Prozessdarstellungen: Alles zu Prozesslandkarten- und modellen

Ein Prozessmodell ist ein Planungs- und Management-Tool, mit dem sich Prozesse visuell darstellen lassen. Prozessmodelle zeigen eine Abfolge von Ereignissen, die in einem Endergebnis resultieren. Ein Prozessmodell wird häufig auch als Geschäftsprozessdiagramm oder Prozessdiagramm bezeichnet.

Prozessmodelle helfen Organisationen und Unternehmen dabei, ihre geschäftlichen Abläufe effizienter zu gestalten. Sie liefern Einblick in einen Prozess, helfen Teams dabei, Ideen für die Optimierung von Prozessen zusammenzutragen, fördern die Kommunikation und ermöglichen die Prozessdokumentation. Durch Prozessmodelle werden Engpässe, unnötige Wiederholungen und Verzögerungen erkannt. Sie helfen dabei, Prozessgrenzen festzulegen, die Verantwortlichkeiten in einem Prozess festzulegen und Kennzahlen sowie die Effektivität von Prozessen zu ermitteln. 

Prozessmodelle sollen vor allem einen besseren Einblick in einen Prozess bieten. Das folgende Flussdiagramm ist ein gutes Beispiel für den Einsatz eines Prozessmodells, um einen Prozess zu verstehen und zu optimieren. In diesem Fall ist der Prozess das Kochen von Nudeln. Auch wenn es nur ein vereinfachtes Beispiel für ein Prozessmodell ist, verwenden viele Unternehmen ähnliche Diagramme, um Prozesse zu verstehen und ihre Effizienz zu optimieren, z. B. im Hinblick auf Betriebsabläufe, Finanzen, die Lieferkette, den Vertrieb, das Marketing und die Buchhaltung.

Mit Prozessmodellen können Sie Ressourcenverschwendungen erkennen, Arbeitsabläufe straffen und Einblick in geschäftliche Prozesse erhalten. Außerdem lassen sich mit Prozessmodellen die wichtigsten Details visuell erklären, ohne dass Sie lange und umfangreiche Texte verfassen müssen.

Flussdiagramme und Prozessmodelle werden für folgende Zwecke eingesetzt:

• Um einen detaillierten Einblick in einen Prozess zu geben
• Zur Analyse, um Verbesserungspotenzial in einem Prozess aufzudecken
• Um anderen zu erklären, wie ein Prozess abläuft
• Um die Kommunikation zwischen Personen zu verbessern, die an einem Prozess beteiligt sind
• Um Prozesse zu dokumentieren
• Um Projekte zu planen

Prozessmodelle können Zeit sparen und Projekte vereinfachen, weil sie:

• Das Projektdesign unterstützen und beschleunigen
• Eine effektive Möglichkeit bieten, um Ideen, Informationen und Daten visuell zu erläutern
• Bei der Problemlösung und Entscheidungsfindung helfen
• Probleme und mögliche Lösungen aufdecken
• Schnell und effizient erstellt werden können
• Die einzelnen Schritte eines Prozesses aufschlüsseln und einfache Symbole verwenden
• Detaillierte Verbindungen und Abfolgen zeigen
• Einen gesamten Prozess von Anfang bis Ende darstellen

Mithilfe von Prozessmodellen können Sie sehen, welche Elemente in einem Prozess wirklich wichtig sind. So lassen sich nützliche Daten für die Problemlösung finden. Außerdem können Sie mit Prozessmodellen strategisch wichtige Fragen stellen, die Ihnen bei der Optimierung eines jeden Prozesses helfen.

Prozessdarstellungen verhelfen Ihnen dazu, auch die detailreichsten Prozessmodelle für andere verständlich darzustellen. Die gängigsten Typen der Prozessmodelle und Ihren Darstellungen zu kennen, wird Ihnen dabei helfen, das für Ihren Prozess passende Modell zu identifizieren.

