Alles über den Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein im Rahmen des Projektmanagements verwendetes Tool, das es ermöglicht, die Arbeitsergebnisse eines Projekts zu definieren und zu verwalten. Bei der Work Breakdown Structure (WBS), als welche der Projektstrukturplan im Englischen bekannt ist, handelt sich um eine hierarchische Struktur, die komplexe Aktivitäten in überschaubare Bestandteile einteilt, damit Anwender die einzelnen für die Umsetzung des übergeordneten Projektziels erforderlichen Arbeitsergebnisse einsehen können. 

Während sich die meisten Projektmanagement-Tools auf geplante Maßnahmen konzentrieren, dreht sich beim Projektstrukturplan alles um geplante Ergebnisse. Ein sorgfältig organisierter Projektplan kann Projektmanagern helfen, die Umsetzung ansonsten komplexer Aufgaben innerhalb eines Projekts gezielter zu beaufsichtigen. Darüber hinaus können Projektleiter dank Projektstrukturen mit messbaren, klar definierten Aufgabenstellungen zuverlässige Prognosen bezüglich Projektkosten und -fristen aufstellen und so den Planungs- und Verwaltungsprozess optimieren.

Ein mit Bedacht ausgearbeiteter Projektstrukturplan kann das Zuweisen und Nachverfolgen der verschiedenen Aufgaben im Rahmen eines Projektes vereinfachen.
Um möglichst effektiv zu sein, sollten Work Breakdown Structures die folgenden Eigenschaften aufweisen:

• Nachvollziehbarkeit: Ihre Projektstruktur sollte sowohl für Projektteilnehmer als auch für Stakeholder leicht verständlich sein.
• Möglichkeit effektiver Kostenschätzungen: Geben Sie Zeitrahmen, Kosten und erforderliche Ressourcen des betreffenden Projektes an, um Schätzungen des zeitlichen und finanziellen Aufwands zu ermöglichen.
• Verwaltbarkeit: Spezifische Verantwortungsbereiche sollten eindeutig bestimmten Personen zugewiesen sein, um eine reibungslose Verwaltung zu gewährleisten.
• Messbarkeit: Ein Projektplan sollte Start- und Fertigstellungstermine sowie bewertbare Meilensteine enthalten, die eine präzise Beurteilung des Projektfortschritts erlauben.
• Flexibilität: Ihre Struktur sollte so gestaltet sein, dass geringfügige Abweichungen wie Terminänderungen oder zusätzliche Aufgaben nachträglich eingearbeitet und berücksichtigt werden können. Beachten Sie jedoch, dass Projektstrukturpläne unter anderem dazu dienen, einen vollständigen Überblick über die im Vorfeld eines Projektes erwarteten Ergebnisse zu erstellen, um eine schleichende Ausweitung des Arbeitsumfangs oder nachträgliche Änderungen zu vermeiden.

Befolgen Sie diese Richtlinien, um aus Ihrem Projektstrukturplan ein effektives Projektmanagement-Tool zu machen:

• Gehen Sie ins Detail. Schlüsseln Sie die anvisierten Arbeitsergebnisse unter Angabe der grundlegendsten Unterergebnisse auf und drücken Sie die Aufgabenstellung bzw. das Ziel des Projektes in Verbform aus.
• Überprüfen Sie Ihren Projektstrukturplan auf Richtigkeit. Vergewissern Sie sich, dass sämtliche Arbeitsergebnisse, Fristen und Ressourcen korrekt in der Struktur widergespiegelt werden.
• Geben Sie unterstützende Maßnahmen an. Vergessen Sie nicht, in Ihrem Projektplan Aktivitäten wie Schulungen und Tests sowie Produkt- oder Serviceeinführungen und -implementierungen zu berücksichtigen. Geben Sie auch Aufgaben an, die nichts mit IT oder Prozessarbeit zu tun haben – beispielsweise das Anfertigen von Dokumentation oder die Durchführung von Bewertungen.
• Überprüfen Sie Ihre Arbeitspakete. Erstellen Sie Ihre Arbeitspakete so, dass sie völlig unabhängig voneinander sind. Es ist wichtig, dass einzelne Aufgaben nicht zweifach in Ihrem Projektstrukturplan auftauchen.
   

