プロセス改善が必要な理由と7つの作成ステップ

ビジネスの改善は容易ではなく、ダイエットに非常によく似ています。

ダイエットを始める際は、ジャンクフードを避けるために入念な食事計画を立ててスタートします。最初は快調で、元気が出てきて体重も減り、とてもいい感じですが、そこで問題が起こります。食事の計画を立てられなくなり、ついジャンクフードに手が伸びるようになり、いつの間にか健康的な食事から脱線してしまうのです。

ビジネスや業務の改善もこうしたパターンに陥りがちで、ビジネスやプロセスを劇的に改善できる最高の計画を導入し、その計画を上司に伝え、承認を得てから変更を実践したものの、数週間も経てば結局以前の状況に戻ってしまったということがままあります。

どんなに優れたアイデアでも、しっかりしたプロセス改善計画がなければ変化は定着しません。この記事では、プロセス改善とは何かを説明し、プロセス改善が必要な理由と営業・採用・生産など、すべての業務プロセス改善に必要な手法とやり方、フレームワークを紹介します。

プロセス改善とは？

プロセス改善の定義は非常に単純で、プロセス改善とは、既存のビジネスプロセスを特定、分析、改善するプロセスを指します。簡単に言えば、自社の組織を見つめ直し、よりよく変える方法を検討することです。

プロセス改善では、業務上の弱点やボトルネックを解消することを目指します。こうした弱点を見極めることで、ビジネス面で以下のようなメリットが得られます。

• プロセス完了までの時間を短縮
• プロセスの効率と品質を向上
• 無駄な努力や業務を排除
• ビジネスプロセスの摩擦を低減
• 法規制を遵守

究極には、プロセス改善とはビジネスを最高の状態にするための方策であり、これを行わずにイノベーションを実現することはほぼ不可能といえます。

プロセス改善の7つのステップ

ビジネスプロセス改善のアイデアがあるならば、行動に移しましょう。そのアイデアを実現するためには、プロセス改善手法を活用したプロセス改善計画が必要となります。まずは以下の7つのステップに沿って始めてみましょう (プロセス改善手法に関するブログ記事も参考になります)。

1. プロセスをマッピング

改善すべきプロセスを特定したら、現在のステップを視覚的にマッピングしてプロセスの全体像を確認し、改善点を見つけていきます。プロセスのマッピングにはプロセスフローチャートテンプレートが便利です。

2. プロセスを分析

プロセスをマップ化したら、各ステップを詳細に見ていきます。最初のステップと同じ図で、問題が発生する箇所、遅延が発生している箇所、リソースや費用がかかっている箇所などを特定していきます。

このステップで最も重要なのは、問題の原因を突き止めることです。問題を解決するには、具体的にプロセスのどの部分で問題が発生しているかを見極める必要があります。さらに調査を重ねるには、根本原因分析法やシックスシグマプロセスマップなどを使ってみましょう。

3. プロセスを再設計

次に、洗い出した問題点を解消するためにプロセスを再設計します。チームでこの作業を行えば、従来のプロセスの理解が正しく、見落としがないことをグループで確認できます。見つけた問題点とその解決方法をチームで話し合い、ブレインストーミングでアイデアを出して考えられる解決策を把握していきます。(便利なヒント : Lucidchart でマインドマップを開けばチーム全員がリアルタイムでコラボレーションできます。)

ブレインストーミングが終わったら、各自のアイデアを分析して最適な解決策を検討していきます。チームでそれぞれのアイデアを実行する方法、所要時間、考えうるリスクについても考慮します。

4. リソースを割り当て

変化を起こすために巻き込む必要があるメンバーは誰でしょうか。想定している変更によって影響を受けるチームについても考えます。新しいプロセスの開始のために追加の支援が必要な場合は、他の部門のマネージャーや同僚に相談する必要があるかもしれません。

関与してもらいたいメンバーが判明したら、その人に連絡を取り、貢献してほしい内容を伝え、新しいプロセスと、そうした変更が組織にもたらす利益を説明します。先程作成したプロセスマップを見せれば、プロセスを分かりやすく伝え、チーム全員で参照できるようになります。マップにスイムレーンを追加して役割と責任範囲を明確にすることもできます。

5. 実施計画を策定

リソースの割り当てと解決策の選択が完了したら、実行計画の策定に移ります。計画はできるだけ詳細にし、前のステップで確認したチームメンバーを計画過程に含めるとよいでしょう。それぞれのリソースが取り組む具体的なタスクをリストアップします。

その後、それぞれのタスクの開始と終了のタイミングを示したタイムラインを作成します。詳細なプロセス実行計画を作成することで、計画を最後まで確実に遂行することができます。

6. 伝達と実行

計画を実行に移す準備が整ったら、実行段階に入る前に、チームに計画の内容を伝えます。以前に新しいプロセスについて話し合ったことがあっても、作業を実行するための具体的な計画を伝えることで、チーム全体で常に状況を把握し、新しいプロセスへの抵抗感を和らげることができます。

新しいプロセスと改善計画をチームに伝えたら、いよいよ実行に移します。作成した計画に沿ってプロセスの改善を始めましょう。

7. モニタリングと最適化

プロセス改善は1度限りのものではなく、継続的な取り組みです。

プロセスの改善後も、新しいプロセスとその結果を注意深くモニタリングし、従業員が新しいプロセスに従っていることを確認する必要があります。ボトルネックや問題が発生した場合にはチームで協力してその問題を乗り越える方法を探し、プロセスの継続的改善を続けることで、プロセスに加えた変更を持続させることができます。

プロセス改善手法やフレームワークの選び方

プロセス改善計画は、それを実行するための手法があって初めて効果を発揮します。プロセス改善手法を選ぶ際には、それぞれの手法の強みを認識し、自社のプロセス改善に役立つものを選ぶようにしましょう。

プロセス改善手法の詳細を確認し、自社のビジネスに最適なものを選びましょう。

プロセス改善を開始

ビジネスの世界では、常によりよい業務の進め方を模索する必要があります。上述のステップを実践することで、プロセスの改善を永続的に行い、変化を社内に確実に定着させることができます。

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