Programmmanagement für Anfänger: Was ist ein Programmmanager?

Das Programmmanagement ist der neue Star in der Welt des Projektmanagements. Und es ist eine gewaltige Aufgabe. Obwohl die Berufsbezeichnung „Programmmanager“ wie eine andere Bezeichnung für die Rolle des Projektmanagers klingt, gibt es doch Unterschiede zwischen den beiden Tätigkeitsfeldern.

Erfahren Sie, was ein Programmmanager tut und warum diese Person so wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmens ist.

Projekt vs. Programm

Bevor wir das Programmmanagement verstehen können, müssen wir zwischen Projekten und Programmen unterscheiden.

Projekt: Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unterfangen, das auf die Erreichung bestimmter kurzfristiger Ziele ausgerichtet ist (beispielsweise die Entwicklung oder Aktualisierung eines Produkts oder einer Dienstleistung). Projekte sind zeitgebunden und haben einen klaren Anfangs- und Endpunkt. Projektaufgaben sind funktionaler und taktischer Natur.

Programm: Im Gegensatz dazu besteht ein Programm aus mehreren zusammenhängenden Projekten, die sich gegenseitig ergänzen und aufeinander aufbauen. Sie sollen dazu dienen, ein oder mehrere langfristige Geschäftsziele oder Vorteile zu erreichen.

Programme verwalten diese Projekte „auf koordinierte Weise, um Vorteile und Kontrolle zu erlangen, die bei einer individuellen Verwaltung nicht möglich wären“. Programmaufgaben sind strategischer Natur.

Definition des Programmmanagements

Sehen wir uns an, was Programmmanagement ist, welche Aufgaben zu erfüllen sind und warum es notwendig ist.

In seiner grundlegendsten Definition ist Programmmanagement die Anwendung der Fähigkeiten, Kenntnisse, Tools und Techniken, die erforderlich sind, um die Ziele und Anforderungen eines Programms zu erreichen.

Diese Formulierung ist jedoch ziemlich vage.

Denken Sie daran, dass ein Programm aus einer Reihe miteinander verbundener Projekte besteht. Der Programmmanager ist zwar für den erfolgreichen Abschluss jedes einzelnen Projekts innerhalb des Programms verantwortlich, doch die Rolle des Programmmanagers ist weitaus umfassender. Aufgabe des Programmmanagement ist es, diese kleineren Initiativen und Vorhaben zu koordinieren, um die langfristigen Ziele des Programms zu erreichen.

Der Programmmanager beaufsichtigt, leitet und fördert die Koordination zwischen den Projektmanagern. Diese Person verwaltet die Abhängigkeiten zwischen den Projekten innerhalb ihres Programms und handhabt eskalierte Probleme, die nicht in den Zuständigkeitsbereich des Projektmanagements fallen.

Beim Programmmanagement geht es um das große Ganze. Der Schwerpunkt des Programmmanagements liegt auf der Koordination von Teams, der Implementierung von Strategien, der Messung des ROI und dem Umgang mit finanziellen und administrativen Restriktionen.

Zu den Aufgaben des Programmmanagements gehören unter anderem:

• Abstimmung von Zeitplänen
• Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen
• Erkennen und Verringern von Risiken
• Einrichten und Beaufsichtigen eines Program Management Office

Das Programmmanagement ist die Schnittstelle zwischen operativem Management und Projektmanagement.

Die Bedeutung des Programmmanagements

Warum brauchen wir also Programmmanagement? Einfach ausgedrückt: weil der Umfang und die Komplexität eines Programms einen speziellen, hochrangigen Verantwortlichen erfordern, der die vielen Variablen überwacht und diese einzelnen Initiativen strategisch koordiniert.

Wie alle großen oder komplexen Projekte wird das Projekt ohne einen strategischen Plan und ein sorgfältiges Management von Ressourcen, Talenten, Einschränkungen und Risiken scheitern und die Ziele werden unerreichbar bleiben.

Rollen und Verantwortlichkeiten des Programmmanagers

Ein Programmmanager hat eine große Aufgabe zu erfüllen. Als hochrangige Führungskraft ist diese Person für folgende Bereiche zuständig:

Programmgovernance

Der Programmmanager ist dafür verantwortlich, die Governancestruktur für das Programm festzulegen. Die Programmgovernance umfasst den Rahmen und die Prozesse, die das Programm leiten und die Aufsicht und Kontrolle des Managements ermöglichen.

Dies ist ein entscheidender Bestandteil der Aufgaben des Programmmanagers, denn ohne eine klare Governance kann die Komplexität des Programms (mit seinen vielen Variablen) dieses entgleisen lassen und erhebliche Verluste (an Zeit, Ressourcen, Kosten usw.) verursachen.

Programmleitung

Ein Programmmanager ist im Wesentlichen eine leitende Führungskraft. In dieser Funktion ist diese Person für eine Reihe von Führungsaufgaben zuständig, beispielsweise:

• Leitung von Planungsmeetings
• Anleitung von Projektmanagern
• Überprüfen und Genehmigen von Projektplänen
• Team- und kanalübergreifende Kommunikation

Der Programmmanager fungiert als Ansprechpartner und Bindeglied für Programminitiativen. Als solche sind die Projektmanager dafür verantwortlich, mit den Projekt- und Programmbeteiligten zu kommunizieren und sie mit den richtigen Personen und Ressourcen zu verbinden.

