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Wofür ist die Personalabteilung verantwortlich

Wofür ist die Personalabteilung eigentlich verantwortlich? Die elf wichtigsten Aufgaben

Lesedauer: etwa 8 Min.

Gepostet von: Lucid Content Team

Innerhalb eines Unternehmens scheint die Personalabteilung häufig die Abteilung zu sein, welche die Mitarbeiter am meisten verwirrt: Jeder weiß zwar, dass sie wichtig ist, aber warum – das weiß kaum jemand.

Wofür ist die Personalabteilung also verantwortlich?

Es macht einen großen Unterschied, ob eine Personalabteilung aktiv zum gesunden Wachstum des Unternehmens beiträgt oder ob sie abseits in die Nähe der Archive im Keller verlagert wurde und die Mitarbeiter dieser Abteilung nur einmal jährlich zur Weihnachtsfeier des Unternehmens erscheinen.

Lesen Sie unsere ausführliche Beschreibung über die Bereiche, für die Personalabteilung verantwortlich ist (oder wofür sie verantwortlich sein sollte) und schon wissen Sie, wie Sie die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter erfüllen können. Damit auch Ihr Unternehmen eine bemerkenswerte Personalabteilung vorweisen kann, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Personalabteilung diesen Anforderungen entspricht.

Was genau ist die Personalabteilung?

Die Personal- oder auch HR-Abteilung (Human Resources) ist der Bereich eines Unternehmens, der für die Verwaltung des Mitarbeiter-Lebenszyklus (d. h. Rekrutierung, Einstellung, Onboarding, Schulung und Entlassung von Mitarbeitern) sowie für die Verwaltung der Mitarbeitervorteile verantwortlich ist.

Welche Aufgaben hat die Personalabteilung?

Wen auch immer Sie fragen, wofür genau die HR-Abteilung verantwortlich ist, wird Ihnen dieselbe Antwort geben: Sie befasse sich hauptsächlich mit den unangenehmen Aspekten der Arbeit, darunter Verstöße gegen den Verhaltenskodex, Entlassungen und Kündigungen. Letztendlich ist die Personalabteilung jedoch dafür da, die Mitarbeiter zu unterstützen. Sie ist im wahrsten Sinne des Wortes eine Abteilung für das Personal.

Hier sind einige der Aufgaben, mit denen sich der HR-Bereich tagtäglich befasst:

1. Bewerber rekrutieren

Die Personalabteilung muss sich der Anforderungen des Unternehmens genau bewusst sein und bei der Rekrutierung von Bewerbern für eine neue Rolle sicherstellen, dass diese die Anforderungen erfüllen. Dies verlangt weitaus mehr als einfach eine Anzeige auf Indeed zu schalten. Die Abteilung muss eine Marktanalyse durchführen, Stakeholder konsultieren und Budgets verwalten.

Sobald die Stelle ausgeschrieben wurde, müssen noch mehr Nachforschungen angestellt werden, damit das Unternehmen auch die richtigen Kandidaten anwirbt und letztendlich vorstellt. Der Rekrutierungsprozess nimmt viel Zeit in Anspruch und ist außerdem auch kostspielig. Der richtige Kandidat kann das gesamte Unternehmen auf positive Weise neu beleben, wobei der falsche Kandidat den Betrieb lahm legen kann.

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2. Die richtigen Mitarbeiter einstellen

Die Personalabteilung ist dafür zuständig, Vorstellungsgespräche zu organisieren, Rekrutierungsabläufe zu koordinieren und neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Die Mitarbeiter in der Personalabteilung sind außerdem dafür verantwortlich, dass alle relevanten Unterlagen bei der Einstellung ausgefüllt werden und sorgen auch dafür, dass der gesamte Prozess möglichst problemlos abläuft – sowohl am allerersten Tag als auch in den darauffolgenden Tagen.

3. Gehaltsabrechnungen

Gehaltsabrechnung sind unglaublich komplex. An jedem Zahltag müssen die gesamten Steuern und die gearbeiteten Stunden verrechnet werden. Spesen müssen erstattet und Gehaltserhöhungen sowie Boni eingerechnet werden. Fürchten Sie sich jedes Jahr vor der Aufgabe, Ihre Steuererklärung auszufüllen? Stellen Sie sich nun vor, wie es ist, in der Personalabteilung zu arbeiten und dafür sorgen zu müssen, dass alle Steuern in jedem Abrechnungszeitraum ordnungsgemäß abgezogen werden.

