会社で使える
組織図の作り方

鉄道の最高責任者であったダニエル・マッカラン (1815年～1878年) が1855年に設計した図が、最初の現代的な組織図とされています。これは、ニューヨークとエリー鉄道を図示したものでした。マッカランはこの図を製図者兼土木技術者であったジョージ・ホルト・ヘンショウ (1831年～1891年) に作成させました。スコットランド出身のマッカランは、南北戦争で北軍少将を務めた人物でもあります。カナダ人のヘンショウは、カナダ、米国、デンマークの上水道会社や鉄道会社に勤務した経歴があります。

    

「組織図」という言葉が一般に使われるようになるまでには、この後さらに50年から60年を要しました。コンサルタント兼技術者のウィラード・C・ブリントンが、1914年に発表した教科書「視覚的な事実提示の方法 (Graphic Methods for Presenting Facts)」でこの用語を用いています。この中で彼は、組織図のもつ価値を説き、もっと幅広く利用されるべきものであるとしています。1920年代まで、この図は技術者を中心として使われてきました。その後、ビジネス界での導入が進みました。

  

「組織図」に比べると馴染みの薄い別名、「オーガニグラム (Organigram)」や「オーガノグラム (Organogram)」が使われるようになったのは1960年代のことです。

関連する図には、「オーガ二グラフ (Organigraph)」と呼ばれるものもあります。組織構造を反映する点では同様の図ですが、組織図に比べて直線的な要素が薄く、部門、製品、サプライチェーン間の関連や機会を図示するといった異なる用途に使われるものです。

組織図に最適な形式とはどのようなものでしょうか? ニーズと組織の種別によっては、あまり一般的ではない形式の組織図が適していることもあるでしょう。組織図には主に、階層型、マトリックス型、フラット型の3つの形式があります。

• 階層型組織図: 最も一般的なタイプの組織図であり、別名階層図としても知られるものです。ある1つのグループや人物が頂点に位置し、相対的に弱い権力をもつグループや人物がその下に配置され、ピラミッド型の階層を形成します。王や女王を頂点に抱く君主国や CEO を最高権力者とする組織が具体的な例として挙げられます。階層型構造では、メンバーは直属の上司や複数の部下とコミュニケーションを取るのが一般的です。

• マトリックス型組織図:  この形式は通常、ある構成員が複数の上司をもつ場合にのみ見られるものです。例えば、メンバー全員が主任グラフィックデザイナーを直属の上司とするグラフィックデザイナーチームを擁する組織があり、これらグラフィックデザイナーは、別のプロジェクトマネージャーが管轄する他のプロジェクトにも参加しているとします。この場合、このグラフィックデザイナーチームのメンバーには上司が2人いるということになります。

• フラット型組織図: 時に水平型組織図とも呼ばれる形式で、中間管理職レベルがほとんど、あるいはまったく存在せず、一般に管理者と従業員の2つのレベルで構成されるものです。こうした企業では、そうでない企業に比較して従業員のもつ権限が大きく、意思決定に直接関与する機会がより多くなる傾向にあります。

組織図内の関係は、上司から部下への縦型構造を示した直線的関係 (または指揮系統) と、同じレベルの構成員を示した横断的関係と称されることもあります。直線的関係においては、主な指揮系統を示す実線や副次的な指揮系統を示す点線が使われる場合もあります。公式な関係が明確に示されている限り、組織図で使用する記号や線に関する特定の決まりごとはありません。

こうした種類の図に反映される3つの組織にはそれぞれ、長所と短所があります。 簡潔にまとめると以下のようなものとなります。

• 階層的で垂直型のトップダウン組織では、指揮系統や情報伝達系統が明確なのが特長です。極言すれば、軍隊のような組織といえます。ビジネスの世界では、最高経営責任者を始めとする経営陣をトップに、取締役、上級管理職、中間管理職、チームリーダー、そしてチームメンバーへと下方へ形成される組織が例として挙げられます。こうした構造の長所は、明快さと安定性にあります。潜在的な弱点としては、硬直性、つまり必要に応じて柔軟な対応ができない点が挙げられます。組織同様、管理層が肥大化しやすい点もまた問題と言えます。

• マトリックス型組織では、部門間の関係がより有意義となり、協力的なものとなる可能性があります。しかし、複数の上司や部署の下で働くことにより、従業員に信義の相反や利害の対立が生じる可能性もあります。

• フラットな水平型の組織では、管理層の大半が省略されており、経営陣と従業員の距離が近いのが特長です。小規模の企業や組織でよく見られる形ですが、大規模な組織の場合には実用性に欠けます。従業員には、より強固なチームワークと自治意識が感じられる傾向が強いものの、業務に関わる人数が少ないため、従業員間の競合が激化しやすい傾向もあります。

組織図に最も適した用途とはどのようなものでしょうか? 使用するレイアウトにかかわらず、組織図は、組織内の関係を図示し、必要な情報の伝達方法をすべてのメンバーに確実に周知する上で役立ちます。

組織図は以下のような用途で使用することができます。

• 組織における管理面での情報伝達。これには、従業員が組織内の報告系統を理解したり、メンバー同士が知り合う上でのサポート役を果たす機能が含まれます。従業員の写真を追加すればさらに便利な図となり、同僚の顔と名前が結びつけやすくなるでしょう。

