So schafft man eine Homeoffice Kultur, die wirklich funktioniert

Für viele Arbeitnehmende von heute sind abteilungsübergreifende Memos, die in Form von physischen Papieren von Etage zu Etage geschickt werden, nichts mehr als Relikte aus der Vergangenheit, die sie lediglich aus alten Serien und Filmen kennen. Die Arbeitswelt hat sich völlig verändert.

Die traditionelle Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr, wie sie für Boomer und die Generation X üblich war, wird mittlerweile nur mehr selten strikt eingehalten. Zudem gibt es nicht mehr nur ein einziges Unternehmensnetzwerk an einem Standort, an das alle Mitarbeitenden gebunden sind.

Mehr denn je erweitern Unternehmen ihre Belegschaft um talentierte Mitarbeitende zu fördern, unabhängig davon, wo sie leben. Tatsächlich ist in den letzten zehn Jahren die Zahl der im Homeoffice arbeitenden Belegschaft um 115 % gestiegen.

Mit diesem Wachstum gehen uneingeschränkte Arbeitsumgebungen und Cloudlösungen einher, die die Arbeit außerhalb des Arbeitsplatzes ermöglichen.

Dieser Wandel kann ein Unternehmen vor Herausforderungen stellen. Wie gewährleistet es eine gesunde Work Life Balance, wenn die Belegschaft im Grunde ständig erreichbar ist? Welche sind die richtigen Tools und Technologien für die zu erledigende Arbeit? Wie kann ein erfolgreiches Management von Mitarbeitenden im Homeoffice gewährleistet werden?

Wenn Sie eine Führungsposition innehaben, dürfen Sie im Rahmen der Entwicklung Ihres Unternehmens Ihre Mitarbeitenden und deren Erfolg nicht aus dem Auge verlieren. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie eine Unternehmenskultur fördern, in der Mitarbeitende im Homeoffice angemessen unterstützt werden können.

Mitarbeitende im Büro ermutigen, eine Homeoffice Kultur anzunehmen

Unternehmensinitiativen müssen in die interne Unternehmenskultur eingebettet werden, wenn es Hoffnung auf weitreichenden Erfolg und Einsatz geben soll. Umso wichtiger ist das aber im Rahmen des Managements von Mitarbeitenden im Homeoffice.

Die meisten Unternehmen haben heutzutage Zugang zu den notwendigen Tools und Lösungen, um eine produktive Arbeit von Zuhause aus zu ermöglichen. Wenn die Richtlinien und Verfahren von den am Unternehmensstandort tätigen Mitarbeitenden und Führungskräften jedoch nicht angenommen oder überhaupt erst gar nicht begrüßt werden, werden Fernarbeitskonzepte trotz aller Bemühungen nicht fruchten.

Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen dem am Standort arbeitenden Personal und Mitarbeitenden im Homeoffice anhand folgender Methoden:

1. Stellen Sie immer sicher, dass alle Mitarbeitenden an jeder einzelnen Besprechung über Plattformen wie Zoom, Google Hangouts oder Skype teilnehmen können. Ihre Mitarbeitenden sind vielleicht nicht physisch anwesend, aber die Reaktion auf Diskussionen und Ideen durch visuelle Besprechungen schafft eine angenehmere, kooperativere Atmosphäre für alle. Videokonferenzen erfordern zu Beginn einiges an Arbeit, doch die Investition in die richtige Technologie lohnt sich.

2. Seien Sie flexibel bei der Planung von Meetings, insbesondere bei wiederkehrenden Sitzungen. Es mag zwar schwierig sein, Zeitzonen auf der ganzen Welt zu berücksichtigen, allerdings vermitteln Sie Ihrer gesamten Belegschaft so die erforderliche Wertschätzung.

3. Legen Sie die Erwartungen bewusst und klar fest, damit sowohl externe als auch interne Mitarbeitende wissen, wie, wo und wann die Kommunikation stattfindet. Man kann keine effiziente Zusammenarbeit von Teams erwarten, wenn ein Teammitglied nicht auf Slacknachrichten antwortet oder mit der vom Unternehmen eingeführten Lösung zur Nachverfolgung des Fortschritts nicht vertraut ist.

