8 passaggi per creare una linea del tempo per il project management

Nessun piano o documento costitutivo è completo senza una linea del tempo per il project management. Le linee del tempo per i project management forniscono una semplice panoramica visiva di un progetto, dall'inizio alla fine, e aumentano l'efficienza del lavoro tra team. Per quanto le linee del tempo sembrino semplici, se viste sulla carta, suddividere un progetto in una linea del tempo efficace può sembrare un'impresa colossale, soprattutto per i project manager alle prime armi. Quindi, se questa è la tua prima esperienza nella creazione di una linea del tempo per il project management, o anche la tua 563ª, usa questi otto semplici passaggi per perfezionare la tua prossima linea del tempo.

1. Scrivi una dichiarazione dell'ambito del progetto.

Determinare l'ambito del tuo progetto è un'altra parte del processo di gestione del progetto da completare prima di poter creare la relativa linea del tempo. Una dichiarazione dell'ambito del progetto delinea i risultati che si prevede di produrre entro la fine di un progetto.

Per fare un rapido esempio, supponiamo che tu e i tuoi amici vogliate creare un orto. Una dichiarazione dell'ambito potrebbe essere più o meno così: creeremo un orto di 100 metri quadrati che produce pomodori, peperoni, cavolo riccio, patate, piselli, fagioli verdi e mais.

2. Crea una struttura analitica di progetto WBS (Work Breakdown Structure)

Per creare una struttura analitica di progetto (WBS), inizia dalla dichiarazione di ambito e suddividi i risultati finali in parti più piccole. Non ti stai ancora occupando delle attività, ma solo di risultati più piccoli. Un altro nome per questa sezione è la baseline dell'ambito e ogni risultato finale secondario è chiamato pacchetto di lavoro.

Continuando con il nostro esempio dell'orto, potresti dire che il tuo WBS è quello di produrre:

• 10 metri quadrati di pomodori
• 10 metri quadrati di peperoni
• 15 metri quadrati di cavolo
• 20 metri quadrati di patate
• 15 metri quadrati di piselli
• 10 metri quadrati di fagiolini
• 20 metri quadrati di mais

3. Suddividi ogni pacchetto di lavoro in attività

Ora puoi creare un elenco di cose da fare per ogni pacchetto di lavoro. Pensa al divario tra la baseline e il tuo obiettivo. Cosa deve succedere per arrivare dal punto di partenza al punto finale desiderato? Prendi nota delle attività simili in pacchetti di lavoro diversi. Questo processo ti aiuterà a determinare le dipendenze nel passaggio successivo.

Ora crea un elenco di attività per due dei tuoi mini pacchetti di lavoro per l'orto e organizzali in una tabella:

4. Determina le dipendenze del progetto

Le dipendenze sono attività che non possono essere avviate fino al completamento di un'altra attività. Ad esempio, non puoi piantare i pomodori fino a quando il terreno non è stato lavorato. In questo scenario, la determinazione delle dipendenze per una linea del tempo che riguarda il project management sarà relativamente semplice, ma in caso di processi più complessi la mappatura delle dipendenze potrebbe richiedere molto tempo.

Creare un diagramma di flusso o di altro tipo è utile per visualizzare e identificare queste dipendenze. Potrebbe risultare utile utilizzare swimlane o dei codici colore per indicare quale team o individuo si assumerà la responsabilità per ogni attività. Qui, il lavoro di piantare pomodori e fagiolini è suddiviso in due squadre contraddistinte dal colore:

5. Determina il tempo totale necessario per ogni attività

Torna all'elenco delle attività o al grafico delle dipendenze e considera quanto tempo servirà per portare a termine ciascuna attività. Supponiamo che la parte responsabile stia lavorando con diligenza all'attività senza interruzioni. Se non sei in grado di stimare con precisione il tempo necessario, lavora a questa sezione con un esperto che possa darti qualche indicazione.

L'esempio seguente include una swimlane per mostrare che tutte le attività di acquisto verranno svolte insieme.

6. Identifica la disponibilità delle risorse

Molto spesso, la risorsa che pone dei limiti sarà la disponibilità dei membri del team o dei dipendenti. In questo passaggio devi considerare quando i tuoi collaboratori potranno lavorare a un'attività assegnata. Anche se potrebbe essere necessario solo un giorno di lavoro intenso per completare un incarico, potrebbe essere necessario aumentare la quantità di tempo designato a pochi giorni o addirittura settimane nel caso in cui siano in corso molti altri progetti contemporaneamente.

Nell'esempio dell'orto, serviranno solo quattro ore dall'inizio alla fine. Tuttavia, con tutti gli altri progetti in corso contemporaneamente, il tuo team avrà bisogno di due fine settimana per portare a termine il progetto. Pertanto, quando crei una linea del tempo per un progetto, programma vari giorni per ogni attività.

7. Identifica le tappe importanti

Le tappe importanti di un progetto ti consentono di monitorare lo stato di avanzamento dei tuoi progetti dall'inizio alla fine. In questo modo, se rimani indietro, te ne accorgerai molto in anticipo rispetto alla scadenza finale e potrai adeguare i tuoi piani o le tue aspettative per rimanere in linea con l'obiettivo.

8. Crea la tua linea del tempo per il project management

Questa è la parte divertente! È ora di creare la linea del tempo del progetto. Allinea le tue attività da un'estremità all'altra, regola la loro lunghezza in modo che corrisponda alla quantità di tempo assegnata, quindi aggiungi traguardi per perfezionare il tutto. Fatto. Ecco pronta la linea del tempo per il project management. Non è fantastica?

Suggerimenti pro

Ecco alcuni suggerimenti per ottimizzare la tua esperienza di creazione di linee del tempo per il project management:

• Prima di tutto, imposta le date di inizio e fine del progetto e adatta le etichette.
• Quindi, decidi se utilizzerai una linea del tempo lineare o una linea del tempo a blocchi. Usa la struttura più adatta al tuo progetto. Le linee del tempo lineari contribuiscono a identificare i traguardi chiave, mentre quelle a blocchi facilitano la visualizzazione dei team e dell'avanzamento delle attività specifiche. 
• Stabilisci le etichette del progetto in base alla linea del tempo. Le etichette possono essere in secondi, ore, giorni, settimane o addirittura anni.
• Sovrapponi più linee temporali in modo che le etichette appaiano solo nella linea del tempo inferiore.
• Assegna colori alle diverse linee del tempo o righe per organizzare il progetto e mantenere tutti sincronizzati. 
• Modifica gli intervalli, ma solo in incrementi completi. 

Se decidi di creare la tua linea del tempo per il project management su Lucidchart (visualizza i nostri modelli di seguito), guarda questo tutorial per ulteriori suggerimenti.

Modelli di linee del tempo per il project management

Prova questi modelli di linee del tempo per il project management come base per iniziare!

Iniziamo? Una linea del tempo semplifica il monitoraggio dell'intero progetto. Offri alle parti interessate una proiezione realistica del progetto e comunica le aspettative.