Das Programmmanagement ist der neue Star in der Welt des Projektmanagements. Und es ist eine gewaltige Aufgabe. Obwohl die Berufsbezeichnung „Programmmanager“ wie eine andere Bezeichnung für die Rolle des Projektmanagers klingt, gibt es doch Unterschiede zwischen den beiden Tätigkeitsfeldern.

Erfahren Sie, was ein Programmmanager tut und warum diese Person so wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmens ist.

Projekt vs. Programm

Bevor wir das Programmmanagement verstehen können, müssen wir zwischen Projekten und Programmen unterscheiden.

Projekt: Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unterfangen, das auf die Erreichung bestimmter kurzfristiger Ziele ausgerichtet ist (beispielsweise die Entwicklung oder Aktualisierung eines Produkts oder einer Dienstleistung). Projekte sind zeitgebunden und haben einen klaren Anfangs- und Endpunkt. Projektaufgaben sind funktionaler und taktischer Natur.

Programm: Im Gegensatz dazu besteht ein Programm aus mehreren zusammenhängenden Projekten, die sich gegenseitig ergänzen und aufeinander aufbauen. Sie sollen dazu dienen, ein oder mehrere langfristige Geschäftsziele oder Vorteile zu erreichen.

Programme verwalten diese Projekte „auf koordinierte Weise, um Vorteile und Kontrolle zu erlangen, die bei einer individuellen Verwaltung nicht möglich wären“. Programmaufgaben sind strategischer Natur.

Definition des Programmmanagements

Sehen wir uns an, was Programmmanagement ist, welche Aufgaben zu erfüllen sind und warum es notwendig ist.

In seiner grundlegendsten Definition ist Programmmanagement die Anwendung der Fähigkeiten, Kenntnisse, Tools und Techniken, die erforderlich sind, um die Ziele und Anforderungen eines Programms zu erreichen.

Diese Formulierung ist jedoch ziemlich vage.

Denken Sie daran, dass ein Programm aus einer Reihe miteinander verbundener Projekte besteht. Der Programmmanager ist zwar für den erfolgreichen Abschluss jedes einzelnen Projekts innerhalb des Programms verantwortlich, doch die Rolle des Programmmanagers ist weitaus umfassender. Aufgabe des Programmmanagement ist es, diese kleineren Initiativen und Vorhaben zu koordinieren, um die langfristigen Ziele des Programms zu erreichen.

Der Programmmanager beaufsichtigt, leitet und fördert die Koordination zwischen den Projektmanagern. Diese Person verwaltet die Abhängigkeiten zwischen den Projekten innerhalb ihres Programms und handhabt eskalierte Probleme, die nicht in den Zuständigkeitsbereich des Projektmanagements fallen.

Beim Programmmanagement geht es um das große Ganze. Der Schwerpunkt des Programmmanagements liegt auf der Koordination von Teams, der Implementierung von Strategien, der Messung des ROI und dem Umgang mit finanziellen und administrativen Restriktionen.

Zu den Aufgaben des Programmmanagements gehören unter anderem:

• Abstimmung von Zeitplänen
• Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen
• Erkennen und Verringern von Risiken
• Einrichten und Beaufsichtigen eines Program Management Office

Das Programmmanagement ist die Schnittstelle zwischen operativem Management und Projektmanagement.

Die Bedeutung des Programmmanagements

Warum brauchen wir also Programmmanagement? Einfach ausgedrückt: weil der Umfang und die Komplexität eines Programms einen speziellen, hochrangigen Verantwortlichen erfordern, der die vielen Variablen überwacht und diese einzelnen Initiativen strategisch koordiniert.

Wie alle großen oder komplexen Projekte wird das Projekt ohne einen strategischen Plan und ein sorgfältiges Management von Ressourcen, Talenten, Einschränkungen und Risiken scheitern und die Ziele werden unerreichbar bleiben.

Rollen und Verantwortlichkeiten des Programmmanagers

Ein Programmmanager hat eine große Aufgabe zu erfüllen. Als hochrangige Führungskraft ist diese Person für folgende Bereiche zuständig:

Programmgovernance

Der Programmmanager ist dafür verantwortlich, die Governancestruktur für das Programm festzulegen. Die Programmgovernance umfasst den Rahmen und die Prozesse, die das Programm leiten und die Aufsicht und Kontrolle des Managements ermöglichen.

