Utiliser SIPOC pour améliorer vos processus métier 

Les entreprises cherchent toujours des moyens de travailler plus efficacement et d’améliorer la qualité de leurs produits. Pour y parvenir, vous devez comprendre et suivre de près vos processus actuels.

Grâce à une approche visuelle et structurée, SIPOC facilite l’analyse de vos processus actuels et l’identification des possibilités d’amélioration. Par exemple, SIPOC peut vous aider à comprendre où se trouvent les goulets d’étranglement, les étapes inutiles ou les redondances, afin que vous puissiez apporter les changements nécessaires pour que tout reste sur la bonne voie.  

Dans cet article, nous aborderons ce qu'est un diagramme SIPOC, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que la manière d’en créer un.

Qu’est-ce que le SIPOC ?

SIPOC est une méthode utilisée pour cartographier un processus métier et ses éléments clés : fournisseurs, intrants, processus, extrants et clients. Elle permet d’obtenir une vue d’ensemble qui facilite l’identification des problèmes, la mise en œuvre d’améliorations, l’accroissement de l’efficacité et la communication des détails de l’état d’avancement avec les parties prenantes. 

Voici une brève explication des principaux éléments de SIPOC :

• Fournisseurs : ce sont les sources internes ou externes, comme les personnes, les entreprises et les unités métier, chargées de fournir les intrants d’un processus. 
• Intrants : ce sont les matériaux, les informations ou les ressources que les fournisseurs procurent.
• Processus : le processus comprend les étapes ou les activités qui transforment les intrants en extrants attendus.
• Extrants : il s’agit des résultats d’un processus achevé, tels que les produits, les services, les rapports, etc.
• Clients : les clients peuvent être toute partie qui utilise ou achète les extrants, y compris des personnes, des départements internes ou des entreprises externes.

Quels sont les avantages de l’utilisation de SIPOC ?

SIPOC est un outil précieux pour améliorer les processus et l’efficacité opérationnelle pour les raisons suivantes :

• Clarté et compréhension : un diagramme SIPOC vous donne une vue d’ensemble claire d’un processus en le décomposant en ses éléments essentiels, de sorte qu’il est plus facile de comprendre leurs interactions.
• Meilleure communication : une matrice SIPOC est une représentation visuelle d’un processus, c’est donc un outil de communication efficace pour toutes les personnes impliquées. La clarté que procure la représentation visuelle du processus permet de minimiser les malentendus.
• Définition du périmètre : SIPOC identifie les éléments d’un processus afin que vous puissiez déterminer où il commence et où il se termine. Définir les limites d’un processus est particulièrement utile lorsque celui-ci interagit avec d’autres.
• Identification des problèmes et amélioration des processus : un diagramme SIPOC peut vous aider à repérer le problème expliquant pourquoi le processus ne donne pas les résultats escomptés. L’analyse des éléments clés du processus vous permet d’identifier la cause première d’un problème afin de mettre en œuvre une amélioration concrète.
• Évaluation des risques : l’identification des domaines problématiques potentiels vous aide à traiter les difficultés de manière proactive et à minimiser les risques qui pourraient perturber le flux de travail et avoir un impact sur la qualité de vos produits.
• Normalisation des processus : définir les composants critiques d’un processus vous aide à le normaliser pour maintenir la cohérence du flux de travail et la qualité des résultats.
• Approche axée sur le client : SIPOC se concentre sur vos clients et leurs besoins, ce qui accroît leur satisfaction.

Quelles sont les difficultés liées à l’utilisation de SIPOC ?

Les diagrammes SIPOC sont un puissant outil d’amélioration des processus, mais ils présentent certains défis.

• Cartographier des processus complexes : si vous travaillez avec des processus étendus, la création d’un outil SIPOC peut prendre beaucoup de temps et se révéler difficile. Essayez de diviser les processus complexes en éléments plus petits pour que le diagramme reste concis et clair.
• Maintenir l’exactitude du diagramme SIPOC : une matrice SIPOC n’est précise que si elle est à jour. Toute modification des éléments (fournisseurs, intrants, processus, etc.) doit être reflétée rapidement dans le diagramme. La création de votre outil SIPOC à l’aide d’un logiciel de diagrammes Web comme Lucidchart facilite la mise à jour de votre document en temps réel.
• Résistance au changement : nous savons tous que le changement est nécessaire si vous voulez améliorer vos processus et vos extrants, mais beaucoup de collaborateurs y résistent, car il les contraint à sortir de leur zone de confort. Obtenez l’adhésion des membres de votre équipe et des parties prenantes en les faisant participer à l’élaboration de votre outil SIPOC.