Im Projektmanagement unterscheidet man im Allgemeinen zwischen zwei Arten von Projektstrukturplänen: dem prozessbezogenen und dem ergebnisbezogenen Projektstrukturplan. Entgegen einer weitverbreiteten Ansicht können (und sollten) beide Strukturen bei der Bestimmung des Projektumfangs berücksichtigt werden. Zusammen können sie einzigartige und wertvolle Einblicke in den Projektmanagement-Prozess liefern.

Prozessbezogener Projektstrukturplan

Prozessbezogene Projektstrukturen definieren Projekte nach Schritten, Arbeitsphasen oder Funktionen. Diese Art des Projektstrukturplans konzentriert sich auf die einzelnen Schritte, die innerhalb verschiedener Abteilungen und Disziplinen für die Umsetzung eines Projekts erforderlich sind, und verwendet in der Regel Verben, um die einzelnen Arbeitsaspekte zu beschreiben.

Der Vorteil einer gleichzeitigen Verwendung einer prozessbezogenen und einer ergebnisbezogenen Projektstruktur besteht darin, dass die Arbeit im Detail aus funktioneller Sicht aufgeschlüsselt wird, wodurch eine kohärentere Darstellung des Projektumfangs entsteht. Mit diesem Ansatz können Sie außerdem sicherstellen, dass während Ihres gesamten Projekts qualitativ hochwertige Prozesse befolgt werden.

Ergebnisbezogener Projektstrukturplan

Ergebnisbezogene Projektstrukturen definieren ein Projekt im Hinblick auf konkrete Ergebniskomponenten. Dabei handelt es sich in der Regel um eine physische Komponente oder einen Gegenstand, der zur Fertigstellung des Gesamtprojekts benötigt wird.

Ergebnisbezogene Projektstrukturpläne sind besonders insofern nützlich, als sie es Projektmanagern erleichtern, den Gesamtumfang eines Projekts und die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Ergebniskomponenten zu bestimmen. Darüber hinaus können sie verschiedenen Managementebenen als praktische Zusammenfassung von Projektaufgaben dienen und auf diese Weise für präzisere Kosten- und Ressourcenschätzungen förderlich sein.

Projektstrukturpläne können in verschiedenen Umgebungen und für unterschiedliche Anwendungsfälle eingesetzt werden um einen organisierten und erfolgreichen Projektablauf zu gewähren, sie sind jedoch meist häufig im Projektmanagement zu finden.

Neben Projektmanagern kann ein Projektstrukturplan auch Personen in folgenden Rollen Vorteile bieten:

Leitende Kundenbetreuer: Leitende Kundenbetreuer können Projektstrukturpläne verwenden, um den Fortschritt eines Projekts mitsamt etwaigen Hürden für Kunden darzulegen. Außerdem können Projektstrukturen in diesem Zusammenhang herangezogen werden, um sicherzustellen, dass Account-Teams und Kunden im Hinblick auf Projektergebnisse am gleichen Strang ziehen.

Eventplaner: Angesichts der zahlreichen Ungewissheiten, die mit der Planung von Veranstaltungen einhergehen, kann ein Projektstrukturplan dazu dienen, die entsprechenden Aufgaben und Unteraufgaben effizient nachzuverfolgen. Ein Projektstrukturplan ist in diesem Zusammenhang besonders angesichts der oftmals engen Fristen, unter denen Eventplaner arbeiten, von Vorteil.

Softwareentwickler: Die Softwareentwicklung ist häufig in Phasen unterteilt. Aufgrund dessen bieten sich Projektstrukturen als naheliegendes Hilfsmittel in diesem Bereich an. Projektpläne können teamübergreifend für Transparenz im Hinblick auf die Fertigstellung von Projektetappen sorgen und auf diese Weise einen effizienten Workflow gewährleisten.

