Mit wachsender Industrie und Fertigung nahm auch die Zahl der Arbeitskräfte zu. Das Gantt-Diagramm half Managern und Geschäftsinhabern dabei zu ermitteln, wie ihre Arbeitskräfte ihre Arbeit am methodischsten und rationellsten erledigen konnten. Durch den Einsatz von Gantt-Diagrammen waren sie in der Lage, folgende Aspekte nachzuvollziehen und zu verfolgen:
- Welche Aufgaben erledigt werden müssen
- Wer Verantwortung für welche Aufgaben trägt
- Wie lange es dauert, die einzelnen Aufgaben abzuschließen
Durch die genaue Kenntnis dieser Informationen ließen sich Prozesse optimieren und es konnte sichergestellt werden, dass die richtigen Personen mit den passenden Aufgaben betraut wurden und dass genügend Ressourcen zur Verfügung standen, um die Aufgabe zu erledigen.
Wozu sind Workflows nötig?
Sie haben wahrscheinlich eine ganz gute Vorstellung davon, was Sie tun müssen, um Ihre Arbeit zu erledigen, und vielleicht behagen Ihnen strenge Prozesse ohnehin nicht so sehr. Das ist nachvollziehbar, denn in der Regel mögen wir Menschen Veränderung nicht. Oft sind wir in dem Glauben gefangen, dass das, was wir tun, am besten ist, weil wir es schon immer so gemacht haben.
Bei häufig wiederkehrenden Verfahren ist es allerdings durchaus von Vorteil, einen Workflow zu erstellen, und zwar aus den folgenden Gründen.
Geschäftsabläufe verbessern
Wenn Sie bestimmte Schritte und Abläufe definieren, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind, können Sie Geschäftsabläufe verbessern, indem Sie sicherstellen, dass Aufgaben von den richtigen Personen in der richtigen Reihenfolge und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigt werden.
Ein Workflow kann für eine Person oder für eine Gruppe von Personen konzipiert werden, deren Rollen und Aufgaben voneinander abhängen, um ein Projekt durchzuführen. Ein einfacher Workflow könnte zum Beispiel den Prozess zur Genehmigung von Inhalten in einer Software-Installationsanleitung beschreiben:
- Ein technischer Redakteur dokumentiert die Installationsanweisungen anhand den von Fachkräften gesammelten Informationen.
- Das Dokument wird den Fachkräften zur Prüfung vorgelegt.
- Der technische Redakteur arbeitet Änderungen basierend auf den Prüfungsergebnissen ein.
- Das Dokument wird abschließend geprüft.
- Das Dokument wird abgenommen oder abgelehnt.
- (Bei Ablehnung) Der Redakteur überarbeitet den Entwurf und reicht ihn erneut ein.
- (Bei Abnahme) Das Dokument wird veröffentlicht.
Die einzelnen Schritte einfach aufzuschreiben, ist nicht gerade ein Workflow, aber ein guter Anfang. Wenn Sie sie aber, wie im Beispiel unten dargestellt, formalisieren und visualisieren, wird ein Workflow daraus, und diese Darstellung hilft anderen, die Prozesse zu verstehen, was Ihr Unternehmen effizienter macht. Wir zeigen Ihnen weiter unten, anhand eines Beispiels, wie Sie selbst einen Workflow erstellen und grafisch darstellen können.
Redundante Prozesse und Aktivitäten beseitigen
Start-ups sind in der Regel klein und haben weniger Prozesse und Aktivitäten als ausgereifte Unternehmen. Wenn Sie jedoch von Beginn an Workflow-Diagramme nutzen und diese im Zuge des Firmenwachstums aktualisieren, lassen sich Redundanzen leichter erkennen und unsinnige Abläufe besser beseitigen, als wenn Workflows undokumentiert, also einfach nur im Blick behalten und verfolgt werden.
Wenn Sie das Workflow-Management in Ihre tägliche Arbeit einbinden, können Sie den gesamten Ablauf von Anfang bis Ende verfolgen. Außerdem können Sie Änderungen einfacher vornehmen, wenn Sie den Workflow verbessern und unnötige Schritte, Rollen und Aktivitäten beseitigen möchten.
Betriebskosten senken
Ein Workflow-Diagramm kann Ihnen helfen, bewährte Verfahren zu definieren und Geschäftsabläufe zu optimieren. Dadurch und durch Beschleunigung von Arbeiten stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie weniger Ressourcen benötigen, um die Arbeit zu erledigen. Da Sie also mit weniger Ressourcen die gleichen Ziele erreichen können, können Sie Kosten senken und den Gewinn steigern.
Auf Probleme schnell reagieren
Früher, in den 1980er Jahren beispielsweise, wurden Workflow-Diagramme (oder Flussdiagramme) noch auf Papier gezeichnet, wenn sie überhaupt festgehalten wurden. Es war also ziemlich mühsam, die Diagramme zu aktualisieren, wenn Änderungen an Prozessen eingearbeitet werden mussten. Das war ein Grund, weshalb einige Unternehmen „festgefahren“ und unflexibel waren und nur langsam auf Marktveränderungen und sich wandelnde Kundenanforderungen reagierten.
Mit der zunehmenden Globalisierung der Wirtschaft und der wachsenden Internationalisierung von Unternehmen wurde es immer wichtiger, Geschäftsprozesse und Workflows nachvollziehen zu können, um sich auf den eigenen Märkten zu behaupten. Die Erstellung eines Workflow-Diagramms gestaltete sich allerdings nach wie vor sehr mühsam und erfolgte auf Papier. Das bedeutete, dass Workflows nach ihrer Veröffentlichung und Umsetzung sehr schnell veraltet sein konnten.
In den 1990er Jahren wurde Workflow-Managementsoftware entwickelt. Diese ersetzte nun die Workflow-Diagramme auf Papier durch elektronische Flussdiagramme, die auf dem Computer gespeichert und mit wenigen Klicks aktualisiert werden konnten. Die breite Einführung von BPMN-Tools (Business Process Modeling and Notification) 2005 machte softwarebasierte Workflow-Managementsysteme robuster.
Dadurch, dass sich Workflow- und Geschäftsmodellierungen jetzt softwarebasiert vornehmen ließen, war es viel einfacher, Diagramme zu ändern, da Änderungen sich mit nur wenigen Klicks einarbeiten ließen.