Dies sind die meist genutzten Prozessmodelle-und Darstellungen, inklusive Erklärungen und weiterführenden Ressourcen:

Prozessmodelle

Aktivitätsprozessmodelle

Ein UML Aktivitätsdiagramm ist ein Flussdiagramm, das wertschöpfende und nicht-wertschöpfende Aktivitäten, die von einem System oder in einem Prozess ausgeführt werden. Aktivitätsprozessmodelle werden auch als UML - Activity Diagram bezeichnet. 

Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Business Process Model and Notation beschreibt eine Methode und die dazugehörige Symbolik für die grafische Darstellung der einzelnen Schritte eines geplanten Geschäftsprozesses. Dies erlaubt allen an einem Geschäftsprozess Beteiligten einen umfangreichen, jedoch einfach verständlichen Einblick in Prozessvorgänge. Zusätzlich dazu, richten sich BPMN Diagramme an die Personen, die den Prozess verwirklichen sollen, und liefert ihnen die erforderlichen Details für eine präzise Umsetzung.

Gerendertes Prozessmodell

Zeigt den aktuellen Status und/oder den zukünftigen Status von Prozessen, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufzudecken.

Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)

Die EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette) ist eine grafische Modellierungssprache und wird dazu verwendet, Geschäftsprozesse visuell darzustellen. Bei der Darstellung von Arbeitsprozessen sind gewisse Syntaxregeln zu beachten, was die EPK von anderen Prozessdarstellungen, wie zum Beispiel der BPMN, unterscheidet. 

Wertstromanalysen

Eine Methode aus dem LEAN-Management, mit der sich Prozesse analysieren und verbessern lassen, die benötigt werden, um ein Produkt herzustellen oder einem Kunden einen Service anzubieten. Die Werstromanalyse ist besonders nützlich, um Verschwendung bzw. Verluste zu finden und zu beseitigen.

Flussdiagramme

Ein Flussdiagramm oder Ablaufdiagramm (engl. Flowchart) ist ein Diagramm, das einen Prozess, ein System oder einen Algorithmus beschreibt und darstellt. Flussdiagramme sind häufig verwendete Prozessmodelle, da sie es einfach machen komplexe Prozesse zu dokumentieren, planen, zu optimieren und zu kommunizieren. So können Sie selbst sich immerzu veränderte Prozesse visualisiert und optimiert werden.

Prozessdarstellungen

SIPOC-Diagramme

SIPOC stellt sich aus dem Englischen zusammen und ist eine Methode zur Abbildung eines Geschäftsprozesses und seiner wichtigsten Elemente: Zulieferer (Suppliers), Einsatzfaktor (Inputs), Prozess (Process), Ergebnis (Outputs) und Kunden (Customers). SIPOC bietet einen Überblick auf hoher Ebene, der es einfacher macht, Probleme zu erkennen, Verbesserungen zu implementieren, die Effizienz zu steigern und Statusdetails mit den Beteiligten zu kommunizieren. 

Verantwortungsbereichsdiagramme (oder funktionsübergreifende Diagramme)

Ein Verantwortungsbereichsdiagramm betrachten die einzelnen Verantwortlichkeiten für untergeordnete Prozesse und wird im Prozessmanagement oft im Zusammenhang mit Flussdiagrammen verwendet, weshalb wir Ihnen hier auch ein solches Beispiel präsentieren.

Workflow-Diagramme

Ein Workflow-Diagramm (auch als Workflow bezeichnet) liefert eine grafische Übersicht eines Geschäftsprozesses. Mithilfe genormter Symbole und Formen zeigt der Workflow Schritt für Schritt, wie die Arbeit von Anfang bis Ende ausgeführt wird. Workflow-Diagramme können in vielen Branchen Anwendung finden. In dem folgenden Beispiel, sehen Sie einen Marketing Workflow.

Schildkrötenmap für Prozesse

Die Schildkrötenmap, auch als Turtle-Modell bekannt, ist ein visuelles Hilfsmittel, um Geschäftsprozesse zu analysieren und schlussendlich zu optimieren. Diese Prozessdarstellung ist besonders hilfreich um Einblicke darin zu erhalten, wie ein definierter Input einen gewollten Output hervorrufen kann. Dabei werden essentielle Aspekte des gesamten Geschäftsprozesses beleuchtet, wie zum Beispiel, welche Technologien im Prozess enthalten sind oder welche Verfahren und Methoden genutzt wurden, um definierte Ziele und Kriterien zu erfüllen.

