Logisch vs fysiek data flow diagram

Een logisch DFD richt zich op het bedrijf en de bedrijfsactiviteiten, terwijl een fysiek DFD kijkt naar hoe een systeem geïmplementeerd wordt. Dus waar ieder data flow diagram  de informatiestroom voor een proces of systeem in kaart brengt, levert het logische diagram het "wat" en het fysieke diagram het "hoe". Het zijn twee verschillende perspectieven op dezelfde gegevensstroom, beide ontworpen om het systeem te visualiseren en te verbeteren. Het logische DFD beschrijft de bedrijfsgebeurtenissen die plaatsvinden en de gegevens die voor iedere gebeurtenis nodig zijn.  Het levert een solide basis voor het fysieke DFD, dat laat zien hoe het gegevenssysteem werkt, zoals de hardware, software, papieren bestanden en de betrokken medewerkers. Samen kunnen de logische en fysieke varianten de huidige toestand in beeld brengen en een verbeterde situatie voorstellen om in gebruik te nemen.

Door te beginnen met een

bestaand logisch DFD

, brengt u de stroom van bestaande bedrijfsacties in kaart Hierdoor vallen tekortkomingen en inefficiënties op. Of u weet al welk type functionaliteit u wilt toevoegen en het huidige logische DFD helpt u om de processtappen te achterhalen die gewijzigd of geannuleerd moeten worden.  Zoals ieder diagram moet het logische DFD gedetailleerd genoeg zijn om bruikbaar te zijn. Afhankelijk van de omvang kan het even duren om het huidige logische DFD te maken. Dit lijkt een vervelend werkje, maar deze tijd is goed besteed.

Een ander voordeel van logische DFD's is dat ze gemakkelijker begrepen worden door niet-technische mensen. De mensen die de bedrijfsactiviteiten uitvoeren zullen ze waarschijnlijk ook begrijpen. Daarmee fungeren ze als een goede tool voor samenwerken en communiceren over betere informatie en een betere werking, zonder zich zorgen te maken over het "hoe".  Ze vormen een brug tussen bedrijfsbehoeften en technische vereisten. Het in kaart brengen van de huidige logische stroom helpt om alle betrokkenen een beter inzicht te geven en om verkeerde aannames, misverstanden of tekortkomingen aan te tonen. Logische modellen verminderen het risico op ontbrekende bedrijfseisen die anders pas later in het proces waren opgedoken en voor vertraging en dubbel werk hadden gezorgd.

Vervolgens kunt u met een goed begrip van de huidige bedrijfsactiviteiten een model maken voor een betere werkwijze met een

nieuw logisch DFD

, dat de nieuwe functies en werkwijze laat zien op basis van wat de bedrijfsanalyse heeft aangetoond. Dit nieuwe logische DFD brengt in kaart welke gegevensstromen nodig zijn voor een betere werkwijze, ongeacht welke technische oplossing daarvoor nodig is en ongeacht hoe het systeem geïmplementeerd zal worden.

Nadat het nieuwe logische DFD is getekend kan het ook gebruikt worden om uit te vinden wat de beste methode is om de bedrijfsmethode te implementeren in een geüpgraded systeem. Dit wordt de basis voor het

nieuwe fysieke DFD

, met weergave van de fysieke implementatie van apparaten, software, bestanden en mensen om deze bedrijfsprocessen mogelijk te maken. Op deze manier wordt het fysieke DFD de methode om het bedrijf te geven wat het nodig heeft. Het "wat" komt voort uit het "hoe". Het fysieke DFD levert vervolgens de basis voor een implementatieplan om de nieuwe software, hardware, medewerkers en andere fysieke onderdelen te leveren die nodig zijn voor het bedrijfsproces.

