8 Schritte, um einen Projektmanagement-Zeitplan zu erstellen

Ohne einen Projektmanagement-Zeitplan ist kein Projektplan und keine Projektcharta vollständig. Projektzeitachsen bieten einen einfachen visuellen Überblick über ein Projekt von Anfang bis Ende und tragen zu einer gesteigerten Arbeitseffizienz Ihrer Teams bei. Auf dem Papier mögen Projektzeitpläne einfach wirken, aber besonders für unerfahrene Projektmanager kann es wie eine überwältigende Aufgabe erscheinen, ein Projekt in eine effektive Zeitachse zu unterteilen. Egal, ob Sie zum ersten Mal einen Projektmanagement-Zeitplan erstellen oder schon zum 563. Mal: mit diesen acht unkomplizierten Schritten können Sie Ihre nächste Projektzeitachse perfektionieren.

1. Verfassen Sie eine Projektumfangserklärung

Den Umfang Ihres Projektes zu bestimmen, ist ein weiterer Teil des Projektzeitplanung, den Sie abschließen müssen, bevor Sie Ihre Projekt-Zeitachse erstellen können. Eine Projektumfangserklärung beschreibt die Ergebnisse, die Sie bis zum Abschluss eines Projekts erreichen möchten.

Ein kurzes Beispiel: Angenommen, Sie und Ihre Freunde haben vor, einen Garten anzulegen. Eine Umfangserklärung könnte in diesem Fall etwa so aussehen: Wir werden einen 10 m² großen Gemüsegarten anlegen, in dem Tomaten, Paprika, Grünkohl, Kartoffeln, Erbsen, grüne Bohnen und Mais angebaut werden.

2. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan

Um einen Projektstrukturplan zu erstellen, nehmen Sie Ihre Projektumfangserklärung und unterteilen Sie Ihr Ziel bzw. Ihre Ziele in kleinere Teile. Noch sind das keine Aufgaben, sondern nur untergeordnete Ziele. Ein anderer Name für diesen Abschnitt ist „Umfangs-Baseline“, und jedes der untergeordneten Ziele wird als ein Arbeitspaket bezeichnet.

Bleiben wir bei unserem Gartenbeispiel. Sie könnten sagen, dass Ihr Projektstrukturplan im Anbau der folgenden Gemüsesorten besteht:

• 1 m² Tomaten
• 1 m² Paprika
• 1,5 m² Grünkohl
• 2 m² Kartoffeln
• 1,5 m² Erbsen
• 1 m² grüne Bohnen
• 2 m² Mais

3. Unterteilen Sie die einzelnen Arbeitspakete für einen effiziente Projektzeitplan in Aufgaben

Als Nächstes können Sie eine Aufgabenliste für die einzelnen Arbeitspakete erstellen. Denken Sie an die Lücke zwischen Ihrer Baseline und Ihrem Ziel. Was muss passieren, damit Sie vom Ausgangspunkt zum gewünschten Endpunkt gelangen? Notieren Sie Aufgaben, die in verschiedenen Arbeitspaketen ähnlich sind. Das erleichtert Ihnen das Bestimmen von Abhängigkeiten im nächsten Schritt der Projektzeitleiste.

Erstellen Sie nun eine Aufgabenliste für zwei der Arbeitspakete für Ihren kleinen Garten und organisieren Sie sie in einer Tabelle:

4. Bestimmen Sie die Projektabhängigkeiten

Abhängigkeiten sind Aufgaben, die nicht gestartet werden können, bevor eine andere Aufgabe abgeschlossen wurde. So können Sie Ihre Tomaten zum Beispiel erst dann Pflanzen, wenn der Boden gepflügt wurde. In diesem Szenario ist die Bestimmung von Abhängigkeiten, um für einen Projektmanagement-Zeitplan zu erstellen relativ einfach, aber bei komplexeren Prozessen könnte Ihnen die Zuordnung von Abhängigkeiten durchaus einige graue Haare bescheren.

Ein Flussdiagramm oder eine andere Art von Diagramm hilft bei der Visualisierung und beim Bestimmen dieser Abhängigkeiten. Möglicherweise finden Sie es hilfreich, Verantwortungsbereiche oder eine farbliche Kennzeichnung zu verwenden, um zu bestimmen, welches Team bzw. welches Teammitglied für die einzelnen Aufgaben verantwortlich sein wird. In unserem Beispiel teilen wir die erforderlichen Arbeitsschritte für das Pflanzen der Tomaten und der grünen Bohnen mit farblicher Kennzeichnung auf zwei Teams auf:

5. Bestimmen Sie die erforderliche Gesamtzeit für die einzelnen Aufgaben

Gehen Sie zurück zu Ihrer Aufgabenliste oder der Abhängigkeitstabelle und überlegen Sie, wie lange die einzelnen Aufgaben dauern werden. Gehen Sie davon aus, dass die verantwortliche Person bzw. das verantwortliche Team die Aufgabe sorgsam und ohne Unterbrechungen erledigt. Wenn Sie die erforderliche Zeit nicht genau abschätzen können, bearbeiten Sie diesen Abschnitt gemeinsam mit einem Experten, der Ihnen eine Orientierungshilfe geben kann.

Das nachfolgende Beispiel umfasst einen Verantwortungsbereich, um zu zeigen, dass alle Aufgaben in Bezug auf Einkäufe zusammen erledigt werden.

6. Bestimmen Sie die Ressourcenverfügbarkeit

In den meisten Fällen ist die begrenzte Ressource die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder oder Mitarbeiter. In diesem Schritt müssen Sie überlegen, wann diese Zeit haben werden, eine ihnen zugewiesene Aufgabe zu erledigen. Es mag vielleicht nur einen Tag engagierter Arbeit dauern, eine Aufgabe zu erfüllen, aber dennoch müssen Sie gegebenenfalls die vorgesehene Zeit auf einige Tage oder sogar Wochen ausweiten, wenn gleichzeitig noch viele andere Projekte zu bearbeiten sind.

Bei unserem Gartenprojekt dauert die Arbeit von Anfang bis Ende nur vier Stunden, aber mit all seinen anderen Aufgaben wird Ihr Team zwei Wochenenden benötigen, um alles zu erledigen. Aus diesem Grund müssen Sie mehrere Tage für jede Aufgabe reservieren, wenn Sie einen Projektmanagement-Zeitplan erstellen.

7. Bestimmen Sie wichtige Meilensteine

Anhand von Projektmeilensteinen können Sie den Fortschritt Ihrer Projekte von Anfang bis Ende verfolgen. Auf diese Weise wissen Sie bereits weit vor Ihrer Deadline Bescheid, wenn Sie in Verzug geraten, und können die Pläne bzw. Erwartungen anpassen, um auf Kurs zu bleiben.

8. Erstellen Sie Ihre Projektmanagementzeitachse

Jetzt kommt der unterhaltsame Teil! Es wird Zeit, Ihre Projektzeitachse zu erstellen. Ordnen Sie Ihre Aufgaben der Reihe nach, passen Sie ihre Länge gemäß der dafür vorgesehenen Zeiträume an und fügen Sie dann als letzten Schliff Meilensteine hinzu. Voilà! Sie haben soeben eine Projektmazeitachse erstellt. Ist sie nicht wunderschön?

Profi-Tipps, um den Projektmanagement-Zeitplan noch reibungsloser zu gestalten: 

• Bevor Sie irgendetwas anderes tun, legen Sie das Start- und Enddatum für das Projekt fest und passen Sie die Beschriftung entsprechend an.
• Entscheiden Sie als Nächstes, ob Sie eine Linien- oder eine Blockzeitachse verwenden möchten. Verwenden Sie die Struktur, die am besten zu Ihrem Projekt passt. Einfache Linienzeitachsen helfen Ihnen, wichtige Meilensteine zu identifizieren, während Blockzeitachsen die Visualisierung von Teams und des spezifischen Aufgabenfortschritts vereinfacht. 
• Bestimmen Sie die Beschriftungen Ihres Projekts basierend auf der Zeitachse. Beschriftungen können in Sekunden, Stunden, Tagen, Wochen oder sogar Jahren angegeben werden.
• Stapeln Sie mehrere Projektzeitachsen, damit die Beschriftungen nur auf der untersten Zeitachse angezeigt werden.
• Kennzeichnen Sie die unterschiedlichen Projektzeitachsen oder Zeilen farblich, um das Projekt zu organisieren und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten. 
• Passen Sie Intervalle an, aber nur in vollständigen Inkrementen. 

Wenn Sie sich dazu entschließen, Ihren Projektzeitplan in Lucidchart zu erstellen (siehe Vorlagen unten), sehen Sie sich dieses Tutorial mit zusätzlichen Tipps an.

Vorlagen für Projektzeitachsen

Verwenden Sie diese Vorlagen für Projektmanagementzeitpläne von Lucidchart, um sich den Einstieg zu erleichtern.

Möchten Sie es ausprobieren? Mit Zeitachsen können Sie ganz einfach das gesamte Projekt auf Kurs halten. Geben Sie den Stakeholdern eine realistische Prognose für das Projekt und kommunizieren Sie die Erwartungen.