Wat is een swimlane?

Een swimlane-diagram  is een soort stroomdiagram dat in kaart brengt wie wat doet in een proces.  De metafoor van zwembanen  in het zwembad wordt gebruikt om duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is, door de stappen van een proces binnen de horizontale of verticale "zwembanen" te plaatsen, die elk toebehoren aan een specifieke werknemer, werkgroep of afdeling. Tussen de banen worden verbindingen, communicatie en overdracht weergegeven. Deze diagrammen kunnen helpen verspilling, overbodigheid en inefficiëntie in processen te identificeren en voorkomen.

Dit type diagram is ook gekend als een Rummler-Brache-diagram of een functiestroomdiagram (zwembanen worden  soms ook functionele banden genoemd). Swimlanes zijn een waardevol element voor Business Process Model & Notation (BPMN en BPMN 2.0); voor de tegenhanger voor softwaredesign, Unified Modeling Language (UML); en voor Process Flow Diagrams (PFDs). In combinatie met de standaard symbolen die voor deze soorten diagrammen worden gebruikt, kunnen zwembanen een gemakkelijk te begrijpen visuele weergave bieden van wie waarvoor verantwoordelijk is in een proces.

In de jaren 40 verscheen er een vroege variant van stroomdiagrammen, waarbij een proces in meerdere kolommen werd afgebeeld. De kolommen werden gebruikt om processen te beschrijven waarbij meer dan één eenheid of afdeling betrokken was. De swimlane-diagrammen van vandaag zijn hier conceptueel aan verwant, hoewel ze er anders uitzien.

Geary Rummler	Alan Brache

In 1990 publiceerden Geary Rummler en Alan Brache hun boek Improving Processes, dat Swimlane-diagrammen in de kijker zette. De diagrammen worden nu soms Rummler-Brache-diagrammen genoemd, naar de auteurs van het boek. Bij Microsoft Office Visio worden ze functiestroomdiagrammen genoemd. De term Swimlane komt ook terug in de computerwetenschappen, meer bepaald in de JBoss Process Definition Language. Dit bondige geschiedenisoverzicht illustreert dat de methodes die we vandaag gebruiken het resultaat zijn van de voortdurende inspanningen van bedrijven om processen en verantwoordelijkheden duidelijker te maken.

Voor bedrijven met verschillende werkgroepen of afdelingen, kunnen deze diagrammen op een aantal manieren nuttig zijn:

• Ze kunnen iedereen in een organisatie helpen begrijpen wat de rest van het bedrijf doet. Swimlane-diagrammen, en Swimlanes die in andere soorten diagrammen worden gebruikt, maken duidelijk welke processtappen of subprocessen een bepaalde persoon of groep personen krijgt toegewezen.
• Door deze informatie in een diagram te gieten, worden eventuele overlappingen, knelpunten en andere inefficiënties zichtbaar. Soms komen er dubbele of onnodige stappen aan het licht, zoals twee afdelingen die allebei dezelfde taak uitvoeren. Bovendien kunnen er binnen een bepaalde Swimlane vertragingen of capaciteitsproblemen worden opgemerkt, zodat dit kan worden aangepakt en opgelost. Zo kunnen bedrijven de prestaties en kwaliteit verbeteren, en onnodig werk en kosten beperken.
• Je kunt een tweede Swimlane-diagram gebruiken om een betere processtructuur uit te tekenen, of om voorbereid te zijn op eventuele veranderingen, zoals op het vlak van personeelsbezetting of technologie.
• Zoals alle diagrammen helpt een Swimlane-diagram je om duidelijker te communiceren dan met woorden mogelijk is.
• Swimlane-diagrammen kunnen standaard worden gebruikt om processen tussen teams of afdelingen te integreren, wat op lange termijn voor heldere processen zorgt.

Swimlane-diagrammen gebruiken de standaard symbolen van het type schema dat geproduceerd wordt, waaraan vervolgens de verticale of horizontale "zwembanen" worden toegevoegd, die de stappen van het proces per werknemer, werkgroep, afdeling of zelfs informatiesysteem groeperen. Elke baan krijgt ook een gepaste naam. Soms zijn horizontale banen praktischer omdat desktopschermen breder zijn dan ze hoog zijn - maar dit is niet altijd het geval. De processtappen worden binnen de zwembanen benoemd en de interconnectie van de stappen tussen de banen wordt eveneens weergegeven. Zo toont het diagram hoe de verschillende actoren elk hun bijdrage leveren om het hele proces vlot te laten verlopen.