Ter voorbeeld: uw personeelsafdeling heeft een verouderde benadering en een verouderd systeem voor het volgen van sollicitanten. In plaats van meteen nieuwe software te gaan bekijken, begint u met het in kaart brengen van de huidige logische gegevensstroom.  U werkt de bedrijfsactiviteiten uit die plaatsvinden, zoals het schrijven van een vacaturetekst, het onder de aandacht brengen ervan,  het invoeren van sollicitanten in de bestanden of database van het bedrijf, het informeren van aanwervende managers, het bijwerken van de bestanden, het volgen van processtappen, het informeren van kandidaten en nog veel meer. Dit volgt allemaal uit het perspectief van de bedrijfsactiviteiten en heeft niet te maken met technologie of andere onderdelen van "hoe". Het is een uitwerking van de huidige gegevensstroom en levert de basis voor communicatie en samenwerking voor een betere functionaliteit om de benodigde bedrijfsacties te voltooien om de kandidaten voor een functie te ordenen. Daarna brengt u een mogelijke nieuwe logische stroom in kaart. Bijvoorbeeld met tijdige waarschuwingen voor aanwervende managers, zodat zij beter geïnformeerd zijn. Zo hebben ze beter toegang tot cv's en kunnen ze vergelijkingen maken tussen de kwalificaties van kandidaten. Dit nieuwe logische DFD is de basis voor de discussie hoe een betere werkwijze op het gebied van software, hardware, archiefsystemen en werknemers geïmplementeerd kan worden. Dit kan allemaal gevisualiseerd worden in een fysieke DFD. Dit kan gebruikt worden om softwareoplossingen en andere onderdelen van de implementatie te beoordelen en om te zien wat het best past bij wat het bedrijf nodig heeft. U kunt bijvoorbeeld laten zien hoe verschillende softwareplatforms werken in verschillende versies van het fysieke DFD, om zo tot de beste oplossing te komen.

Data flow diagrammen bestaan uit vier elementen: externe entiteiten, processen, datastores en gegevensstromen. Maar in logische DFD's stellen deze elementen andere perspectieven voor dan in fysieke DFD's.

In logische DFD's zijn de processen bedrijfsactiviteiten. In fysieke DFD's zijn de processen softwareprogramma's, handmatige procedures of andere manieren waarop informatie wordt verwerkt. In logische DFD's zijn de datastores verzamelingen van informatie, ongeacht hoe ze zijn opgeslagen. In fysieke DFD's zijn datastores databases, computerbestanden en papieren bestanden.

Logische en fysieke DFD's in software-engineering:

DFD's zijn ontstaan in software-engineering en ontwikkeling. Een logisch DFD kan de huidige en benodigde activiteiten vastleggen die vereist zijn voor een proces. Een nieuw logisch DFD geeft een verzameling activiteiten en functies weer. Een huidig fysiek DFD verbeeldt de huidige software, hardware, databases en mensen om de activiteiten uit te voeren. Een nieuw fysiek DFD brengt de implementatie van een nieuw systeem in kaart.  Deze analyse levert een betere manier om erachter te komen wat nodig is.

In bedrijfsanalyse:

een logisch DFD kan helpen om de bedrijfseisen te achterhalen die anders misschien pas laat in het proces zouden worden opgemerkt en voor vertraging en dubbel werk zouden zorgen.  Het levert ook een duidelijke communicatietool voor de niet-technische mensen die betrokken zijn bij de bedrijfsactiviteiten, zowel voor de huidige informatiestroom als voor de voorgestelde nieuwe manier. Het fysieke DFD laat het systeem zien "hoe" de eisen moeten worden doorgevoerd.

In gestructureerde analyses:

in klassieke analyses met een top-down-structuur wordt er een logisch DFD van het huidige systeem getekend om de huidige staat te beschrijven. Vervolgens wordt er een verbeterd systeem gemodelleerd in een nieuw logisch DFD. De fysieke top-down DFD's worden dan getekend om de beoogde fysieke oplossing voor software, apparaten en andere systeemonderdelen te tonen. In gebeurtenisgestuurde analyses met een bottom-up-structuur stelt een context-DFD (niveau 0) de omvang van het project vast. De volgende niveaus delen het op in subprocessen. Vervolgens specificeren we systeemgebeurtenissen waar een reactie vereist is en worden er gebeurtenis-DFD's getekend om weer te geven hoe iedere gebeurtenis behandeld wordt. Deze gebeurtenis-DFD's kunnen samengevoegd worden in een systeemdiagram.