Dies ist ein entscheidender Bestandteil der Aufgaben des Programmmanagers, denn ohne eine klare Governance kann die Komplexität des Programms (mit seinen vielen Variablen) dieses entgleisen lassen und erhebliche Verluste (an Zeit, Ressourcen, Kosten usw.) verursachen.

Programmleitung

Ein Programmmanager ist im Wesentlichen eine leitende Führungskraft. In dieser Funktion ist diese Person für eine Reihe von Führungsaufgaben zuständig, beispielsweise:

• Leitung von Planungsmeetings
• Anleitung von Projektmanagern
• Überprüfen und Genehmigen von Projektplänen
• Team- und kanalübergreifende Kommunikation

Der Programmmanager fungiert als Ansprechpartner und Bindeglied für Programminitiativen. Als solche sind die Projektmanager dafür verantwortlich, mit den Projekt- und Programmbeteiligten zu kommunizieren und sie mit den richtigen Personen und Ressourcen zu verbinden.

Ein Teil ihrer Kommunikationsstrategie kann eine Stakeholderanalyse sein. In diesem nützlichen Dokument werden alle relevanten (internen und externen) Stakeholder aufgeführt. Damit kann der Programmmanager sicherstellen, dass alle Beteiligten die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten.

Finanzmanagement

Bei so vielen Projekten gibt es zahlreiche finanzielle Verpflichtungen und Anliegen zu verwalten und zu koordinieren. Der Programmmanager sollte mit der oberen Führungsebene, einschließlich dem CFO, zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Programm finanziell auf Kurs bleibt. Diese Rolle kann die Erstellung und Koordinierung mehrerer Projektbudgets, das Risikomanagement und die Durchführung von Kostenanalysen umfassen.

Programmplanung

Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit des Programmmanagers ist die Planung des Programms selbst. Ein Programmplan ist ein umfassender und strategischer Leitfaden für das gesamte Programm. Der Plan sollte die Ziele und den Business Case des Programms, alle Projekte innerhalb des Programms, die für die einzelnen Elemente (beispielsweise Zeitpläne, Leistungen, Fristen usw.) zuständigen Stakeholder und die Abhängigkeiten darlegen.

Der Programmplan ist in der Regel ein iteratives Dokument, das der Programmmanager im Verlauf des Programms nach Bedarf ändern und aktualisieren kann.

Durchführung des Programms

Die Durchführung des Programms ist der Höhepunkt und die laufende Umsetzung der Verantwortlichkeiten des Programmmanagers.

Neben der Erstellung und Umsetzung von Governance-, Kommunikations- und Programmplänen übernimmt der Manager auch die Aufsicht über das Risikomanagement, die Beschaffung, die Projektverfolgung, das Schulungsmanagement, das Finanzmanagement und die kontinuierliche Programmsteuerung und -strategie.

Innerhalb dieser Schwerpunktbereiche enthalten erfolgreiche Programme in der Regel die folgenden Elemente und Tools, die der Programmmanager initiieren und verwalten sollte.

• PMO Charta
• Plan zur Programmgovernance
• Kommunikationsplan für das Programm
• Stakeholder-Analyse
• Programmplan
• Issue Tracker

Ein Program Management Office (PMO) ist ein Team zur Unterstützung des Programms, das dem Programmmanager hilft, die Programmstrategie und -initiativen umzusetzen. Eine PMO Charta ist ein Dokument, das den Umfang, das Budget und die Ziele des PMO festlegt und die Säulen des Programms definiert, an denen das Team den Fortschritt messen kann.

Ein Issue Tracker ist ein wertvolles Tool für das Programmmanagement. Dabei handelt es sich in der Regel um eine gemeinschaftlich genutzte Datei, in der die Stakeholder ihre Probleme und Hindernisse protokollieren, frühere Probleme aktualisieren und über den Projektfortschritt kommunizieren können. Die Pflege eines übersichtlichen und aktualisierten Issue Trackers erleichtert es dem Programmmanager, den reibungslosen Ablauf des Programms zu gewährleisten.

Erfolgreiches Programmmanagement mit Lucidchart

Die Leitung eines Programms ist eine enorme und komplexe Aufgabe. Der Programmmanager muss nicht nur über Führungsqualitäten und Kommunikationsfähigkeiten verfügen, sondern auch über fundierte Kenntnisse in den Bereichen Projektmanagementmethoden, Finanzmanagement sowie strategische Planung und Analyse.