Comment créer un diagramme SIPOC :

La création d’un diagramme SIPOC est facile : il suffit de rassembler les informations relatives à la lettre correspondante de l’acronyme. 

Créez votre propre diagramme SIPOC. Certains préfèrent commencer par les clients et remonter jusqu’aux fournisseurs, formant ce qu’ils appellent un diagramme COPIS. D’autres préfèrent commencer par identifier le processus, car il constitue le fondement des autres éléments. Les étapes ci-dessous décrivent comment commencer par le processus, en partant du milieu de l’acronyme vers l’extérieur pour compléter votre diagramme.

Étape 1 : définir le processus 

Commencez par identifier le processus que vous souhaitez visualiser et décomposez-le en quatre ou cinq étapes générales. Par exemple, un processus d’expédition d’un produit peut être décomposé comme suit :

1. Le client commande un produit.
2. La facture de la commande est envoyée à l’entrepôt.
3. Le produit est emballé pour être expédié depuis l’entrepôt.
4. Le distributeur récupère le colis à l’entrepôt.
5. Le distributeur livre le colis au client.

Il peut être plus facile de lire et d’assimiler les informations si vous cartographiez vos étapes de haut niveau dans un logigramme.

Étape 2 : identifier les extrants

Énumérez les extrants que vous attendez de l’achèvement du processus. Cela vous aide à comprendre ce que vous et vos clients gagnez de votre investissement dans le processus.

Par exemple, une nouvelle conception conviviale du tableau de bord client de votre site Web facilite l’accès, la navigation et la gestion des informations relatives au compte. Un accès plus simple et une meilleure navigation favorisent l’interaction des clients avec votre site Web, ce qui conduit à une plus grande fidélité à la marque, à une augmentation des achats et à un accroissement du chiffre d’affaires. 

Étape 3 : identifier vos clients

Identifiez les utilisateurs finaux de vos produits ou services. Vos clients sont les personnes qui bénéficient des extrants du processus. Cela peut inclure des personnes, des équipes au sein de votre service ou d’autres départements, ainsi que des sociétés externes.

Étape 4 : identifier les intrants

Répertoriez toute ressource (matières premières, informations, services, etc.) qui servira d’intrants dans votre processus. Le processus transforme ces intrants en vos extrants attendus. Par exemple, un intrant peut être le numéro de compte d’un client, les informations de paiement, l’adresse de livraison, etc.

Étape 5 : dresser la liste des fournisseurs

Identifiez les personnes, les équipes, les services et les entreprises qui vous approvisionnent en intrants. Cela vous aide à comprendre avec combien de fournisseurs vous travaillez sur un processus donné et à identifier les domaines à améliorer dans votre chaîne d’approvisionnement.

Conseils supplémentaires pour créer un diagramme SIPOC efficace :

Voici d’autres mesures pouvant potentiellement simplifier la lecture et la compréhension de votre diagramme SIPOC par vos équipes :

• Rester simple : ne rendez pas votre diagramme SIPOC trop complexe. Essayez de le garder simple et concis. 
• Être cohérent : gardez une terminologie et des conventions d’appellation cohérentes pour réduire les malentendus.
• Utiliser des outils et des modèles de diagrammes numériques : vous pouvez réaliser des diagrammes SIPOC en utilisant du papier et un crayon ou un tableau blanc et des marqueurs. Cependant, cela les rend plus difficiles à actualiser et à partager avec les membres de votre équipe et les parties prenantes. Utilisez plutôt une application de création de diagrammes comme Lucidchart et l’un des modèles suivants pour que vos diagrammes SIPOC restent simples, concis et facilement accessibles à tous ceux qui ont besoin de les consulter :
  • Diagramme SIPOC avec icônes
  • Diagramme SIPOC
  • Modèle SIPOC
  • Diagramme COPIS
• Utiliser des couleurs et des formes : pensez à utiliser des couleurs et des formes pour différencier tous les éléments de votre diagramme afin qu’il soit facile à comprendre.