Gantt-Diagramm-Beispiel zur Anwendung: So verwenden Sie den Zeitstrahl
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Themen:
So verwenden Sie ein Gantt Diagramm
- Legen Sie Aufgaben und Unteraufgaben fest.
- Identifizieren Sie Verbindungen zwischen Aufgaben.
- Erstellen Sie einen Zeitstrahl.
- Ordnen Sie die Aufgaben.
- Erstellen Sie Ihr Gantt Diagramm.
- Weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben, Ressourcen und Fortschritte zu.
- Zeichnen Sie Ihren Fortschritt auf.
Gerade ist ein großes Projekt auf Ihrem Schreibtisch gelandet und es liegt nun an Ihnen, dafür zu sorgen, dass es reibungslos über die Bühne geht. Doch das ist leichter gesagt als getan. Sie müssen Aufgaben zuweisen, einen Zeitstrahl erstellen und dafür sorgen, dass alles und alle Beteiligten auf Kurs bleiben. Um dies zu erreichen, beschließen Sie, ein Gantt Diagramm zu verwenden.
Gantt Diagramme für das Projektmanagement zeigen Aufgaben im Zeitverlauf an und schaffen so eine visuelle Roadmap des Projektfortschritts. Mit Gantt Diagrammen lässt sich Folgendes leicht bewerkstelligen:
- Visualisierung des gesamten Projekts von Anfang bis Ende
- Verbesserung des Zeitmanagements
- Klare Kommunikation mit Ihrem Team
- Verbesserung der Transparenz über den Projektfortschritt
- Förderung von Verantwortlichkeit und der Zuständigkeit für Aufgaben
- Vermeidung der Überlastung von Teammitgliedern
Nun, da Sie die Bedeutung von Gantt Diagrammen für das Projektmanagement kennen, ist es an der Zeit, sie auf die Probe zu stellen. Doch bevor Sie sich in Diagramme, Vorlagen und Tabellen vertiefen, sind viele Informationen zusammenzutragen. Folgen Sie diesen sieben Schritten, um zu erfahren, wie man ein Gantt Diagramm anhand unseres Beispiels verwendet.
1. Legen Sie Aufgaben und Unteraufgaben fest
Dieser erste Schritt nimmt die meiste Zeit in Anspruch, aber er ist auch der wichtigste. Um effektive und genaue Gantt Diagramme zu erstellen, müssen alle relevanten Informationen zu Beginn des Projekts vorliegen. Daher müssen Projektmanager proaktiv über jeden einzelnen Schritt nachdenken, der für den Abschluss des Projekts erforderlich ist, bevor dieses überhaupt beginnt. Das ist eine ganze Menge!
Der Versuch, ein Projekt ohne diese Informationen zu planen, ist so, als würde man wissen, wie alle Puzzleteile am besten zusammengefügt werden können, noch während sie in der Schachtel liegen. Wenn ein Teil übersehen oder vergessen wird, wird das Bild unvollständig sein.
Stellen Sie sich beispielsweise vor, das Ihnen zugewiesene Projekt besteht darin, ein neues Produkt zu entwickeln und bereitzustellen. Zahlreiche Schritte, von der Ermittlung der Ziele und der Festlegung des Umfangs bis zur Aufstellung des Budgets und der Erstellung des Codes, sind für den Erfolg des Produkts entscheidend. Wenn Sie einen wichtigen Schritt versäumen, wird das Projekt nicht rechtzeitig abgeschlossen und die Fristen der Stakeholder werden möglicherweise nicht eingehalten.
Ein guter Einstieg ist ein Projektstrukturplan, der große Projekte in kleinere, besser überschaubare Teile untergliedert. Die Verwendung von Projektstrukturplänen erleichtert es Ihnen, sich auf Meilensteine und die zu ihrer Erreichung erforderlichen Aufgaben zu konzentrieren.
2. Identifizieren Sie Verbindungen zwischen Aufgaben
Im nächsten Schritt wird ermittelt, wie die einzelnen Aufgaben miteinander verbunden sind.
Im Laufe des Projekts werden einige Aufgaben von anderen abhängig sein. Es ist wichtig, die Auswirkungen der Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben auf den Projektstatus zu verstehen, da diese Informationen bestimmen, welche Aufgaben abgeschlossen werden müssen, bevor andere begonnen werden können, und an welchen gleichzeitig gearbeitet werden kann.
