Схематизация процессов позволяет наглядно представить все шаги и решения, задействованные в конкретном процессе. Схема рабочего процесса (или блок-схема) описывает поток материалов и информации, отображает задачи, закрепленные за процессом, а также показывает принимаемые решения и важнейшие связи между этапами процесса.
Читается за 10 мин.
Хотите создать собственную диаграмму? Попробуйте Lucidchart. Это быстро, легко и совершенно бесплатно.
Что такое карта процесса?
Схема рабочего процесса — это инструмент планирования и управления, с помощью которого удобно наглядно описывать течение работы. Схемы рабочих процессов обычно создаются в специальных программах и отображают серию событий, ведущих к конечному результату. Они также известны под другими названиями, например, блок-схемы, блок-схемы процессов, схемы процессов, функциональные схемы процессов, функциональные блок-схемы, модели процессов, диаграммы потока работ, схемы рабочих потоков, схемы технологических процессов. Эти схемы показывают, кто и что участвует в процессе, и могут пригодиться в любой организации, так как позволяют выявлять области, где требуется дальнейшая работа.
Главная цель схематизации процессов — помочь коммерческой или другой организации повысить эффективность. Схемы рабочих процессов упрощают общение внутри организации, позволяя глубже анализировать и лучше документировать процессы, а также проводить мозговые штурмы по их усовершенствованию. Схемы рабочих процессов также показывают, где кроются слабые места, повторяются одни и тех же задачи и создаются задержки. С их помощью можно определить, где лежат г раницы процессов, кто несет ответственность за работу, какие обязанности входят в различные должности и как повысить эффективность или замерить показатели процессов.
Преимущества схем рабочих процессов
Схемы рабочих процессов помогают выявить пустую трату ресурсов, а также оптимизировать рабочие операции и лучше разобраться в их устройстве. С их помощью вы сможете наглядно объяснить важнейшие детали процесса вместо того, чтобы составлять длинные текстовые инструкции.
Блок-схемы и карты процессов позволяют:
- повысить понимание процесса;
- проанализировать способы усовершенствования процесса;
- наглядно показать устройство процесса;
- упростить общение между сотрудниками, задействованными в одном и том же процессе;
- эффективно задокументировать процесс;
- планировать проекты.
С картами процессов удобно экономить время и упрощать проекты, потому что они:
- формируют и ускоряют разработку проектов;
- обеспечивают эффективный наглядный способ передачи идей и информации;
- помогают устранять проблемы и принимать решения;
- позволяют выявлять проблемы и возможные пути их решения;
- просты и экономичны в создании;
- позволяют разложить процессы на отдельные шаги с применением легко понятных символов;
- подробно демонстрируют связи и последствия;
- показывают весь процесс от начала до конца.
Карты процессов позволяют разобраться в ключевых характеристиках процесса и собрать полезную информацию, которая затем пригодится вам в решении проблем. С их помощью вы сможете правильно поставить стратегически важные вопросы, которые помогут усовершенствовать любой процесс.
Разновидности схем рабочих процессов
Главная задача схемы рабочего процесса — р ассказать об устройстве определенного процесса другим людям. Грамотно составленная схема поможет не только увидеть, но и понять конкретный процесс. Вот наиболее распространенные разновидности схем рабочих процессов:
Карта активности
: показывает, какие виды деятельности, участвующие в процессе, создают добавленную стоимость, а какие — нетПодробная карта процесса
: обеспечивает углубленную картину каждого этапа выбранного процессаКарта документооборота
: представляет документацию с точки зрения ввода и вывода информацииОбобщенная карта процесса
: представляет процесс в общих чертах и показывает взаимодействие по принципу «поставщик-вход-процесс-выход-заказчик» (SIPOC)Реалистичная карта процесса
: отражает текущее и/или будущее состояние процесса с целью выявить области, где его необходимо доработатьКросс-функциональная карта (с разделительными дорожками)
: разграничивает ответственность за выполнение подпроцессов в рамках процессаЦепочка добавленной стоимости
: состоит из блоков без соединительных линий и представляет собой крайне упрощенную версию схемы процесса для быстрого ознакомленияКарта потока создания ценности
: опирается на технику бережливого производства, которая направлена на анализ и усовершенствование процессов, необходимых для создания товара или предоставления услуги потребителюДиаграмма потока работ
: изображает рабочий процесс в виде потока, однако не задействует символы унифицированного языка моделирования (UML)
Символы карты процессов
Каждый элемент схемы рабочего процесса обозначается специальным символом. Как правило, используется набор символов или фигур для блок-схем или схем потоков. Эти символ ы продиктованы
унифицированным языком моделирования
(UML
), который представляет собой международный стандарт составления схем рабочих процессов. В целом, применяемые символы можно разделить на следующие категории: процессы/операции, ответвление и управление потоками, ввод и вывод, хранилища файлов и данных, а также обработка информации.Символы процессов и операций
Символ | Название | Описание |
---|---|---|
Процесс |
Наиболее часто используемая фигура для построения блок-схем. Символизирует действие, задачу или операцию, требующую выполнения. | |
Подпрограмма |
Отображает серию действий, связанных с задачей, которая, в свою очередь, входит в состав более крупного процесса. Наличие подпрограммы может указывать на то, что более масштабный процесс уже представлен в отдельной блок-схеме, к которой можно обратиться за дополнительной информацией. | |
Альтернативный процесс | Альтернатива обычному процессу. Соединение альтернативного процесса с другими объектами, как правило, происходит с помощью пунктирной линии. | |
Задержка | Символизирует промедление или период ожидания в процессе. | |
Подготовка | Этап подготовки к выполнению другого шага в рамках процесса. | |
Ручной цикл | Последовательность команд, которая будет повторяться, пока ее не остановят вручную. | |
Граница цикла | Мест о, где останавливается цикл. |
Символы управления потоком
Символ | Название | Описание |
---|---|---|
Стрелка | Стрелки указывают, в каком направлении следует «читать» блок-схему (как правило, сверху вниз и/или слева направо). | |
Терминатор | Символизирует точку начала или окончания блок-схемы. Обычно в блок-схеме имеется только одна начальная точка, зато конечных точек может быть несколько. | |
Решение | Точка, где необходимо принять решение. Исходящие из нее стрелки обычно носят пометки «да», «нет», «истина» или «ложь». | |
| Соединитель | Изображается в виде круга с буквой и применяется там, где нужно соединить элементы, расположенные на разных страницах или в разных частях карты, но невозможно воспользоваться соединительными линиями. Чтобы показать продолжение потока, поставьте еще один круг с той же буквой в необходимом участке схемы. |