Eine einfache Möglichkeit, die Produktivität und die Arbeitsmoral des Teams zu steigern, ist die Einrichtung eines speziellen Kommunikationskanals, der nicht von einem direkten Vorgesetzten geleitet wird. Dies gibt den Mitarbeitenden den notwendigen Raum zum Informationsaustausch sowie zum Aufbau von Beziehungen.

Cloudlösungen einbinden, auf die die Mitarbeitenden geräteunabhängig zugreifen können

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Mitarbeitenden über alle Geräte hinweg auf ihre Arbeit zugreifen können, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Nur so sind die Voraussetzungen für ein effizientes Arbeiten von Mitarbeitenden im Homeoffice und vor Ort geschaffen.

Ganz gleich, ob es um die Verwaltung von Schulungen für Mitarbeitende im Homeoffice, die Vereinfachung der Teamkommunikation im Homeoffice oder einfach nur um die Erledigung der Arbeit geht: Cloudlösungen sind unverzichtbar und haben Arbeitsformen drastisch verändert. Bei diesen Lösungen könnte es sich um einfache Dokumente und Arbeitsblätter zur Zusammenarbeit handeln, aber auch um anspruchsvolle Arbeitsmanagementtools, die teamübergreifende Innovationen vorantreiben.

Wenn ein Unternehmen eine Atmosphäre schafft, in der Aufgaben und Projekte von jedem beliebigen Gerät aus bearbeitet werden können, können die Mitarbeitenden ihre Arbeit so erledigen, wie es den heutigen Ansprüchen an Arbeit und Privatleben entspricht.

Alles dokumentieren und für alle Mitarbeitenden zugänglich machen

Wenn ein Unternehmen Beschäftigte in mehreren Bundesstaaten, Ländern oder manchmal sogar Kontinenten hat, kann das Wissen um die genauen Erwartungen des Unternehmens ins Wanken geraten und zu ernsthaften Mängeln führen. Wenn ein Unternehmen über eine spezifische Dokumentation verfügt, die klar, leicht verständlich und für jeden Mitarbeitenden unabhängig vom Standort zugänglich ist, sind die Erwartungen klar und es werden bessere Ergebnisse erzielt.

Jedes Unternehmen verfügt über unternehmensspezifische kritische Prozesse und wichtige Informationen, die insbesondere im Krisenfall schnell verfügbar sein müssen. Wenn beispielsweise das Netzwerk eines Unternehmens in einer Niederlassung ausfällt, können Mitarbeitende an anderen Niederlassungen das Problem aus der Ferne beheben – und das nur, weil die Einrichtung dokumentiert wurde und leicht aus der Ferne abgerufen werden kann.

Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren

Genauso essenziell wie eine gute Kommunikation ist es, zu wissen, wer für welche Phase eines Projekts oder welchen Teil einer durchzuführenden Arbeit verantwortlich ist. Außerdem ist es am besten, wenn die Erwartungen an die Zusammenarbeit der Teammitglieder zur Erreichung eines Ziels im Voraus festgelegt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die meisten Beschäftigten irgendwann in ihrer Karriere erleben, dass eine Aufgabe doppelt erledigt wird – selbst bei Mitarbeitenden im selben Gebäude! Das ist sowohl für das Management als auch für die Belegschaft frustrierend, da sich ein Gefühl der Zeitverschwendung und vielleicht sogar der Geringschätzung einstellt.

Wenn Teams vom Homeoffice aus zusammenarbeiten müssen, sollten am Anfang eines jeden Projekts immer die Rollen klassifiziert und festgelegt werden. Die Rollen und Verantwortlichkeiten werden klarer, wenn Sie Prozesse von Anfang bis Ende visualisieren können. Diese Art von Transparenz ist für jedes Team von Vorteil, aber noch wichtiger ist sie, wenn Sie Mitarbeitende an verschiedenen Standorten verwalten. Klare Prozesse tragen auch dazu bei, unnötige (und letztlich kostspielige) doppelte Arbeit zu vermeiden, und fördern gleichzeitig eine stärkere Zusammenarbeit und Teambeziehung.

