Plan de gestión de proyectos con línea de tiempo en 8 pasos

Ningún plan de proyecto está completo sin una línea del tiempo para la gestión del proyecto. El plan de gestión de proyectos con líneas de tiempo brindan un resumen gráfico simple del proyecto de principio a fin, y generan una mayor eficiencia del trabajo entre los distintos equipos. A pesar de lo simple que se ve una línea del tiempo cuando está plasmada en papel, desglosar tu plan de gestión de un proyecto en una línea del tiempo eficiente podría parecer abrumador, especialmente para los gerentes de proyectos sin experiencia. Entonces, independientemente de que esta sea la primera vez que creas una línea del tiempo para la gestión de proyectos o que ya lo hayas hecho quinientas veces, usa estos ocho pasos infalibles para perfeccionar tu próxima línea del tiempo.

1. Escribe una declaración de alcance del proyecto

Determinar el alcance de tu proyecto es otra parte del proceso de gestión de proyectos que debes hacer antes de crear una línea del tiempo para tu proyecto. La declaración de alcance del proyecto define los entregables que tienes previsto producir al final del proyecto.

Como ejemplo rápido, supongamos que tú y tus amigos quieren armar un jardín. La declaración de alcance podría lucir así: produciremos una huerta de 100 pies cuadrados con tomates, ajíes, kale, papas, arvejas, judías verdes y maíz.

2. Crea una estructura de desglose del trabajo (EDT)

Para crear una estructura de desglose del trabajo (EDT), empieza desde la declaración de alcance y divide tu entregable o tus entregables en piezas más chicas. Aún no tienes que especificar las tareas, sino solo los entregables más pequeños. Otro nombre para esta sección es punto de partida del alcance, y cada subentregable se denomina paquete de trabajo.

Continuando con el ejemplo del jardín, podríamos decir que tu WBS es producir:

• 10 pies cuadrados de tomates
• 10 pies cuadrados de ajíes
• 15 pies cuadrados de kale
• 20 pies cuadrados de papas
• 15 pies cuadrados de arvejas
• 10 pies cuadrados de judías verdes
• 20 pies cuadrados de maíz

3. Divide cada paquete de trabajo en tareas

Ahora puedes redactar una lista de pendientes para cada paquete de trabajo. Piensa en la diferencia entre tu punto de partida y tu objetivo. ¿Qué debe suceder para que pases del punto de partida al punto final deseado? Anota las tareas que sean similares en los distintos paquetes de trabajo. Este proceso te ayudará a determinar las dependencias en el paso siguiente.

Ahora, haz una lista de tareas para dos de los paquetes de trabajos para el minijardín y organízalas en un cuadro:

4. Determina las dependencias del proyecto

Las dependencias son las tareas que no pueden iniciarse hasta que se complete otra tarea. Por ejemplo, no puedes plantar tomates hasta que labres la tierra. En este caso, determinar las dependencias para una línea del tiempo de gestión del proyecto será relativamente sencillo pero, para procesos más complejos, mapear las dependencias podría sacarte algunas canas.

Crear un diagrama de flujo o un diagrama es útil para visualizar e identificar estas dependencias. Tal vez te resulte útil usar carriles o códigos de colores para designar qué equipo o qué persona será responsable de cada tarea. En este caso, el trabajo de plantar tomates y judías verdes se divide entre dos equipos por colores:

5. Determina el cronograma de trabajo necesario para cada tarea

Regresa a tu lista de tareas o tu cuadro de dependencias y piensa cuánto tiempo llevará lograr cada tarea. Supongamos que el responsable está trabajando diligentemente en la tarea, sin interrupciones. Si no puedes calcular con precisión el tiempo necesario, trabaja con un experto que te pueda orientar.

El ejemplo que sigue incluye un carril que muestra que todas las tareas de compras se harán juntas.

6. Identifica la disponibilidad de recursos

Con mucha frecuencia, tu recurso limitante será la disponibilidad de los integrantes de tu equipo o de tus empleados. En este paso, debes considerar cuándo podrán dedicar tiempo a trabajar en una tarea asignada. Incluso aunque pueda demandar solo un día de trabajo terminar una tarea, tal vez debas extender la cantidad de tiempo designado a algunos días, o incluso semanas, si hay muchos proyectos que se están desarrollando al mismo tiempo.

En el ejemplo del jardín, solo demorará cuatro horas de principio a fin, pero con todos los demás proyectos en curso, tu equipo necesitará dos fines de semana para concretarlo. Por lo tanto, cuando crees una línea del tiempo para el proyecto, deberás reservar varios días para cada tarea.

7. Identifica los hitos importantes

Los hitos del proyecto te permiten controlar el avance de tus proyectos de principio a fin. De este modo, si te atrasas, lo sabrás con mucha anticipación a la fecha de conclusión y podrás ajustar tus planes o tus expectativas para no perder el objetivo.

8. Crea la línea del tiempo para la gestión de tu proyecto

¡Esto es lo divertido! Es momento de crear la línea del tiempo para tu proyecto. Alinea tus tareas de extremo a extremo, ajusta sus longitudes para reflejar la cantidad de tiempo asignado a cada una y luego agrega los hitos para emprolijar todo. ¡Voilà! Completaste una línea del tiempo para la gestión del proyecto. ¿No es hermoso?

Consejos profesionales

Para optimizar tu experiencia en la creación de líneas del tiempo para la gestión de proyectos, aquí tienes algunos consejos:

• Antes que nada, fija la fecha de inicio y de finalización del proyecto y ajusta los rótulos.
• Decide si usarás una línea del tiempo con líneas o con bloques. Usa la estructura que mejor se adapte a tu proyecto. Las líneas del tiempo de líneas básicas permiten identificar los principales hitos, mientras que las líneas del tiempo en bloques facilitan visualizar los equipos y el avance en cada tarea. 
• Determina los rótulos para tu proyecto según la línea del tiempo. Los rótulos pueden estar en segundos, horas, días, semanas o años.
• Apila varias líneas del tiempo y que los rótulos solo aparezcan en la línea del tiempo inferior.
• Codifica las distintas líneas del tiempo o las distintas filas con colores para organizar el proyecto y mantener a todos informados. 
• Altera los intervalos, pero solo en incrementos completos. 

Plantillas de línea del tiempo para la gestión de proyectos

Usa estas plantillas de Lucidchart para la gestión de proyectos y empieza a crear líneas del tiempo. Mira este tutorial para recibit otros consejos.

¿Todo listo para comenzar? Las líneas del tiempo te facilitan llevar el control de todo el proyecto. Dales a los interesados una proyección realista del proyecto y comunica las expectativas.