Was ist eine Gap-Analyse und wie wird sie durchgeführt?

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    Woher wissen Sie, was Sie streichen, verbessern, erweitern oder ändern müssen, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen? Ganz einfach, Sie führen eine Gap-Analyse durch.

    Möglicherweise haben Sie einige Vermutungen darüber, was in Ihrem Unternehmen vorgeht. Und in Ihrem Team gibt es womöglich unterschiedliche Meinungen darüber, wie Unternehmensziele erreicht werden können. Anstatt im Dunkeln zu tappen, führt Sie eine Lückenanalyse zu einer detaillierten Bewertung dessen, wo Ihr Unternehmen derzeit steht und wo Sie hinwollen. So können Sie auf der Grundlage von Fakten anstelle von Annahmen handeln und Ihr Potenzial voll ausschöpfen. 

    Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine Gap-Analyse durchführen können, halten Sie sich an diese vier einfachen Schritte. Unabhängig von Ihrer Branche können Sie diese Tipps in jeder beliebigen Sparte anwenden und Ihre Geschäftsziele erreichen.

    1. Analysieren Sie Ihren aktuellen Stand

    Zunächst müssen Sie sich für einen Bereich Ihres Unternehmens entscheiden, auf den Sie sich konzentrieren möchten, und beginnen den aktuellen Stand zu ermitteln. Sie müssen herausfinden, wo Ihr Unternehmen derzeit steht, bevor Sie einen Plan zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele ausarbeiten können

    Ihr Unternehmen möchte zum Beispiel das beste in Ihrer Branche werden, aber Ihr Kunden-Support-Team berichtet, dass viele Anrufe und Interaktionen mit Kunden frustrierend für die Kunden enden. 

    Ist Ihr Produkt das Problem oder braucht Ihr Support-Team mehr Schulung für den Umgang mit schwierigen Anrufen? Das werden Sie erst wissen, wenn Sie den Dingen auf den Grund gehen. Das bedeutet, dass Sie mit den beteiligten Personen sprechen, Daten sammeln und Ihre KPIs unter die Lupe nehmen müssen. Um diese Informationen sinnvoll zu nutzen und Ihren aktuellen Stand zu visualisieren, sollten Sie ein Gap-Analyse-Tool nutzen – eine Customer Journey Map, eine Empathiekarte, einen Service Blueprint oder einen Prozess-Flow.

    Wenn Sie herausfinden möchten, was die Ursache für die Frustration Ihrer Kunden ist, könnten Sie quantitative Informationen sammeln, z. B. den NPS-Wert Ihres Unternehmens oder die Anzahl der negativen Anrufe, die pro Woche auftreten. Sie könnten aber auch qualitative Informationen wie Kundenkommentare oder das Feedback Ihrer Support-Mitarbeiter zum aktuellen Anrufprozess heranziehen.

    Auch wenn Sie einen mehr strategisch ausgerichteten Bereich Ihres Unternehmens analysieren möchten, verfahren Sie auf gleiche Weise. Ein Vertriebsteam, in dem alle dieselbe Unternehmensvision haben, nämlich das beste Unternehmen der Branche zu werden, könnte den Produkt-Pitch der Vertriebsmitarbeiter sowie das Umsatzwachstum, die Ziele und die Konversionsraten analysieren. 

    Das Wichtigste in dieser Phase der Gap-Analyse ist es, die Ursache des Problems zu verstehen, die viel leichter zu erkennen ist, wenn Sie alle dazu beitragenden Faktoren kennen. Tatsächlich sollten Sie im Rahmen Ihrer Lückenanalyse alles auswerten, was Sie derzeit tun, damit Sie ein Gesamtbild erhalten. 

    Betrachten und visualisieren Sie Ihren aktuellen Stand, um Ihre Effizienz und Leistung zu steigern.

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    2. Bestimmen Sie den idealen zukünftigen Status

    Sobald Sie das Gesamtbild im Blick haben und wissen, wie Ihr Team oder Ihr Unternehmen derzeit funktioniert, müssen Sie idealistisch werden. Wo würden Sie gerne stehen? Was fehlt noch? Machen Sie sich noch keine Gedanken darüber, wie Sie dorthin gelangen werden. Denn das ist der nächste Schritt. Im Moment sollten Sie grenzenlos denken und von den schönsten Dingen träumen.

