6 Schritte zur Verbesserung Ihrer Mitarbeitergespräche

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Lesedauer: etwa 8 Min.

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    Ganz gleich, ob Sie eine Führungskraft oder ein hochrangiger Vertreter der Personalabteilung Ihres Unternehmens sind: Sie machen sich wahrscheinlich mehr Gedanken über den Prozess der jährlichen Leistungsbeurteilung Ihrer Mitarbeitenden als Ihre Mitarbeitenden selbst. In der Tat verbringen Manager pro Jahr 210 Stunden mit Best Practices zu Mitarbeitergesprächen. 

    Was viele Manager manchmal nicht erkennen, ist, dass Mitarbeitergespräche nicht die stereotypische, abgestandene und potenziell unangenehme (oder schwierige) Unterhaltung sein müssen, die man von früher noch kennt. Wir haben eine Liste mit Best Practices erstellt, damit Sie und Ihre Ihnen direkt unterstellten Mitarbeitenden die Zeit, die sie für Mitarbeitergespräche aufwenden, optimal nutzen und Ihre Mitarbeitenden besser führen und motivieren können.

    Vorteile von Mitarbeitergesprächen

    Mitarbeitergespräche sind mehr als nur eine einmal im Jahr stattfindende Besprechung, bei der die Leistung einer Person beurteilt wird. Diese jährlichen Gespräche bieten Vorteile, die sich noch lange nach dem Meeting auf Ihre Teammitglieder auswirken werden: 

    • Verbesserte Kommunikation 
    • Mitarbeitermotivation 
    • Berufliche Weiterentwicklung 
    • Vertiefung von Fähigkeiten

    Schritte zur Mitarbeiterbeurteilung 

    1. Legen Sie fest, welche Art von Mitarbeiterbeurteilung Ihr Unternehmen anwenden sollte.

    Das Management sollte einen sicheren Raum für direkt unterstellte Mitarbeitende schaffen, in dem sie sich mit ihren Vorgesetzten austauschen können – im Gegensatz zu einem autoritätsgesteuerten Raum, in dem ein Vorgesetzter jedem Mitarbeitenden nur berichtet, wo dieser versagt und warum. Unternehmen sollten sich angewöhnen, ihre direkte unterstellten Mitarbeitenden zu coachen, anstatt sie zu disziplinieren, und sie sollten über die Einführung eines Management-Feedback-Systems nachdenken, um die Balance zu finden und den Austausch von Feedback zwischen Mitarbeitenden und Managern zu erleichtern. 

    Schauen wir uns die verschiedenen Beurteilungsprozesse an, die Sie anwenden können, um dies zu erreichen.

    Arten von Mitarbeiterbeurteilungen

    Top-Down

    Dieser Ansatz entspricht in der Regel dem, was Sie sich unter einer normalen Leistungsbeurteilung eines Mitarbeitenden vorstellen würden. Bei einem Top-Down-Gespräch trifft sich der Vorgesetzte formell mit dem Unterstellten, um Fehler und Einblicke zu besprechen und konstruktives Feedback zu geben.

    Ziel ist es, die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten zu öffnen, um vergangene Leistungen zu überprüfen und die zukünftige berufliche Entwicklung zu planen. Ein Hauptkritikpunkt am Top-Down-Ansatz ist jedoch, dass er für die Mitarbeitenden beängstigend sein und eine offene Kommunikation behindern kann, da er auf ein unausgewogenes Verhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden ausgerichtet ist. 

    Selbsteinschätzung

    Wie der Name schon sagt, geht es bei der Selbsteinschätzung darum, dass die Mitarbeitenden ihre Leistung anhand von qualitativen und quantitativen Kennzahlen überprüfen. Dieser Ansatz verleiht den Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung, gibt ihnen die Möglichkeit, über ihre Arbeit nachzudenken, und liefert den Führungskräften wertvolle Erkenntnisse aus Sicht der Mitarbeitenden. 

    Selbsteinschätzungen sind jedoch oft nicht objektiv und verzerren die Mitarbeiterperspektive, was leicht zu Konflikten und Unmut führen kann.  

    360-Grad

    Der 360-Grad-Ansatz, auch bekannt als Multi-Rater-Feedback oder Multi-Source-Feedback, zielt darauf ab, eine umfassende Mitarbeiterbeurteilung anzubieten. Er bezieht das Feedback mehrerer Parteien ein, darunter Kollegen, direkt unterstellte Mitarbeitende, indirekte Vorgesetzte und sogar die Mitarbeitenden selbst. Der 360-Grad-Feedback-Ansatz bietet zwar ein solideres und konstruktiveres Feedback, kann aber die Mitarbeitenden auch überfordern und mehr Zeit für die Verarbeitung aller Informationen in Anspruch nehmen. 

