Die 8 Schritte des Benchmark Prozesses

Lesedauer: etwa 7 Min.

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    Unternehmen streben stets nach Spitzenleistungen, von der Schaffung effizienterer Prozesse bis zur Steigerung des Absatzes ihrer Produkte und Dienstleistungen. Aber wie stellt ein Unternehmen fest, ob es erfolgreich ist?

    Durch den Benchmark Prozess kann sich jedes Unternehmen mit einem Standard vergleichen und eine konsistente Methode zur Leistungsmessung entwickeln. Erfahren Sie, wie.

    Was ist Benchmarking?

    In der Geschäftswelt ist Benchmarking ein Prozess zur Messung der Qualität und Leistung der Produkte, Dienstleistungen und Prozesse Ihres Unternehmens. Diese Messungen sind für sich allein genommen nicht sehr aussagekräftig – die Daten müssen mit einer Art Standard verglichen werden. Einem Benchmark.

    Nehmen wir beispielsweise an, dass die Herstellung Ihres Produkts 30 Minuten dauert. Ist der Messwert von 30 Minuten gut oder schlecht? Die einzige Möglichkeit, das herauszufinden, ist der Vergleich mit anderen Daten, beispielsweise mit der Zeit, die ein anderes Unternehmen für die Herstellung eines ähnlichen Produkts benötigt. Wenn ein anderes Unternehmen dieselbe Art von Produkt in weniger als 30 Minuten herstellen kann, können Sie deren Zeit als Benchmark für die Messung Ihrer eigenen Prozesse und Verfahren verwenden.

    Ziel des Benchmarks ist es, die im Rahmen des Benchmarking Prozesses erfassten Daten zu nutzen, um Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen vorgenommen werden können. Dafür sollten folgende Schritte durchgeführt werden:

    • Bestimmung, wie und wo andere Unternehmen ein höheres Leistungsniveau erreichen als Ihr Unternehmen.
    • Vergleich der Prozesse und Strategien der Wettbewerber mit Ihren eigenen.
    • Nutzung der Informationen, die Sie aus Ihren Analysen und Vergleichen gewonnen haben, zur Implementierung von Änderungen, welche die Leistung, Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens verbessern werden.

    Zu den gängigen Bereichen, die Sie für eine Benchmarking Analyse in Betracht ziehen sollten, gehören die Kosten pro Einheit, Produktionszeit pro Einheit, Qualität der einzelnen Einheiten und die Kundenzufriedenheit. Die Leistungskennzahlen, welche Sie für diese Ziele erhalten, können mit anderen verglichen werden, damit Sie die Best Practices zur Verbesserung Ihrer Betriebsabläufe ermitteln können.

    Benchmarks vs. KPIs

    Während sowohl Benchmarks als auch KPIs (Key Performance Indicators) Ihnen helfen, die Leistung zu messen, sind sie unterschiedlich. Wo Benchmarks als Bezugspunkt für den Vergleich von Leistungsniveaus dienen, messen KPIs die Leistung anhand festgelegter Ziele.

    Warum ist Benchmarking wichtig?

    Das Ziel Ihres Unternehmens sollte darin bestehen, zu wachsen, Prozesse zu verbessern, die Qualität zu steigern, Kosten zu senken und mehr Geld zu verdienen. Benchmark ist eines von vielen Tools, die Sie im Rahmen eines Modells zur kontinuierlichen Verbesserung in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

    Ein konsistentes Benchmarking kann Ihnen bei vielen Aspekten helfen:

    • Verbessern Sie Prozesse und Verfahren.
    • Beurteilen Sie die Effektivität der bisherigen Leistung.
    • Erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wie Ihre Wettbewerber arbeiten, und ermitteln Sie so die Best Practices zur Leistungssteigerung.
    • Steigern Sie die Effizienz, senken Sie die Kosten und erhöhen Sie so die Rentabilität Ihres Unternehmens.
    • Verbessern Sie Qualität und Kundenzufriedenheit.

    Benchmarking-arten

    Es gibt viele verschiedene Arten von Benchmarking, die sich in drei Hauptkategorien einteilen lassen: intern, wettbewerbsorientiert und strategisch.

    Internes Benchmarking

    Wenn andere Teams oder Organisationen in Ihrem Unternehmen Best Practices für ähnliche Prozesse wie Ihre eingeführt haben, beinhaltet das interne Benchmarking die Analyse ihrer Vorgehensweise, damit Sie Bereiche finden können, in denen Sie sich verbessern und effizienter arbeiten können.