Erfahren Sie anhand der Terminologie von Gantt Diagrammen mehr über die verschiedenen Arten von Aufgaben:
- Parallele Aufgaben: Sie können zeitgleich mit anderen Aufgaben bearbeitet werden. Sie sollten so viele Aufgaben wie möglich parallel erledigen, um Zeit zu sparen und das Projekt voranzutreiben.
- Aufeinanderfolgende Aufgaben: Sie sind linear und müssen in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt werden.
- Finish to Start: Diese Aufgaben können erst dann begonnen werden, wenn eine vorherige Aufgabe abgeschlossen ist.
- Start to Start: Diese Aufgaben können erst beginnen, wenn eine vorangegangene Aufgabe beginnt.
- Finish to Finish: Diese Aufgaben können erst nach Beendigung einer anderen Aufgabe abgeschlossen werden.
Aufgaben können sowohl parallel als auch aufeinanderfolgend sein. So ist es beispielsweise möglich, die wichtigsten Stakeholder zu ermitteln und gleichzeitig den Umfang des Projekts festzulegen. Der erste Meilenstein – die Unterzeichnung der Projektcharta – kann jedoch erst abgeschlossen werden, wenn die Stakeholder identifiziert sind und der Umfang des Projekts festgelegt ist.
3. Erstellen Sie einen Zeitstrahl
Die eine Hälfte eines Gantt Diagramms sind die Projektaufgaben, die andere Hälfte ist der Zeitstrahl. Ähnlich wie bei Schritt eins ist die Zuweisung einer angemessenen Zeitspanne für jeden Schritt ein wesentlicher Bestandteil eines genauen Gantt Diagramms.
Seien Sie realistisch und planen Sie Rückschläge und Verzögerungen ein. Ein Projekt schnell zu erledigen scheint zwar die beste Option zu sein, aber ein unrealistischer Zeitstrahl kann das Projekt verlangsamen, falsche Erwartungen wecken, zu Terminüberschreitungen führen, unnötigen Stress verursachen und in manchen Fällen sogar zum Abbruch des Projekts führen.
Die Erstellung eines produktiven, gut durchdachten Zeitstrahls gibt Ihnen, Ihrem Team und Ihren Stakeholdern eine klare Vorstellung vom Fortschritt des Projekts.
Um einen Zeitstrahl für Ihr Projekt zu erstellen, sollten Sie diesen Beitrag über das Erstellen von Zeitstrahlen in Lucidspark lesen oder den folgenden Projektzeitstrahl verwenden.
Kehren wir zu unserem Beispiel der Entwicklung und Einführung eines neuen Produkts zurück. Das Programmieren des Codes wird wesentlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als die Erstellung und endgültige Festlegung des Budgets. Wenn den Entwicklern im Projektmanagement nicht genügend Zeit eingeräumt wird, verzögern sich die Aufgaben, die auf den Code angewiesen sind, wie beispielsweise Qualitätssicherungstests. Dies kann zur Folge haben, dass das Team wichtige Meilensteine und Fristen verpasst.
Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie für das Projekt benötigen, und halten Sie fest, welche Aufgaben von anderen abhängig sind.
Alternativ dazu werden im Projektmanagement PERT Diagramme verwendet, um die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben vor Beginn eines Projekts darzustellen. Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen PERT und Gantt Diagrammen.
4. Ordnen Sie die Aufgaben
Nun ist es an der Zeit, die Aufgaben in die richtige Reihenfolge zu bringen.
Dieser Schritt beinhaltet mehr als das Erstellen einer ersten, zweiten und dritten Aufgabenliste. Erfolgreiche Gantt Diagramme beinhalten die Zeit, die für den Abschluss jeder Aufgabe benötigt wird, sowie die Art und Weise, wie die einzelnen Aufgaben zueinander in Beziehung stehen. So entsteht eine umfassende und realistische Darstellung des Projekts.
Beginnen Sie mit der Auflistung der einzelnen Aufgaben, der Zeit, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt wird, und der Beziehungen zwischen den Aufgaben. Wenn Sie im vorherigen Schritt ein PERT Diagramm erstellt haben, um die Beziehungen zwischen den Aufgaben darzustellen, ziehen Sie es zur Unterstützung heran, um Ihre Aufgaben in die richtige Reihenfolge zu bringen.
Hier ist unser Beispiel für die Einführung eines neuen Produkts nach Abschluss der Schritte eins bis vier: