Welche Methode zur Prozessoptimierung sollten Sie verwenden?

Prozessingenieure bewerten und entwickeln Prozesse, um die Produktivität zu steigern und ihre Geschäftsabläufe zu skalieren. Um diese Aufgabe zu erfüllen, benötigen Sie ein Verfahren zur Bewertung und Verbesserung von Prozessen. Soviel zum Thema „Meta“.

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, um eine geeignete Methode zur Prozessoptimierung zu finden. Möglicherweise sind Sie sich jedoch nicht sicher, welche Methode Sie anwenden sollen, wenn Fachleute mit Begriffen wie DMAIC und TQM um sich werfen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die wichtigsten Ansätze zur Prozessverbesserung und die Diagramme, die Sie bei jedem Schritt unterstützen können.

Six Sigma

Six Sigma fand seinen Anfang bei Motorola, wurde zu einem zentralen Teil der Unternehmensstrategie bei General Electric und wird seitdem in großem Umfang bei Fertigungs- und Geschäftsprozessen eingesetzt. Diese Prozessoptimierungsmethode erleichtert Unternehmen die Messung von Fehlern oder Unstimmigkeiten in einem Prozess mit dem Ziel, perfekte Produkte und Dienstleistungen zu liefern.

Bei der Arbeit nach Six Sigma verwenden die Prozessingenieure zwei Untermethoden: DMAIC für die Verbesserung bestehender Prozesse und DMADV für die Entwicklung neuer Prozesse. DMAIC, die bekanntere der beiden Methoden, folgt diesen Schritten:

• Definieren Sie die Möglichkeit zur Verbesserung (Projektziel).
• Messen Sie die Leistung Ihres bestehenden Prozesses.
• Analysieren Sie den Prozess, um eventuelle Mängel und deren Ursachen zu finden.
• Verbessern Sie den Prozess, indem Sie die von Ihnen gefundenen Ursachen angehen.
• Überwachen Sie den verbesserten Prozess und die zukünftige Prozessleistung, um Abweichungen zu korrigieren, bevor sie zu Mängeln führen.

DMADV folgt ähnlichen Schritten; allerdings werden die Anwender andere Faktoren betrachten, da es noch keinen Prozess im Unternehmen gibt:

• Definieren Sie das Prozessziel unter Berücksichtigung der allgemeinen Unternehmensstrategie und der Kundenanforderungen.
• Messen Sie die Faktoren, die für die Qualität entscheidend sind (CTQs genannt).
• Analysieren Sie verschiedene Design- und Entwicklungsoptionen.
• Gestalten Sie den Prozess.
• Überprüfen Sie, ob der Entwurf den Prozesszielen und Kundenanforderungen entspricht. Führen Sie ein Pilotprojekt durch und implementieren Sie den Prozess, wenn dieses erfolgreich ist.

Six Sigma stützt sich bei der Entscheidungsfindung mehr als andere Methoden auf Daten und Statistiken. Durch die Anwendung von DMAIC und DMADV sollten Six-Sigma-Organisationen eine klare finanzielle Rendite erzielen und sich bemühen, weniger als 3,4 fehlerhafte Merkmale pro Million Möglichkeiten beziehungsweise Chancen auf einen Mangel zu erreichen.

Diagramme für Six Sigma

Six Sigma verfügt zwar selbst über starke Standards, übernimmt aber auch andere Tools zur Prozessoptimierung, um Fachleute bei der Durchführung des DMAIC-Prozesses zu unterstützen. Diese Diagramme können Sie bei der Definition und Analyse Ihres aktuellen Prozesses verwenden.

Ishikawa Diagramm: Diese auch als Ursache-Wirkungs-Diagramme bezeichneten Darstellungen können Sie bei der Suche nach möglichen Ursachen für einen Mangel unterstützen. Ähnlich wie bei einer Fischgräte wird das Problem im Kopf des Diagramms dargestellt, und die Linien verzweigen sich in verschiedene Kategorien von Ursachen. 

SIPOC-Analysediagramm: Verwenden Sie dieses Diagramm, um Ihren Prozess im Unternehmen nach Lieferant, Eingabe, Prozess, Ausgabe und Kunde zu definieren. 

Geschäftsprozessanalyse: Visualisieren Sie Ihren gesamten Geschäftsprozess und berücksichtigen Sie dabei Rollen, Verantwortlichkeiten und Ziele. Verwenden Sie Geschäftsprozessmodelle, um die Aktivitäten Ihrer Organisation zu analysieren und die Produktivität zu verbessern.

