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Mais estudos de caso

Seja para compreender a arquitetura e os processos existentes de um cliente, ou para definir um estado desejado, as equipes da 4C usam os recursos visuais do Lucidchart para reduzir as diferenças entre o público técnico e o não técnico e para colocar ideias em prática. 

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A 4C é a maior parceira Platinum do Salesforce independente na região EMEA, e responsável por ajudar uma variedade de clientes a criar estratégias e fazer implementações do Salesforce. Os consultores trabalham para projetar sistemas e processos que ajudarão os clientes a gerenciar e atender melhor seus próprios clientes durante todo o ciclo de vendas. Seus clientes variam desde pequenas empresas buscando otimizar processos existentes do Salesforce, a grandes organizações exigindo uma implementação abrangente do Salesforce pela primeira vez.

Independentemente do tamanho da empresa ou do escopo do projeto, a 4C não consegue atender seus clientes corretamente sem uma comunicação clara e constante, tanto internamente entre os funcionários quanto externamente com os clientes. Felizmente, a 4C encontrou uma maneira de garantir uma comunicação uniforme e um entendimento transparente em seus projetos: visualizar com o Lucidchart. Seja para compreender a arquitetura e os processos existentes de um cliente, ou para definir um estado desejado, os recursos visuais ajudam a reduzir as diferenças entre o público técnico e o não-técnico, e a colocar ideias em prática. 

Mapeamento de arquiteturas com diagramas ER

Como consultor chefe na 4C, Jordan Fraser trabalha com uma equipe principalmente nas fases de criação e desenvolvimento de soluções. Muitas vezes, ele tenta comunicar conceitos bastante técnicos para um público relativamente não técnico — e descobriu que os recursos visuais oferecem resultados muito melhores do que uma narrativa escrita ou falada. Jordan explica: 

“O uso de recursos visuais é sempre melhor para o cliente. As partes interessadas geralmente entendem as metas comerciais, mas não a tecnologia envolvida. É extremamente útil usar o Lucidchart para traduzir conversas bastante técnicas e atender diretamente as expectativas das metas comerciais."

Os recursos visuais são essenciais para os consultores poderem criar soluções para seus clientes. Eles também são usados como uma planta para a implementação real. Um dos diagramas mais importantes incluídos nestes documentos é o diagrama entidade-relacionamento (diagrama ER), que mapeia a arquitetura que hospeda os dados de um cliente. Com o Lucidchart, o Jordan consegue diagramar o estado atual e o estado ideal, destacando as diferenças e demonstrando para aonde os dados precisam ser migrados. O Jordan aproveita o recurso de importação de esquemas do Lucidchart para facilitar ainda mais a criação dos diagramas. Ele consegue compartilhar seus diagramas com os consultores técnicos para que eles deem opiniões diretamente dentro do documento, garantindo assim ainda mais precisão. 

“O Lucidchart facilita organizar e documentar ideias. Você consegue realizar muito mais com uma ferramenta que registra tudo o que você faz, em vez de usar um quadro branco estático e bagunçado”, revela Jordan.

Mapas mentais para coletar requisitos

Kasper Jensen também é consultor chefe na 4C. Assim como Jordan, ele também já usava o Lucidchart para criar diagramas ER com facilidade. No entanto, ele rapidamente percebeu que estava aproveitando muito pouco todo o potencial do Lucidchart ao usar apenas uma única utilidade — os recursos visuais podiam ajudá-lo de maneiras muito mais abrangentes.

Kasper passou a usar o Lucidchart como referência central nas interações com os clientes, ajudando tanto ele quanto os clientes a colocar ideias e informações em prática e em formatos acionáveis, onde todos passam a entender o projeto e seguir em frente. Kasper explica:

“Os recursos visuais facilitam validar as minhas ideias e criar uma maior interação com os clientes. Em vez de fazer anotações e compartilhá-las depois, eu faço 'anotações públicas' em tempo real, possibilitando receber as opiniões dos clientes com mais facilidade. Eu consigo desenhar o que entendi de seus processos, e eles imediatamente veem se entendi certinho ou não."

Kasper inicia o processo de coleta de requisitos se reunindo com o cliente e criando um mapa mental no Lucidchart. Isso faz com que o cliente fale mais dos seus processos. Ver as ideias visualizadas de maneira organizada muitas vezes ajuda o cliente a se lembrar de elementos fundamentais que, de outra forma, poderia ter esquecido. E conduzir este processo em tempo real ajuda a alinhar todo mundo desde o início.

“Antes do Lucidchart, eu apenas fazia anotações e depois as compartilhava com o cliente. No entanto, duas pessoas podem tomar notas sobre a mesma conversa e resultar em pontos de vista completamente diferentes daquilo que foi dito pelo cliente. Ao usar recursos visuais, o entendimento entre todos os envolvidos acontece mais rapidamente”, explica Kasper.

Otimização e planejamento com mapas de processos

Usando os detalhes coletados, Kasper mapeia o processo atual do cliente junto com ele e em tempo real, podendo receber sugestões e opiniões imediatamente e garantir que ele terá documentos precisos. Em seguida, ele aplica suas sugestões para esboçar o processo futuro, seja melhorando o processo de uma instância existente do Salesforce ou implementando o Salesforce pela primeira vez.

Estes recursos visuais garantem que todos entendam a solução proposta e que os processos acordados sejam claramente documentados em um local central. Eles são fáceis de compartilhar, e o Kasper saberá que todos sempre terão acesso à versão mais atualizada do documento sem precisar que ele envie e-mails a cada nova iteração. 

