Diagram Illustration

Sommaire

Qu'est-ce qu'un organigramme ? Un organigramme présente la structure interne d'une organisation ou d'une société. Les employés et fonctions sont représentés par des rectangles ou d'autres types de formes, parfois complétés de photos, coordonnées, liens, icônes ou illustrations. Des lignes droites ou coudées relient les niveaux entre eux. Cette représentation illustre clairement la hiérarchie et le positionnement des personnes, postes et services qui composent l'organisation.

Les organigrammes sont aussi appelés diagrammes organisationnels, ordinogrammes ou tout simplement schémas. Ne vous laissez pas impressionner : tous ces noms différents désignent la même chose.

Historique

En 1855, le superintendant général des chemins de fer américains Daniel McCallum (1815-1878) créa ce que l'on considère comme le premier organigramme moderne. Il s'agissait d'un diagramme illustré du chemin de fer reliant New York à Érié. McCallum le fit tracer par le dessinateur industriel et ingénieur civil George Holt Henshaw (1831-1891). McCallum, né en Écosse, fut aussi général de l'Union lors de la Guerre de Sécession. Henshaw, quant à lui, était canadien. Il avait travaillé pour des sociétés de chemin de fer et de distribution de l'eau au Canada, aux États-Unis et au Danemark.

    

Ce ne fut que 50 à 60 ans plus tard que le terme de « schéma organisationnel » commença à s'imposer. L'ingénieur-conseil Willard C. Brinton utilisa le terme dans son manuel de 1914, Graphic Methods for Presenting Facts. Il vendit les mérites des organigrammes et affirma la nécessité de les utiliser plus fréquemment. Les schémas furent principalement utilisés dans les milieux de l'ingénierie jusqu'aux années 1920, date à laquelle ils commencèrent à se frayer un chemin dans le monde des affaires.

  

On commença à utiliser son synonyme – moins connu – « organigramme » dans les années 1960.

L'organigraphe est un schéma apparenté. Bien qu'il reflète toujours la structure organisationnelle, il est moins linéaire que l'organigramme et a un objectif différent : celui d'illustrer les associations et les opportunités entre les services, les produits ou les chaînes d'approvisionnement.

Types d'organigramme

Quel est le meilleur format pour un organigramme ? En fonction de vos besoins et du type de votre organisation, il peut être préférable de choisir un type de format d'organigramme non classique. Il existe trois grandes catégories d'organigramme : hiérarchique, matriciel et plat.

  • Organigramme hiérarchique : c'est le type le plus commun et il a pour synonyme le schéma hiérarchique. Une hiérarchie, c'est une forme de pyramide dans laquelle un groupe ou une personne est au sommet, tandis que ceux qui ont moins de pouvoir se trouvent en dessous. Pensez à une monarchie avec un roi ou une reine au sommet, ou à une entreprise avec le directeur général au sommet. Dans une hiérarchie, les membres communiquent généralement avec leurs supérieurs et leurs subordonnés.

  • Organigramme matriciel : on l'utilise généralement seulement dans le cas où les personnes dépendent de plusieurs responsables. Prenons l'exemple d'une entreprise dotée d'une équipe de graphistes qui répondent tous au chef graphiste. Les graphistes travaillent aussi sur d'autres projets qui sont menés par leur propre chef de projet. Dans ce cas, les graphistes ont deux responsables.

  • Organigramme plat : ce type d'organigramme, parfois appelé organigramme horizontal, n'a pas ou peu de niveaux de management intermédiaire et consiste généralement en deux niveaux : la direction et les travailleurs. Dans de telles entreprises, les salariés ont plus de responsabilités et sont plus directement impliqués dans la prise de décisions.

Les relations dans les schémas sont parfois appelées relations hiérarchiques (ou chaîne de commandement) pour représenter la relation directeur-subalterne, et relations latérales pour faire référence à des personnes au même niveau. Dans les relations hiérarchiques, vous pouvez avoir des lignes pleines, indiquant les principales lignes d'autorité, ou des lignes en pointillés, indiquant les lignes secondaires d'autorité. Tant que les relations formelles sont claires, il n'existe pas de règle absolue quant aux symboles et lignes utilisés dans les organigrammes.