LEAN-Fertigung

Wie der Name schon vermuten lässt, zielt die Lean-Methode darauf ab, die Kosten durch die Beseitigung von Verschwendung zu senken. Obwohl dieser Ansatz häufig als LEAN-Fertigung bezeichnet wird, lassen sich die zentralen Ideen von Lean auf jede Organisation und jeden Prozess anwenden. (Weitere Informationen erhalten Sie in unserer vollständigen Aufschlüsselung zu Lean vs. Six Sigma).

Eine Person, die diese Methode anwendet, bewertet den Wertstrom eines Prozesses. Der Wertstrom besteht aus wertschöpfenden Aktivitäten (die Aktionen, für die ein Kunde zahlen würde) oder nicht wertschöpfenden Aktivitäten in dem Prozess, der entweder zur Verwirklichung eines Konzepts oder zur Fertigstellung einer Bestellung führt.

Jede Aktion, die keinen Mehrwert bringt oder nicht im Rahmen einer Richtlinie oder Vorschrift erforderlich ist, ist Verschwendung. Verschwendung kann Folgendes umfassen:

• Transport: der Transport von Produkten, die für den Prozess nicht benötigt werden
• Bestände: Materialien, die nicht zur Bearbeitung aktueller Aufträge benötigt werden
• Bewegung: Mitarbeitende oder Geräte die mehr Bewegungen ausführen als für die Durchführung des Prozesses erforderlich sind
• Wartezeit: Zeiten von Stillstand oder Unterbrechungen der Produktion
• Überproduktion: übermäßige Produktion von Materialien vor einer entsprechenden Nachfrage
• Übermäßige Verarbeitung: Mehrarbeit aufgrund von Redundanzen oder schlechtem Werkzeug-/Produktdesign
• Fehler: der Aufwand für die Überprüfung und Behebung von Fehlern im System
• Fähigkeiten: die unzureichende Nutzung der Kenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeitenden

Prozessingenieure identifizieren diese Bereiche der Verschwendung, um den Gesamtwert für die Kunden zu erhöhen.

Diagramme für die LEAN-Fertigung

Es ist zu beachten, dass es hinsichtlich der Diagramme, die zur Analyse von Prozessen verwendet werden, viele Überschneidungen zwischen diesen verschiedenen Methoden gibt. Geschäftsprozessanalysen könnten sich beispielsweise als hilfreich erweisen, um Verschwendung aufzudecken oder einen Plan zu deren Beseitigung zu erstellen. Viele Prozessingenieure verwenden jedoch Wertstromanalysen im Rahmen der LEAN-Fertigung.

Wertstromanalysen: Dokumentieren Sie alle Schritte zur Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung, vom Beginn der Produktion bis zur Lieferung. Überlagern Sie den Prozess mit einer Zeitleiste, die wertschöpfende und nicht wertschöpfende Aktivitäten misst, damit Sie sehen können, welche Aktivitäten Sie aus dem Prozess entfernen sollten.

Lean Six Sigma

Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich bei Lean Six Sigma um eine Kombination aus den beiden vorangegangenen Methoden zur Prozessoptimierung.

Der Lean-Ansatz von Six Sigma unterstützt Sie dabei, Verschwendung in Ihrer Organisation zu beseitigen und Prozessfehler zu reduzieren. Mithilfe von Lean Six Sigma können Sie Zeit sparen, die Qualität verbessern und Kosten senken. Dieser Ansatz stützt sich auf DMAIC und kombiniert die Werkzeuge beider Methoden, wie Wertstromanalysen und SIPOC-Analysediagramme.

Total Quality Management (TQM)

Das Total Quality Management entstand vor den Methoden Six Sigma und Lean und erlangte in den späten 1980er Jahren große Aufmerksamkeit, als die US-amerikanische Bundesregierung begann, dieses Verfahren einzusetzen. Der Erfolg resultiert aus der Kundenzufriedenheit innerhalb dieses Systems. Wie Six Sigma kann auch TQM von Unternehmen zu Unternehmen variieren; Organisationen, die TQM anwenden, folgen jedoch im Allgemeinen diesen Grundsätzen:

• Organisationen sollten einen strategischen und systematischen Ansatz verfolgen, um ihre Ziele zu erreichen.
• Die Kunden bestimmen die Qualitätsstufe.
• Alle Mitarbeitenden arbeiten auf gemeinsame Ziele hin. Effektive Kommunikation und Schulungen stellen sicher, dass alle Beteiligten die Definition von Qualität verstehen und sich darum bemühen, sie zu erreichen.
• Organisationen sollten die erforderlichen Schritte eines jeden Prozesses definieren und die Leistung überwachen, um etwaige Abweichungen festzustellen. Sie sollten fortwährend nach Möglichkeiten suchen, effektiver und wettbewerbsfähiger zu werden.

