BCPとは？業務継続計画の概要と作り方を例と紹介

自然災害、データのハッキング、盗難など、組織はさまざまな大きな災難に備えてきたことでしょう。

最大の顧客が突然競合他社に乗り換えたり、営業スタッフ全員が毎年恒例の社員旅行で食中毒にかかったりするなど、重要度の低い出来事でも大きな混乱を引き起こすことがあります。

多くの状況で、ビジネスが混乱したり、ひどい場合は事業停止に追い込まれる可能性があります。BCPがあれば、その窮地を救う鍵となります。以下の手順に従って、最悪の事態に備えるためのビジネスコンティンジェンシープランを策定しましょう。

BCPとは？

BCPは、将来起こるかもしれないし、起こらないかもしれない出来事、例えば自然災害のような大規模な出来事や従業員による盗難のような小規模な障害に対処するために経営陣が作成するロードマップです。

BCPの目的は、混乱を招いた事象の発生時や発生後に事業の継続性を維持することです。また、BCPは、組織が災害から復旧し、リスクを管理し、悪評を回避し、従業員の怪我に対処する上でも役立ちます。

BCPを策定することで、企業は予期せぬ事態に迅速に対応できます。組織の復旧が早ければ早いほど、利益と収益への影響は小さくなります。

BCPの書き方

BCPを立てる際に考慮すべき要素が数多くあります。これらの4つの手順は、不測の事態に備えるための第一歩として最適です。

1. リスクを特定する

災害に備える前に、どのような災害に備える必要があるかを理解する必要があります。自然災害、収益や人員の急激な変化、セキュリティの脅威など、組織に起こり得るあらゆるリスクを検討します。

ブレインストーミングを行う際には、他のチームのメンバーも参加させて、部門だけでなく組織全体のリスクに備えます。

2. リスクを優先順位付けする

BCPを書き出し、練り上げる際には、発生する可能性が高い事象に備えて時間とリソースを使うようにします。例えば、地震をリスクとして挙げた場合でも、地震があまり発生しない地域なら、その準備にすべての時間を費やすべきではありません。洪水が発生しやすい地域であれば、洪水対策により多くのリソースを割くべきです。

どのリスクが発生しやすいかを判断するには、リスクマトリスクを使用します。これにより、事象が発生する可能性を見積もり、どこに注力すべきかを決めることができます。

3. BCPを練り上げる

優先順位リストを作成したら、リスクを軽減するためのプランをまとめます。BCPを作成する際には、事象が発生した後のToDoや、事業を継続する方法のアウトラインを説明するビジュアルやステップ別のガイドを作成する必要があります。事象が発生した場合に連絡が必要な組織内外の全員のリストと、最新の連絡先情報も含めます。

また、これらの事象のリスクを最小限に抑える方法のリストを今すぐ作成し、それに基づいて行動を開始することもできます。

4. プランを維持する

BCPの維持は、常に準備が整っていることを確認する作業が実際に行われる機会となるため、間違いなく、プロセスの中で最も重要な部分です。

プランは頻繁に見直しましょう。人事、業務、技術の変化によってプランが非効率になる可能性があり、変更が必要になることもあります。

影響を受ける可能性のあるすべての人にプランを伝え、危機発生時の全員の役割と責任を明確に定義する必要があります。

BCP対策の例

不測の事態に備えるために、以下のBCP対策の例からスタートしましょう。

開始する準備はできましたか？BCPは、予期せぬ事態に対処できるよう組織を準備するのに役立ちます。従業員に、問題が発生した場合の現実的な対処方法を示すことができます。