Wertschöpfungskettendiagramme

Wertschöpfungskettendiagramme sind ein Produkt der Analyse der Wertschöpfungskette. Im Rahmen dessen identifizieren Unternehmen die primären und unterstützenden Geschäftsaktivitäten, die zu ihrem Endprodukt beitragen, indem sie jeden Produktionsschritt von der Konzeption bis zur Auslieferung visualisieren. Die daraus resultierende Visualisierung - von der Sie unten ein Beispiel finden - besteht aus nicht miteinander verbundenen Kästen, die eine sehr vereinfachte Version eines Prozesses und die damit einhergehenden primäre Aktivitäten und unterstützende (oder sekundäre) Aktivitäten darstellen.  

Im Unternehmenskontext ist ein Prozess eine Gruppe aus miteinander verknüpften Aufgaben, die infolge eines Ereignisses auftreten. Diese Aufgaben produzieren ein gewünschtes Ergebnis für den Kunden. Prozessmodelle kommen in vielen Geschäftsbereichen zum Einsatz: Verbesserung von Geschäftsprozessen, Neugestaltung von Geschäftsprozessen, Neuentwicklung, Schulung, Qualitätsoptimierung, Simulation, Informationstechnologie, Leistungsmessung, Dokumentation, Prozessanalyse, Design von Betriebsprozessen, Prozessintegration, Übernahmen, Zusammenschlüsse und Verkauf von Geschäftsbereichen. Geschäftsprozessmodelle sind außerdem hilfreich, um Hersteller- und Servicebranchenstandards einzuhalten, wie zum Beispiel die gängige ISO 9000 oder die ISO 9001 (Internationale Organisation für Normung).

Zu den wichtigsten Elementen von Prozessmodellen gehören Aktionen, Aktivitätsschritte, Entscheidungspunkte, Aufgaben, Eingänge/Ausgänge, beteiligte Personen, Prozess-Kenngrößen und benötigte Zeit. In Prozessmodellen werden einfache Symbole verwendet, um wichtige Prozesselemente zu beschreiben. Jedes Prozesselement wird durch ein bestimmtes Symbol dargestellt, z. B. durch einen Pfeil, einen Kreis, einen Diamanten, ein Kästchen, ein Oval oder ein Rechteck. Diese Symbole stammen aus der Unified Modeling Language oder UML, einem internationalen Standard zum Zeichnen von Prozessmodellen.

Viele dieser Prozessdarstellungssymbole eignen sich nur für sehr spezifische technische Sachverhalte, bei denen alle Beteiligten die verwendeten Symbole verstehen. Für reguläre Prozessdarstellungen sind einfache Flussdiagrammformen wie Prozess- und Betriebssymbole die beste Wahl. Außerdem sollten Sie eine Symbollegende hinzufügen und beim Erstellen des Flussdiagramms auf bewährte Methoden setzen.

Sämtliche Personen, die in irgendeiner Form am dokumentierten Prozess beteiligt sind, sollten Zugriff auf das Dokument haben. Dazu gehören etwa Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und Vorgesetzte. Sämtliche Beteiligten müssen verstehen, welchen Zweck der Prozess erfüllt, den entsprechenden Fristen zustimmen und über ein grundlegendes Verständnis des Konzepts der Prozessdarstellung verfügen. Sie können Flussdiagramme von Hand zeichnen oder ein Software-Programm wie Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio oder Microsoft PowerPoint verwenden. Allerdings empfehlen wir Ihnen, Software zu verwenden, die speziell für die Erstellung von Flussdiagrammen entwickelt wurde. Eine Software zur Prozessmodellierung – insbesondere eine Cloud-basierte Lösung wie Lucidchart – erlaubt Ihnen, schnell und einfach eindrucksvolle Diagramme zu erstellen, speichern und teilen. Befolgen Sie die nachfolgenden Schritte, um Prozessmodelle möglichst effektiv zu erstellen und besser zu verstehen.

