Qu'est-ce qu'un diagramme à couloirs ?


Les couloirs clarifient le rôle des différents intervenants dans un organigramme. Vous trouverez ici tout ce que vous devez savoir, à commencer par une présentation des diagrammes à couloirs et la marche à suivre pour créer les vôtres.

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Que sont les diagrammes à couloirs ?

Un diagramme à couloirs est un organigramme qui indique le rôle de chaque intervenant dans un processus. Basé sur la métaphore des couloirs de natation, un diagramme à couloirs apporte clarté et responsabilité individuelle en plaçant les étapes d'un processus dans les couloirs horizontaux ou verticaux d'un employé, d'une équipe ou d'un service donnés. Il montre les connexions, la communication et les transferts entre ces couloirs, et peut servir à mettre en lumière des gaspillages, redondances ou manques d'efficacité dans un processus.

diagramme à couloirs

Ce type de diagramme est également connu sous le nom de diagramme de Rummer-Bache ou diagramme de flux fonctionnel croisé, et les couloirs sont parfois appelés bandes fonctionnelles. Les couloirs sont un élément de grande valeur dans la méthode Business Process Model and Notation (BPMN et BPMN 2.0), son équivalent dédié à la conception logicielle, l'UML (Unified Modeling Language), et les schémas de procédé (Process Flow Diagrams, PFD). Les symboles standards utilisés dans tous ces types de diagrammes, combinés à l'utilisation des couloirs, offrent une représentation visuelle claire des responsabilités de chacun dans un processus.

Historique des couloirs

Dans les années 1940, une variante des premiers diagrammes de flux appelée schémas de processus multi-colonnes fit son apparition. Ils étaient utilisés pour décrire des processus impliquant plus d'une unité ou d'un service, avec un objectif similaire aux diagrammes à couloirs d'aujourd'hui, mais présentés sous une apparence différente.

Geary Rummler Alan Brache

En 1990, Geary Rummler et Alan Brache ont publié l'ouvrage Improving Processes, qui mettait en lumière les diagrammes à couloirs. C'est pourquoi ces diagrammes sont aujourd'hui parfois appelés diagrammes de Rummler-Brache. Dans Microsoft Visio, ils sont appelés diagrammes de flux fonctionnel croisé. En ingénierie informatique, le terme de « couloir » apparaît aussi dans le langage de définition des processus JBoss. Ces travaux illustrent les efforts effectués au fil du temps pour résoudre un problème récurrent des entreprises, à savoir la clarification des processus et le suivi des responsabilités, qui ont mené aux usages largement répandus d'aujourd'hui.

Objectifs et avantages des couloirs

Aujourd'hui, les entreprises disposant de nombreux groupes de travail et services utilisent ces diagrammes dans divers objectifs :

  • Ils permettent d'informer les employés de l'entreprise du rôle de chacun. Les diagrammes à couloirs et l'utilisation des couloirs dans d'autres types de diagrammes mettent en lumière quelles étapes d'un processus ou d'un sous-processus sont assignées à un acteur donné dans l'entreprise.
  • En détaillant ces informations dans un diagramme, vous pouvez repérer les redondances entre différents couloirs, les goulots d'étranglement, les gaspillages et les autres sources d'inefficacité. Cette stratégie peut parfois révéler des doublons ou des étapes superflues dans un processus, par exemple différents services qui effectuent la même tâche. Ces diagrammes peuvent également mettre en avant des retards dans les processus ou des contraintes de capacité dans un couloir donné et permettre ainsi de résoudre ces problèmes. Il devient ainsi possible de renforcer la performance et la qualité au sein d'une entreprise, tout en réduisant le travail et les coûts inutiles.
  • Vous pouvez utiliser un deuxième diagramme à couloirs pour modéliser une meilleure manière de structurer votre processus ou pour tenir compte de circonstances qui évoluent, notamment des changements de personnel ou de technologie.
  • Comme les autres diagrammes, les diagrammes à couloirs servent à communiquer de façon plus claire qu'une simple description.
  • Les diagrammes à couloirs peuvent être utilisés pour formaliser l'intégration de processus entre différentes équipes ou services, et ainsi les fluidifier en continu.

