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Quando Steve Groff ingressou na Delta Airlines, ele percebeu que os fluxos de trabalho tinham caído em desuso e os funcionários não encontravam as peças de avião que precisavam — mas ele rapidamente reverteu a situação e economizou "centenas de milhares de dólares" usando o Lucidchart.

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Steve Groff foi contratado como engenheiro de processos na central de manutenção da Delta Airlines em Minneapolis, EUA. Sua principal função era supervisionar todos os processos relacionados a materiais físicos utilizados na manutenção das aeronaves. Infelizmente, quando Steve iniciou seus trabalhos, os processos existentes para o uso e armazenamento de materiais não tinham sido implementados há algum tempo. O sistema estava desorganizado, resultando em ineficiências.

"Temos milhões e milhões de dólares em peças de aeronaves soltas, e não conseguimos encontrar cerca de 20% delas porque não estamos seguindo os processos que, anteriormente, eram obedecidos, mas que agora caíram em desuso. E ninguém é responsabilizado porque as pessoas já não sabem mais quais são os processos."

A Delta enviou Steve para a instalação da empresa aérea na cidade de Minneapolis para entender todos os processos sendo usados e determinar como melhorá-los e diminuir o desperdício. Além desta tarefa gigantesca, as funções de Steve aumentaram mais ainda quando a Delta decidiu construir um novo armazém de manutenção na pista, e transferir tudo para lá. "Se você já participou de qualquer tipo de mudança, 100 metros ou 100 quilômetros não fazem a menor diferença. Você ainda tem que preparar tudo. Meu papel aqui é ter total responsabilidade sobre a realocação e os processos durante a ação toda."

Durante a implementação de novos processos e a transferência para uma nova localização física, Steve tem apoiado grandes mudanças na central da Delta em Minneapolis — e grandes mudanças sempre trazem grandes desafios.

"Haverá uma transformação importante em atitudes. Muitas pessoas sentirão as mudanças. Haverá resistência, mas há somente uma maneira de garantir o cumprimento de um processo — por meio da responsabilização e prestação de contas."

Para que essas grandes mudanças ocorressem de forma bem-sucedida, Steve precisava de uma ferramenta que permitisse visualizar, analisar, projetar e implementar os processos. Além disso, ele precisava de uma ferramenta para ajudar a alinhar todos os envolvidos, responsabilizar as pessoas e gerar apoio para novas ideias. A ferramenta também teria que usar recursos existentes e ajudar a organizar suas ideias.

A ferramenta escolhida por Steve é o Lucidchart.

A solução

Desde o início, Steve sabia que o Lucidchart atenderia às suas necessidades. "Assim que vi o Lucidchart, sabia que era exatamente o que precisava. Interativo na medida certa, permitia realizar tudo o que eu estava pensando, ali mesmo, no computador."

Usando o Lucidchart, Steve desenvolveu um processo para aumentar a precisão do inventário na instalação de Minneapolis. Para organizar as peças de avião corretamente, os funcionários precisam decidir a que local elas pertencem. Algumas peças não têm etiquetas de identificação ou são raramente usadas na instalação de Minneapolis. Em vez de consultar Steve toda vez que precisam para tomar uma decisão, os funcionários acessam o fluxograma desenvolvido por ele, o que se tornou uma ótima maneira de aumentar a produtividade e eficiência.

"Se eu não estiver presente, posso distribuir um diagrama ou fluxo de processos, e eles saberão exatamente o que fazer. Não preciso estar ali do lado, segurando suas mãos e dizendo: 'bem, se houver este problema, faça o seguinte...'. Eles já têm tudo o que precisam."

Ao fazer ajustes em processos, Steve gosta muito de usar o Lucidchart porque lhe permite registrar rapidamente comentários e opiniões dos funcionários em toda a empresa. "Eu prefiro usar o Lucidchart em vez de ter que reunir todo mundo, distribuir uma folha de papel e falar 'escreva o que você quer alterar', e então colher todas as opiniões, inseri-las em um diagrama e, passada uma semana, ouvir de todos, 'não, não, isso está incorreto'. Em vez disso, eu projeto o Lucidchart no telão da sala de reuniões, ouço os comentários e monto todo o processo em 20 minutos."

Depois de criar um novo processo de forma colaborativa, Steve o imprime e o coloca na instalação onde todos possam vê-lo e aderir à norma. "Imprimimos e colamos nas paredes grandes murais que demonstram o processo. É um formato visual, as pessoas mantêm um alto grau de comprometimento e todos focam no trabalho e o desempenham corretamente."

Os resultados

Segundo Steve, o Lucidchart tem ajudado a instalação de Minneapolis a buscar melhorias contínuas, adotar novos processos rapidamente e economizar tempo e dinheiro.

Conforme as circunstâncias mudam, devem-se ajustar os processos de trabalho visando a produtividade ideal. Portanto, é importante que Steve adote uma plataforma que favoreça a flexibilidade.

"A engenharia de processos nunca termina porque os processos estão sempre mudando e evoluindo. É por isso que eu uso o Lucidchart — é muito fácil mover uma parte do seu processo ou acrescentar uma pequena caixa descritiva, ou seja lá o que precisar. Ele tem sido muito útil para alinhar as ações de todos os envolvidos."

O Lucidchart também ajuda o Steve a desenvolver relacionamentos profissionais e gerar interesse e comprometimento quando os processos mudam. "Todo mundo tem ótimas ideias, e quando você mostra às pessoas que o processo está sendo criado em tempo real e as suas opiniões estão sendo usadas (e não apenas as suas próprias), elas se envolvem e se sentem mais acolhidas. Se você proporciona às pessoas o sentimento de 'a sua opinião é muito importante', e elas entendem que você realmente quer ouvir seus pontos de vista, elas ajudarão com muito prazer."

Quando Steve ingressou na Delta, este conceito era especialmente importante. "Quando eu comecei, ainda tinha que provar meu valor, então muita gente realmente não queria participar. Depois de convencer as pessoas de que os processos realmente melhorariam suas vidas e que eu não estava aqui somente pra cumprir tabela, as relações melhoraram muito. Quando as pessoas participam, elas ficam muito mais amigáveis. Criar ideias juntos é muito mais do que se encontrar e dizer 'olá, como estão as coisas?'"

No final das contas, Steve acredita que o Lucidchart melhorou os resultados da Delta ao economizar tempo e dinheiro na instalação de Minneapolis.

"Pode-se dizer que ao fazer as pessoas entenderem um processo só de olhar para um diagrama em vez de ter que ler instruções escritas nos economizou centenas, milhares, dezenas de milhares, centenas de milhares de dólares, dependendo da extensão do processo. Para mim, o Lucidchart é simplesmente inestimável."

Recursos adicionais

Use o Lucidchart para documentar e otimizar seus processos.

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