    Vielleicht haben Sie ein hervorragendes Marketingteam, das alle Inhalte outgesourct hat, aber nach einem Content-Audit stellen Sie fest, dass Ihre Marke nicht mehr kohärent ist, weil sie von einer uneinheitlichen Gruppe von Freelancern betreut wird. Ihr Ziel könnte darin bestehen, die Kontrolle über den Prozess der Content-Erstellung wiederzuerlangen, um Ihre Markenidentität wieder zu vereinheitlichen. 

    Ein anderes Beispiel wäre ein Warenlager, das bestimmte Sicherheitsvorschriften einhalten muss und die Produktions- und Personalleiter beschließen, dass sie mehr als nur die Vorschriften einhalten wollen. Ihr Ideal wäre es, die Vorschriften zu übertreffen, um mehr talentierte und engagierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

    In beiden Szenarien ist die derzeitige Leistung eindeutig unzureichend oder muss verändert werden. Doch anstatt blindlings vorzupreschen oder die Situation notdürftig zu „verarzten“, hilft Ihnen die Vorstellung des Ideals, ein höheres Potenzial zu erreichen. Ein gutes Tool für die Gap-Analyse wäre hier ein Brainstorming-Board oder eine Mind Map, um die Kreativität Ihres Teams zu mobilisieren.

    Aber wie können Sie das Ideal in die Tat umsetzen? Hier kommt die harte Arbeit ins Spiel.

    3. Finden Sie die Lücke und evaluieren Sie Lösungen

    Wenn Sie die ersten beiden Schritte der Gap-Analyse separat durchführen, werden Sie keine besonders guten Resultate erzielen – der Status quo kann Ihnen unumgänglich erscheinen, und die Ziele können sich hochtrabend und unerreichbar anfühlen. Wenn Sie die beiden Schritte jedoch zusammen ausführen, können Sie herausfinden, was zwischen Ihrer Leistung und Ihrem Potenzial fehlt. Sie müssen auch entscheiden, welche Lösungen die Kluft am effektivsten überbrücken können.

    Um auf unser vorheriges Beispiel mit dem Marketingteam zurückzukommen (siehe Schritt 2), würde eine Lückenanalyse die folgende Frage aufwerfen: Wie kommen wir von einer unklaren Markenbotschaft zu einer einheitlichen und von uns kontrollierten Markenbotschaft?

    Zur Überbrückung dieser Kluft bieten sich mehrere Lösungen an, aber nicht alle sind gleichermaßen geeignet:

    • Sie könnten die Content-Erstellung wieder im eigenen Haus durchführen, indem Sie mehr Content-Verfasser in Vollzeit einstellen, was teurer wäre als der Einsatz von Freelancern.
    • Sie könnten alle Ihre Freelancer neu evaluieren, um festzustellen, welche Freelancer es wert sind, behalten zu werden, und welche Ihren Ansprüchen nicht genügen. Diese Option würde einige Zeit in Anspruch nehmen und könnte dazu führen, dass Sie nicht genügend Freelancer haben, um Ihren Bedarf zu decken.
    • Sie könnten Ihre Vorgaben für die Markenbildung verschärfen und Ihre Freelancer neu einweisen. Auch diese Option erfordert Zeit und garantiert nicht unbedingt eine Verbesserung der von Ihren Freelancern erstellten Inhalte.

    Wenn garantierte Kontrolle am wichtigsten ist, ist die erste Lösung die beste. Stehen hingegen die Kosten an erster Stelle, scheidet die erste Lösung aus, und Ihr Team könnte sich für die zweite oder dritte Lösung entscheiden. Ein nützliches Gap-Analyse-Tool wäre ein Entscheidungsbaum, da er Kosten und Nutzen auf der Grundlage bedingter Wahrscheinlichkeiten berechnet.

    Wie Sie die Lücke überwinden, hängt letztendlich von den Prioritäten Ihres Unternehmens und Ihres Teams ab. Finden Sie gemeinsam heraus, was am besten funktioniert. 

