Tout savoir sur les organigrammes

Un organigramme présente la structure interne d'une organisation ou d'une entreprise. Les employés et fonctions sont représentés par des rectangles ou d'autres types de formes, parfois complétés de photos, de coordonnées, de liens, d'icônes ou d'illustrations. Des lignes droites ou coudées relient les niveaux entre eux. Notre logiciel d'organigramme en ligne vous permet ainsi d'illustrer clairement la hiérarchie et le positionnement des personnes, postes et services qui composent l'organisation.

Quel est le meilleur format pour un organigramme ? En fonction de vos besoins et du type de votre organisation, il peut être préférable de choisir un type de format d'organigramme non classique. Il existe trois grandes catégories d'organigramme : hiérarchique, matriciel et plat.

• Organigramme hiérarchique : c'est le type le plus commun et il a pour synonyme le schéma hiérarchique. Une hiérarchie, c'est une forme de pyramide dans laquelle un groupe ou une personne est au sommet, tandis que ceux qui ont moins de pouvoir se trouvent en dessous. Pensez à une monarchie avec un roi ou une reine au sommet, ou à une entreprise avec le directeur général au sommet. Dans une hiérarchie, les membres communiquent généralement avec leurs supérieurs et leurs subordonnés.

• Organigramme matriciel : on l'utilise généralement seulement dans le cas où les personnes dépendent de plusieurs responsables. Prenons l'exemple d'une entreprise dotée d'une équipe de graphistes qui répondent tous au chef graphiste. Les graphistes travaillent aussi sur d'autres projets qui sont menés par leur propre chef de projet. Dans ce cas, les graphistes ont deux responsables.

• Organigramme plat : ce type d'organigramme, parfois appelé organigramme horizontal, n'a pas ou peu de niveaux de management intermédiaire et consiste généralement en deux niveaux : la direction et les travailleurs. Dans de telles entreprises, les salariés ont plus de responsabilités et sont plus directement impliqués dans la prise de décisions.

Les relations dans les schémas sont parfois appelées relations hiérarchiques (ou chaîne de commandement). Elles représentent les relations responsable-subalterne, ainsi que les relations latérales, qui font référence à des personnes au même niveau. Dans les relations hiérarchiques, vous pouvez avoir des lignes pleines, indiquant les principales lignes d'autorité, ou des lignes en pointillés, indiquant les lignes secondaires d'autorité. Tant que les relations formelles sont claires, il n'existe pas de règle absolue quant aux symboles et lignes utilisés dans les organigrammes.

Les types d'organisation décrits dans ces schémas présentent des avantages et des inconvénients. Pour résumer :

• Dans une organisation hiérarchique, verticale et descendante, les lignes d'autorité et de communication doivent être claires. Au sens le plus strict, pensez à l'armée. Dans le monde des affaires, pensez au directeur général et aux autres cadres dirigeants, qui supervisent peut-être le travail de directeurs, cadres supérieurs, cadres intermédiaires, chefs d'équipe et membres d'équipe. Si la force de cette structure réside dans sa clarté et sa stabilité, sa faiblesse potentielle est sa rigidité, son incapacité à faire preuve de souplesse lorsque cela s'avère nécessaire. L'entreprise peut aussi parfois être victime d'un excès de postes de direction qui se superposent les uns aux autres.

• Dans une organisation matricielle, les relations entre les services peuvent être plus fructueuses et coopératives. Néanmoins, le fait d'avoir plus d'une personne ou plus d'un service à satisfaire peut également créer des conflits de loyauté ou des conflits d'intérêts chez les employés.

• Dans une structure plate ou horizontale, la plupart des niveaux de management ont été supprimés, et la direction et les employés sont en contact direct. C'est une structure courante parmi les petites entreprises, mais qui n'est souvent pas très pratique pour les grandes organisations. Les employés peuvent avoir une impression de travail en équipe et d'autonomie plus prononcée. En revanche les conflits entre salariés peuvent être accentués, car le nombre de personnes effectuant le travail à proprement parler est réduit.

Dans quel cas est-il recommandé d'utiliser un organigramme ? Quel que soit le modèle que vous choisissez d'utiliser, les organigrammes permettent de définir les relations au sein de votre entreprise et de veiller à ce que tout le monde sache comment communiquer les informations essentielles.

Vous pouvez utiliser les organigrammes aux fins suivantes :

• Communication organisationnelle et de supervision. Par exemple, en aidant les employés à savoir qui rend compte à qui, ou en les aidant à se connaître les uns les autres. N'hésitez pas à ajouter des photos des employés dans votre organigramme, car cela permet de mettre des noms sur les visages.

