Sie haben die Zahlen genau geprüft. Sie haben Ihre Argumente für die Umsetzung eines neuen Projekts oder eine technologische Investition ausgearbeitet. Sie verfügen über alle Mittel, um dieses Vorhaben zu verwirklichen.

Doch ein Punkt muss immer noch abgehakt werden – und zwar der wohl wichtigste: die Zustimmung und das Einverständnis der Stakeholder.

Stakeholder spielen eine zentrale Rolle in jeder Organisation und tragen dazu bei, sicherzustellen, dass die Kommunikation einwandfrei ist, die Arbeit auf Kurs bleibt und die Initiativen auf gemeinsame Geschäftsziele ausgerichtet sind. Auch wenn sie gute Absichten haben, werden Stakeholder oft als Hindernis für den Fortschritt erachtet.

Deshalb ist es so wichtig, den Prozess der Stakeholder-Analyse zu verstehen und sicherzustellen, dass Sie mit Ihren Zielen tatsächlich die Unterstützung aller Beteiligten gewinnen. Hier erfahren Sie, wie Sie die wichtigsten Stakeholder in Ihrer Organisation identifizieren und deren Unterstützung gewinnen können.

Was Sind Stakeholder und warum sind diese wichtig?

Dass sich Ihre Karriere weiterentwickelt, erkennen Sie unter anderem daran, dass eine wachsende Zahl von Menschen von Ihren Handlungen und Entscheidungen betroffen ist. Wenn Ihre Beliebtheit, Ihre Verantwortung oder Ihr Einfluss zunehmen, werden immer mehr Menschen die Auswirkungen Ihrer Arbeit zu spüren bekommen. Diese Personen sind auf verschiedenen Ebenen zu finden: Einige von ihnen können Ihre Kollegen sein, andere sind vielleicht Ihre Vorgesetzten und wieder andere können Mitarbeiter sein, die Ihnen unterstellt sind. Sogar Freunde und Familie können von Ihren beruflichen Entscheidungen betroffen sein und sich mit Ihnen über Erfolge freuen, aber auch Misserfolge bedauern.

Um einen nachhaltigen Aufwärtstrend zu erzielen, sollten Sie sich genau überlegen, welche Art von Beziehungen sich inwiefern auf Ihr Berufsleben und Ihre arbeitsbezogenen Projekte auswirken, denn ein Großteil des beruflichen Erfolgs beruht auf einem guten Beziehungsmanagement. Alle Personen, die von den Ergebnissen Ihrer Arbeit betroffen sind, werden als Stakeholder bezeichnet.

Was ist eine Stakeholder-Analyse?

Die Zustimmung und das Einverständnis der Stakeholder hängt ebenso sehr von den Faktoren Kommunikation, Information und Sichtbarkeit ab wie von der strategischen Ausrichtung. Stakeholder müssen schnell und einfach verstehen können, wie sich ein neues Projekt oder eine Investition in das Gesamtbild des Unternehmens einfügt.

Eine Stakeholderanalyse ermöglicht es Ihnen, das angemessene Maß an Kommunikation mit Ihren Stakeholdern in Bezug auf ihren Einfluss und ihr Interesse an Ihrem Projekt zu ermitteln und festzulegen. Eine sorgfältige Stakeholderanalyse zeigt Ihnen auf, wessen Fürsprache Sie benötigen, und bereitet Sie auf den zu erwartenden Widerstand vor.

Eine Stakeholderanalyse-Vorlage, auch als Stakeholder-Einfluss-Matrix bezeichnet, kann Ihnen auf vier grundlegende Arten helfen:

• Einholen von maßgeblichem Input: Das alte Sprichwort besagt: Alle wissen guten Rat, nur nicht wer ihn nötig hat. Oft können wichtige Stakeholder wertvolle Erkenntnisse liefern, die dazu beitragen können, dass Ihr Projekt auf Kurs und erfolgreich bleibt.
• Gewinnung weiterer Ressourcen: Wenn ein Stakeholder genau weiß, was nötig ist, um Ihr Projekt auf den Weg zu bringen, kann dieser Sie dabei unterstützen, die Mitarbeiter, Tools und Ressourcen zu sichern, die Sie für den Erfolg Ihres Projekts benötigen.
• Vertrauensbildung: Indem Sie die Stakeholder konsequent in Ihren Prozess einbeziehen, bauen Sie Vertrauen auf, was dazu führen kann, dass sie zukünftigen Projekten schnell ihre Unterstützung zusichern.
• Vorausschauende Planung: Konsistentes Feedback von wichtigen Stakeholdern erleichtert es Ihnen, Rückmeldungen und Anforderungen in Bezug auf zukünftige Projekte zu antizipieren und schneller die Zustimmung der Beteiligten zu erhalten. 