    Bewertungen

    Bei einer Leistungsbeurteilung wird eine Skala oder ein Benotungssystem verwendet, das in der Regel auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist, um die Leistung der Mitarbeitenden zu messen. Ein wesentlicher Vorteil einer Bewertungsskala für die Leistungsbeurteilung ist, dass sie quantifizierbare Daten liefert und Trends über den Lauf der Zeit leicht aufzeigen kann. Den meisten Bewertungssystemen mangelt es jedoch oft an feinen Nuancen und sie tendieren dahin, eher ganz nett als genau zu sein. 

    Mix & Match

    Kombinieren Sie die oben aufgeführten Arten von Beurteilungsprozessen, um das für Ihr Unternehmen beste System zur Leistungsbeurteilung Ihrer Mitarbeitenden zu finden.

    2. Planen Sie Ihre Mitarbeiterbeurteilung

    Sobald Sie den Beurteilungsprozess für Ihr Unternehmen festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, den gesamten Prozess abzubilden, damit alle Beteiligten auf derselben Wellenlänge sind. 

    Die Komplexität Ihres Prozesses wird weitgehend von der oben gewählten Methode abhängen. Ein Bewertungssystem ist viel unkomplizierter als das 360-Grad-Feedback, bei dem Sie mehrere Parteien zusammenbringen müssen.

    Der Aufbau des Prozesses beginnt in der Regel damit, dass die Personalabteilung den Zeitplan und die Schritte festlegt, die für eine erfolgreiche Leistungsbeurteilung erforderlich sind. Beachten Sie die folgenden Punkte, wenn Sie mit der Ausarbeitung Ihres eigenen Beurteilungsprozesses beginnen:

    • Schulung: Stellen Sie fest, ob die Mitarbeitenden in dem Prozess geschult werden müssen, insbesondere wenn er für das Unternehmen neu ist.

    • Zeit: Überlegen Sie, wie viel Zeit die Mitarbeitenden und Führungskräfte für die Beurteilung benötigen. 

    • Feedback und Aktionen: Erwähnen Sie auch, wann die Mitarbeitenden eine Rückmeldung erhalten und wie der Zeitplan für alle Maßnahmen aussieht, die aufgrund der Beurteilung ergriffen werden müssen (z. B. Beförderungen, Gehaltserhöhungen).

    • Teilnehmer: Entscheiden Sie, wie viele Personen beteiligt sind. Handelt es sich dabei nur um die Führungskraft und den Mitarbeitenden oder umfasst der Prozess mehrere Gutachter wie bei der 360-Grad-Feedback-Methode?

    Beispiel für einen Beurteilungsprozess (Klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

    3. Bitten Sie die Mitarbeitenden um eine Selbsteinschätzung und die Vorgesetzten um eine Beurteilung der einzelnen Mitarbeitenden

    Die meisten Mitarbeitenden mögen keine Leistungsbeurteilungen, weil sie sich ihrer Kontrolle zu entziehen scheinen. Um ihnen das Gefühl zu geben, dass sie stärker in den Prozess und das Ergebnis eingebunden sind, lassen Sie die Mitarbeitenden eine Selbsteinschätzung vornehmen. Diese Beurteilung gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, über ihre eigenen Erfahrungen und ihre Weiterentwicklung zu berichten. Die Ermutigung zur Selbstreflexion motiviert die Mitarbeitenden sogar, sich auf ihre Karriere zu konzentrieren und berufliche Ziele zu erreichen.

    Noch wichtiger ist, dass die Selbsteinschätzung den Führungskräften Einblicke in die Erfahrungen ihrer Mitarbeitenden gewährt, die ihnen möglicherweise nicht bewusst sind. So können Vorgesetzte beispielsweise herausfinden, ob Mitarbeitende mit einer bestimmten Aufgabe zu kämpfen haben oder ob sie ein erfolgreiches Projekt geleitet haben. Jetzt können Führungskräfte eine umfassende Beurteilung vornehmen, die ihren Mitarbeitenden ein genaues und umsetzbares Feedback gibt.

    4. Halten Sie ein Meeting zur Leistungskalibrierung ab

    Eine ständige Herausforderung bei der Leistungsbeurteilung besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden genau und fair nach den gleichen Standards beurteilt werden. Hier kommt eine Leistungskalibrierung ins Spiel. In den Meetings zur Leistungskalibrierung kommen die Führungskräfte zusammen, um die Kriterien für gute, durchschnittliche und schlechte Leistung festzulegen und zu vereinbaren und die Mitarbeitenden entsprechend zu beurteilen.

    Schauen Sie sich alle Schritte an, die erforderlich sind, um mit der Leistungskalibrierung zu beginnen.

    Mehr erfahren

    5. Führen Sie das Mitarbeitergespräch und aktualisieren Sie Ziele und Hindernisse 

    Das Führen des Gesprächs ist der wichtigste Teil des gesamten Prozesses. Hier werden die Ziele, die Einstellung und die Motivation der Mitarbeitenden für das nächste Jahr ermittelt. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden auf das Gespräch vorbereitet sind. Lassen Sie sie nicht im Ungewissen, so dass sich die Probleme häufen und das Gespräch unangenehm wird. Bereiten Sie stattdessen eine Vorlage vor, die Manager und Mitarbeitende vor dem Gespräch ausfüllen können, damit sie mit klaren Erwartungen in das Gespräch gehen.