    Sie könnten zum Beispiel die Leistung eines Lager- und Versandstandorts mit der eines anderen Lager- und Versandstandorts vergleichen. Der Standort mit der besseren Leistung muss einfach seine Prozesse und Verfahren weitergeben, damit das gesamte Unternehmen von der Leistungssteigerung profitiert. 

    Wettbewerbsorientiertes Benchmarking

    Diese Benchmarking-Methode ist ein Vergleich von Produkten, Dienstleistungen, Prozessen und Methoden Ihrer direkten Wettbewerber. Diese Art von Benchmarking verschafft Ihnen Erkenntnisse über Ihre Position innerhalb Ihrer Branche und darüber, was Sie zur Steigerung Ihrer Produktivität tun müssen.

    So können Sie beispielsweise die Zufriedenheit der Kunden mit dem Produkt eines Mitbewerbers mit der Zufriedenheit der Kunden mit Ihrem Produkt vergleichen. Wenn Ihr Wettbewerber bessere Kundenrezensionen erhält, müssen Sie analysieren, worin der Unterschied besteht, und herausfinden, wie Sie die Qualität Ihres Produkts verbessern können. 

    Strategisches Benchmarking

    Setzen Sie diese Benchmarking-Art ein, wenn Sie über die Grenzen Ihrer eigenen Branche hinausschauen müssen, um erstklassige Leistungen und Best Practices zu ermitteln. Auf diese Weise können Sie nach Möglichkeiten suchen, deren Methoden an Ihre Verfahren und Prozesse anzupassen.

    Da Kellog beispielsweise die Notwendigkeit sah, die Leistung zu verbessern, begann es 2019 mit branchenübergreifenden Benchmarks, um Kosten zu senken, den Umsatz zu steigern und zu sehen, wie sie im Vergleich zu Mitbewerbern abschneiden. Die Benchmarks gehen auf das Jahr 2004 zurück, als eine Gruppe von Unternehmen, Regierungsorganisationen und Beratern mit dem American Productivity & Quality Center zusammenarbeitete, um Tausende von Standards für Geschäftsprozesse zu entwickeln – vom Einkauf von Lagerbeständen bis zum Management von Lieferketten. Heute erzielt die globale Business-Services-Einheit von Kellog dank ihres Benchmarking-Prozesses Kosteneinsparungen, die etwa 6 % bis 7 % ihrer jährlichen Laufrate ausmachen.

    Die 8 Benchmarking-Schritte

    1. Wählen Sie den Gegenstand für das Benchmarking aus

    Was zu benchmarken ist, ist genauso wichtig wie wie es zu benchmarken ist. Führungskräfte und andere leitende Verantwortliche sollten an der Entscheidung beteiligt werden, welche Prozesse für den Erfolg des Unternehmens entscheidend sind. Priorisieren Sie die Prozesse basierend darauf, welche Metriken für alle Beteiligten am wichtigsten sind, mit Schwerpunkt auf Prozessen oder Funktionen, die leicht quantifizierbar sind. Wählen und definieren Sie nach der Priorisierung die Maßnahmen, die Sie erheben möchten.

    2. Entscheiden Sie, welche Organisationen oder Unternehmen Sie für das Benchmarking verwenden möchten

    Legen Sie fest, ob Sie ein Benchmark von Prozessen innerhalb Ihres eigenen Unternehmens, mit einem Wettbewerber oder mit einem Unternehmen außerhalb Ihrer Branche durchführen möchten.

    Es kann schwierig sein, alle gewünschten Daten zu erfassen, wenn Sie das Benchmarking mit einem direkten Wettbewerber durchführen. Sie sollten daher verschiedene Organisationen zur Untersuchung auswählen, um die benötigten Daten zu erhalten. Tragen Sie Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammen, um möglichst detaillierte Informationen über die Organisation zu erhalten, die Sie untersuchen möchten.

    3. Dokumentieren Sie Ihre aktuellen Prozesse

    Stellen Sie Ihre aktuellen Prozesse dar, um verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln und einen Vergleich mit der ausgewählten Organisation zu erleichtern.

    4. Erfassen und analysieren Sie Daten

    Dieser Schritt ist wichtig – er kann sich jedoch als schwierig erweisen, wenn Sie versuchen, Daten eines Wettbewerbers zu erheben, da viele dieser Informationen vertraulich sein können. Holen Sie Informationen durch Recherche, Interviews, zwanglose Gespräche mit Kontaktpersonen aus den anderen Unternehmen und durch formelle Interviews oder Fragebögen ein.

    Sie können auch Sekundärinformationen aus Websites, Berichten, Marketingmaterialien und Nachrichtenartikeln miteinbeziehen. Sekundärinformationen sind jedoch möglicherweise weniger zuverlässig.