Durante um dos projetos do Kasper, seu principal contato com o cliente saiu da empresa e então começaram a surgir dúvidas sobre a solução que tinha sido desenvolvida. Descobriu-se que alguns aspectos dos processos envolvidos estavam incorretos e ambas as partes estavam preocupadas, pois talvez fosse necessário ter que desenvolver tudo novamente. 

Kasper repensou tudo e, cuidadosamente, mapeou todos os processos associados ao ciclo de vendas do cliente — do contato inicial com um cliente em potencial à fatura. Ele criou um documento do Lucidchart contendo várias abas para cada processo, e usou pontos de acesso para conectar os diferentes processos internamente. Ao concluir a atividade com as partes interessadas em tempo real, todos entenderam os pormenores e concordaram que a solução existente estava bastante próxima ao que o novo contato tinha elaborado, portanto, descartando qualquer necessidade de ter que desenvolver tudo novamente. 

Kasper gosta de atualizar seus diagramas do Lucidchart à medida que os clientes fazem alterações ou novas solicitações. Isso facilita ver mudanças de escopo e economiza bastante tempo para a empresa, ajudando a evitar reformulações. Kasper constata: 

“O Lucidchart é um ótimo investimento. Ele confirma que estamos no caminho certo, portanto, sabemos que estamos fazendo tudo certo desde o começo." 

Mapeamento de histórias de usuários com mapas mentais

Alan Morgan é chefe de design da 4C e lidera uma equipe de consultores seniores responsável por criar projetos de implementação de tecnologia. Mas Alan ainda tem uma outra função: especialista no Lucidchart e usuário avançado. Ele incentiva a adoção da plataforma em toda a empresa para consultores como Jordan e Kasper porque, como ele mesmo disse: “o Lucidchart resolve muitos dos meus problemas”. 

Um destes problemas era tentar atender às demandas dos clientes para obter um retorno mais rápido. Os clientes têm uma certa dificuldade em compreender por que a 4C tem um processo de criação tão complexo — eles só querem que sua solução seja desenvolvida o mais rápido possível. Alan percebeu que, para reduzir o tempo e o trabalho necessários para a criação, ele precisava especificamente acelerar a criação de histórias dos usuários. Um único projeto normalmente exige centenas de histórias de usuários, podendo demorar muitas semanas para documentá-las — o que não é uma atividade escalonável.

Portanto, Alan passou a usar o Lucidchart para reformular a sua documentação de histórias de usuários. Ele começou a criar mapas mentais para documentar as histórias de usuários em tempo real com o cliente. A atividade colaborativa permite que cada departamento determine o que é mais importante para eles e ofereça opiniões. As histórias dos usuários são uma iteração constante, e o fato de alterações poderem ser feitas na hora em vez de através de opiniões enviadas para lá e para cá, economiza de cinco a seis dias de trabalho para o cliente. O processo ensina ao cliente o tamanho e o escopo de um projeto, e permite fazer revisões sem ter que reescrever todas as histórias dos usuários.

Ao chegar à versão final, Alan exporta o mapa mental como uma lista que é então transferida para o Excel e se torna o documento de requisitos mestre, ou a lista definida do que precisa ser desenvolvido para o cliente. Documentar as histórias de usuários desta maneira economiza dois dias inteiros de trabalho para Alan, acelerando significativamente a produção de projetos para os clientes. Alan explica:

“O Lucidchart me poupa de muitas dores de cabeça durante o processo de criação de documentos. Poder usá-lo ao vivo permite uma maior compreensão e colaboração. O que criamos no Lucidchart é o alicerce do nosso desenvolvimento de soluções."

A produção mais rápida ampliou a base de clientes da 4C — agora eles conseguem trabalhar com clientes com orçamentos mais apertados e que anteriormente não podiam pagar pelo serviço e as horas extras de trabalho necessárias para a criação. 

Alan adora poder usar o Lucidchart em qualquer lugar — seja no PC, Mac, celular ou tablet — e ele aproveita ao máximo todos os recursos. Por exemplo, Alan esteve em uma reunião de vendas em que o diretor executivo desviou o foco do encontro e começou a fazer muitas perguntas sobre o projeto para o Alan — o que já tinha sido aprovado meses atrás. 

“Eu já tinha trabalhado com muitos outros clientes desde que fechamos nosso acordo, então eu não esperava receber tantas perguntas dessa forma, e estava tendo muita dificuldade em lembrar os detalhes do projeto em questão. E meu laptop estava sem bateria. Portanto, decidi usar o laptop do meu cliente para entrar no Lucidchart. Eu lhes mostrei todos os documentos que tínhamos salvado e, ao mesmo tempo, eu ia lembrando dos detalhes. O Lucidchart me ajudou muito nessa situação”, relata Alan. 

Desenvolvendo o modelo

Os documentos criados por Alan, Jordan e Kasper possibilitam o sucesso do cliente e da 4C, servindo como modelo que as equipes de desenvolvimento e sucesso podem usar para implementar e manter soluções de tecnologia para seus clientes. Os documentos podem ser facilmente compartilhados interna e externamente por meio das integrações do Lucidchart com o Google Drive e o Quip. Portanto, projetos podem ser transferidos facilmente sem perder o contexto e a compreensão cuidadosamente conquistados dos clientes.

Criar recursos visuais no Lucidchart possibilita a comunicação e a colaboração de que a 4C precisa para gerar sucesso para sua empresa e seus clientes.

Use o Lucidchart para aumentar a eficiência e comunicar-se com maior clareza.