Leiter von Gewerbeprojekten: Gewerbeprojekte sind ganz besonders von der Lieferung konkreter Projektkomponenten abhängig. Wenn mehrere Auftragnehmer an einem Projekt beteiligt sind, kann ein Projektstrukturplan dabei helfen, Aufgabenabhängigkeiten zwischen Teams hervorzuheben. So wird gewährleistet, dass wichtige Arbeitsergebnisse rechtzeitig geliefert werden. 

Einzelne Arbeitsergebnisse auflisten: Erstellen Sie eine Liste aller wichtigen Arbeitsergebnisse, die zur Umsetzung Ihres Projekts erforderlich sind. Klären Sie bereits im Vorfeld etwaige Unklarheiten in Bezug auf Ihre Arbeitsergebnisse und lassen Sie die Liste von verschiedenen Stakeholdern auf Richtigkeit überprüfen.

Arbeitsergebnisse in separate Komponenten aufteilen: Identifizieren Sie die jeweiligen Unterkomponenten, die in Ihre wichtigsten Projektergebnisse einfließen. Sie können sie nach Aufgabentyp oder Rolle aufteilen. Gehen Sie so gründlich und detailliert vor wie möglich – Sie können beliebig viele Komponenten angeben.

Komponenten in Arbeitspakete aufteilen: Schlüsseln Sie jede Komponente so lange auf, bis Sie eine einzelne Aufgabe erreicht haben, die von einer einzelnen Person ausgeführt werden kann. Ihre Arbeitspakete sollten dabei jeweils eigene Budgets, Ressourcen, Meilensteine und Fristen aufweisen.

Abhängigkeiten identifizieren: Vergewissern Sie sich, dass Sie genau wissen, wann einzelne Aufgaben erledigt werden müssen und welche Schritte erforderlich sind, bevor andere Aufgaben in Angriff genommen werden können. Dies hilft Ihrem Team, potentielle Risiken zu identifizieren, und trägt zu einem effizienten Zeitmanagement bei.

Abhängigkeiten priorisieren und Arbeitspakete zuweisen: Nachdem Sie die entsprechenden Abhängigkeiten klar bestimmt haben, sollten Sie Ihre einzelnen Arbeitspakete nach Priorität einordnen. Weisen Sie jedes Arbeitspaket dem passenden Projektmitarbeiter zu und arbeiten Sie sich auf diese Weise bis zu den wichtigsten Arbeitsergebnissen vor.

Werfen Sie einen Blick auf die unten stehenden Projektstrukturplan Vorlagen und Beispiele. Klicken Sie auf eine Vorlage, um es an Ihre eigenen Projektanforderungen anzupassen. 

Projektstrukturplan-Vorlage

In dieser grundlegenden Vorlage wird jedes Fertigungsergebnis gut verständlich in konkrete Ergebnisse unterteilt, um zu erläutern, welche Aufgaben erledigt werden müssen, um das gewünschte Endergebnis zu erzielen.

Funktionale Zerlegung - Vorlage

Diese Vorlage ist eine hierarchische Darstellung des Gesamtprojekts, bei der die einzelnen Aufgaben in Hauptarbeitskategorien und anschließend in kleinere Arbeitspakete unterteilt werden.

Risiko-Projektstrukturplan-Vorlage

Dieser Projektstrukturplan dient zur Identifizierung, Kategorisierung und Aufschlüsselung der potentiellen Risiken, die mit den verschiedenen Aspekten eines Projekts verbunden sind.

Der benutzerfreundliche visuelle Arbeitsbereich von Lucidchart ermöglicht es Ihnen, jeden einzelnen Schritt Ihres Projekts mithilfe von übersichtlichen, professionellen Projektstrukturplänen zu darzustellen. Dank Cloud-basierter Funktionen, auf die von überall aus zugegriffen werden kann, können Sie und Ihr Team problemlos gemeinsam Projektpläne erstellen, aktualisieren und teilen.

Mit dem Tool zum Projektstrukturplan erstellen von Lucidchart ist es einfacher denn je, Ihr gesamtes Projekt von Grund auf zu planen und den Fortschritt nachzuverfolgen.