Alles über die 5S Methode im LEAN Management

Es ist gut möglich, dass Sie schon etliche gekaufte Möbel aus dem Möbelhaus zusammengebaut haben. Wahrscheinlich haben Sie auch eine Methode entwickelt, mit der Sie zum Beispiel sicherstellen, dass das Bücherregal am Ende auch ein Bücherregal ist. Beim Management in großem Umfang ist es nicht viel anders: Es gibt Methoden, die sicherstellen, dass Bücherregale als Bücherregale und Autos als Autos enden, und zwar mit so wenig Abfall und so hoher Qualität und Effizienz wie möglich.

Eine dieser Methoden ist die 5S Methode, das als Teil des LEAN Mangements und der Theory of Constraints (TOC/Engpasstheorie) entwickelt wurde. Im Rahmen von TOC trägt die 5S Methode dazu bei, den Engpass für sich zu nutzen.

Hier finden Sie einen Überblick über die 5S Methode und wie Sie sie zur Verbesserung Ihres Managements einsetzen können.

Was ist die 5S Methode?

Die 5S Methode dient dazu, einen sicheren, organisierten und effizienten Arbeitsplatz zu erhalten. Obwohl die Entwicklung der 5S Methode dem japanischen Team von Toyota zugeschrieben wird, wurde das ursprüngliche Konzept von Ford entwickelt und als CANDO-System bezeichnet. Es war ein Akronym für cleaning up (aufräumen), arranging (ordnen), neatness (Sauberkeit), discipline (Disziplin) und ongoing improvement (ständige Verbesserung).

Als das Toyota-Team das Ford-Werk besuchte, nahm es CANDO und die revolutionären Fließbandtechniken von Ford mit nach Hause. Toyota machte dann aus CANDO die 5S-Technik.

Obwohl das 5S-Programm ursprünglich für die Automobilproduktion entwickelt wurde, lässt es sich problemlos auf andere Branchen außerhalb der Fertigung übertragen, z. B. die Technikbranche, das Gesundheitswesen und die Verwaltung.

Wofür steht die 5S Methode?

Die 5S sind ursprünglich japanische Wörter (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke). Sie wurden inzwischen ins Englische übersetzt, wobei die ursprüngliche Bedeutung der 5S beibehalten wurde. Heute stehen die 5S für:

• Sortieren (aussortieren): Entsorgen von nicht benötigten Materialien und getrenntes Organisieren von Werkzeugen, Teilen und Anleitungen.
• Systematisieren: Ordnen der Werkzeuge und Teile in der Reihenfolge, in der sie benötigt werden.
• Säubern : Arbeitsplatz aufräumen! 
• Standardisieren: Das Aufräumen/die Anordnung zu einem Teil des täglichen Lebens machen.
• Selbstdisziplin: 5S zu einer Lebensart machen, indem die ersten vier S zur Gewohnheit werden.

Außerdem gibt es ein zusätzliches sechstes "S". Wenn man bedenkt, dass ein großer Vorteil von der 5S Methode darin besteht, Verschwendung zu vermeiden, ist die Aufnahme dieses zusätzlichen "S" absolut sinnvoll. Das sechste “S" lautet:

• Sicherheit: Der Arbeitsplatz sollte so angeordnet werden, dass maximale Sicherheit gewährleistet ist.

Vorteile der 5S Methode im LEAN Management

Erinnern Sie sich noch einmal an die vielen Male, als Sie Möbel zusammengebaut haben. Wahrscheinlich haben Sie ganz selbstverständlich die oben beschriebene 5S-Technik angewendet, um die Möbel erfolgreich zusammenzubauen, ohne Zeit und Material zu verschwenden. Die Vorteile der 5S Methode im LEAN Management sind ähnlich:

• Geringere Kosten: Weniger Arbeits- und Materialabfälle bedeuten geringere Kosten.
• Erhöhte Sicherheit: Ganz gleich, ob man die 6S anwendet oder die Sicherheit in jeden Arbeitsschritt einbezieht – den Fokus auf die Sicherheit zur legen, führt zu einem besseren Arbeitsumfeld.
• Verfügbarkeit von Ausrüstung und Werkzeugen: Wenn Mitarbeitende Ausrüstung horten, weil sie nicht wissen, was sie brauchen werden, mindert das die Effizienz generell. Mit der 5S Methode konzentriert man sich darauf, nur das zu verwenden, was auch benötigt wird.
• Erhöhte Geschwindigkeit: Da alle erforderlichen Werkzeuge und Materialien zur Hand sind, können sich die Arbeitenden auf die Montage konzentrieren.
• Weniger Frustration: Die Arbeitenden sind motivierter, da sie ihre Aufgaben erledigen können, ohne ständig aufgehalten zu werden.

So funktioniert die 5S Methode im LEAN Management

Der 5S-Ansatz lässt sich hervorragend mit dem LEAN Management kombinieren, da die LEAN-Prinzipien den Schwerpunkt auf das Abfallmanagement legen. Da die 5S Methode den Schwerpunkt auf einen sauberen, organisierten Arbeitsplatz legt, verbessert sich die LEAN Managementtechnik dadurch ganz von selbst. Schließlich bedeutet ein aufgeräumter Arbeitsplatz einen sichereren Arbeitsplatz, der ein schnelles, strategisches Arbeiten ermöglicht.

Die 5S Methode verbessert auch andere Elemente des LEAN Managements. So ist es zum Beispiel viel einfacher, Kanban an einem organisierten, sicheren Arbeitsplatz umzusetzen. Ein weiterer Vorteil ist, dass, wenn alles mit 5S in Ordnung gehalten wird, Probleme und Hindernisse einfacher zu erkennen sind, bevor daraus große Probleme entstehen. 

So implementieren Sie 5S Methode erfolgreich in LEAN Managment

Die 5S Methode erscheint in der Theorie zwar einfach, aber in der Umsetzung ist sie oftmals überwältigend. Schließlich ist es schon schwer genug, ein Badezimmer zu säubern und zu organisieren. Jetzt stellen Sie sich vor, das Gleiche für eine ganze Fertigungsanlage zu tun. Hier sind einige wichtige Schritte für die richtige Umsetzung des 5S-Systems.

1. Werden Sie zu einem begeisterten Verfechter der 5S Methode

Es ist zwar verlockend, die 5S-Prinzipien den Managern zu überlassen, aber die 5S Methode funktioniert nur, wenn alle mitmachen. Wenn alle in das Programm investiert sind, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die verschiedenen Elemente beibehalten werden, exponentiell an. 

5S lässt sich nur erfolgreich umsetzen, wenn alle mitziehen. Überlegen Sie sich, ein paar Verfechter von 5S dazu einzusetzen, die 5S-Bemühungen zu koordinieren. Solche Koordinatoren können bestimmte Mitarbeitende für das Aufzeigen von 5S-Techniken belohnen und neue Mitarbeitende in das 5S-Programm einführen. Sie können dazu beitragen, die Dynamik einer neuen 5S-Strategie aufrechtzuerhalten.

2. Bieten Sie 5S-Schulungen an

Das Tolle an 5S ist seine Intuitivität, so dass eine Schulung nicht monatelang dauern muss. Die Schulung kann in einer kleinen Gruppe oder in einer großen organisatorischen Schulungssession stattfinden. Sie kann sogar einzeln online anhand von Lernvideos durchgeführt werden. Wie auch immer Ihr Unternehmen die Schulung gestaltet, achten Sie darauf, dass sie sich auf die tatsächlich genutzten Arbeitsplätze bezieht. Es wäre wenig sinnvoll, die Schulung für das Fließband eines anderen Unternehmens durchzuführen.

3. Erstellen Sie visuelle Hinweise

Zeit, das Etikettiergerät herauszuholen. In einem organisierten Arbeitsbereich ist alles beschriftet und an seinem richtigen Platz. Toyota verwendet sogar ein System mit roten Labels. Diese roten Labels werden an Gegenständen und Materialien angebracht, die als verschwenderisch angesehen werden könnten, um festzulegen, was mit ihnen passieren soll (wegwerfen, umziehen usw.). 

