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Desde entender la arquitectura y los procesos existentes de un cliente, hasta describir el estado deseado, los equipos de 4C usan los elementos visuales de Lucidchart para unir la brecha entre las audiencias técnicas y no técnicas y convierten ideas en acción.

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Al ser el más grande socio platino Salesforce independiente de EMEA, 4C tiene su trabajo hecho a la medida, ya que ayudan a una amplia variedad de clientes con la estrategia e implementación de Salesforce. Los consultores trabajan para diseñar sistemas y procesos que ayuden a los clientes a manejar y asistir mejor a sus propios clientes en todo el ciclo de ventas. Sus clientes abarcan desde compañías pequeñas que necesitan optimizar su proceso Salesforce existente hasta grandes empresas que requieren una implementación intensa de Salesforce por primera vez.

Sin importar el tamaño de la compañía o el alcance del proyecto, 4C no puede asistir a sus clientes de forma exitosa sin una comunicación clara y constante, tanto internamente entre los empleados como externamente con los clientes. Afortunadamente, 4C ha encontrado la solución para asegurar una comunicación fluida y un claro entendimiento durante un proyecto: la visualización con Lucidchart. Desde entender la arquitectura y los procesos existentes de un cliente, hasta describir el estado deseado, los elementos visuales unen la brecha entre las audiencias técnicas y no técnicas y convierten ideas en acción. 

Trazar la arquitectura con ERD

Como consultor líder en 4C, Jordan Fraser trabaja con un equipo, principalmente en las fases de creación y diseño de la solución. Al hacerlo, con frecuencia trata de comunicar aspectos muy técnicos a una audiencia relativamente no técnica y ha observado que los elementos visuales funcionan mucho mejor de lo que podría lograr una narrativa escrita o hablada. Jordan explica: 

“Lo visual siempre es mejor para el cliente. Muchas de las personas involucradas entienden los objetivos del negocio, pero no la tecnología subyacente. El uso de Lucidchart es extremadamente útil para traducir una conversación muy técnica de modo que concuerde directamente con las expectativas de los beneficiarios en términos de objetivos de negocio".

Los elementos visuales son una parte fundamental del diseño de soluciones que los consultores crean para sus clientes, el cual también sirve como plano para la implementación real. Uno de los diagramas más importantes incluido en esta documentación es el diagrama entidad-relación (ERD), el cual traza la arquitectura que alberga los datos de un cliente. Por medio de Lucidchart, Jordan diagrama el estado actual frente al estado meta para resaltar las diferencias y mostrar dónde es necesario migrar datos. Jordan aprovecha la importación de esquemas de Lucidchart para que crear sus diagramas sea aún más sencillo. Puede compartir sus diagramas con los consultores técnicos de modo que puedan ofrecer comentarios directamente dentro del documento para asegurar la precisión. 

“Lucidchart te facilita mucho más ordenar tus pensamientos y ponerlos en alguna parte. Puedes lograr mucho más con una herramienta que registra todo lo que haces en lugar de usar una pizarra estática y desordenada”, afirma Jordan.

Recolección de requisitos con mapas mentales

Kasper Jensen es otro consultor líder en 4C. Al igual que Jordan, él ya usaba Lucidchart para crear diagramas ERD fácilmente. Sin embargo, pronto se dio cuenta que no estaba aprovechando todo el potencial de Lucidchart con este caso de uso. Había muchas más formas en que podía utilizar los elementos visuales para su trabajo.

Ahora, Lucidchart se ha vuelto el foco principal en las interacciones de Kasper con los clientes, lo que ayuda a ambos a plasmar sus ideas e información en un formato procesable de modo que puedan llegar a un entendimiento compartido y avanzar. Kasper explica:

“Los elementos visuales me facilitan validar mis pensamientos y ayudan a que los clientes hablen. En lugar de tomar notas y compartirlas después, puedo tomar notas de forma pública en tiempo real, lo que permite a los clientes ofrecer comentarios más fácilmente. Puedo trazar cómo entiendo un proceso y ellos saben de inmediato si lo entiendo correctamente o no".

Kasper inicia el proceso de recolección de requisitos al sentarse con el cliente y crear un mapa mental en Lucidchart. Esta práctica ayuda a hacer que el cliente hable. Ver sus ideas de forma organizada puede muchas veces ayudar al cliente a recordar elementos cruciales que de otra forma podrían haberse olvidado. Llevar a cabo este proceso en tiempo real ayuda a que todos estén en sintonía desde el principio.

“Antes de Lucidchart, simplemente tomaba notas y luego las compartía con el cliente. Sin embargo, dos personas pueden tomar notas en la misma conversación y proponer puntos de vista completamente diferentes sobre lo que dijo el cliente. Con un elemento visual, se logra un entendimiento compartido más rápidamente”, explica Kasper.

Optimización y planificación con mapas de procesos

Delante del cliente y con la información que ha recopilado, Kasper traza enseguida el proceso actual del cliente en tiempo real. Esto permite que el cliente haga comentarios en el momento para asegurar una documentación precisa. Luego bosqueja el futuro proceso con las mejoras sugeridas, ya sea que implique mejorar el proceso usado en una instancia de Salesforce existente o implementar Salesforce por primera vez.

Estos elementos visuales aseguran que todos comprendan la solución propuesta y que los procesos acordados se documenten claramente en una ubicación central. Son fáciles de compartir y Kasper sabe que todos tienen siempre la versión más actual sin que él tenga que enviárselas por correo cada vez que se actualiza. 