Avantages et inconvénients de différents types d'organisation

Les types d'organisation décrits dans ces schémas présentent des avantages et des inconvénients. Pour résumer :

  • Dans une organisation hiérarchique, verticale et descendante, les lignes d'autorité et de communication doivent être claires. Au sens le plus strict, pensez à l'armée. Dans le monde des affaires, pensez au directeur général et aux autres cadres dirigeants, qui supervisent peut-être le travail de directeurs, cadres supérieurs, cadres intermédiaires, chefs d'équipe et membres d'équipe. Si la force de cette structure réside dans sa clarté et sa stabilité, sa faiblesse potentielle est sa rigidité, son incapacité à faire preuve de souplesse lorsque cela s'avère nécessaire. L'entreprise peut aussi parfois être victime d'un excès de postes de direction qui se superposent les uns aux autres.

  • Dans une organisation matricielle, les relations entre les services peuvent être plus fructueuses et coopératives. Néanmoins, le fait d'avoir plus d'une personne ou plus d'un service à satisfaire peut également créer des conflits de loyauté ou des conflits d'intérêts chez les employés.

  • Dans une structure plate ou horizontale, la plupart des niveaux de management ont été supprimés, et la direction et les employés sont en contact direct. C'est une structure courante parmi les petites entreprises, mais qui n'est souvent pas très pratique pour les grandes organisations. Les employés peuvent avoir une impression de travail en équipe et d'autonomie plus prononcée. En revanche les conflits entre salariés peuvent être accentués, car le nombre de personnes effectuant le travail à proprement parler est réduit.

Utilisations des organigrammes

Quelle est la meilleure utilisation qui peut être faite d'un organigramme ? Quel que soit le modèle que vous choisissez d'utiliser, les organigrammes sont utiles pour organiser les relations dans votre entreprise et veiller à ce que tout le monde sache comment communiquer les informations essentielles.

Vous pouvez utiliser les organigrammes aux fins suivantes :

  • Communication organisationnelle et de supervision. Par exemple, en aidant les employés à savoir qui rend compte à qui, ou en les aidant à se connaître les uns les autres. N'hésitez pas à ajouter des photos des employés, car cela permet de mettre des visages sur les noms.

  • Restructuration . Par exemple, en permutant les rôles dans une équipe afin de mieux utiliser les talents de chacun.

  • Planification des effectifs. Par exemple, déterminer avec précision les contours d'une nouvelle campagne d'embauche.

  • Planification des ressources. Par exemple, réduire les sources d'inefficacité en réorganisant les postes.

  • Généalogie. Un arbre généalogique n'est rien d'autre qu'un type d'organigramme. Vous pouvez y ajouter des photos, les dates de naissance et de décès et des liens vers des informations sur chaque personne.

Soyez plus visuel avec votre organigramme

Il existe peu de règles dans les organigrammes. Aussi, tous les éléments visuels qui aident à communiquer sont les bienvenus.

  • L'utilisation de photos peut aider les salariés à mieux se connaître et à mettre des noms sur des visages.
  • L'utilisation de formes et/ou couleurs différentes peut faciliter la définition des contours des services, groupes de travail, niveaux de management ou toute autre distinction utile.

  • L'utilisation d'icônes ou de logos de l'entreprise peut permettre de personnaliser votre organigramme.

  • L'utilisation d'animations dans PowerPoint peut aider à rendre une présentation plus vivante lorsque vous expliquez les différentes parties de l'organigramme.

  • L'utilisation de formes en 3D peut rendre votre organigramme plus attrayant en le faisant ressortir de votre page.

Limites de l'organigramme

  • Ils peuvent rapidement devenir obsolètes, en particulier dans les entreprises connaissant une importante rotation du personnel. Les diagrammes en ligne sont plus faciles à mettre à jour que les diagrammes papier, mais peuvent rapidement perdre leur pertinence s'ils ne sont pas modifiés régulièrement. Ce problème peut être évité avec des documents en ligne modifiables, mais aussi grâce à l'automatisation, par exemple une mise à jour automatique à l'arrivée ou au départ d'un employé.
  • Ils ne représentent que les relations officielles, et pas les liens informels ou sociaux qui permettent pourtant de faire avancer les projets dans une entreprise.

