So führen Sie eine Kosten Nutzen Analyse durch

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal das Sprichwort gehört: „Du musst Geld ausgeben, um Geld zu verdienen.“ Aber vielleicht sollte es heißen: „Du musst Geld klug ausgeben, um Geld zu verdienen.“

Wachsende Unternehmen müssen bestimmen, wann und wie sie Geld für Vorräte, neue Anlagen, neue Teammitglieder und so weiter ausgeben. Sie sollten nicht mit Geld um sich werfen, ohne zuerst den Bedarf zu ermitteln und zu errechnen, ob Sie das notwendige Geld haben. Sie sollten auch prognostizieren, welchen Nutzen die Ausgabe dieses Geldes haben wird.

Mithilfe einer Kosten Nutzen Analyse finden Sie heraus, wo Sie Ihr Geld am effizientesten ausgeben können, um den bestmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition zu ziehen.

Was ist eine Kosten Nutzen Analyse?

Im Jahr 1848 schrieb der französische Bauingenieur und Wirtschaftswissenschaftler Jules Dupuit einen Artikel, in dem er die Konzepte der Kosten Nutzen Analyse vorstellte. Im Wesentlichen geht es dabei darum, die Vorteile einer unternehmerischen Entscheidung oder Richtlinie zu addieren und die Vorteile mit den damit verbundenen Kosten zu vergleichen. Verwenden Sie eine Kosten Nutzen Analyse, um:

• zu ermitteln, ob eine Investition vernünftig ist – überprüfen Sie, ob die Vorteile die Kosten überwiegen und, falls ja, um wie viel
• die erwarteten Gesamtkosten mit dem erwarteten Gesamtnutzen zu vergleichen
• um zu schätzen, wie lange es dauern wird, bis sich Ihre Investition auszahlt

Angenommen, Sie entwickeln neue Software und Ihr aktuelles Entwicklungsteam stößt an seine Grenzen. Sie können eine Kosten Nutzen Analyse durchführen, um festzustellen, welchen Nutzen Sie aus der Einführung einer neuen Software auf dem Markt ziehen, wie viel Personal Sie einstellen müssen und wie hoch die Personalkosten dafür sind, sowie um abzuschätzen, ob der ROI die Kosten übersteigt.

So erstellen Sie eine Kosten Nutzen Analyse

Eine Kosten Nutzen Analyse, gelegentlich auch als Kosteneinsparungsanalyse bezeichnet, ist entscheidend, um zu bestimmen, ob Sie mit einem neuen Projekt oder einem neuen Vorschlag fortfahren möchten.

Befolgen Sie diese sechs Schritte, um eine erfolgreiche Analyse auf Basis der Kosten durchzuführen.

Schritt 1: Kosten für die Aufrechterhaltung des Status quo verstehen

Dieser Schritt hilft Ihnen, die potenziellen Kosten des Nichtstuns zu verstehen und festzustellen, ob es überhaupt machbar ist, ein neues Projekt zu starten. Manchmal ist es richtig, nichts zu tun. Andererseits kann Nichtstun zu einer Katastrophe führen, wenn Sie Ihrer Konkurrenz hinterherhinken – Nichtstun könnte Sie am Ende mehr kosten als eine Investition.

Schritt 2: Kosten ermitteln

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die mit dem Projekt verbundenen Kosten zusammenzutragen. Erstellen Sie eine umfassende Liste mit allen erdenklichen Kosten, die Auswirkungen haben könnten, wie zum Beispiel:

• Vorabkosten
• Unerwartete Kosten
• Materielle Kosten
• Immaterielle Kosten
• Laufende oder zukünftige Kosten
• Alle potenziellen Risiken, die Kosten verursachen können

Ziehen Sie in Erwägung, eine Mindmap zu verwenden, um die potenziellen Kosten jedes Projekts festzuhalten und sie mit dem erwarteten Nutzen zu verknüpfen.

Schritt 3: Nutzen identifizieren

Bestimmen Sie in diesem Schritt, was die potenziellen Vorteile sein werden, wenn Sie mit dem Projekt fortfahren. Stellen Sie sich diese Fragen:

• Welche zusätzlichen Umsätze werden durch die Investition erzielt?
• Was ist die Investitionsrendite (ROI)? Definieren Sie, was der ROI für Ihr Unternehmen bedeutet – vielleicht messen Sie den ROI nach Umsatz, Effizienz oder Marktanteil. Unabhängig von Ihrer Definition sollten Sie die mit dem ROI verbundenen Vorteile auflisten.
• Bestimmen Sie, wie weit in die Zukunft Sie blicken sollten, um langfristige Vorteile zu erkennen. Je weiter in der Zukunft, desto weniger sicher können Sie sich hinsichtlich potenzieller Vorteile sein. Wenn Sie sich beispielsweise langfristige Vorteile von einem neuen Computersystem versprechen, könnte ein plötzlicher technologischer Wandel Ihre Pläne durchkreuzen.