Klare Leistungskennzahlen festlegen und regelmäßig überprüfen

Eine typische Herausforderung bei der Führung von Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten ist das Management der Erwartungen. Es sollte von allen Teammitgliedern derselbe Output im Rahmen der durchzuführenden Aufgaben erwartet werden, unter denselben Bedingungen. Aber das ist nicht immer einfach. Die Beteiligung von Mitarbeitenden im Homeoffice muss auf die gleiche Weise wie jene interner Beschäftigter berücksichtigt werden, um die Erwartungen entsprechend erfüllen zu können.

Eine Dokumentation mit den umrissenen Erwartungen trägt dazu bei, die Akzeptanz von allen zu gewährleisten. Das bedeutet auch, dass alle Teammitglieder ihre Arbeit regelmäßig überprüfen und kontrollieren müssen. Sie sorgt dafür, dass das Team optimal arbeitet, und fördert gleichzeitig eine starke Kultur des gemeinsamen Erfolgs.

Mitarbeitende im Homeoffice in Events und Unternehmenskultur einbinden

Laut Prognosen der International Data Corporation werden Mitarbeitende im Homeoffice bis 2020 rund 72 % der amerikanischen Belegschaft ausmachen. Ob sie nun in Jogginghosen von zu Hause aus oder im Büro arbeiten – der Wert, den Mitarbeitende im Homeoffice erbringen, steht außer Frage.

Es ist jedoch wichtig, einem Team auch die Voraussetzungen dafür zu bieten, den entsprechenden Teamgeist entwickeln zu können. In Fernarbeitsszenarien kann sich das allerdings als äußerst schwierig erweisen.

Um Mitarbeitenden im Homeoffice und am Standort zu ermöglichen, als Team zusammenzuarbeiten und zwischenmenschliche Bezüge zu etablieren, die in weiterer Folge das Unternehmen stärken, müssen Sie einige Schritte unternehmen, um Möglichkeiten für die Einbeziehung zu schaffen. Sofern finanziell möglich, sollten Sie neuen Mitarbeitenden die Gelegenheit bieten, Ihre Hauptniederlassung zu besichtigen und Teammitglieder persönlich kennenzulernen. Veranstalten Sie im Laufe des Jahres Events oder Treffen, bei denen alle anwesend sind und einbezogen werden. Wenn Veranstaltungen wie ein wöchentliches Firmenessen im Kalender stehen, kann die Teilnahme auch für Mitarbeitende im Homeoffice organisiert werden: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden via Kamera und Mikrofon am Zoom- oder Skypecall teilnehmen können, und übernehmen Sie beispielsweise Kosten für bestellte Mahlzeiten.

Ein typisches Unternehmen spart pro Person im Homeoffice € 11.000  im Jahr. Wenn Sie nur einen kleinen Teil davon investieren, um das Unternehmen zusammenzubringen, sorgt das letztendlich für Produktivitätssteigerungen. Sie schaffen so eine positive Unternehmenskultur, auf die Ihre Belegschaft stolz sein kann – und wird.

Weitere Ideen, wie Sie Ihre Mitarbeitenden im Homeoffice in die Teambildung einbeziehen können, finden Sie in dieser Liste.

Der Aufbau eines Teams ist nie einfach, besonders wenn Sie Spitzenkräfte unabhängig von ihrem Standort aus einbeziehen wollen. Noch komplizierter wird es, wenn es um das Management von Mitarbeitenden im Homeoffice geht. Die Belegschaft von heute ist jedoch auf diese Art von Arbeit ausgerichtet, und mit der Implementierung einiger Best Practices kann ein Unternehmen hervorragende Ergebnisse erzielen.

Letztendlich geht es darum, alle Teammitglieder als unverzichtbaren Teil des Unternehmens zu behandeln – ob sie im Unternehmen oder von zu Hause aus arbeiten – und ihnen die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie für ihren Erfolg benötigen. Wenn Sie in eine Arbeitsplatzkultur investieren, die das Homeoffice unterstützt, fördert und sogar begrüßt, trägt dies zum Wachstum Ihres Unternehmens bei. Ihre Mitarbeiter können auf eine Weise arbeiten, die sowohl für ihre Karriere als auch für ihr Leben sinnvoll ist.