Построить диаграмму
Diagram

Что такое BPMN-схема и как ее создать?

Каковы ваши потребности в диаграммах?

Я новичок в диаграммах и хочу узнать больше.

Специалисты разных сфер, включая продажи и ведение проектов, регулярно прибегают к помощи программ для составления схем по методу моделирования бизнес-процессов (BPMN). Здесь вы познакомитесь с азами методов BPMN и BPMN 2.0, а также с историей, целями, преимуществами, символами и разновидностями схем моделирования бизнес-процессов и найдете полезные советы по их составлению.

Читается за 15 мин.

Хотите создать собственную диаграмму? Попробуйте Lucidchart. Это быстро, легко и совершенно бесплатно.

Сделать диаграмму

Что такое BPMN?

Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) — это метод составления блок-схем, отображающий этапы выполнения бизнес-процесса от начала до конца. BPMN-схемы наглядно и подробно демонстрируют последовательность рабочих действий и перемещение информационных потоков, необходимых для выполнения процесса, а потому являются одним из ключевых инструментов управления бизнесом.

Цель применения метода BPMN — смоделировать способы адаптации под новые условия, а также пути повышения эффективности и конкурентоспособности. За последние несколько лет данный метод подвергся стандартизации и получил несколько исправленное название — «модель и нотация бизнес-процессов», — однако аббревиатура BPMN осталась без изменений. Стоит отметить, что этот метод отличается от унифицированного языка моделирования (UML), применяемого в разработке программ.

Экскурс в недавнюю историю

Метод нотации моделирования бизнес-процессов был разработан организацией Business Process Management Initiative (BPMI) и с тех пор претерпел ряд доработок. В 2005 году произошло слияние BPMI с группой компаний Object Management Group (OMG), и последняя взяла инициативу в свои руки. В 2011 году OMG выпустила BPMN 2.0 и изменила название метода на «модель и нотацию бизнес-процессов». Перемена ознаменовала внедрение более подробного стандарта моделирования бизнес-процессов с использованием расширенного набора символов и способов нотации для схем бизнес-процессов. С 2014 года в дополнение к BPMN также появился новый метод создания блок-схем — стандарт «модель и нотация принятия решений», так как BPMN обычно не подходит для схематизации потоков решений.

Цели и преимущества

BPMN-схемы верхних уровней рассчитаны на участников бизнес-процесса и других заинтересованных лиц, которые с их помощью могут получить доступную картину задействованных этапов. Схемы более детальных уровней предназначены для тех, кто непосредственно вовлечен во внедрение процесса, и в них содержится достаточно информации для выполнения этой задачи. BPMN-схемы описывают бизнес-процессы единым стандартизированным языком, который понятен всем участникам независимо от уровня их технических познаний, то есть бизнес-аналитикам, исполнителям процесса, менеджерам, разработчикам, а также внешним сотрудникам и консультантам. В идеале эти схемы должны представлять последовательность действий достаточно подробно и понятно, чтобы перекинуть удобный мостик от проекта бизнес-процесса до его внедрения.

Информация, представленная в виде схемы, как правило, удобнее для понимания, чем описание в виде текста. Схематизация упрощает как обмен информацией, так и совместную работу по созданию эффективного процесса с целью достижения качественного результата. Схемы также способствуют ведению дискуссии при составление XML-документов, необходимых для выполнения различных процессов (XML — Extensible Markup Language — «расширяемый язык разметки»). Основной стандарт XML носит название BPEL (или BEPEL4WS), что расшифровывается как Business Process Execution Language for Web Services («язык исполнения бизнес-процессов для веб-служб»).

Распространенные символы метода BPMN

Метод нотации и моделирования бизнес-процессов, или проще BPMN, применяется для создания блок-схем бизнес-процессов, которые будут легко понятны и внутри организации, и за ее пределами. Символы BPMN-схем подразделяются на четыре основных группы: объекты потока, объекты-связки, разделительные линии и артефакты. Ниже представлено подробное руководство, которое познакомит вас с фигурами BPMN-схем и их ролями.

Типы событий BPMN

События символизируют происходящее в бизнес-процессе.

Начальное событие — первый шаг процесса.

Промежуточное событие — всё, что происходит между начальным и конечным событиями.

Конечное событие — финальный шаг процесса.

BPMN-символы событий

Каждый из этих BPMN-символов событий можно настроить согласно нуждам конкретного процесса. Примеры ниже входят в группу начальных событий, однако на деле они могут сочетаться с событиями любого типа. Наиболее распространенные символы применяются для обозначения следующих событий:

Сообщение: провоцирует или завершает процесс либо способствует выполнению промежуточного процесса.

