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Aufgaben der Projektleitung

Neubetrachtung der Rolle der Projektleitung

Lesedauer: etwa 7 Min.

Gepostet von: Lucid Content Team

Bis vor Kurzem war das Projektmanagement eine relativ lineare Aufgabe. Das Hauptziel bestand darin, das Projekt im vorgesehenen Umfang, im Zeitplan und im Budget zu halten.

Da die Arbeitswelt jedoch immer komplexer wird und sich die Technologie weiterentwickelt hat, ist die Rolle des Projektmanagers vielschichtiger geworden. Heutzutage braucht fast jedes Projekt eine Projektleitung – eine Person, die über die erforderlichen Soft Skills verfügt, um Projekte ganzheitlich zu verwalten, wobei der Schwerpunkt auf dem Personalmanagement liegt.

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die Entwicklung der Funktion der Projektleitung und die Frage werfen, wie moderne Unternehmen die Position dieser Funktion in immer komplexeren und sich wandelnden Unternehmen neu überdenken.

Entwicklung der Projektleitung

In der Vergangenheit bestanden die Projektmanagementteams im Wesentlichen aus Projektmanagern, Ingenieuren und Führungskräften, die das gesamte Projekt beaufsichtigten. Das Projektmanagement konzentrierte sich in erster Linie auf die technischen Aspekte der Implementierung und auf die Einhaltung des Zeitplans, des Budgets und des Umfangs.

Die Rolle des leitenden Projektmanagers hat sich aus der Notwendigkeit heraus entwickelt, dass sich jemand auf den zwischenmenschlichen Aspekt des Projektmanagements konzentrieren muss. Wer würde dafür sorgen, dass das Team gut zusammenarbeitet? Wer würde die Stakeholder auf dem Laufenden halten? Und – seien wir mal ehrlich – wer bringt denn freitags die Donuts und den Kaffee mit?

Die Projektleitung schließt die Lücke im Bereich der immateriellen Fähigkeiten, indem sie sich auf die Teamdynamik und ein positives Arbeitsumfeld konzentriert. Dazu gehören die Aufrechterhaltung der Motivation der Teams, der Kontakt zu den Stakeholdern und das Lösen von Problemen.

Warum diese Veränderung?

Die Technologie ist zu einem wesentlichen Bestandteil fast aller Unternehmensbereiche geworden, wodurch die damit verbundenen Projekte komplexer und umfassender werden. So diente Jira beispielsweise in erster Linie als Supportdeskplattform, wird inzwischen aber auch zur Verwaltung aller Arten von Teams eingesetzt, die Anfragen bearbeiten. Wenn es also an der Zeit ist, eine Plattform wie Jira zu implementieren, müssen sich Projektmanager nicht mehr nur mit Kosten, Zeitplänen und Qualitätssicherung befassen. Sie haben es mit mehr Stakeholdern und einer größeren Anzahl von Abhängigkeiten zu tun.

Der erweiterte Fokus erfordert Fingerspitzengefühl. Wenn man weiß, wann man die richtigen Personen einbinden muss, kann man Unterstützung und Zusammenarbeit für Projekte schaffen. Gleichzeitig kann das Verständnis der Geschäftsziele auf Unternehmensebene es der Projektleitung erleichtern, Aufgaben zu priorisieren und sie für die Entscheidungsträger in den richtigen Kontext zu stellen. Die Projektleitung verfügt über die erforderliche Sozialkompetenz, um diese wichtigen Beziehungen aufzubauen und aufzuzeigen, wie sich die Projekte in die größeren Hauptziele einfügen.

Außerdem sind die Prozesse komplizierter geworden: Die Unternehmen tendieren zu einer Standardisierung der verwendeten Plattformen, um Redundanzen zu verringern und Skaleneffekte zu nutzen. Dieser Ansatz erfordert das Verständnis vieler verschiedener Workflows und die Implementierung von Änderungen, um sowohl Flexibilität als auch Konsistenz zu gewährleisten.

Ein Content Management System wie beispielsweise Box kann für das eine Team sehr gut funktionieren, muss aber angepasst werden, um für ein anderes Team nützlich zu sein. Wenn die Projektleitung über ausgeprägte strategische Fähigkeiten verfügt, kann sie die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Teams besser verstehen und gleichzeitig die Gemeinsamkeiten erkennen, die die Implementierung standardisieren.

Eine leistungsstarke Kombination für die Zukunft

Da immer mehr Teams aus der Ferne arbeiten, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich die Rolle der Projektleitung auch weiterhin verändern wird. Die leitenden Projektmanager der Zukunft werden zwei Dinge tun müssen: Sie müssen sich stärker auf ihre strategischen Fähigkeiten stützen, um mit dem Remote-Arbeitsplatz zurechtzukommen, und sie müssen ihre Kommunikationsfähigkeiten nutzen, um die Motivation der Teams aufrechtzuerhalten.

Die Projektleitung wird sich auf ihr Verständnis der Geschäftsstrategie stützen müssen, um die Entscheidungsträger dabei zu unterstützen, die Projekte besser zu verstehen, da sie nicht immer von der persönlichen Kommunikation profitieren können. Visuelle Darstellungen können ausgesprochen hilfreich sein, wenn es darum geht, die Stakeholder über den aktuellen Stand eines Projekts zu informieren und ihnen zu vermitteln, was sie für eine erfolgreiche Umsetzung tun müssen.