Visuelle Hinweise sind für die 5S-Kategorie „Sortieren“ unerlässlich, aber es ist wichtig, dass jeder in Ihrem Unternehmen die gleichen Begriffe und das gleiche System für die Kennzeichnung verwendet. Weitere wichtige visuelle Hinweise sind Bodenmarkierungen, Shadowboards, Schilder und Etiketten. Diese visuellen Hinweise sind für alles hilfreich, von der Sicherheit über die Organisation bis hin zur Effizienz.

4. Hören Sie zu

Die besten Ideen für die Umsetzung von 5S kommen wahrscheinlich von denjenigen, die das 5S-System tagtäglich anwenden. Hören Sie den Mitarbeitenden zu und erwägen Sie ernsthaft, ihre Ideen zu übernehmen. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog. Bieten Sie vielleicht sogar Zuwendungen für die Mitarbeitenden an, um die Motivation zu steigern, nach Verbesserungen des Prozesses zu suchen. Den 5S-Prozess zu einer Gemeinschaftsaufgabe zu machen, ist ein wichtiger Bestandteil der erfolgreichen Umsetzung von der 5S Methode im LEAN Management.

5S Methode Beispiele

5S kann an jedem Arbeitsplatz in jeder Branche angewendet werden. Alles, was Sie brauchen, um den Prozess an Ihre Branche anzupassen, sind die richtigen Tools. Wenn Sie z. B. im Gesundheitswesen tätig sind, wäre 5S hervorragend geeignet, um einen Notfall- oder Operationssaal in optimaler Ordnung zu halten (stellen Sie sich vor, Sie bereiten sich auf eine Operation vor, ohne vorher zu prüfen, ob Sie alle notwendigen Instrumente haben).

Hier finden Sie einige Tools, die Ihnen dabei helfen, das Beste aus Ihrer 5S-Strategie herauszuholen:

PDCA: PDCA steht für „Plan Do Check Act“ und ist ein hervorragendes Instrument für die systematische Umsetzung des 5S-Prozesses. Bei PDCA geht es um Qualitätskontrolle und darum, dass Sie Ihre Fähigkeiten zum kritischen Denken auf das Prozessmanagement anwenden. 

Checklisten: Da bei 5S die Organisation im Vordergrund steht, sind Checklisten ein hervorragendes Hilfsmittel. Audit-Checklisten helfen Ihnen dabei, umgesetzte Verbesserungen und Bereiche, die weitere Verbesserungen benötigen, im Blick zu behalten. Checklisten für die präventive Wartung stellen sicher, dass die Wartungsarbeiten auch rechtzeitig durchgeführt werden.

Trenddiagramme: Sie zeigen die Veränderungen bei den Ergebnissen, Prozessen und anderen Daten im Laufe der Zeit. So können Sie Bereiche mit Verbesserungsbedarf erkennen.

Drucker: 5S basiert auf Beschilderung, also geben Sie Ihren Managern die Möglichkeit, mit großen Druckern ihre eigenen Schilder zu drucken.

Etikettiergeräte: Beschriften Sie alles. Kleben Sie wild drauflos. Mit Hilfe von Etikettiergeräten bekommt jedes Werkzeug und jeder Ausrüstungsgegenstand einen Namen und einen festen Platz.

Dashboards: Dashboards helfen, die 5S Methode für Ihre eigene Branche zu vereinfachen. Da sich 5S auf das Visuelle konzentriert, sind Dashboards unerlässlich. Schauen Sie sich unsere 5S-Dashboard-Vorlagen an und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an.

Durch Sortieren, Arrangieren der Dinge in der richtigen Reihenfolge, einen sauberen und ordentlichen Arbeitsplatz, eine Standardisierung der Prozesse, die Beibehaltung von Best Practices und einen Fokus auf die Sicherheit der Mitarbeitenden reduzieren Sie Abfall und Verschwendung, steigern die Effizienz und sorgen für einen reibungslosen Betrieb aller Systeme.