    4. Erstellen und implementieren Sie einen Plan zur Überwindung der Lücke

    Nachdem Sie die möglichen Wege zur Überwindung der Lücke skizziert und entschieden haben, welcher der beste ist, müssen Sie möglicherweise auch noch andere in Ihrem Unternehmen davon überzeugen. Die Änderungen, die Sie einführen wollen, können auch andere Teams und Abteilungen betreffen, daher ist es wichtig, einen Plan zu erstellen. 

    Legen Sie eine klare Strategie und umsetzbare Ziele fest, die Ihnen dabei helfen, die Umstellung zu implementieren und alle Beteiligten an Bord zu holen. 

    Wenn Sie Ihre Pläne dem Management oder den Führungskräften vorstellen, sollten Sie einen Zeitplan für die Umsetzung der geplanten Änderungen aufstellen. Sie könnten auch einen umfassenderen Aktionsplan erstellen, der Teams oder einzelne Personen mit spezifischen Aufgaben betraut. 

    Erfahren Sie mehr zum organisatorischen Change Management, oder nutzen Sie die unten beschriebenen Tools, die Ihnen bei dieser Lückenanalyse helfen.

    Gap-Analyse-Tools

    Es gibt viele Tools, die Sie bei der Überwindung der Lücke unterstützen können. Unabhängig davon, für welches Tool Sie sich entscheiden, sollten Sie jeden Schritt Ihrer Lückenanalyse visualisieren und dokumentieren, damit Ihr Unternehmen weiter Fortschritte macht.

    SWOT-Analyse

    Die SWOT-Analyse ist vielleicht eines der ältesten Parade-Marketinginstrumente. SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren). Sie können eine SWOT-Analyse sowohl quantitativ als auch qualitativ durchführen. Mit diesem Verfahren können Sie interne und externe Bedrohungen für Ihr Unternehmen ermitteln und feststellen, wo und wie Sie sich von der Konkurrenz abheben.

    Beispiel für eine SWOT Analyse (Klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

    Ishikawa Diagramm

    Die nach ihrer unverwechselbaren Form benannten Fischgrätendiagramme (auch bekannt als Ishikawa-Diagramme oder Ursache-Wirkungs-Diagramme) untersuchen die möglichen Ursachen eines grundlegenden Problems. Diese Art von Diagramm ist besonders bei der Analyse Ihrer aktuellen Situation von Nutzen.

    Die am häufigsten analysierten Kategorien sind: 

    • Messwerte
    • Material
    • Personen
    • Maschinen
    • Methoden
    • Umgebung

    Sie können alle Kategorien wählen, die für das zentrale Problem oder die Wirkung, die Sie untersuchen, sinnvoll sind, wie im folgenden Beispiel gezeigt.

    Ishikawa-Diagramm für die Dienstleistungsbranche (Klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

    McKinsey 7-S-Modell

    Das McKinsey 7-S-Modell wurde von der gleichnamigen Beratungsfirma entwickelt. Es hilft letztlich dabei festzustellen, ob ein Unternehmen die Erwartungen erfüllt, und es konkretisiert die gemeinsamen Werte eines Unternehmens. Es überprüft die 7 S – die Kernvariablen eines Unternehmens –, um festzustellen, welche Werte sich überschneiden. Darüber hinaus überbrückt dieser Orientierungsrahmen die Kluft zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Stand des Unternehmens.

    Lucidchart

    Lucidchart, eine Cloud-basierte Anwendung für intelligente Diagrammerstellung, ist eine Kernkomponente der visuellen Kollaborationssuite von Lucid Software. Mit dieser intuitiven, Cloud-basierten Lösung können Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, um Flussdiagramme, Mockups, UML-Diagramme, Customer Journey Maps und mehr zu erstellen. Lucidchart unterstützt Teams dabei, die Zukunft schneller zu gestalten. Lucid ist stolz darauf, dass Spitzenunternehmen auf der ganzen Welt seine Produkte nutzen, darunter Kunden wie Google, GE und NBC Universal sowie 99 % der Fortune 500. Lucid arbeitet mit branchenführenden Partnern wie Google, Atlassian und Microsoft zusammen. Seit seiner Gründung wurde Lucid mit zahlreichen Preisen für seine Produkte, Geschäftspraktiken und Unternehmenskultur gewürdigt. Weitere Informationen finden Sie unter lucidchart.com.

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