Een organigram maken in Word

Microsoft Word is een krachtige tekstverwerker. Word is niet specifiek bedoeld voor het maken van diagrammen, maar u kunt er eenvoudige organigrammen mee bouwen om uw documenten mee te verfraaien en nuttiger te maken voor lezers.

1. SmartArt invoegen

Ga in een Word-document naar het tabblad 'Invoegen' en selecteer 'SmartArt' om het SmartArt-menu te openen. Selecteer in de groep Hiërarchie aan de linkerkant het organigramsjabloon dat u wilt gebruiken.

2. Tekst invoeren

Nadat u een organigramsjabloon hebt geselecteerd, verschijnt er een pop-upmenu waarmee u voor elke vorm tekst kunt invoeren. Omdat elke vorm voor een persoon in de organisatie staat, raden we aan om indien nodig eerst uw gegevens te bewerken om ervoor te zorgen dat iedereen wordt vermeld en dan pas uw organigram te maken. Helaas kan Word in elke vorm slechts een zeer beperkte hoeveelheid informatie opslaan. Kijk hier voor meer informatie over het maken van uitgebreidere organigrammen met Lucidchart.

3. Hiërarchie aanpassen

Organigrammen zijn ontzettend handig voor het inzichtelijk maken van de structuur van een organisatie en vooral de hiërarchie. Organisaties zijn vaak complex en door vast te stellen wie aan wie rapporteert, kan verwarring worden voorkomen en de efficiëntie op kantoor worden verbeterd. In Word kunt u het niveau van iemand in een organigram verhogen door in het tekstdialoogvenster op zijn of haar naam te klikken en op de tabtoets te drukken. Met Shift + Tab kunt u zijn of haar niveau verlagen. De hiërarchie van een organisatie kan ook worden beheerd in het tabblad 'Ontwerp' van SmartArt.

Stel dat Jim in ons voorbeeld promotie maakt en dat Angela voortaan aan Jim rapporteert. Om deze wijziging aan te brengen in het organigram, klikt u in het tekstdialoogvenster op de naam van Angela en drukt u op de tabtoets. Deze wijziging is nu doorgevoerd in uw organigram.

4. Vormen toevoegen en verwijderen

De meeste SmartArt-sjablonen zijn standaard voorzien van vijf vormen, maar u hebt waarschijnlijk meer dan vijf vormen nodig om uw organisatie correct weer te geven. U kunt vormen toevoegen door op het tabblad 'Ontwerp' van de SmartArt-hulpmiddelen te klikken en vervolgens op de knop 'Vorm toevoegen' te klikken. Hier kunt u bepalen waar de vorm terechtkomt, aan wie deze persoon rapporteert etcetera.

Stel dat er een nieuwe medewerker wordt aangenomen die ook aan Jim rapporteert. Om die toe te voegen, klikt u op Angela (die al aan Jim rapporteert) en klikt u vervolgens in het tabblad 'Ontwerp' van de SmartArt-hulpmiddelen op de knop 'Vorm toevoegen'.

5. Uw organigram opmaken

U kunt uw organigram in Word verder afmaken door te experimenteren met de kleuren, lettertypen en afmetingen van de vormen via de SmartArt-hulpmiddelen op de tabbladen 'Ontwerp' en 'Opmaak'. Onderstaande afbeelding laat zien hoe we het organigram hebben aangepast door de kleuren en het ontwerp van de vormen te veranderen.

Hoewel Word enkele mogelijkheden biedt om eenvoudige organigrammen te maken, is Lucidchart specifieker ontworpen voor het maken van organigrammen. Met Lucidchart kunt u heel gemakkelijk eenvoudige of complexe organigrammen maken en toevoegen aan uw Word-documenten met behulp van de MS Word-invoegtoepassing.

Aan de slag met Lucidchart

Meld u om te beginnen aan voor een gratis Lucidchart-account. Nadat u zich hebt aangemeld, opent u een nieuw Lucidchart-document. Daarna moet u de vormbibliotheken voor organigrammen in Lucidchart inschakelen door op de knop '+ Vormen' aan de linkerkant van het scherm te klikken. Zorg ervoor dat 'Organigrammen' is geselecteerd.

ORGANIGRAMVORMEN TOEVOEGEN

Nu de organigramvormen aan de linkerkant van uw scherm worden weergegeven, kunt u simpelweg de gewenste vormen slepen en neerzetten op het tekenvel. Nadat u de eerste vorm op het tekenvel hebt neergezet, kunt u de vorm bewerken door op het tandwielpictogram naast de vorm te klikken en de gewenste informatie in te voeren.

U kunt vormen met elkaar verbinden en de hiërarchie aangeven door vanaf de rode stip te slepen die verschijnt als u de muis over een vorm beweegt.

Organigramgegevens importeren

Om uw werk te stroomlijnen, biedt Lucidchart betalende gebruikers de mogelijkheid om gegevens van hun organisatie te importeren. U hoeft alleen de gegevens te verstrekken en dan maakt Lucidchart het diagram voor u. Om te beginnen zet u uw gegevens in een spreadsheet en slaat u het op als een CSV-bestand. Daarbij kunt u bijvoorbeeld de volgende velden opnemen:

• Naam

• Werknemers-ID

• Afdeling

• Functie

• Telefoon

• E-mail

• Rapporteert aan

Nu kunt u de gegevens importeren. Klik op de knop 'Gegevens importeren' onder de organigramvormen en volg de stappen in het dialoogvenster 'Gegevens importeren'.

Gefeliciteerd, Lucidchart heeft u zojuist tijd en energie bespaard!

Vormen opmaken

U kunt uw organigram zelf maken of de gegevens importeren, maar het bewerken van uw organigram in Lucidchart is altijd gemakkelijk en intuïtief. Klik op het tandwielpictogram dat verschijnt als u de muis over een vorm beweegt en maak de vormen op zoals u dat wilt. In dit menu kunt u gemakkelijk velden toevoegen of verbergen en de lay-out van vormen wijzigen.

U kunt de hiërarchie van uw organisatie bewerken door linksboven in het menu 'Geavanceerde vormen' op Tab of Shift + Tab te drukken. Als uw organigram er rommelig begint uit te zien, drukt u in dit zelfde menu op de knop 'Lay-out opruimen'.

Nadat u een organigram hebt gemaakt in Lucidchart, kunt u het invoegen in elk gewenst Word-document. U kunt uw Lucidchart-diagram gemakkelijk in Word invoegen met behulp van onze MS Office Word-invoegtoepassing. Daartoe volgt u deze stappen:

• Open Lucidchart vanuit uw tabblad 'Invoegtoepassingen' en voeg een bestaand organigram in of maak een nieuw diagram.