Durante uno de los proyectos de Kasper, el contacto principal del cliente cambió y repentinamente surgieron preguntas sobre la solución que se había creado. Descubrieron que algunos aspectos de los procesos implicados eran incorrectos y a ambas partes les preocupaba que fuera necesario tener que reformular un nuevo desarrollo. 

Así que Kasper regresó a la mesa de dibujo y lentamente trazó todos y cada uno de los procesos implicados en el ciclo de ventas del cliente, desde el contacto inicial del cliente con un posible cliente hasta la facturación. Creó un documento Lucidchart con varias pestañas para cada proceso, usando áreas de acción con enlaces a los diferentes procesos internos. Al llevar a cabo esta actividad con los interesados en tiempo real, todos entendieron los detalles y acordaron que la solución existente era muy cercana a lo que el nuevo contacto tenía en mente, lo que descartó la reelaboración que esperaban. 

A Kasper le resulta útil actualizar sus diagramas Lucidchart a medida que los clientes presentan cambios o nuevas solicitudes. Hacer esto facilita ver cuándo cambia el alcance del proyecto y ahorra a la compañía tiempo considerable al evitar el trabajo repetido. Kasper afirma: 

“Lucidchart es una buena inversión. Confirma que vamos por el camino correcto y así sabemos que estamos haciendo bien las cosas desde el principio". 

Trazar historias de usuarios con mapas mentales

Alan Morgan es jefe de diseño en 4C y dirige un equipo de consultores sénior que diseñan proyectos para implementación de tecnología. No obstante, Alan tiene un segundo trabajo: promotor y usuario avanzado de Lucidchart. Ha logrado que toda la compañía y que consultores como Jordan y Kasper adopten la plataforma ya que, como él dice, “Lucidchart resuelve muchos de mis problemas”. 

Uno de esos problemas fue intentar cubrir las exigencias de clientes que pedían tiempos de respuesta más rápidos. A los clientes les cuesta trabajo entender la necesidad del complejo proceso de diseño de 4C. Simplemente quieren que se cree su solución lo más rápido posible. Alan se dio cuenta de que para reducir el tiempo y el trabajo requeridos para el diseño, específicamente tenía que acelerar la creación de historias de los usuarios. Por lo general, un proyecto puede requerir cientos de historias de usuarios. Sin embargo, documentar estas historias puede llevar semanas, lo cual no es una actividad escalable.

Así que Alan optó por Lucidchart para reinventar su documentación de historias de los usuarios. Empezó a crear mapas mentales para documentar historias de usuarios en tiempo real con un cliente. Es una actividad colaborativa que permite a cada departamento describir lo que es más importante para ellos y ofrecer comentarios. Estas historias de usuarios son un ciclo constante, por lo que el hecho de que se puedan hacer cambios al momento (en lugar de enviar y recibir un sinnúmero de comentarios) ahorra a los clientes de cinco a seis días de trabajo. Este proceso educa al cliente en cuanto al tamaño y el alcance de un proyecto, y permite hacer revisiones sin tener que reescribir por completo las historias de los usuarios.

Una vez que se ha llegado a la versión final, Alan exporta el mapa mental en forma de lista, la que luego se transfiere a Excel y se convierte en el documento maestro de requisitos o en la lista definitiva de lo que es necesario crear para el cliente. Documentar las historias de los usuarios de esta forma ahorra a Alan dos días completos de trabajo, acelerando considerablemente los tiempos de respuesta del proyecto para los clientes. Alan explica:

“Lucidchart me ahorra muchos dolores de cabeza durante este proceso de documentación. Hacerlo en vivo permite mayor entendimiento y colaboración. Lo que creamos en Lucidchart ofrece las bases del documento de diseño de nuestra solución".

Los tiempos de respuesta más rápidos han ampliado la base de clientes de 4C. Ahora pueden trabajar con clientes que tienen presupuestos más limitados y que anteriormente no podían acceder al servicio por las horas extra que se requerían para el diseño. 

A Alan le encanta el hecho de que puede usar Lucidchart absolutamente donde quiera, ya sea en su PC, Mac, teléfono o tableta, y aprovecha al máximo esta capacidad. En una ocasión, mandaron a Alan a una presentación de ventas en la que el director general se desvió de la agenda original y empezó a cuestionar a Alan sobre el proyecto, el cual había sido acordado meses antes. 

“Había tratado con muchos clientes desde nuestro acuerdo, no esperaba ser cuestionado y estaba teniendo dificultad para recordar los detalles de este proyecto específico. Mi portátil estaba sin batería. Así que usé la portátil de mi cliente para iniciar sesión en Lucidchart. Los guié por la documentación que habíamos guardado allí, lo que me ayudó a recordar todos los detalles a medida que lo hacía. Lucidchart me preparó para el éxito en esa situación”, describe Alan. 

Creación de los planos

La documentación que crean Alan, Jordan y Kasper prepara al cliente y a 4C para el éxito y funciona como el plan de acción que los equipos de creación de proyectos y éxito de clientes pueden usar para implementar y mantener la solución tecnológica de un cliente. Los documentos se pueden compartir fácilmente de forma interna y externa usando las integraciones de Lucidchart con Google Drive y Quip. Como resultado, los proyectos pueden cambiar de manos fácilmente sin perder el contexto y entendiendo que este ha sido recopilado cuidadosamente de los clientes.

Crear elementos visuales en Lucidchart proporciona la comunicación y la colaboración que 4C necesita para crear éxito para su compañía y sus clientes.

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