Was ist ein Prozessmodell?


Ein Prozessmodell ist ein Planungs- und Management-Tool, mit dem sich Arbeitsabläufe visuell darstellen lassen. Prozessmodelle zeigen eine Abfolge von Ereignissen, die in einem Endergebnis resultieren. Ein Prozessmodell wird manchmal auch als Flussdiagramm, Prozess-Flussdiagramm, Prozessdiagramm, funktionales Prozessdiagramm, funktionales Flussdiagramm, Arbeitsablaufdiagramm, geschäftliches Flussdiagramm oder Prozess-Flussmodell bezeichnet. Es zeigt, wer und was an einem Prozess beteiligt ist, und kann in allen Unternehmen oder Organisationen eingesetzt werden. Außerdem wird damit Verbesserungspotenzial aufgedeckt.

Purpose of process mapping

The purpose of process mapping is for organizations and businesses to improve efficiency. Process maps provide insight into a process, help teams brainstorm ideas for process improvement, increase communication and provide process documentation. Process mapping will identify bottlenecks, repetition and delays. They help to define process boundaries, process ownership, process responsibilities and effectiveness measures or process metrics.

Understanding processes

One of the purposes of process mapping is to gain better understanding of a process. The flowchart below is a good example of using process mapping to understand and improve a process. In this chart, the process is making pasta. Even though this is a very simplified process map example, many parts of business use similar diagrams to understand processes and improve process efficiency, such as operations, finance, supply chain, sales, marketing and accounting.

Process Map Example

Benefits of process mapping

Process mapping spotlights waste, streamlines work processes and builds understanding. Process mapping allows you to visually communicate the important details of a process rather than writing extensive directions.

Flowcharts and process maps are used to:

  • Increase understanding of a process
  • Analyze how a process could be improved
  • Show others how a process is done
  • Improve communication between individuals engaged in the same process
  • Provide process documentation
  • Plan projects

Process maps can save time and simplify projects because they:

  • Create and speed up the project design
  • Provide effective visual communication of ideas, information and data
  • Help with problem solving and decision making
  • Identify problems and possible solutions
  • Can be built quickly and economically
  • Show processes broken down into steps and use symbols that are easy to follow
  • Show detailed connections and sequences
  • Show an entire process from the beginning to the end

Process maps help you to understand the important characteristics of a process, allowing you to produce helpful data to use in problem solving. Process maps let you strategically ask important questions that help you improve any process.

Types of process mapping

Process mapping is about communicating your process to others. You can build stronger understanding with process maps. The most common process map types include:

  • Activity Process Map: represents value added and non-value added activities in a process
  • Detailed Process Map: provides a much more detailed look at each step in the process
  • Document Map: documents are the inputs and outputs in a process
  • High-Level Process Map: high-level representation of a process involving interactions between Supplier, Input, Process, Output, Customer (SIPOC)
  • Rendered Process Map: represents current state and/or future state processes to show areas for process improvement
  • Swimlane (or Cross-functional) Map: separates out the sub-process responsibilities in the process
  • Value-Added Chain Diagram: unconnected boxes that represent a very simplified version of a process for quick understanding
  • Value Stream Map: a lean-management technique that analyzes and improves processes needed to make a product or provide a service to a customer.
  • Work Flow Diagram: a work process shown in “flow” format; doesn’t utilize Unified Modeling Language (UML) symbols.

Process mapping symbols

Key elements of process mapping include actions, activity steps, decision points, functions, inputs/outputs, people involved, process measurements and time required. Basic symbols are used in a process map to describe key process elements. Each process element is represented by a specific symbol such as an arrow, circle, diamond, box, oval or rectangle. These symbols come from the Unified Modeling Language or UML, which is an international standard for drawing process maps.Example of Process Map Symbols

Business process mapping

In business, a process is a group of interrelated tasks that happen as a result of an event. These tasks produce a desired result for the customer. Process mapping can be used in many areas of business: business process improvement, business process redesign, reengineering, training, quality improvement, simulation, information technology, work measurement, documentation, process analysis, operational process design, process integration, acquisitions, mergers and selling business operations. Business process mapping can also be helpful for complying with manufacturing and service industry regulations, such as the common ISO 9000 (International Organization for Standardization) or ISO 9001.