So führen Sie eine Stakeholderanalyse durch

Die Durchführung einer Stakeholderanalyse umfasst die folgenden drei Schritte:

Schritt 1: Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

Ermitteln Sie Ihre Stakeholder im Rahmen einer Brainstorming-Sitzung. Listen Sie zu diesem Zweck alle Personen auf, die von Ihrer Arbeit betroffen sind oder ein persönliches Interesse an deren Erfolg oder Misserfolg haben. Zu diesen Beziehungen können Investoren, Berater, Teamkollegen oder sogar Familienmitglieder gehören.

Schritt 2: Priorisieren Sie Ihre Stakeholder

Im nächsten Schritt der Stakeholderanalyse sollten Sie Ihre Stakeholder nach Priorität einstufen, indem Sie den Grad ihres Einflusses und ihres Interesses bewerten. Die Stakeholder-Einfluss-Matrix ist das führende Instrument zur visuellen Bewertung der wichtigsten Stakeholder.

Die Position, die Sie einem Stakeholder auf dem Raster zuweisen, zeigt Ihnen, welche Maßnahmen Sie in Bezug auf diesen Stakeholder ergreifen müssen:

• Personen mit großem Einfluss und großem Interesse: Binden Sie diese Menschen voll und ganz in den Prozess ein und bemühen Sie sich nach Kräften, sie zufriedenzustellen.
• Personen mit großem Einfluss und geringem Interesse: Stellen Sie die Zufriedenheit dieser Stakeholder sicher, aber übertreiben Sie dabei nicht. Ansonsten besteht die Gefahr, bei diesen Personen auf Desinteresse zu stoßen.
• Personen mit geringem Einfluss und großem Interesse: Informieren Sie diese Personen angemessen und sprechen Sie mit ihnen, um sicherzustellen, dass keine größeren Probleme auftreten. Personen in dieser Kategorie können bei den Einzelheiten Ihres Projekts oft sehr hilfreich sein und eine unterstützende Rolle spielen.
• Personen mit geringem Einfluss und geringem Interesse: Auch hier gilt: Behalten Sie diese Personen im Auge, aber langweilen Sie sie nicht mit übermäßiger Kommunikation.

Schritt 3: Gewinnen Sie Einblicke in die Ansichten die wichtigsten Stakeholder ihres unternehmens

Nun, da die Stakeholder identifiziert und nach Prioritäten geordnet sind, müssen Sie sich ein Bild davon machen, wie sie zu Ihrem Projekt stehen. Hierzu sollten Sie einige aufschlussreiche Fragen stellen, beispielsweise:

• Haben sie ein finanzielles oder emotionales Interesse am Ergebnis Ihrer Arbeit? Ist es positiv oder negativ?
• Was motiviert sie am meisten?
• Welche Ihrer Projektinformationen sind für sie relevant und wie lassen sich diese Informationen am besten weitergeben?
• Wie stehen diese Personen derzeit zu Ihrer Arbeit? Beruht diese Meinung auf korrekten Informationen?
• Wer beeinflusst ihre Meinung und sind diese Einflussnehmer auch Ihre Stakeholder?
• Wenn es unwahrscheinlich ist, dass sie Ihr Projekt unterstützen, was können Sie tun, um ihre Unterstützung zu gewinnen?
• Wenn Sie ihre Unterstützung nicht gewinnen können, was können Sie tun, um mit ihrer Ablehnung umzugehen?

Sobald Sie Ihre Stakeholder nach Prioritäten geordnet haben und deren Einstellung zu Ihrem Projekt berücksichtigen können, sollten Sie auch die Erstellung eines Kommunikationsplans für das Projektmanagement in Betracht ziehen. Eine Kommunikationsmatrix zeigt allen Beteiligten, wie oft sie die Stakeholder informieren müssen.