Ein Teil ihrer Kommunikationsstrategie kann eine Stakeholderanalyse sein. In diesem nützlichen Dokument werden alle relevanten (internen und externen) Stakeholder aufgeführt. Damit kann der Programmmanager sicherstellen, dass alle Beteiligten die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten.

Finanzmanagement

Bei so vielen Projekten gibt es zahlreiche finanzielle Verpflichtungen und Anliegen zu verwalten und zu koordinieren. Der Programmmanager sollte mit der oberen Führungsebene, einschließlich dem CFO, zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Programm finanziell auf Kurs bleibt. Diese Rolle kann die Erstellung und Koordinierung mehrerer Projektbudgets, das Risikomanagement und die Durchführung von Kostenanalysen umfassen.

Programmplanung

Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit des Programmmanagers ist die Planung des Programms selbst. Ein Programmplan ist ein umfassender und strategischer Leitfaden für das gesamte Programm. Der Plan sollte die Ziele und den Business Case des Programms, alle Projekte innerhalb des Programms, die für die einzelnen Elemente (beispielsweise Zeitpläne, Leistungen, Fristen usw.) zuständigen Stakeholder und die Abhängigkeiten darlegen.

Der Programmplan ist in der Regel ein iteratives Dokument, das der Programmmanager im Verlauf des Programms nach Bedarf ändern und aktualisieren kann.

Durchführung des Programms

Die Durchführung des Programms ist der Höhepunkt und die laufende Umsetzung der Verantwortlichkeiten des Programmmanagers.

Neben der Erstellung und Umsetzung von Governance-, Kommunikations- und Programmplänen übernimmt der Manager auch die Aufsicht über das Risikomanagement, die Beschaffung, die Projektverfolgung, das Schulungsmanagement, das Finanzmanagement und die kontinuierliche Programmsteuerung und -strategie.

Innerhalb dieser Schwerpunktbereiche enthalten erfolgreiche Programme in der Regel die folgenden Elemente und Tools, die der Programmmanager initiieren und verwalten sollte.

• PMO Charta
• Plan zur Programmgovernance
• Kommunikationsplan für das Programm
• Stakeholder-Analyse
• Programmplan
• Issue Tracker

Ein Program Management Office (PMO) ist ein Team zur Unterstützung des Programms, das dem Programmmanager hilft, die Programmstrategie und -initiativen umzusetzen. Eine PMO Charta ist ein Dokument, das den Umfang, das Budget und die Ziele des PMO festlegt und die Säulen des Programms definiert, an denen das Team den Fortschritt messen kann.

Ein Issue Tracker ist ein wertvolles Tool für das Programmmanagement. Dabei handelt es sich in der Regel um eine gemeinschaftlich genutzte Datei, in der die Stakeholder ihre Probleme und Hindernisse protokollieren, frühere Probleme aktualisieren und über den Projektfortschritt kommunizieren können. Die Pflege eines übersichtlichen und aktualisierten Issue Trackers erleichtert es dem Programmmanager, den reibungslosen Ablauf des Programms zu gewährleisten.

Erfolgreiches Programmmanagement mit Lucidchart

Die Leitung eines Programms ist eine enorme und komplexe Aufgabe. Der Programmmanager muss nicht nur über Führungsqualitäten und Kommunikationsfähigkeiten verfügen, sondern auch über fundierte Kenntnisse in den Bereichen Projektmanagementmethoden, Finanzmanagement sowie strategische Planung und Analyse.

Mit anderen Worten: Man muss mit vielen Dingen jonglieren.

Es ist eine Herausforderung, all diese Variablen und Prozesse im Auge zu behalten. Glücklicherweise kann Lucidchart Sie hierbei unterstützen. Lucidchart ist ein visueller Arbeitsbereich, mit dem Programmmanager Prozesse, Pläne, Probleme und Stakeholder an einem zentralen Ort dokumentieren und verfolgen können.

Zur Verfolgung der einzelnen Projekte können benutzerdefinierte Projektdashboards erstellt werden. Die Datenverknüpfung erleichtert die Erstellung dynamischer Dashboards, mit denen Sie Leistungskennzahlen, Probleme und Fortschritte verfolgen können. So können Sie sich auf einen Blick ein Bild über den Status der einzelnen Projekte machen.

Darüber hinaus erleichtern die Vorlagen für Lucidchart die Arbeit von Managern, die einen schnellen Prozessablauf oder eine Roadmap benötigen. Füllen Sie Ihre Projektpläne aus und skizzieren Sie Ihre Prozesse mit einem Mausklick. Bedingte Formatierungen und verschiedene Designoptionen verleihen Managern die nötige Flexibilität, um individuelle Programmpläne zu erstellen, die ihren Anforderungen gerecht werden.

Das Wichtigste für einen Programmmanager ist natürlich die Kommunikation. Mit Lucidchart können Sie jederzeit und überall kommunizieren und zusammenarbeiten. Die Dokumente werden in Echtzeit aktualisiert, sodass alle Teammitglieder und Stakeholder aktuelle und genaue Informationen sehen können. Sie müssen sich nie wieder Sorgen machen, dass Änderungen oder Aktualisierungen in der Masse untergehen.