Schritt 4: Kosten und Nutzen einen monetären Wert zuordnen

Alle Kosten und Vorteile müssen in derselben Währungseinheit gemessen werden. Wenn Sie eine Kosten Nutzen Analyse für ein globales Unternehmen durchführen, versuchen Sie nicht, die Kosten eines Projekts je nach Land oder Region in verschiedene Währungen aufzuteilen. Es ist viel einfacher, die tatsächlichen Kosten und Renditen zu verfolgen, wenn Sie durchweg dieselbe Währung verwenden.

Achten Sie bei der Monetarisierung der Kosten darauf, die menschlichen Kosten zu berücksichtigen:

• Wie viele Personen sind für den Abschluss des Projekts notwendig?
• Muss neues Personal eingestellt werden?
• Wie viel neue Ausrüstung wird benötigt?
• Muss die vorhandene Ausrüstung ausgetauscht werden?
• Werden Schulungen eingeplant? Wie viel Zeit geht für die Schulungen verloren?

Die Monetarisierung des Nutzens ist möglicherweise nicht so einfach wie die Bewertung der Kosten, da genaue Umsatzprognosen schwierig sind. Beraten Sie sich mit anderen Interessengruppen, um den Wert zu bestimmen, den Sie immateriellen Vorteilen beimessen, wie z. B. Aufrechterhaltung der Mitarbeitendenzufriedenheit, Gewährleistung der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden oder der Stärkung der Position Ihres Unternehmens bei den Händlern.

Schritt 5: Zeitplan für die erwarteten Kosten und Einnahmen erstellen

Legen Sie fest, wann Sie mit den Kosten und dem Nutzen rechnen und wie hoch sie sein werden. Der Zeitstrahl hilft Ihnen, die Erwartungen aller interessierten Parteien auszurichten, zu definieren und zu verfolgen. Darüber hinaus kann Ihnen der Zeitstrahl dabei helfen, anstehende Kosten und Auswirkungen auf den Umsatz zu planen, sodass Sie bei Bedarf Änderungen verwalten und anpassen können.

Schritt 6: Kosten und Nutzen vergleichen  

Berechnen Sie Ihre Gesamtkosten und Ihren Gesamtnutzen basierend auf den von Ihnen erstellten Listen. Achten Sie darauf, für alle Berechnungen dieselbe Währung zu verwenden. Durch den Vergleich der beiden Werte können Sie feststellen, ob der Nutzen die Kosten überwiegt.

Beim dem Vergleich von Kosten und Nutzen sollten Sie außerdem Folgendes berücksichtigen:

Inflation

Die Kaufkraft eines Dollars wird in einem Jahr geringer sein als heute. Bei einer Inflationsrate von beispielsweise drei Prozent ist ein Dollar in einem Jahr nur noch 97 Cent wert. In 12 Monaten zahlen Sie einen Dollar, um einen Artikel zu kaufen, der heute 97 Cent kostet.

Verlorener Return on Investment

Wenn Sie jetzt Geld zur Finanzierung Ihres Projekts ausgeben, verlieren Sie potenzielle Einnahmen aus Zinsen, wenn Sie das Geld stattdessen anlegen würden.

Diskontsatz

Dieser Satz stellt den zukünftigen Wert der heutigen Währung unter Berücksichtigung der Auswirkungen der Inflation und der verlorenen Rendite dar.

Amortisationszeit

Die Amortisationszeit gibt an, wie lange es dauert, bis Sie die Gewinnschwelle erreichen, wenn der Nutzen die Kosten amortisiert hat. Um die Amortisationszeit zu berechnen, teilen Sie die prognostizierten Gesamtkosten durch den prognostizierten Gesamterlös.

Gesamtkosten ÷ Erlös (Nutzen) = Amortisationszeit

Wenn Sie die Kosten und den Nutzen verschiedener Geschäftsentscheidungen vergleichen, können Sie einen Entscheidungsbaum erstellen, um verschiedene Szenarien abzubilden, die prognostizierten Ergebnisse abzuwägen und Ihre Ergebnisse Stakeholdern und Entscheidungsträgern auf leicht verständliche Weise zu präsentieren.

Wie Lucidchart Sie bei der Durchführung einer Kosten Nutzen Analyse unterstützen kann

Unabhängig davon, ob Sie große oder kleine Projekte planen, führen Sie wahrscheinlich nicht allein eine Kosten Nutzen Analyse durch. Möglicherweise gibt es viele Personen in Ihrem Unternehmen, die in den Analyseprozess einbezogen werden müssen oder möchten. Da viele Unternehmen über viele Standorte auf der ganzen Welt verteilt sind, können unmöglich alle zur gleichen Zeit an einem Ort versammelt werden.

Lucidchart kann Ihnen dabei helfen, alle gleichzeitig unabhängig vom physischen Standort zusammenzubringen. Alle Dokumente sind in der Cloud gespeichert und können von dort aus aufgerufen werden. Das bedeutet, dass alle Teilnehmenden von jedem Ort der Welt aus gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten können.

Da alle Ihre Lucidchart Dokumente in der Cloud gespeichert sind, können sie in Echtzeit abgerufen und aktualisiert werden, wenn neue Ideen entstehen und Entscheidungen getroffen werden.

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