Attributs et composants des diagrammes à couloirs

Associés aux symboles standards de n'importe quel type d'organigramme, les couloirs introduisent des lignes parallèles verticales ou horizontales qui regroupent les étapes d'un processus par acteur : employés, groupes de travail, services ou même systèmes d'information. Chaque couloir est labellisé au nom de cet acteur. Parfois, les couloirs horizontaux sont plus pratiques, car les écrans d'ordinateur sont plus larges que hauts. Les étapes du processus sont détaillées dans leurs couloirs respectifs. Les étapes interconnectées entre différents couloirs apparaissent également. Les différentes interactions des acteurs visant au déroulement efficace du processus sont ainsi visibles.

Couloirs dans les diagrammes BPMN 2.0

Dans la méthode BPMN 2.0, les pistes ou couloirs sont l'un des quatre types d'éléments utilisés dans les diagrammes de processus métier. Une piste représente les principaux participants d'un processus. Une piste différente peut faire référence à une autre entreprise ou à un autre service qui participe néanmoins au processus. Les couloirs au sein d'une piste montrent les activités et les flux d'un rôle ou d'un participant, et définissent qui est responsable de quelle partie du processus. Les trois autres types d'éléments sont :

  1. Les objets de flux : événements, activités et branchements
  2. Les objets de connexion : flux de séquences, flux de messages et associations
  3. Les artefacts : objets de données, groupes et annotations

Pour en savoir plus sur les symboles BPMN, rendez-vous ici.

Comment faire des recherches pour un diagramme à couloirs (ou diagramme de Rummler-Brache)

  1. Déterminez votre objectif et quels processus doivent être examinés pour l'atteindre. Réfléchissez au niveau de détail nécessaire à une compréhension suffisante du processus pour être efficace.
  2. Décomposez le travail en petits éléments, mais assurez-vous de bien prendre en compte l'intégralité du processus afin de le voir dans son ensemble et éventuellement de pouvoir l'optimiser. Délimitez donc clairement le processus à étudier.
  3. Identifiez les couloirs, qui peuvent être des employés, des groupes de travail ou des services.
  4. Pour un processus existant, étudiez ses étapes, en tenant compte du « qui » et du « quoi », pour qu'elles puissent être réparties dans leurs couloirs respectifs. Détaillez les interconnexions, communications et transferts entre les pistes. Décrivez le processus tel qu'il est, mais gardez l'œil sur les interruptions de processus, redondances, doublons, goulots d'étranglement et autres sources d'inefficacité éventuels. Notez qu'une redondance peut être sciemment incluse dans un processus pour des raisons de sécurité ou de qualité. Prenez des notes et esquissez un diagramme, à la main ou avec des post-its, que vous pourrez affiner ultérieurement avec un logiciel de création de schémas.
  5. Pour modéliser un processus nouveau, détaillez-en les étapes qui pourraient accroître son efficacité, son niveau de qualité et/ou réduire les retards et les coûts.
  6. Remarque : pour un processus complexe décrit à l'aide de schémas de procédé, de la notation BPMN 2.0 ou de tout autre type de diagramme, cette recherche peut être réalisée par une équipe disposant d'une certaine expertise dans ces méthodes de travail. Elle peut alors utiliser les couloirs comme un élément de ces méthodes.

Étapes de création et d'utilisation d'un diagramme à couloirs

  1. Listez les participants sur la gauche pour créer des couloirs horizontaux, soit en les dessinant à la main soit à l'aide d'un logiciel de création de schémas. Si vous vous apercevez plus tard qu'il est plus pratique d'avoir des couloirs verticaux, vous pourrez toujours les reprendre ou les faire pivoter.
  2. Utilisez les symboles standards pour décrire les étapes du processus les unes après les autres, dans les couloirs appropriés.
  3. Faites valider votre diagramme par les participants au processus et procédez aux ajustements nécessaires.
  4. Le diagramme peut maintenant être utilisé pour communiquer autour d'un processus standardisé à des fins de formation ou de contrôle qualité, afin de clarifier les responsabilités de chacun et pour rendre visibles des interruptions ou sources d'inefficacité.
  5. Un nouveau diagramme peut être dessiné pour modéliser un nouveau processus et montrer de nouvelles responsabilités, permettant aux analystes et participants d'étudier le pour et le contre et de continuer à affiner le processus.

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