegenüber. Dies verschärfte sich dann nur noch weiter, als Delta beschloss, ein neues Wartungslager zu bauen und zu beziehen. „Wer jemals einen Umzug bewältigt hat, weiß, dass es keinen Unterschied macht, ob es sich um eine Distanz von nur einem oder 1.000 Kilometern handelt. In beiden Fällen muss alles vorbereitet und geplant werden. In meiner Position bin ich hier für diesen Umzug und all die dahinterstehenden Prozesse verantwortlich.“

Neben der Implementierung neuer Prozesse und dem Umzug an einen neuen Standort wollte Steve große Veränderungen für Deltas Drehscheibe in Minneapolis anstoßen. Und wie wir alle wissen, sind große Veränderungen auch immer eine Herausforderung.

„Es sollte eine große Änderung der Denkweise sein. Es sollte eine große Veränderung für viele Menschen sein. Und ich wusste, dass es mit Sicherheit Gegenwehr geben würde. Es gibt aber nur einen Weg, um sicherzustellen, dass ein Prozess befolgt wird – man muss Menschen in die Verantwortlichkeit ziehen.“

Um diese großen Veränderungen erfolgreich umzusetzen, benötigte Steve ein Werkzeug, mit dem er Prozesse visualisieren, analysieren, gestalten und implementieren konnte. Aber mehr noch – er brauchte ein Werkzeug, das ihm helfen würde, alle auf den gleichen Stand zu bringen, für Verantwortlichkeit zu sorgen und Unterstützung für neue Ideen zu gewinnen. Er brauchte ein Werkzeug, das es ihm ermöglichen würde, die vorhandenen Ressourcen zu nutzen und seine eigenen Gedanken zu organisieren.

Steves Werkzeug der Wahl ist Lucidchart.

Die Lösung

Steve wusste von Anfang an, dass Lucidchart seinen Bedürfnissen entsprechen würde. „Als ich Lucidchart sah, war mir direkt klar, dass ich genau danach gesucht hatte. Es bietet genau das Level an Interaktivität, das ich brauche. Ich konnte damit einfach alles tun, was in meinem Kopf vor sich ging – und das direkt am Computer.“

Steve entwickelte in Lucidchart einen Prozess, den das Werk in Minneapolis nun zur Erhöhung der Bestandsgenauigkeit einsetzt. Wenn Mitarbeiter Flugzeugteile sortieren, müssen sie entscheiden, wohin die Teile gehören. Einige Teile haben keine Identitätskennzeichnung oder werden nur selten im Werk in Minneapolis verwendet. Anstatt jedes Mal zu Steve zu kommen, wenn sie eine Entscheidung treffen müssen, können sie nun einfach einen Blick auf das von Steve erstellte Flussdiagramm werfen. Das wiederum erhöht die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter.

„Wenn ich nicht hier bin, kann ich ihnen dieses Diagramm oder diesen Prozessablauf an die Hand geben. Damit wissen sie dann genau, was sie tun müssen. Ich muss nicht ständig an ihrer Seite sein und ihnen erklären, was sie beim Auftreten bestimmter Probleme tun müssen. Sie haben alles, um die Dinge selbst in die Hand zu nehmen.“

Gerade wenn Steve einen Prozess anpassen muss, ist er von Lucidchart begeistert. Es erlaubt ihm, schnell Feedback von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen einzuholen. „Ich benutze jetzt Lucidchart, anstatt erst alle an einem Tisch zu versammeln, ihnen ein Blatt Papier vorzulegen und um schriftliches Feedback zu bitten, das ich dann anschließend in ein Diagramm einarbeiten müsste. Letztendlich würden am Ende wahrscheinlich viele Beteiligte sagen, dass sie alles ganz anders meinten. Stattdessen kann ich Lucidchart über einen Projektor in einem Konferenzraum an die Wand werfen, mir Feedback geben lassen und den gesamten Prozess innerhalb von 20 Minuten direkt vor Ort zusammenstellen.“

Nachdem gemeinsam ein neuer Prozess entworfen wurde, druckt Steve ihn aus und bringt ihn im Lager an, wo ihn jeder sehen und befolgen kann. „Wir drucken quasi riesige Wandmalereien aus, die den gesamten Prozess zeigen. So bleiben die Dinge visuell. Die Leute bleiben fokussiert und auf Kurs. Es hält sie dazu an, ihre Arbeit zu tun und es richtig zu tun.“

Die Ergebnisse

Laut Steve hat Lucidchart dem Werk in Minneapolis geholfen, sich kontinuierlich zu verbessern, neue Prozesse schnell einzuführen und vor allem Zeit und Geld zu sparen.

Wenn sich die Umstände ändern, aber nach wie vor eine optimale Produktivität gewährleistet werden soll, müssen sich die Arbeitsprozesse entsprechend anpassen. Aus diesem Grund ist es für Steve wichtig, eine Plattform zu nutzen, mit der er flexibel sein kann.

„Die Prozessgestaltung ist niemals abgeschlossen, weil sich Prozesse ständig ändern und weiterentwickeln. Deshalb verwende ich Lucidchart. Damit ist es keine große Sache, einen Teil eines Prozesses zu verschieben, ein kleines Beschreibungsfenster oder andere Dinge einzufügen, die man gerade benötigt. Es war eine echte Hilfe, um sicherzustellen, dass alle nach dem gleichen Schema arbeiten.“

Lucidchart hilft Steve auch, berufliche Beziehungen aufzubauen und sich im Zuge der Änderung von Prozessen die nötige Unterstützung zu sichern. „Alle haben großartige Ideen. Wenn man den Leuten einmal gezeigt hat, dass man seinen Prozess spontan mit den Ideen aller und nicht nur mit den eigenen erstellt, können sie sich gleich mehr einbringen und sich wahrgenommen fühlen. Wenn man den Leuten das Gefühl gibt, dass ihre Meinung zählt, und sie wissen, dass man an ihrem Beitrag interessiert ist, sind sie mehr als gewillt zu helfen.“

Dieses Konzept war besonders wichtig, als Steve bei Delta anfing. „Als ich ankam, musste ich mich erst noch beweisen. Viele Leute wollten also nicht wirklich mitmachen. Nachdem ich die Leute dazu gebracht hatte, sich mit den Vorgängen im Haus zu beschäftigen und ihnen zeigte, dass diese neuen Prozesse ihr Leben verbessern sollten und ich nicht nur Unruhe stiften werde, sind die Beziehungen gleich viel besser geworden. Wenn die Leute mitmachen, sind sie gleich viel, viel zugänglicher und kooperativer. Gemeinsam an Ideen zu arbeiten ist doch so viel besser als nur ein flüchtiges Hallo beim Vorbeigehen.“

Steve ist der festen Überzeugung, dass Lucidchart durch die erziele Zeit- und Geldersparnis im Werk in Minneapolis das Ergebnis von Delta verbessert hat.

„Mithilfe von Diagrammen können Prozesse leicht verständlich dargestellt werden. Anstatt sich mühsam durch Seiten von Anleitungen oder Erklärungen zu arbeiten, können wir einfach einen visuellen Kontext hinzuziehen. Je nach Ausmaß der Prozesse können wir dadurch von einigen Hundert bis zu mehreren Hunderttausend Dollar sparen. Lucidchart ist für mich von unschätzbarem Wert.“

Weitere Ressourcen

  • Fallstudie: Yoder Lumber
  • Fallstudie: Taco Bell
  • Lucidchart für das operative Geschäft

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