Урок по диаграммам потока работ

Диаграмма потока работ дает наглядное представление о ходе выполнения работы. С помощью стандартных символов и фигур она показывает, как шаг за шагом разворачивается ваш рабочий процесс от начала до конца. На диаграмме также видно, кто отвечает за работу на каждом этапе процесса. Для создания диаграммы первым делом вам потребуется досконально проанализировать свой рабочий процесс и найти в нем возможные слабые места. Этот анализ также поможет вам выявить, определить и стандартизировать ключевые области своего рабочего процесса.

Благодаря схемам рабочих процессов, ваши сотрудники смогут лучше разобраться в своих обязанностях и составить представление о том, в каком порядке выполняется работа. Эти схемы также помогут вам повысить взаимопонимание между разными отделами. Схематизация рабочих процессов берет начало в области промышленного производства, однако сегодня этот подход применяется во многих сферах — от государственного управления до финансов и коммерции, — а создавать такие схемы стало как никогда просто.

Схематично представить рабочий процесс можно разными способами. Вот наиболее распространенные виды диаграмм потока работ:

• Блок-схема ANSI: данный подход опирается на символы, установленные Американским национальным институтом стандартов (ANSI), и представляет собой первый стандартизированный метод с единым языком описания разных этапов рабочего процесса;
• UML-диаграмма активности: этот тип схемы позволяет наглядно представить поток управления и порядок действий в рамках процесса при помощи унифицированного языка моделирования (UML);
• BPMN-схема: подобно UML, метод нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN) использует блок-схемы. BPMN обеспечивает общий язык для представителей технической и бизнес-сфер и ставит во главу угла не результат, а бизнес-процессы и информацию (например, внутренние процессы);
• Диаграмма плавательных дорожек: разграничивает отделы внутри организации, подчеркивая их взаимодействие между собой и обеспечивая общий обзор возможных участков с низкой эффективностью;
• SIPOC-схема: на английском данная аббревиатура расшифровывается как Supplier-Input-Process-Output-Customer («поставщик-вход-процесс-выход-заказчик»), а схемы, составленные по этому принципу, четко показывают, кто создает и кто получает данные, а также дают общую картину задействованных процессов.

Каждый элемент схемы рабочего процесса иллюстрирует переход от одного шага к другому. Каждый шаг, в свою очередь, характеризуется одним из трех параметров:

• Ввод: рабочие ресурсы, капитал, оборудование или информация, необходимые для выполнения определенного шага;
• Трансформация: изменения, ведущие к созданию выходного результата, например, местоположение, физические характеристики, смена владельца или цели;
• Вывод: результат трансформации.

Для изображения шагов и действий в схемах рабочих процессов применяются специальные фигуры и символы. Вот некоторые распространенные примеры:

Построение эффективной диаграммы потока работ осуществляется в несколько шагов.

1. Прежде всего, выберите, с чьей точки зрения разворачивается схема, — организации или ее клиентов. Кроме того, как вы собираетесь изображать рабочий процесс — таким, как он есть в настоящий момент, или таким, как вы хотите видеть в будущем, то есть после внесения запланированных изменений?

2. Далее необходимо набросать приблизительную схему текущего рабочего процесса. Для этого достаточно в общих чертах изобразить сам процесс и вовлеченные в него шаги, то есть рабочие задачи и дела, которые регулярно имеют место в вашей организации.

3. Когда общая схема будет готова, можно браться за подробности. Теперь вам предстоит опросить людей, задействованных в выполнении каждого отдельного шага, и собрать набор требований.

На этом этапе рекомендуем задать своим сотрудникам следующие вопросы:

• Какова ваша общая цель?
• Что сигнализирует о начале и окончании вашего рабочего процесса?
• Какие действия входят в состав каждого шага и кто занимается их выполнением?
• Что происходит дальше?
• Случаются ли отклонения от заданного плана?
• Какая информация требуется сотруднику для принятия решения («одобрить/отклонить») в соответствующей точке?

4. Собрав всю необходимую информацию, проведите анализ рабочего процесса, обращая особое внимание на три шага ниже, так как именно они помогут вам избавиться от участков низкой эффективности:

• Категоризация. Один из способов быстро выявить слабые места в рабочем процессе — разделить задачи на категории по принципу важности: «крайне важно сделать», «полезно сделать», «неплохо бы сделать (но необязательно)» и «можно избавиться». Распределите задачи по категориям так, чтобы каждая из них также находилась рядом с должностью и уровнем компетентности, необходимыми для ее выполнения.
• Выявление слабых мест. Ищите участки, где впустую тратятся ресурсы, имеются недочеты, повторно вводятся данные или задействовано слишком много шагов, что только замедляет работу.
• Стратегическое мышление. Анализ рабочего процесса — также отличная возможность проверить, как в вашей компании обстоят дела с прицелом на будущее. Каковы цели компании на ближайшие пять лет? Какие задачи стоят на пути к этим целям и как они отражаются в вашем текущем рабочем процессе?

5. Пора приступать к построению схемы! Чтобы упростить себе задачу, зарегистрируйте бесплатную учетную запись в Lucidchart и воспользуйтесь одним из наших шаблонов. Затем добавьте необходимые фигуры и текстовые метки согласно вашему рабочему процессу.

Диаграмма потока работ по маркетингу

Этот шаблон поможет вам наглядно представить процесс создания маркетинговых материалов и выполнения связанных с ними рабочих задач от разработки стратегии до непосредственно исполнения.

Шаблон процесса введения сотрудника в должность

Эта схема поможет вашим новым сотрудникам быстрее вникнуть в устройство компании. Рабочий процесс, представленный таким образом, обеспечит взаимопонимание между отделом кадров, IT-командой и менеджерами при введении новичков в курс дела.