Таймер: означает, что время или дата (в том числе повторяющиеся) провоцируют начало или окончание процесса или промежуточной операции.

Эскалация: указывает, что шаг в результате эскалации переходит к другому сотруднику или организации. Такие события встречаются только внутри подпроцессов событий. Эскалация означает, что в процесс вовлекается сотрудник, находящийся на более высокой ступени в иерархии организации.

Условие: процесс начинается или продолжается, если соблюдено бизнес-условие или правило.

Связка: подпроцесс, являющийся частью более крупного процесса.

Ошибка: ошибка, выявленная в начале, середине или конце процесса. Подпроцесс события с триггером «ошибка» всегда прерывает процесс, в составе которого он находится.

Отмена: реакция на отмену операции в составе подпроцесса. В конечном событии символ «отмена» указывает на спровоцированную отмену процесса.

Компенсация: возврат платежа в результате частичного неисполнения операции.

Сигнал: сигнал, передаваемый через ряд процессов. Символ сигнала может начать или завершить процесс либо поспособствовать его выполнению.

Мультипликатор: несколько триггеров провоцируют процесс.

Параллельный мультипликатор: экземпляр процесса, который не начнется, не продолжится и не завершится, пока не произойдут все возможные события.

Окончание: провоцирует незамедлительное завершение шага в составе процесса. Все связанные экземпляры шага также прерываются в тот же момент.

Создание диаграмм быстро и легко с Lucidchart. Начните бесплатную пробную версию сегодня, чтобы начать создавать и сотрудничать.

Сделать диаграмму

BPMN-символы действий

Действия описывают работу, осуществляемую в пределах конкретного экземпляра процесса. В нотации BPMN выделяют четыре разновидности действий — задачи, подпроцессы, операции и вызовы.

Задача: самый базовый компонент деятельности, который не разбивается на более мелкие составляющие. К примеру, в состав процесса «утренние дела» может входить задача «включить компьютер».

Подпроцесс: группа задач, тесно связанных между собой. Подпроцессы отображаются двумя способами. Первый — в свернутом виде со знаком «плюс», который позволяет развернуть полный список. Второй — в развернутом виде, где содержатся все задачи, в полной мере описывающие данный подпроцесс.

Операция: особая разновидность подпроцесса, где задействован платеж.

Вызов: глобальный подпроцесс, который повторно применяется на разных участках рабочего потока.

BPMN-символы развилок

Символы развилок в BPMN-схемах позволяют разделять и соединять потоки. Развилки бывают нескольких типов:

Исключение. Оценивает состояние бизнес-процесса и, в зависимости от условия, разбивает поток на одно или несколько взаимоисключающих направлений. Например, если заведующий одобрит проект, будет составлен один отчет, а если нет — ни одного.

Зависимость от события. Развилка с зависимостью от события похожа на развилку «исключение», так как обе ведут к выбору того или иного направления в потоке. Однако в случае зависимости от события направление диктуется тем, какое совершилось событие, а не тем, какое было выполнено условие. Предположим, прежде чем отправить электронное письмо, вы решили дождаться прихода гендиректора в офис. Если же он не явится, письмо не будет отправлено.

Параллельная развилка. Отличается от других развилок тем, что не зависит от условий или других событий. Параллельные развилки применяются для обозначения двух одновременных задач в бизнес-потоке. Например, маркетинговый отдел одновременно ведет поиск новых потенциальных клиентов и поддерживает связь с уже имеющимися лидами.

Включение. Разбивает поток процесса на одно или несколько направлений. К примеру, развилка «включение» может указывать на действия, предпринятые компанией в результате полученных результатов опроса. Скажем, если покупателю понравился товар А, это спровоцирует один процесс. Если покупатель отдал предпочтение товару Б, в силу вступит другой процесс. А если покупатель остался недоволен товаром А, — третий.

Исключительная зависимость от события: провоцирует новый экземпляр процесса при каждом возникновении последующего события.

Сложная развилка. Используется только в наиболее сложных потоках бизнес-процесса. Идеальный вариант применения — когда для описания бизнес-потока требуется несколько развилок.

Параллельная развилка с зависимостью от события. Похожа на параллельную развилку, как видно из названия. Позволяет нескольким процессам разворачиваться одновременно, только в отличие от параллельной развилки, процессы зависят от конкретных событий.

Соединительные элементы BPMN-схемы

К соединительным элементам относятся линии, ведущие от одного объекта BPMN-потока к другому. Существует три разновидности таких элементов — поток последовательности, поток сообщений и ассоциация.