In BPMN 2.0 zijn zwembaden/zwembanen een van de vier soorten elementen die gebruikt worden in Business Process-diagrammen. Een zwembad vertegenwoordigt een belangrijke deelnemer in een proces. Verschillende zwembaden kunnen verschillende bedrijven of afdelingen zijn, die toch bij het proces betrokken zijn. Zwembanen binnen een zwembad tonen de activiteiten en stromen voor een bepaalde rol of deelnemer, en definiëren zo wie verantwoordelijk is voor welk deel van het proces. De drie andere soorten elementen zijn:

1. Stroomobjecten

   : evenementen, activiteiten en poorten

2. Verbindende objecten

   : volgordestroom, berichtenstroom en associatie.

3. Artefacten

   : dataobject, groep en annotatie.

Meer informatie over BPMN-symbolen vind je hier.

1. Bepaal je doel

   en welk proces of welke processen bestudeerd moeten worden om dat doel te bereiken. Overweeg hoeveel detail nodig is om de situatie goed te begrijpen en doeltreffend te werk te kunnen gaan.

2. Verdeel het werk

   in hapklare brokken, maar zorg er steeds voor dat je een volledig proces bestudeert, zodat je er een goed overzicht van krijgt en het indien nodig kunt verbeteren. Identificeer duidelijke grenzen voor het proces dat je gaat bestuderen.

3. Identificeer de zwembanen

   - dit kunnen werknemers, werkgroepen of afdelingen zijn.

4. Voor een bestaand proces onderzoek je de processtappen

   , zowel de "wie" als de "wat", zodat deze in de juiste Swimlanes kunnen worden ondergebracht. Bepaal de verbindingen, communicatie en overdracht tussen de banen. Leg het proces vast zoals het is, maar kijk uit naar gaten, verspilling, overbodigheid, knelpunten en andere inefficiënties. Onthoud wel dat overbodigheid soms doelbewust in een proces wordt ingebouwd, voor de veiligheid of kwaliteit. Je kunt notities bijhouden en met de hand een diagram uittekenen op Post-Its, dat je dan later met diagramsoftware bijschaaft.

5. Als er een nieuw proces wordt uitgestippeld

   , benoem dan de processtappen die de efficiëntie en kwaliteit zouden verhogen en/of vertragingen en kosten verlagen.

6. Opmerking

   : Als er een complex proces gedocumenteerd wordt met Process Flow Diagrams (PFDs), Business Process Model Notation 2.0 (BPMN 2.0) of andere soorten diagrammen, kan een team met expertise rond deze methodes het onderzoek uitvoeren, en zwembanen als een element ervan gebruiken.

1. Maak een lijst van de deelnemers

   aan de linkerkant om horizontale Swimlanes te creëren - je kunt dit met de hand tekenen of diagramsoftware gebruiken. Als je later bedenkt dat het beter zou zijn om verticale Swimlanes te gebruiken, kun je dit opnieuw van bovenaf tekenen, of het diagram roteren.

2. Gebruik standaard symbolen om de processtappen weer te geven

   , in de juiste volgorde en de juiste Swimlane.

3. Bekijk je diagram

   samen met de deelnemers aan het proces en pas het indien nodig aan.

4. Het diagram kan nu worden gebruikt

   om een gestandaardiseerd proces te communiceren met het oog op kwaliteit en training, om verantwoordelijkheden te verduidelijken en om inefficiëntie of gaten in het proces te aan het licht te brengen.

5. Er kan een nieuw diagram worden opgesteld

   om een nieuw proces uit te tekenen en nieuwe verantwoordelijkheden voor te stellen. Op die manier kunnen analisten en deelnemers de voor- en nadelen bestuderen en het proces verder verfijnen.

Gebruik de intuïtieve, gebruiksvriendelijke software van Lucidchart om professioneel ogende Swimlane-diagrammen te creëren. Maak een Swimlane door een container te tekenen voordat je de processtroom uitwerkt. Benoem elke kolom in de container als een individu of team dat bij het proces betrokken is. Wanneer je daarna de processtroom uitwerkt, breng je elke handeling onder bij het individu of team dat de handeling uitvoert. Ontdek hoe gemakkelijk je Swimlane-diagrammen kunt bouwen met Lucidchart, met een gratis proefversie.