• チーム内で役割を切り替え、メンバー全員の才能をよりよく活用するための再構築。

• 新規採用などの取り組みにおける詳細設定などの人材マネージメント。

• 役割の再調整による効率改善などのリソース計画。

• 系譜。実際、家系図は組織図の一種にあたります。写真、生年月日と命日、各人に関するその他の情報へのリンクを含めることができます。

組織図にはルールがほとんどありません。したがって、情報の伝達の助けとなる視覚的要素を自由に追加することができます。

• 写真を使用することで、メンバーがお互いに知り合い、名前と顔を結びつけやすくなります。

• さまざまな図形や色を使い分けることで、別々の部署、業務上のグループ、職務レベルを始めとする区分を定義しやすくなります。

• 会社のロゴまたはアイコンを使用することで、図に組織のカラーを加えてカスタマイズすることができます。

• PowerPoint のアニメーションを利用することで、図のさまざまな部分を説明するプレゼンテーションが生き生きとしたものになります。

• ページから飛び出す 3D 図形を追加することで、さらに魅力的な図となります。

• 組織図には陳腐化しやすい傾向があり、人員の入れ替わりが激しい組織では特にその傾向が顕著です。オンラインのチャートは紙ベースのものに比べて更新が容易ですが、定期的にメンテナンスをしないと、オンラインの図の情報も同様に古いものになります。こうした欠点は、オンラインで編集可能な文書、さらに従業員の採用や離任で組織図更新がトリガーされる自動化の仕組みの導入で軽減することができます。

• 公式な関係のみを示す図であり、組織内での業務遂行に役立つ非公式または社交的な関係を反映していない点も挙げられます。

• また、経営スタイルが反映されていません。組織図は命令系統を示すものですが、権限行使の方法を織り込むことはできません。

• 構成員や部署の間の関連を図示し、見えない関連を見出すためには、組織図によく似たオーガ二グラフ (Organigraph) の方が適しているかもしれません。

1. 目的と範囲を定義します。例えば、作成した組織図を「人名録」的なリソースとして使用する予定ならば、メールのリンク、写真、連絡先情報などを含めるのも有用でしょう。組織図の対象範囲は全社、それとも部署や作業グループのみでしょうか。1枚の図に収まらない可能性もあるのではないでしょうか。目的を達成する上で最も適した方法を検討しましょう。

2. 情報を収集します。図の作成の基礎となる従業員リストがすでに存在するかもしれません。もしくは、古い組織図であっても、たたき台としては有効に使えるかもしれません。連絡先情報、写真を始め、使用する可能性があるあらゆる情報を集めるようにしましょう。指揮系統を明確化し、図に表現する上では、他のリソースを見つけることも必要となる可能性があります。

3. 作図に使用するプラットフォームと表示方法を決めます。Lucidchart は、オンラインで図を作成し、表示できる強力かつ使いやすいプラットフォームです。(Lucidchart についての詳細は以下を参照してください。)

4. 図を継続的に更新する方法を計画します。組織の状況は頻繁に変化することも多いものです。したがって、図を常に最新の状態に保つための方策が必要となります。こうした対応は、Lucidchart などの共同編集が容易なオンラインプラットフォームの得意とするところです。

• まず、管理しやすいよう組織図を各部に分割してみましょう。こうすることで、情報すべてに一貫性が保てるようになり、組織の最高レベルまでつなげられるようになります。部署、チーム、ユニット、プロジェクトや拠点などの方法で図を区分けすることができます。

• メンバーや部署の詳細を加えて図を仕上げるのもおすすめです。連絡先情報、拠点を始め、さまざまなメモを追加することで、組織がより効率的になり、役割分担に関する混乱が生じにくくなります。

• 特定の従業員のグループやレベルを示すために色や図形を使用するのも良案です。

Lucidchart では、ボックス、線、ラベル、色、写真などの視覚的要素をスムーズに配置して組織図を簡単に作成することができます。編集はすべてクラウド上で行われるため、同僚との共同作業も容易です。デジタルベースでも、紙ベースでも図を共有することができます。 

組織の文化が際立つ組織図を作成したい。そんな場合には、自社の組織構造に最適なレイアウトを選択し、コーポレートカラーでデザインを一新し、それぞれの役職に従業員の写真を追加しましょう。リンクや動画を文書に追加して、さらに魅力的な図に仕上げることも可能です。Lucidchart の 組織図テンプレートをクリックし、独自のテンプレートを作成することもできます。CSV ファイルをアップロードすれば、Lucidchart があなたの代わりに組織図を自動作図します。  

Lucidchart で組織図を自社サイトに埋め込み、共有すれば、文字通りダイナミックな方法で図を活用することが可能となります。他のユーザーと図を共有する際には、文書へのコメントやリアルタイムでの共同編集ができるよう、アクセス許可を設定することもできます。[共有] > [埋め込み] をクリックするだけで、サイトへの埋め込みコードが生成されます。Lucidchart のエディターで組織図を更新すると、埋め込まれた図にも更新が反映されます。シンプルな更新方法で業務がスムーズになります。