Поток последовательности: объединяет объекты потока в строго последовательном порядке.

Поток сообщений: символизирует сообщения, поступающие от одного участника процесса к другому.

Ассоциация: демонстрирует связь между артефактами и объектами потока.

Разделительные дорожки в BPMN-схемах

Разделительные дорожки помогают упорядочить разные аспекты процесса в пределах BPMN-схемы. Они наглядно группируют объекты, позволяя помещать каждый аспект процесса в отдельную полосу. Разделительные дорожки можно протягивать как горизонтально, так и вертикально. Следует отметить, что разделительные дорожки не только группируют действия по категориям, но также могут выявить задержки и участки низкой эффективности и наглядно показать, кто несет ответственность за работу на каждом этапе процесса.

Артефакты в BPMN-схемах

Артефакты символизируют информацию, имеющую отношение к модели, но не к отдельным элементам внутри процесса. Существует три разновидности артефактов — аннотации, группы и данные. Все три дополняют или описывают BPMN-процесс.

Аннотации позволяют модератору описать дополнительные участки потока модели или нотации.

Группы помогают объединять задачи или процессы, которые важны в контексте общего процесса.

Данные — информация, помещенная в процесс, возникшая в результате процесса либо требующая сбора или хранения.

 

Ввод данных — потребность в определенной информации, от которой зависит выполнение задач в бизнес-процессе.

Вывод данных — информация, полученная в результаты выполнения бизнес-процесса.

Сбор данных — информация, собранная в пределах бизнес-процесса.

Хранилище данных — возможность хранить информацию или получить доступ к данным, связанным с бизнес-процессом.

Как создать BPMN-схему онлайн

Теперь вы имеете представление об элементах, входящих в состав BPMN-схемы, поэтому пора научиться создавать собственные схемы в Lucidchart. Чтобы упростить для вас начальную работу, мы подготовили ряд шаблонов, которые можно легко отредактировать под нужды своего проекта. Достаточно войти в свою учетную запись и выполнить инструкцию ниже. Если вы еще не зарегистрировались, спешите ознакомиться с возможностями Lucidchart бесплатно!

1. Выберите шаблон BPMN-схемы

Откройте раздел «Документы», нажмите на стрелку «вниз» на оранжевой кнопке «+ документ» и дважды щелкните мышкой по пустому шаблону BPMN 2.0.

2. Задайте название схемы

Нажмите на заголовок «BPMN 2.0» в верхнем левом углу экрана. Когда откроется всплывающее окно, введите название своей схемы в поле для текста и нажмите кнопку «OK». Новое название BPMN-схемы появится в левом верхнем углу экрана.

3. Начните BPMN-процесс

В нашем шаблоне представлена схема платежного процесса. Мы покажем вам, как преобразовать ее в BPMN-схему входящего счета. Первым делом нужно создать круг, который будет символизировать начало процесса. Выделите зеленый круг нажатием и измените его цвет. Для этого достаточно нажать на иконку заливки на панели меню и выбрать вместо зеленого белый.

Совет: нажав на круг, вы можете превратить его в непрерывающее событие. Для этого нужно всего лишь поставить галочку напротив опции «Непрерывающее событие» во всплывающем окне. Там же можно задать и тип события.

Не забудьте переименовать событие. Дважды щелкните мышкой по тексту «Start Event» («Начальное событие»), удалите его кнопкой Delete на клавиатуре и введите новое название.

4. Добавьте действия

В шаблоне уже имеются действия, но их можно изменить. Если действия находятся в нужной части схемы, просто отредактируйте их текст, предварительно дважды щелкнув по нему мышкой.

Чтобы дополнить схему другими действиями, перетащите на холст фигуры и символы BPMN-нотации. Их можно найти на боковой панели в левой части экрана. Для вашего удобства мы уже создали подборку символов для BPMN-схем. Прокрутив ее вниз, вы также увидите коллекцию фигур для схем по стандарту BPMN 2.0. Это исчерпывающий набор символов для построения BPMN-схем. (Примечание: наведите курсор на фигуру, чтобы увидеть, что она символизирует, — задачу, операцию, процесс, данные, развилку, разделительную дорожку или пул.)

Совет: элементы, помещаемые на схему, можно настроить дополнительно, указав, для чего именно необходимо то или иное действие (задача, развилка и так далее). Для этого достаточно выбрать подходящую опцию во всплывающем окне. Открыть это окно можно в любое время: просто нажмите на элемент схемы, а затем — на значок шестеренки.