• Restructuration. Par exemple, en permutant les rôles dans une équipe afin de mieux utiliser les talents de chacun.

• Planification des effectifs. Par exemple, déterminer avec précision les contours d'une nouvelle campagne d'embauche.

• Planification des ressources. Par exemple, réduire les sources d'inefficacité en réorganisant les postes.

• Généalogie. Un arbre généalogique n'est rien d'autre qu'un type d'organigramme. Vous pouvez y ajouter des photos, les dates de naissance et de décès et des liens vers des informations sur chaque personne.

Limites des organigrammes

1. Définissez votre objectif et sa portée. Par exemple, destinez-vous votre organigramme à être une ressource permettant de savoir « qui est qui » ? Peut-être voudrez-vous inclure des photos et des coordonnées, notamment des adresses e-mail. L'organigramme concerne-t-il l'ensemble de votre entreprise ou seulement l'organisation d'un service ou d'un groupe de travail ? Un seul organigramme sera-t-il suffisant ? Pensez à ce qui répond le mieux à vos besoins.

2. Rassemblez les informations. Vous trouverez peut-être une liste existante des employés sur laquelle baser votre schéma, ou bien un organigramme qui ne serait plus d'actualité, mais pourrait encore être un bon point de départ. N'oubliez pas de recueillir des coordonnées, des photos et tout ce que vous pourriez utiliser. Peut-être aurez-vous besoin de trouver d'autres ressources pour clarifier les lignes d'autorité et les expliquer clairement dans votre schéma.

3. Déterminez quelle plateforme vous prévoyez d'utiliser pour créer votre schéma, et comment vous prévoyez de l'afficher. Lucidchart propose une plateforme puissante et simple d'utilisation pour créer et afficher des schémas en ligne. (Continuez votre lecture pour en savoir plus sur Lucidchart.)

4. Planifiez des mises à jour régulières de votre organigramme. Gardez en tête que la situation évolue rapidement dans bon nombre d'entreprises, il vous faudra donc un moyen efficace de maintenir vos schémas à jour. Or cette opération est beaucoup plus facile via une plateforme collaborative telle que Lucidchart.

1. Créez une feuille de calcul. Avant de commencer votre projet, commencez par organiser les données que vous souhaitez intégrer à votre organigramme dans une feuille de calcul telle qu’un fichier CSV, un document Excel ou une feuille Google Sheets pour faciliter l’importation desdites données.
   
2. Importez vos données dans notre logiciel d’organigramme. Activez la bibliothèque de formes Organigramme dans Lucidchart puis cliquez sur Importer les données (en-dessous de vos formes) et suivez la procédure pour créer automatiquement votre organigramme en ligne. Elles peuvent concerner, par exemple, en plus des prénoms et des noms, les identifiants, les coordonnées ou la localisation de chaque personne.
   
   
3. Pour commencer, essayez de décomposer votre organigramme en plusieurs parties qui seront plus faciles à gérer (par exemple, par service, équipe, unité, projet, emplacement, etc.) ou commencez par les niveaux supérieurs de l’organisation et descendez échelon par échelon. De cette façon, toutes les informations sont cohérentes et ramènent au plus haut niveau de l'entreprise. 
4. Organisez votre projet visuellement. Une fois que vos données auront pris la forme d’un organigramme, ajoutez ou supprimez des champs selon vos besoins et personnalisez votre diagramme pour en faciliter la compréhension : formes avec des photos, polices, couleurs, icônes, logo, formes 3D, etc. Vous pouvez, par exemple, utilisez des couleurs ou des formes pour représenter certains groupes ou niveaux de salariés. N’hésitez pas à avoir également recours à nos thèmes, grâce aux thèmes, pour modifier toutes les formes en même temps.
   
   
5. Ajoutez des informations aux formes. Ajoutez des informations dans les formes en cliquant sur l’icône d’engrenage et saisissant les informations dans les champs appropriés. Vous pouvez ajuster la disposition des formes et quels champs doivent être visibles.
   
   
6. Faites des mises à jour régulières de votre organigramme. Mettez à jour, gérez et remplacez manuellement les données de votre organigramme en faisant glisser-déposer des formes sur la zone de travail ou en utilisant l'icône Gérer les données du panneau de données.
7. Présentez et partagez votre organigramme. Présentez votre projet directement à partir du mode Présentation de l’éditeur Lucidchart ou créez une URL que vous pourrez communiquer au reste de votre équipe / entreprise, insérez votre diagramme sur une page Web ou partagez votre projet au travers d’une de nos nombreuses intégrations comme Slack, par exemple.