4. Disziplinarverfahren

Aufgrund dieser Aufgabe hat die HR-Abteilung häufig einen schlechten Ruf unter Mitarbeitern. Wenn Disziplinarverfahren auf unangemessene Weise durchgeführt werden, kann dies zum Verlust von geschätzten Mitarbeitern und Rechtsstreitigkeiten führen oder sogar für einen schlechten Ruf des Unternehmens sorgen. Werden diese Verfahren jedoch angemessen gehandhabt, können sie zum persönlichen Erfolg der Mitarbeiter beitragen.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise feststellt, dass ein bestimmter Mitarbeiter regelmäßig zu spät kommt und sich dieser Zustand selbst nach einigen Ermahnungen nicht ändert, kann die Personalabteilung eingreifen und diesen Verspätungen auf den Grund gehen. Dies könnte eine Gelegenheit sein, dem Mitarbeiter Leistungen wie Beratungsdienste oder sogar zusätzliche Ressourcen anzubieten. Auf diese Weise erhält die jeweilige Person Unterstützung und kann lernen, pünktlich zu sein. Somit muss das Unternehmen keine Kosten für die Kündigung und anschließende Rekrutierung des Ersatzes für den jeweiligen Mitarbeiter tragen – stattdessen bietet sich dem Mitarbeiter hiermit eine Lernmöglichkeit, die sogar dessen Karriere fördern könnte.

Natürlich ist ein Disziplinarverfahren in manchen Fällen einfach nicht die beste Möglichkeit und ein Mitarbeiter muss schlichtweg entlassen werden. Eine gute Personalabteilung weiß jedoch genau, wenn ein Mitarbeiter einfach nicht in das Unternehmen passt und in einem anderen Unternehmen zufriedener wäre. Auch wenn die Entlassung häufig ein schwieriger Moment ist, so ist sie doch meist im besten Interesse des Mitarbeiters. Die HR-Abteilung sollte versuchen, sowohl zu den Managern als auch zu den Mitarbeitern eine gute Beziehung aufbauen. Auf diese Weise fällt es ihnen leichter, zu erkennen, wie es um den Zusammenhalt und das allgemeine Wohlbefinden des Teams steht.

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5. Richtlinien aktualisieren

Richtlinien müssen jedes Jahr aktualisiert (oder zumindest geprüft) werden, da sich auch Unternehmen immerzu ändern. Es ist folglich die Aufgabe der Personalabteilung, offizielle Updates zu den Richtlinien vorzunehmen und auch Änderungen vorzuschlagen, sobald eine bestimmte Richtlinie nicht länger dem Unternehmen oder den Mitarbeitern dient. In manchen Fällen müssen Richtlinien auch als Reaktion auf einen Vorfall oder ein Ereignis aktualisiert werden. Die Personalabteilung sollte bei diesen Entscheidungen immer miteinbezogen und konsultiert werden.

6. Personalakten verwalten

Die Verwaltung der Personalakten ist gesetzlich vorgeschrieben. Diese Unterlagen unterstützen Arbeitgeber dabei, Qualifikationslücken zu identifizieren und erleichtern somit den Einstellungsprozess. Des Weiteren bieten sie Unterstützung bei der Analyse demografischer Daten und bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie enthalten auch die persönlichen Informationen und Notfallkontakte von allen Mitarbeitern.

7. Mitarbeitervorteile überprüfen und aktualisieren

Wettbewerbsfähig zu bleiben, ist vor allem dann von größter Bedeutung, wenn ein Unternehmen versucht, die besten Talente anzuziehen. In manchen Fällen entscheiden sich vielversprechende Bewerber aufgrund der attraktiveren Mitarbeitervorteile für ein anderes Unternehmen, auch wenn das Gehalt dort niedriger ausfällt. Die Personalabteilung sollte sich routinemäßig darüber informieren, ob die angebotenen Mitarbeitervorteile mit denen von konkurrierenden Unternehmen mithalten können. Ihr Unternehmen könnte beispielsweise eine Haustierversicherung für die Haustiere der Mitarbeiter in Erwägung ziehen, da diese vierbeinigen Freunde einen großen Einfluss auf die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter haben.

Auf welche Weise kann die Personalabteilung Mitarbeiter unterstützen?

Abgesehen von den sieben oben genannten Beispielen, bei denen es sich fast ausgiebig um betriebliche Aufgaben handelt, dient die Personalabteilung auch einem weniger sachlichen Zweck: Sie ist dafür da, um den Mitarbeitern zum Erfolg zu verhelfen und sie zu fördern.

Die Mitarbeiter sind nun einmal das wertvollste Kapital eines jeden Unternehmens. Genau aus diesem Grund ist es von größter Bedeutung, ihr Wohlbefinden zu stärken. Hier sind vier Möglichkeiten, wie die HR-Abteilung sowohl die emotionalen als auch die beruflichen Bedürfnisse der Mitarbeiter unterstützen kann:

1. Karrierechancen eröffnen

Stillstand ist nie gut für das Geschäft – versuchen Sie also, Ihre besten Mitarbeiter an Ihr Unternehmen zu binden. Die Personalabteilung kann Mitarbeitern verschiedene Karrierepfade anbieten und sie somit zu einer langfristigen Zukunft innerhalb des Unternehmens motivieren. Durch regelmäßige Gespräche können die Mitarbeiter der Personalabteilung dann den jeweiligen Mitarbeiter auf dem ausgewählten Karrierepfad begleiten.

2. Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten

In manchen Fällen benötigen Mitarbeiter für die eben erwähnten Karrierechancen zusätzliche Schulungen. Ihr Unternehmen kann Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten, wobei die Personalabteilung dabei hilft, zu entscheiden, welche Kurse und Schulungen für den jeweiligen Karrierepfad eines Mitarbeiters am förderlichsten sind. Die HR-Abteilung kann außerdem in Zusammenarbeit mit den Managern sicherstellen, dass der Arbeitsplan der Mitarbeiter flexibel ist und somit auch die ein oder andere Weiterbildung zulässt.

3. Aus- und Weiterbildungen für Manager anbieten

Niemand kommt bereits als Manager auf die Welt. Die Rolle muss sich erarbeitet werden. Eine Personalabteilung kann den Managern in Führungsfragen zur Seite stehen und somit sicherstellen, dass alle Abteilungen und Teams problemlos zusammenarbeiten und gut laufen. Dies bedeutet beispielsweise, dass Manager auch regelmäßig Weiterbildungen und Tagungen besuchen sollten.

4. Die psychische und physische Gesundheit fördern

Es ist immer wieder wichtig, sich daran zu erinnern, dass Mitarbeiter auch nur Menschen sind. Diese Menschen benötigen Unterstützung bei psychischen Erkrankungen, gesundheitlichen Problemen, Schulden, Schwangerschaften, Adoptionsprozessen und bei unzähligen anderen Ereignissen, die im Leben vorkommen können. Die Personalabteilung kann Mitarbeitern in diesen oder auch anderen Situationen somit Unterstützung anbieten.

Wann sollte die Personalabteilung kontaktiert werden?

Eine Personalabteilung, die nie mit den Mitarbeitern interagiert, verfehlt ihre Rolle. Sie sollten neue Mitarbeiter bereits während des Onboarding-Verfahrens darüber informieren, wann sie sich an die Personalabteilung wenden können und welche Ressourcen die Abteilung zu bieten hat. Die HR-Abteilung sollte außerdem regelmäßige Einzelgespräche mit den Mitarbeitern vereinbaren, um einen Überblick über deren beruflich Entwicklung zu erhalten, herauszufinden, wie wohl sie sich in der Rolle fühlen und welche Probleme sie eventuell haben.

Die Personalabteilung hat verschiedene Zuständigkeiten. Genau aus diesem Grund sollten die Mitarbeiter ermutigt werden, sich unter anderem in den folgenden Situationen an den HR-Bereich zu wenden:

  • Wenn Sie (oder einer Ihrer Kollegen) Belästigung oder Diskriminierung durch andere Kollegen (einschließlich Ihrer Vorgesetzten) erfahren
  • Wenn Sie Fragen zu Ihren Mitarbeitervorteilen haben, darunter auch zu der vom Unternehmen bereitgestellten Krankenversicherung oder zu gesetzlich garantierten Rechten
  • Wenn sich Ihre persönlichen Umstände ändern (z. B. durch eine Schwangerschaft, wenn Sie Ihre Arbeitszeiten reduzieren möchten oder wenn Sie aufgrund einer Behinderung bestimmte Vorkehrungen benötigen)
  • Wenn Sie Fragen zu Ihrer Laufbahn im Unternehmen haben (hier bietet sich die Möglichkeit, bei einem Kollegen zu hospitieren oder an einer Weiterbildung teilzunehmen)
  • Wenn Sie einen objektiven Dritten benötigen, um ein arbeitsbedingtes Problem zu lösen

Eine erfolgreiche Personalabteilung aufbauen

Personalabteilungen tragen in hohem Maße zur Unternehmenskultur bei: Wenn die Personalabteilung einen negativen Ruf hat, werden die Mitarbeiter davon entmutigt, sich bei beruflichen oder persönlichen Problemen an die Abteilung zu wenden.

Wenn einer Personalabteilung sich jedoch tatsächlich um das Wohlbefinden der Mitarbeiter kümmert, kann dies zu einer offenen Unternehmenskultur führen, die von Wachstum geprägt ist. Wollen Sie wissen, wie Sie Ihre Mitarbeiter wirklich glücklich machen können? Bieten Sie ihnen Haustierversicherungen und sechsmonatigen Mutterschutz an.

Erfahren Sie mehr darüber, welche Rolle die Personalabteilung in der Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter spielt und wie wichtig diese Aufgabe ist.

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