Die gängigsten Stakeholder ihres unternehems

Nachfolgend finden Sie eine Liste gängiger Stakeholder und einige Beispiele für effektive Strategien zur Kommunikation mit ihnen.

Ihr direkter Vorgesetzter

Hoher Einfluss, hohes Interesse

Der Ruf Ihres Chefs hängt von der Produktivität der Mitarbeiter ab, die ihm unterstellt sind. Ihr Chef ist wahrscheinlich auch in der Position, Ihr(e) Projekt(e) zu genehmigen oder zu verhindern. Daher sollten Sie diese Beziehung intensiv pflegen, häufig kommunizieren und Feedback einholen und umsetzen.

Anteilseigner/Investoren

Hoher Einfluss, mäßiges Interesse

Anteilseigner und Investoren sind in der Regel an mehreren Unternehmen beteiligt, was ihren Fokus vermutlich weg von Ihrem individuellen Projekt/Vorhaben lenkt. Um ihr Interesse an Ihrer Arbeit zu wecken, sollten Sie also regelmäßig mit ihnen kommunizieren, sie konsultieren und einbeziehen. Das Ziel besteht dabei in der Steigerung ihres Interesses im Laufe der Zeit. Natürlich hängt dies von der Art der Investition ab und davon, ob Ihr Projekt die einzige Investition oder Teil eines Portfolios von Investitionen ist.

Behörden

Hoher Einfluss, wahrscheinlich geringes Interesse

Die Regierung bestimmt die Gesetze und Vorschriften, die Ihr Unternehmen oder Projekt zum Scheitern bringen könnten. Ein Beispiel dafür sind Gesundheitsinspektoren in der Gastronomie, IRS-Prüfer in der allgemeinen Wirtschaft usw. Da staatliche Einrichtungen für die Überwachung aller Personen und Institutionen zuständig sind, ist ihr Interesse an Ihrem individuellen Unternehmen/Vorhaben wahrscheinlich gering. Daher sollte es Ihr Ziel sein, Ihre Anforderungen zu erfüllen, regelmäßig mit ihnen zu kommunizieren, sie zurate zu ziehen und einzubinden, um zu verhindern, dass sie ein Risiko für Ihr Projekt darstellen.

Leitende Führungskräfte

Hoher Einfluss, geringes Interesse

Die leitenden Führungskräfte Ihres Unternehmens treffen die wichtigsten Entscheidungen. Sie verfügen dadurch über einen großen Einfluss, haben aber nur eine begrenzte Kapazität, sich auf die Ergebnisse Ihres Projekts zu konzentrieren. Folglich sollte Ihre Strategie darin bestehen, sie zufriedenzustellen, indem Sie so regelmäßig wie nötig mit ihnen kommunizieren, sie zurate ziehen und um Feedback bitten. Das Ziel dabei ist, ihr Interesse an Ihnen und Ihrer Arbeit zu steigern.

Ihre Kollegen

Mäßiger Einfluss, mäßiges Interesse

Kollegen verfügen über eine Reihe von Einflussmöglichkeiten, aber ihr Einfluss besteht hauptsächlich in ihrer Fähigkeit, zusätzliche Ressourcen für Ihr Projekt zu mobilisieren, einschließlich der Unterstützung durch andere Kollegen und Ihre Vorgesetzten. Sie sollten also dafür sorgen, dass sie zufrieden sind und auf dem neuesten Stand bleiben. Berichten Sie ihnen über den Fortschritt Ihres Projekts und seien Sie bereit, ihr Interesse zu nutzen, um sie als unterstützende Kräfte heranzuziehen.

Die Tools, die Sie benötigen, um Ihre Stakeholder zu informieren

Unabhängig von den technischen Kenntnissen über Ihr Projekt sind visuelle Darstellungen, wie etwa ein Stakeholder-Diagramm, ein hervorragendes Mittel, um Ihr Projekt den wichtigsten Stakeholdern vorzustellen und ihre Zustimmung zu erhalten. Zudem ist es nützlich, nicht nur zu wissen, was kommuniziert werden soll, sondern auch, wie oft dies geschehen soll.

Lucidchart bietet zahlreiche Vorlagen und Matrizen, die Sie dabei unterstützen, Stakeholder über neue und laufende Projekte zu informieren und auf dem neuesten Stand zu halten.