In kantoren en administratie:

een logisch DFD wordt gebruikt om de bedrijfsacties weer te geven die plaatsvinden om het kantoor te laten draaien. Het nieuwe logische DFD kan vervolgens een model maken voor betere functionaliteit op basis van de kantoorgegevens, zoals personeels- of klantgegevens en orders. Het vormt de basis om uit te vinden hoe dit bereikt kan worden, weergegeven in een fysiek DFD waarin staat hoe de nieuwe software, apparaten, gegevensbestanden of databases en mensen geïmplementeerd moeten worden.

In gezondheidszorg:

een actueel fysiek DFD kan het huidige systeem van gegevensstromen weergeven, bijvoorbeeld voor patiëntinformatie. Dit kan vervolgens gebruikt worden om het huidige logische DFD te tekenen, met de gegevensfuncties zonder de technische vereisten. Deze DFD's helpen bij een goed begrip van de tekortkomingen en eisen voor een nieuw systeem. Dat vormt dan weer de basis voor een nieuw logisch DFD, met daarin de nieuwe software, apparaten, databases en andere fysieke items.

Data flow diagrammen werden populair aan het einde van de jaren '70 toen ze besproken werden in het boek Structured Design, van computerpioniers Ed Yourdon en Larry Constantine. Het concept van gestructureerd ontwerpen sloeg aan in het veld van software-engineering, samen met de DFD-methode. Deze gegevensstroomdiagrammen variëren van eenvoudige procesoverzichten tot diepgaande DFD's met verschillende niveaus die steeds meer inzicht verschaffen in hoe gegevens verwerkt worden. Ze kunnen gebruikt worden om een bestaand systeem te analyseren of om een nieuw systeem te modelleren. Ze gebruikten gedefinieerde systemen van symbolen om de vier componenten weer te geven: externe entiteiten, processen, datastores en data flow. De meestgebruikte symboolsystemen zijn vernoemd naar de bedenkers: Yourdon en Coad; Yourdon en DeMarco; en Gane en Sarson.

Notatie	Yourdon en Coad	Gane en Sarson
Externe entiteit
Proces		​
Datastore
Gegevensstroom

DFD-niveaus worden voorzien van een nummer 0, 1 of 2, en kunnen soms zelfs tot een derde niveau of nog hoger worden doorgevoerd. De benodigde mate van detail is afhankelijk van de omvang van hetgeen u probeert weer te geven. Het niveau 0 van een DFD wordt ook wel een contextdiagram genoemd. Het geeft een basisoverzicht van het hele systeem of proces dat geanalyseerd of gemodelleerd wordt. Op niveau 1 wordt het contextdiagram opgedeeld en in meer detail weergegeven. Dit niveau belicht de voornaamste functies van het systeem door het globale proces van het contextdiagram in kleinere subprocessen op te delen.  Een DFD op niveau 2 gaat weer wat dieper in op bepaalde delen van niveau 1. Er is vaak meer tekst nodig om voldoende informatie te geven over de werking van het systeem. 

Waar DFD's gebruikt worden voor procesmodellering van systemen, wordt gegevensmodellering vaak gedaan met

Entity Relationship Diagrams (ERD's)

om te laten zien welke gegevens in het systeem zitten. Voor objectmodellen omschrijft de

Unified Modeling Language (UML)

het beste de "wat"- en "waarom"-logica van het systeem. DFD's onderscheiden zich ook van

stroomdiagrammen

, die de stappen laten zien om een proces te voltooien, meestal met eenvoudige vakken en pijlen. Stroomdiagrammen laten niet de input of output van externe bronnen zien en ze tonen ook niet de weg die de gegevens afleggen om het proces te voltooien.

Wilt u meer weten? Bekijk dit uitgebreide overzichtsartikel over data flow diagrammen.