5. Добавьте развилки

В нашем шаблоне уже имеется развилка, но если вам потребуется добавить новую, выберите значок развилки из набора инструментов BPMN 2.0 и перетащите его на нужный участок. Не забудьте выбрать тип события из выпадающего меню всплывающего окна. Соответствующий значок появится в треугольнике развилки.

6. Добавьте связки

Дважды щелкните мышкой по действию или развилке. Удерживайте нажатие на одной из точек с оранжевым контуром и протяните из нее линию до другой фигуры. Связка между двумя объектами автоматически изображается в виде стрелки.

Задайте название связки. Для этого достаточно нажать на полученную стрелку (поверх нее появится текстовое поле) либо на значок «T» в разделе «Стандартные» в меню фигур в левой части экрана. Если вы решили воспользоваться вторым вариантом, поместите курсор в тот участок схемы, где требуется текст, щелкните мышкой — и перед вами появится текстовое поле. Введите желаемый текст.

7. Добавьте пул или разделительную дорожку

Возможно, в вашей организации разные группы и отделы выполняют разные действия, входящие в состав одной BPMN-схемы. Чтобы наглядно показать эту особенность устройства компании, воспользуйтесь пулами или разделительными дорожками.

Выберите значок пула из набора инструментов BPMN 2.0 и перетащите его на нужный участок схемы. Не забудьте выбрать тип события из выпадающего меню всплывающего окна. Соответствующий значок появится в треугольнике развилки. Дважды щелкните мышкой по пулу или разделительной дорожке, чтобы изменить их содержимое.

Совет: чтобы изменить количество или ориентацию разделительных дорожек, нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу пула.

После этого вам, скорее всего, придется заново упорядочить события, чтобы они оказались по правильную сторону разделительной дорожки. Чтобы переместить несколько объектов, нажмите на один из них и, удерживая клавишу Shift, щелкните мышкой по дополнительным объектам, а затем перенесите полученную группу в необходимую полосу. Связки между объектами подстроятся автоматически.

8. Добавьте своей схеме индивидуальности с помощью цвета и шрифтов

Когда базовый вариант схемы будет готов, вы сможете настроить цвет фигур и изменить шрифт текста. Что сделать, чтобы...

  • Настроить цвет: нажмите на элемент схемы, а затем на значок заливки на панели меню и выберите нужный цвет.
    • Совет: чтобы изменить цвет сразу нескольких фигур, нажмите на одну из них и, удерживая клавишу Shift, щелкните мышкой по остальным объектам. Затем нажмите на значок заливки и выберите желаемый цвет.
  • Изменить шрифт: в меню раздела «Правка» укажите опцию «Выбрать все». Нажмите на блок шрифтов и выберите новый шрифт. Он будет применен ко всему тексту в вашей схеме. Чтобы настроить другие параметры текста, используйте остальные опции (цвет, размер, начертание, курсив, подчеркивание и выравнивание).

9. Поделитесь полученной BPMN-схемой с коллегами

Название, которое вы указали в начале урока, будет отображаться вверху схемы. Если вы довольны полученным результатом, вы можете поделиться своей BPMN-схемой с другими участниками проекта по электронной почте, с помощью ссылки, через соцсети (Facebook, Twitter, Google+ или LinkedIn) или прямо на своем сайте, куда ее легко можно встроить. Нажмите на голубую кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу экрана — и перед вами откроется окно с опциями публикации. Укажите, как вы хотите поделиться своей схемой, и введите необходимую информацию.

Стоит предоставить другому участнику проекта доступ к своей BPMN-схеме посредством электронного письма со специальной ссылкой — и вы оба сможете одновременно редактировать ее и координировать работу в нашем встроенном чате (ищите желтый значок в правом верхнем углу экрана).

Шаблоны и примеры BPMN-схем

Процесс регистрации нового клиента

На данном шаблоне схематично показано, как может складываться путь клиента от исходного контакта до регистрации и дальнейшего сотрудничества.

Шаблон схемы рабочего процесса

Этот шаблон поможет вам наглядно представить течение бизнес-процесса. Настройте разделительные дорожки на свое усмотрение, если вам нужна более подробная схематизация.

Шаблон рабочего процесса

Диаграмма потока работ обеспечивает удобный обзор рабочего потока и иллюстрирует каждый шаг от начала до конца с помощью стандартного набора символов и фигур. Диаграммы потока работ также помогают четко разграничить должности внутри организации и повысить эффективность общения между разными отделами.

 


Хотите создать собственную диаграмму? Попробуйте Lucidchart. Это быстро, легко и совершенно бесплатно.