Pour une expérience plus robuste, vous pouvez aussi importer les informations que vous désirez plutôt que de créer manuellement votre organigramme. Pour gagner du temps, Lucidchart possède une fonctionnalité intégrée qui vous permet de créer automatiquement votre organigramme en ligne.

Veuillez noter que la fonctionnalité d'importation des données n'est disponible que si vous disposez d'un compte payant.

Organiser les données sur une feuille de calcul

Pour créer automatiquement votre organigramme en ligne, vous devez tout d'abord inclure toutes les informations souhaitées sur une feuille de calcul. N'oubliez pas d'enregistrer votre fichier au format CSV. Nous vous recommandons d'inclure les champs suivants :

• Nom

• Identifiant des employés

• Service

• Poste

• Téléphone

• Courriel

• Supérieur

Importer vos données dans Lucidchart

Une fois votre feuille de calcul créée, vous pouvez importer les données dans Lucidchart en cliquant sur le bouton « Importer les données » situé sous les formes d'organigramme à gauche de votre écran.

Suivez ensuite les instructions pour créer votre organigramme en ligne. Lucidchart importera et organisera automatiquement les données à partir de votre fichier CSV, Google Sheets ou Excel. Vous gagnerez à la fois du temps et de l'énergie.

Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, lisez notre article sur l'importation et la mise en forme des données pour les organigrammes dans Lucidchart.

Pour que votre organigramme soit visuellement attrayant, faites des essais avec les différentes polices, tailles de police et couleurs disponibles. Personnalisez entièrement votre organigramme en ligne en cliquant sur les formes et en modifiant leurs propriétés dans le menu du haut. (Conseil : vous pouvez également cliquer et faire glisser pour sélectionner plusieurs formes à la fois et les modifier simultanément !)

Si vous préférez standardiser le style de vos formes, commencez par appliquer le style souhaité à une forme. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur Définir le style de forme par défaut en haut de l'éditeur pour appliquer la même mise en forme à l'ensemble de votre diagramme. Toutes les formes supplémentaires que vous ajoutez seront mises en forme selon ce style par défaut. 

Pour modifier l'espacement et la disposition des éléments de votre organigramme en ligne, cliquez sur Disposition sur le côté gauche de l'éditeur dans le panneau de données de l'organigramme. (Si le panneau de données n’apparaît pas, il vous suffit de double-cliquer sur l'une de vos formes pour l'ouvrir.)

En cliquant sur Formes, qui se trouve également dans le panneau de données de l'organigramme, vous pouvez ajouter des champs de données supplémentaires, activer et désactiver les photos des employés et modifier le style de chaque forme. Tous les champs de données supplémentaires que vous ajoutez seront remplis avec du texte par défaut. Il vous suffit de double-cliquer dessus pour le modifier.

Tirez le meilleur parti de vos organigrammes

Modèle d'organigramme vierge

Il est parfois plus judicieux de partir de zéro. Notre modèle d'organigramme vierge vous permet de créer plus facilement un visuel qui reflète les particularités de votre groupe. Il vous suffit de cliquer sur une case, et une boîte de dialogue apparaîtra dans laquelle vous pourrez saisir toutes les informations dont vous avez besoin, telles que le nom, intitulé de poste, numéro de téléphone, etc.

Modèle d'organigramme hiérarchique

Ce modèle d'organigramme hiérarchique représente les liens entre les employés et leurs responsables, en commençant par la personne occupant le poste le plus élevé, généralement le PDG ou un autre poste de direction. En fonction des rapports de subordination, il est probable que vous divisiez cet organigramme par services.

Modèle d'organigramme matriciel

La structure des organigrammes traditionnels ne convient pas à toutes les entreprises, en particulier lorsque les équipes de différents services doivent collaborer. Conçu comme une grille, un organigramme matriciel représente la composition des équipes et les relations hiérarchiques qui se forment en fonction des projets.

Modèle d'organigramme d'entreprise

Que vous veniez de restructurer votre entreprise ou que vous ayez engagé de nombreuses recrues, vous pouvez utiliser un organigramme pour vous assurer que tous les intervenants soient conscients de la position qu'ils occupent dans votre organisation. Personnalisez notre modèle d'organigramme d'entreprise et conservez-le sur Confluence, Google Drive ou une autre plateforme intégrée.