  • Ils ne reflètent pas le style de management. Ils montrent les liens d'autorité, mais pas comment cette autorité est exercée.

  • Les organigraphes, cousins des organigrammes, peuvent se révéler plus utiles si votre objectif est d'illustrer ou de découvrir d'autres types d'associations entre des personnes ou des services.

Comment planifier et créer un organigramme simple

  1. Définissez votre objectif et sa portée. Par exemple, destinez-vous votre organigramme à être une ressource permettant de savoir « qui est qui » ? Peut-être voudrez-vous inclure des photos et des coordonnées, notamment des adresses e-mail. L'organigramme concerne-t-il l'ensemble de votre entreprise ou seulement l'organisation d'un service ou d'un groupe de travail ? Un seul organigramme sera-t-il suffisant ? Pensez à ce qui répond le mieux à vos besoins.
  2. Rassemblez les informations. Vous trouverez peut-être une liste existante des employés sur laquelle baser votre schéma, ou bien un organigramme qui ne serait plus d'actualité, mais pourrait encore être un bon point de départ. N'oubliez pas de recueillir des coordonnées, des photos et tout ce que vous pourriez utiliser. Peut-être aurez-vous besoin de trouver d'autres ressources pour clarifier les lignes d'autorité et les expliquer clairement dans votre schéma.

  3. Déterminez quelle plateforme vous prévoyez d'utiliser pour créer votre schéma, et comment vous prévoyez de l'afficher. Lucidchart propose une plateforme puissante et simple d'utilisation pour créer et afficher des schémas en ligne. (Continuez votre lecture pour en savoir plus sur Lucidchart.)

  4. Planifiez des mises à jour régulières de votre organigramme. Gardez en tête que la situation évolue rapidement dans bon nombre d'entreprises, il vous faudra donc un moyen efficace de maintenir vos schémas à jour. Or cette opération est beaucoup plus facile via une plateforme collaborative telle que Lucidchart.

Plus de conseils pour les schémas organisationnels/organigrammes

  • Pour commencer, essayez de décomposer votre organigramme en plusieurs parties qui seront plus faciles à gérer. De cette façon, toutes les informations sont cohérentes et ramènent au plus haut niveau de l'entreprise. Vous pouvez séparer différentes zones de votre organigramme en distinguant les catégories suivantes : service, équipe, unité, projet, emplacement.
  • Vous pouvez compléter votre organigramme en y ajoutant les coordonnées des personnes ou services. L'ajout de coordonnées, d'une localisation et d'autres notes peut rendre une entreprise plus efficace et clarifier le rôle de chacun.

  • Utilisez des couleurs ou des formes pour représenter certains groupes ou niveaux de salariés.

Comment créer un organigramme avec Lucidchart

Lucidchart vous permet de créer des organigrammes facilement en plaçant de façon simple des cadres, lignes, étiquettes, couleurs, photos et autres éléments visuels. Basée dans le cloud, notre solution vous permet de collaborer en toute simplicité avec vos collègues. Vous pouvez ensuite partager votre diagramme au format numérique ou papier. 

Vous voulez créer des organigrammes qui mettent en valeur la culture de votre entreprise ? Choisissez le modèle qui s'adapte le mieux à votre structure, personnalisez-le aux couleurs de votre entreprise et ajoutez des photos des employés à chaque fonction. Vous pouvez même ajouter des liens et des vidéos à votre document pour le rendre encore plus dynamique. Essayez de cliquer sur l'un de nos modèles d'organigrammes ci-dessous et de vous l'approprier. Vous voulez que Lucidchart travaille à votre place ? Créez automatiquement un organigramme en mettant en ligne un fichier CSV.  

Pour une expérience vraiment dynamique, Lucidchart vous permet de partager et d'intégrer des organigrammes sur votre propre site. Lorsque vous partagez un schéma, vous pouvez également définir des autorisations afin que des personnes puissent faire des commentaires sur le document ou collaborer avec vous en temps réel. Il suffit de cliquer sur Partager > Intégrer pour générer un code d'intégration pour votre site. Si vous mettez à jour votre organigramme dans l'éditeur de Lucidchart, le schéma intégré sera également mis à jour. C'est ce qu'on appelle des mises à jour faciles, non ?