• Schritt 1: Identifizieren Sie das Problem:
  • ​ Welchen Prozess möchten Sie visuell darstellen? Geben Sie dessen Bezeichnung oben im Dokument an.
• Schritt 2: Bestimmen Sie sämtliche Vorgänge innerhalb des Prozesses:
  • Es ist eine gute Idee, sich die einzelnen Schritte des Prozesses zu merken, obwohl Sie sich zunächst keine Gedanken über die Reihenfolge machen müssen. Überlegen Sie, wie detailliert Ihr Prozess sein sollte. Legen Sie fest, wer wann welche Aufgaben erledigt.
• Schritt 3: Setzen Sie Grenzen:
  • ​Wo oder wann beginnt der Prozess?
  • Wo oder wann endet der Prozess?
• Schritt 4: Bestimmen und sequenzieren Sie die Schritte:
  • ​Es ist eine gute Idee, die Beschreibung mit einem Verb zu beginnen. Sie können entweder den allgemeinen Ablauf, jede Handlung im Detail oder jede einzelne Entscheidung darstellen.
• Schritt 5: Zeichnen Sie grundlegende Flussdiagramm-Symbole ein:
  • ​Jedes Element innerhalb eines Prozessmodells wird durch ein spezifisches Flussdiagrammsymbol dargestellt. Die Gesamtheit dieser Symbole ergibt die Prozessdarstellungssymbole:
    • Ovale stehen für den Start- oder Endpunkt eines Prozesses
    • Rechtecke repräsentieren einen erforderlichen Vorgang bzw. eine erforderliche Aktivität
    • Pfeile geben die Flussrichtung an.
    • Diamantformen stehen für einen Punkt, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss. Pfeile, die in Verbindung mit einer Diamantform stehen, weisen in der Regel die Beschriftung „Ja“ oder „Nein“ auf. Von Aktivitätsfeldern kann immer nur ein Pfeil ausgehen. Falls Sie mehr als einen Pfeil benötigen, sollten Sie stattdessen einen Entscheidungsdiamanten verwenden.
    • Parallelogramme stehen für Inputs oder Outputs.

• Schritt 6: Schließen Sie das Prozessflussdiagramm ab
  • Gehen Sie das Flussdiagramm mit anderen Interessenvertretern (Teammitgliedern, Mitarbeitern, Vorgesetzten, Lieferanten, Kunden usw.) durch, um sicherzustellen, dass alle damit einverstanden sind.
  • Vergewissern Sie sich, dass Ihr Diagramm über wichtige Informationen wie Titel und Datum verfügt, die später als Referenzpunkt dienen können.
  • Nützliche Fragen, die Sie stellen können:
    • Wird der Prozess ordnungsgemäß durchgeführt?
    • Wird der dokumentierte Prozess in Zukunft von Teammitgliedern befolgt?
    • Stimmen alle dem Aufbau und Fluss des Prozessmodells zu?
    • Wurden irgendwelche überflüssigen Schritte oder Aspekte dokumentiert?
    • Fehlen irgendwelche Schritte?

Aus organisatorischen Gründen kann es hilfreich sein, Ihre einzelnen Prozessmodelle sowie die Schritte der jeweiligen Prozesse zu nummerieren. Unten sehen Sie ein Beispiel einer Nummerierungskonvention für Prozessmodelle:

• Prozess 1
  • Subprozess 1.1
    • Subprozess 1.1.1
    • Subprozess 1.1.2
    • Subprozess 1.1.3
  • Subprozess 1.2
    • Subprozess 1.2.1
    • Subprozess 1.2.2
• Prozess 2
  • Subprozess 2.1
    • Subprozess 2.1.1
    • Subprozess 2.1.2
• Prozess 3
  • Subprozess 3.1
    • Subprozess 3.1.1
    • Subprozess 3.1.2
  • Subprozess 3.2
    • Subprozess 3.2.1

Prozessmodelle liefern wertvolle Einblicke in die Funktionsweise von Unternehmensprozessen und decken in diesem Zusammenhang eventuelle Schwachstellen mit Verbesserungsbedarf auf. Wichtige Informationen, die visuell dargestellt werden, sind nicht nur leichter zu verstehen, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit an Projekten.