    Nachdem Sie genügend Daten zusammengetragen haben, versammeln Sie alle Stakeholder für die Analyse der Daten. 

    5. Messen Sie Ihre Leistung am Maßstab der von Ihnen erfassten Daten

    Betrachten Sie die von Ihnen erfassten Daten Seite an Seite mit den Kennzahlen, die Sie bei der Analyse Ihrer eigenen Prozesse erhalten haben. Sie können auch Ihre Leistungskennzahlen über Ihre Prozessdiagramme legen oder die Prozesse Ihrer Wettbewerber abbilden, um leichter zu erkennen, wo Sie zurückliegen.

    Versuchen Sie bei der Analyse der Vergleichsdaten herauszufinden, was die Ursachen für die Lücken in Ihrem Prozess sind. Haben Sie zum Beispiel genügend Mitarbeiter und sind diese ausreichend geschult, um die zugewiesenen Aufgaben auszuführen? Vielleicht gibt es mehrere Schritte, die automatisiert oder kombiniert werden können, um den Arbeitsablauf zu optimieren. Sammeln Sie in einem Brainstorming Ideen, um diese Lücken effektiv und effizient zu schließen.

    6. Erstellen Sie einen Plan

    Erstellen Sie einen Plan zur Umsetzung vereinbarter Änderungen, um Leistungslücken zu schließen. Für die Implementierung ist die uneingeschränkte Zustimmung der Führungsebene erforderlich. Ihr Plan muss klar definierte Ziele enthalten und sollte unter Berücksichtigung der Unternehmenskultur verfasst werden, um eventuelle Vorbehalte der Mitarbeiter zu minimieren.

    7. Implementieren Sie die Änderungen

    Verfolgen Sie die Veränderungen und die Leistung der Mitarbeiter genau. Wenn neue Prozesse nicht wie erwartet reibungslos laufen, sollten Sie die Bereiche ermitteln, die überarbeitet werden müssen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben verstehen, gut geschult sind und über das nötige Fachwissen verfügen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erledigen.

    Dokumentieren Sie alle Prozesse und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Zugang zur Dokumentation und zu den Anweisungen haben, damit alle auf dem gleichen Stand sind und auf dasselbe Ziel hinarbeiten. 

    8. Wiederholen Sie den Prozess

    Nach der erfolgreichen Implementierung eines neuen Prozesses ist es in der abschließenden Benchmarking Phase an der Zeit, weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Der Benchmarking-Prozess ist ein Prozess der kontinuierlichen Verbesserung und Iteration. Überprüfen Sie die neuen Prozesse, die Sie implementiert haben, und stellen Sie fest, ob irgendwelche Änderungen vorgenommen werden müssen. Wenn alles reibungslos läuft, können Sie sich anderen Bereichen oder ehrgeizigeren Projekten zuwenden, bei denen Sie ein Benchmarking durchführen möchten, und den Prozess von vorne beginnen.

    Wenn Sie die Praxis des kontinuierlichen Benchmarking- Ablaufs richtig implementieren und befolgen, wird Ihr Unternehmen wachsen, und Sie werden mit Ihren Wettbewerbern mithalten (oder sie sogar übertreffen). Starten Sie jetzt den Benchmarking-Prozess, indem Sie Ihre „As-Is“-Prozesse verstehen.

    Berücksichtigen Sie diese 7 grundlegenden Änderungsmanagementmodelle, wenn Sie neue Prozesse implementieren. Erfahren Sie mehr hier. 

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    Lucidchart

    Lucidchart, eine Cloud-basierte Anwendung für intelligente Diagrammerstellung, ist eine Kernkomponente der visuellen Kollaborationssuite von Lucid Software. Mit dieser intuitiven, Cloud-basierten Lösung können Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, um Flussdiagramme, Mockups, UML-Diagramme, Customer Journey Maps und mehr zu erstellen. Lucidchart unterstützt Teams dabei, die Zukunft schneller zu gestalten. Lucid ist stolz darauf, dass Spitzenunternehmen auf der ganzen Welt seine Produkte nutzen, darunter Kunden wie Google, GE und NBC Universal sowie 99 % der Fortune 500. Lucid arbeitet mit branchenführenden Partnern wie Google, Atlassian und Microsoft zusammen. Seit seiner Gründung wurde Lucid mit zahlreichen Preisen für seine Produkte, Geschäftspraktiken und Unternehmenskultur gewürdigt. Weitere Informationen finden Sie unter lucidchart.com.

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