Beispiel für eine Projektfortschrittstafel
Projektfortschrittstafel (klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)
Beispiel für ein Sprint Dashboard
Sprint Dashboard (klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

Kreative Kommunikation wird von entscheidender Bedeutung sein, denn es kann schwierig sein, Teammitglieder zu erreichen, wenn man nicht einfach für ein kurzes Gespräch in ihr Büro gehen kann. Wenn es bei der Umsetzung zu Schwierigkeiten kommt, fühlen sich die Teammitglieder oft machtlos oder beginnen, sich zu beschweren.

Eine Möglichkeit, den Fokus der Mitarbeiter zu verschieben, besteht darin, sie an ihre Rolle für den Erfolg des Unternehmens zu erinnern. Auch hier können visuelle Darstellungen von Nutzen sein und den Teammitgliedern veranschaulichen, wie ihre Arbeit dazu beiträgt, dass das Unternehmen wichtige Ziele erreicht. Sie können sogar ein Mittel zur Problemlösung sein, sodass aus Problemen Chancen werden.

Marketing-Workflow-Diagramm – Beispiel
Diagramm zum Marketingworkflow (klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

Was ist die Projektleitung?

Obwohl die Projektleitung unverzichtbar ist, kann es schwierig sein, ihre Rolle zu beschreiben. Da sich die Projektleitung vor allem auf Soft Skills konzentriert, wird sie häufig mit anderen Funktionen verwechselt. Die üblichen Bezeichnungen für ein Mitglied der Projektleitung sind:

  • Programmmanager
  • Produktleiter
  • Business-Analyst
  • Projektmanager

Tatsächlich hat jede dieser Rollen sehr unterschiedliche Funktionen, aber jede der oben genannten Personen kann auch als Projektleitung fungieren.

Wenn es sich um eine so unkonkrete Rolle handelt, warum braucht man dann eine Projektleitung? Eine Projektleitung bietet drei wesentliche Vorteile:

  • Fürsprache für das Projekt: Die Projektleitung kann die Beziehungen aufbauen, die für den Projekterfolg unerlässlich sind. Sie können sich darauf konzentrieren, sowohl interne Teams als auch externe Stakeholder einzubeziehen und zu informieren.

  • Aufrechterhaltung der Motivation des Teams: Während sich viele im Team auf die technischen Aspekte der Umsetzung konzentrieren, kann sich die Projektleitung darauf konzentrieren, dass das Team weiterhin engagiert bleibt. Sie können Übungen zur Teambildung organisieren, um die Kommunikation zu verbessern, Schulungen zur Verbesserung von Prozessen initiieren und bei der Auswahl der richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben mitwirken.

  • Anbieten von Konfliktlösungen: Projektmanagement wird oft als linearer Prozess betrachtet, aber manchmal müssen Probleme gelöst werden, damit die Projekte auf Kurs bleiben. Die Projektleitung verfügt über die nötigen Beziehungen, um die Teammitglieder zusammenzubringen und mögliche Lösungen zu finden, bevor ein kleines Hindernis zu einem bedeutenden Engpass wird.

Projektleitung vs. Projektmanagement

Es ist besonders leicht, die Projektleitung mit dem Projektmanagement zu verwechseln, da ihre Funktionen eng miteinander verzahnt sind. Das Projektmanagement ist dafür verantwortlich, dass das Projekt im Zeitplan, auf Kurs und im Budget bleibt, und diese Entscheidungsträger haben oft ein tiefes Verständnis für die technischen Aspekte.

Im Vergleich dazu verfügt die Projektleitung über technisches Fachwissen, konzentriert sich aber auf die Anwendung von Soft Skills, um ein Projekt durch Personalmanagement zu erleichtern. Stellen Sie es sich so vor: Das Projektmanagement ist der Regisseur eines Films, während die Projektleitung der Produzent ist.

Was macht eine Projektleitung?

Ähnlich wie Produzenten erledigt auch die Projektleitung ein bisschen von allem. Sie setzt eine Kombination aus technischen Fähigkeiten und Soft Skills ein, um die Zusammenarbeit im Team und mit den Stakeholdern während der gesamten Projektlaufzeit zu erleichtern. Zu den Aufgaben der Projektleitung gehören in der Regel die folgenden:

  • Projektplanung
  • Teamverwaltung
  • Sprintplanung
  • Projektdurchführung
  • Abstimmung der Teams

Ihre Arbeit und Bemühungen sollten zu den unten aufgeführten Ergebnissen führen, neben allem, was sonst noch für die Umsetzung erforderlich sein könnte:

  • Ausarbeitung einer Projektcharta
  • Ermittlung der wichtigsten Stakeholder
  • Erstellung eines Projektmanagementplans
  • Budgetierung
  • Festlegung und Kommunikation von Zeitstrahlen, Umfang, Zeitplänen und mehr
  • Nachweis des Projektabschlusses in Form einer abschließenden Projektbeschreibung oder einer so genannten „Post-mortem-Analyse“

Die Weiterentwicklung der Rolle der Projektleitung stellt eine Chance zur Stärkung der Teamdynamik und des Projekterfolgs dar, insbesondere in der heutigen Welt der Remotearbeit. Komplexe Prozesse und ein größerer Einfluss auf die Geschäftsziele bedeuten, dass die Projektleitung die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern fachkundig leiten und das Engagement des Teams fördern kann. Achten Sie auf die oben genannten Eigenschaften, um sicherzustellen, dass Ihre Projektleitung auf die heutigen Anforderungen und die zukünftigen Entwicklungen vorbereitet ist.

Nachdem wir nun definiert haben, was eine Projektleitung tut, stellt sich die Frage, wie Sie ihr die Arbeit erleichtern können. Hier finden Sie Lösungen für die größten Probleme der Projektleitung.

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