    Beginnen Sie das Gespräch mit einer Würdigung der Leistungen und Bemühungen des oder der Mitarbeitenden im vergangenen Jahr. Fast 70 % der Mitarbeitenden geben an, dass sie sich mehr anstrengen würden, wenn sie das Gefühl hätten, dass ihre Leistungen auch geschätzt und anerkannt werden. Mehr noch: Wenn Mitarbeitende etwas tun, das für das Unternehmen und ihre Karriere von Vorteil ist, sollten sie auch wissen, dass sie damit weitermachen sollten.

    Gehen Sie dann zu konstruktivem Feedback über, wie sich die Mitarbeitenden verbessern können. 92 % der Mitarbeitenden sind der Meinung, dass konstruktives Feedback sie dazu motivieren würde, ihre Leistung zu verbessern, wenn es ihnen auf angemessene Art mitgeteilt würde. Coachen Sie die Mitarbeitenden und nutzen Sie das Gespräch, um klare, erreichbare SMART-Ziele zu setzen, die den Mitarbeitenden zum Erfolg verhelfen.

    6. Halten Sie die Kommunikation nach dem Gespräch aufrecht

    Die Kommunikation hört nicht auf, wenn das formelle Gespräch beendet ist. Stattdessen sollten sich Führungskräfte regelmäßig mit ihren Mitarbeitenden treffen, um ihnen weiterhin Feedback zu geben und Fortschritte zu überprüfen. Während dieses Überprüfungsprozesses sollten erfolgreiche Manager ihren derzeitigen Kommunikationsstil und ihre Methoden beurteilen. Vielleicht überrascht es Sie zu hören, dass 76 % aller Mitarbeitenden mindestens einmal im Monat ein Feedback wünschen. Vor diesem Hintergrund sollten Sie wöchentliche oder zweimonatliche Einzelgespräche mit jedem Ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden führen.

    Durch regelmäßigen Kontakt und Kommunikation können Sie sicherstellen, dass Erwartungen erfüllt werden und dass Sie einen regelmäßigen Überprüfungsprozess aufrechterhalten, der mit Ihrer Firmenkultur vereinbar ist. Darüber hinaus geben Ihnen diese kurzen Checks die Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden auf ihrem Weg zu coachen, anstatt am Ende eines jeden Quartals potenziell unangenehme Gespräche zu führen.

    Einige Arbeitgeber erstellen sogar wöchentliche Vorlagen für ihre Einzelgespräche, in denen die Mitarbeitenden besprechen, was gut funktioniert, was nicht, und welche kurz- und langfristigen Ziele sie haben. Jede dieser Methoden trägt dazu bei, dass der Leistungsbeurteilungsprozess optimal verläuft. Diese regelmäßigen, informellen Treffen tragen dazu bei, den Gesprächsfaden zu knüpfen, so dass es zum Zeitpunkt des formellen Mitarbeitergesprächs keine Überraschungen gibt.

    Es ist kein Wunder, dass die meisten internationalen Organisationen ihre derzeitigen Prozesse der Mitarbeiterbeurteilung neu erfinden. Aber noch inspirierender ist die Tatsache, dass es tatsächlich funktioniert: 96 % der Mitarbeitenden in mehreren Dutzend Organisationen geben an, dass sie ein spezifisches, kontinuierliches Leistungsfeedback als hilfreich empfinden. Gestalten auch Sie Ihren Prozess der Mitarbeiterbeurteilung noch heute neu, damit Ihr Unternehmen in Zukunft innovativ bleiben kann.

    Nutzen Sie unsere Vorlage, um noch heute den Prozess der Leistungsbeurteilung in Ihrem Unternehmen zu planen.

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    Lucidchart, eine Cloud-basierte Anwendung für intelligente Diagrammerstellung, ist eine Kernkomponente der visuellen Kollaborationssuite von Lucid Software. Mit dieser intuitiven, Cloud-basierten Lösung können Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, um Flussdiagramme, Mockups, UML-Diagramme, Customer Journey Maps und mehr zu erstellen. Lucidchart unterstützt Teams dabei, die Zukunft schneller zu gestalten. Lucid ist stolz darauf, dass Spitzenunternehmen auf der ganzen Welt seine Produkte nutzen, darunter Kunden wie Google, GE und NBC Universal sowie 99 % der Fortune 500. Lucid arbeitet mit branchenführenden Partnern wie Google, Atlassian und Microsoft zusammen. Seit seiner Gründung wurde Lucid mit zahlreichen Preisen für seine Produkte, Geschäftspraktiken und Unternehmenskultur gewürdigt. Weitere Informationen finden Sie unter lucidchart.com.

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