So erstellt man ein Prozessmodell

Die Erstellung von Prozessmodellen ist mittlerweile weitaus unkomplizierter als früher, da einschlägige Software-Lösungen einen viel besseren Einblick in Prozesse bieten. Prozessmodelle lassen sich grundsätzlich mit gängigen Programmen wie Microsoft Word, PowerPoint oder Excel erstellen. Allerdings gibt es andere Programme, die besser auf die Erstellung von Prozessmodellen ausgerichtet sind. Bei der Erstellung von Prozessmodellen dreht sich alles um die Kommunikation Ihres Prozesses anderen gegenüber, sodass Sie Ihre Management-Ziele erreichen. Wenn Sie wissen, wie Sie einen Prozess darstellen, optimieren Sie die Kommunikation und das Verständnis in Ihrem Unternehmen.

Schritt 1: Identifizieren Sie das Problem

  • ​ Welchen Prozess möchten Sie visuell darstellen?
  • Geben Sie dessen Bezeichnung oben im Dokument an.

Schritt 2: Bestimmen Sie sämtliche relevanten Aktivitäten

  • Es ist eine gute Idee, sich die einzelnen Schritte des Prozesses zu merken, obwohl Sie sich zunächst keine Gedanken über die Reihenfolge machen müssen.
  • Überlegen Sie, wie viel Detail Sie benötigen.
  • Legen Sie fest, wer wann welche Aufgaben erledigt.

Schritt 3: Setzen Sie Grenzen

  • ​Wo oder wann beginnt der Prozess?
  • Wo oder wann endet der Prozess?

Schritt 4: Bestimmen und sequenzieren Sie die Schritte

  • ​Es ist eine gute Idee, die Beschreibung mit einem Verb zu beginnen.
  • Sie können entweder den allgemeinen Ablauf, jede Handlung im Detail oder jede einzelne Entscheidung darstellen.

Schritt 5: Zeichnen Sie grundlegende Flussdiagramm-Symbole ein

Jedes Element in einem Prozessmodell wird durch ein spezifisches Symbol für Flussdiagramme dargestellt. Mit Lucidchart ist es leichter als je zuvor, Formen zu erstellen und anzuordnen, Beschriftungen und Kommentare hinzuzufügen und Ihren Prozessmodellen ein individuelles Design zu verpassen.

  • Ovale stehen für den Start- oder Endpunkt eines Prozesses
  • Rechtecke repräsentieren einen erforderlichen Vorgang bzw. eine erforderliche Aktivität.
  • Pfeile geben die Flussrichtung an.
  • Diamantformen stehen für einen Punkt, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss. Pfeile, die in Verbindung mit einer Diamantform stehen, weisen in der Regel die Beschriftung „Ja“ oder „Nein“ auf. Von Aktivitätsfeldern kann immer nur ein Pfeil ausgehen. Falls Sie mehr als einen Pfeil benötigen, sollten Sie stattdessen einen Entscheidungsdiamanten verwenden.
  • Parallelogramme stehen für Inputs oder Outputs.

Schritt 6: Schließen Sie das Prozessflussdiagramm ab

  • Gehen Sie das Flussdiagramm mit anderen Interessenvertretern (Teammitgliedern, Mitarbeitern, Vorgesetzten, Lieferanten, Kunden usw.) durch, um sicherzustellen, dass alle damit einverstanden sind.
  • Vergewissern Sie sich, dass Ihr Diagramm über wichtige Informationen wie Titel und Datum verfügt, die später als Referenzpunkt dienen können.
  • Nützliche Fragen, die Sie stellen können:
    • Wird der Prozess ordnungsgemäß durchgeführt?
    • Wird der dokumentierte Prozess in Zukunft von Teammitgliedern befolgt?
    • Stimmen alle dem Aufbau und Fluss des Prozessmodells zu?
    • Wurden irgendwelche überflüssigen Schritte oder Aspekte dokumentiert?
    • Fehlen irgendwelche Schritte?

Prozessmodelle liefern wertvolle Einblicke in die Funktionsweise von Unternehmensprozessen und decken in diesem Zusammenhang eventuelle Schwachstellen mit Verbesserungsbedarf auf. Wichtige Informationen, die visuell dargestellt werden, sind nicht nur leichter zu verstehen, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit an Projekten.


Nützliche Ressourcen