Mit anderen Worten: Man muss mit vielen Dingen jonglieren.

Es ist eine Herausforderung, all diese Variablen und Prozesse im Auge zu behalten. Glücklicherweise kann Lucidchart Sie hierbei unterstützen. Lucidchart ist ein visueller Arbeitsbereich, mit dem Programmmanager Prozesse, Pläne, Probleme und Stakeholder an einem zentralen Ort dokumentieren und verfolgen können.

Among other things, the program manager’s responsibilities involve:

• Aligning schedules
• Managing and allocating resources
• Identifying and mitigating risk
• Establishing and monitoring a program management office

Program manager roles and responsibilities

Program governance

The program manager is responsible for defining the governance structure for the program. Program governance includes the framework and processes that will guide the program and provide management oversight and control.

This is a crucial component of the program manager’s responsibilities because, without clear governance, the complexity of the program (and its many moving parts) can derail the program and cause significant loss (in time, resources, costs, etc.).

Program leadership

A program manager is essentially a senior-level leader. In that capacity, they are responsible for a number of leadership tasks such as:

• Leading planning meetings
• Guiding project managers
• Reviewing and approving project plans
• Communicating across teams and channels

The program manager acts as the point person and liaison for program initiatives. As such, they are responsible for communicating with and connecting project and program stakeholders to the right people and resources.

Part of their communication strategy may include a stakeholder analysis. This useful document keeps track of all relevant stakeholders (both internal and external) and helps the program manager ensure all parties receive the information they need when they need it.

Financial management

With so many projects, there are numerous financial costs and concerns to manage and coordinate. The program manager should work with senior leadership, including the CFO, to ensure the program stays on track financially. This role may involve drafting and coordinating multiple project budgets, managing risks, and conducting cost analyses.   

Program planning

A cornerstone of the program manager’s job is planning the program itself. A program plan is a comprehensive and strategic playbook for the entire program. The plan should outline the goals and business case for the program, all the projects within the program, the stakeholders responsible for each element (e.g., schedules, deliverables, deadlines, etc.) and dependencies.

The program plan is typically an iterative document that the program manager can change and update as needed over the course of the program.

Program execution

Executing the program is the culmination and ongoing implementation of the program manager’s responsibilities.

In addition to creating and implementing governance, communications, and program plans, the manager will also oversee risk management, procurement, project tracking, training management, financial management, and continued program steering and strategy.

Within these areas of focus, successful programs typically contain the following elements and tools that the program manager should initiate and manage.

• PMO charter
• Program governance plan
• Program communications plan
• Stakeholder analysis
• Program plan
• Issue tracker

A program management office (PMO) is a program support team that helps the program manager execute the program strategy and initiatives. A PMO charter is a document that establishes the scope, budget, and goals of the PMO and defines the pillars of the program that the team can measure progress against.

An issue tracker is a valuable tool in the program manager’s toolbox. It is typically a shared file where stakeholders can log their issues and roadblocks, update past issues, and communicate on project progress. Maintaining a clear and updated issue tracker helps the program manager keep the program running smoothly.

Using Lucidchart for effective program management

Managing a program is an enormous and complex job. The program manager not only has to be skilled in leadership and communications, but they need strong competency in project management methodologies, financial management, and strategic planning and analysis.

In other words, they have a lot of things to juggle.

Keeping tabs on all these moving parts and processes is a challenge. Luckily, Lucidchart can help. Lucidchart is a visual workspace that helps program managers document and track processes, plans, issues, and stakeholders in one convenient place.

Managers can create custom project dashboards to track each project. Data linking makes it easy to create dynamic dashboards that track performance metrics, issues, and progress so you can get at-a-glance insights into each project’s status.

Additionally, Lucidchart templates do the heavy lifting for busy managers who need a quick process flow or roadmap. Fill in your project plans and outline processes at the click of a button. Conditional formatting and various design options give managers the flexibility they need to make custom program plans that work for them.

Of course, at the end of the day, the most important feature for a program manager is communication. With Lucidchart, you can communicate and collaborate anytime, anywhere. Documents update in real time so every team member and stakeholder can see up-to-date, accurate information. Never worry about changes or updates getting lost in the shuffle again.