Die Qualitätsmaßstäbe hängen vom jeweiligen Unternehmen ab, wobei einige Unternehmen etablierte Normen wie die ISO 9000-Reihe verwenden.

Diagramme für TQM

TQM-Unternehmen haben viele verschiedene Diagramme zur Behebung von Qualitätsproblemen verwendet. Der ursprüngliche TQM-Plan, der von der US Navy eingeführt wurde, verwendete sieben Hilfsmittel zur Messung der Qualität, darunter die bereits erwähnten Ishikawa Diagramme, Flussdiagramme und Kontrollblätter. Viele Unternehmen verwenden zusätzlich PDCA-Zyklen.

PDCA-Zyklen: PDCA (Plan, Do, Check, Act) wird unter vielen Namen wie Demingkreis oder Control Cycle geführt. Unternehmen nutzen es, um kontinuierlichen Prozesse zu verbessern, indem sie den vorgeschlagenen Plan ausarbeiten, den Plan testen und den Erfolg des Plans überprüfen.

Toyota Produktionssystem/Just-in-time

Das Toyota Produktionssystem (TPS), das auch als Just-in-time bezeichnet wird, wurde nach dem Zweiten Weltkrieg von Taiichi Ohno in Japan entwickelt, um bei der Produktion Zeit zu sparen und die Lagerkosten zu senken. Unter Anwendung des Kaizenansatzes, der kleine positive Verbesserungen vorsieht, besteht der Grundgedanke des TPS darin, Produkte nur nach Bedarf herzustellen und große Lagerbestände zu vermeiden. 

In der Regel wird das TPS von Prozessingenieuren in Verbindung mit der Kanban-Methode für das Projektmanagement eingesetzt, um aktuelle Prozesse einfach zu überblicken und zu verfolgen und gleichzeitig versteckte Probleme zu vermeiden. Das TPS besteht aus vier zentralen Grundsätzen: 

1. Philosophie

Lassen Sie sich bei Ihren Entscheidungen von der langfristigen Philosophie Ihrer Organisation und nicht von kurzfristigen finanziellen Zielen leiten.

2. Prozess

Finden Sie den richtigen Prozess, um die richtigen Ergebnisse zu erzielen. Dieser Grundsatz kann Folgendes beinhalten: 

• Verwendung eines fortlaufenden Prozessablaufs, um Probleme schnell zu entdecken
• Implementierung des Pull-Systems zur Vermeidung von Überproduktion 
• Einsatz von visuellen Kontrollen, um den gesamten Prozess zu betrachten und versteckte Probleme zu vermeiden 
• Ausschließliche Verwendung zuverlässiger Technologie, die für Ihre Mitarbeitenden und Prozesse erforderlich ist 

3. Mitarbeitende und Partner 

Investieren Sie in Ihre Mitarbeitenden, um Führungskräfte hervorzubringen, die die Unternehmensphilosophie verkörpern und sie an andere weitergeben können.

4. Problemlösung

Schaffen Sie eine Kultur des Lernens für kontinuierliche Verbesserungen. Verstehen Sie die Problematik genau, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, und vermeiden Sie voreilige Entscheidungen. Nehmen Sie sich stattdessen Zeit, um einen Konsens zu finden. 

Diagramme für das Toyota Produktionssystem/Just-in-time 

Als Toyota die TPS-Methode einführte, verwendete das Unternehmen ein visuelles, kartenbasiertes System, um Ineffizienzen zu ermitteln. Heute stehen verschiedene Tools zur Verfügung, die Prozessingenieure bei der Visualisierung und Verwaltung von Prozessen unterstützen. 

A3-Report: Ein einseitiger Bericht, der auf einfache Weise die entscheidenden Prozessinformationen identifiziert und kommuniziert. Der Bericht erleichtert den Mitarbeitern die rasche Lösung von Problemen und trägt zu kontinuierlichen Prozessoptimierung bei. 

Kanban Board: Ein visuelles Workflow-Diagramm, das zur Verfolgung des Fortschritts, zur Ermittlung von Problemen, zur Beseitigung von Engpässen und zur Verbesserung der Effizienz verwendet wird.  

Theory of Constraints 

Die Theory of Constraints (TOC) wurde erstmals in den frühen 1980er Jahren von Dr. Eliyahu Goldratt eingeführt. Sie identifiziert den größten Faktor, der das Erreichen eines Ziels verhindert, und verwendet dann einen systematischen Prozess zur Verbesserung des Durchsatzes dieses Engpasses, bis er keine Einschränkung mehr darstellt. 

Gemäß der TOC werden Organisationen immer mit mindestens einem Engpass konfrontiert sein, was bedeutet, dass es immer etwas zu verbessern gibt. Führen Sie diese fünf wiederholbaren Schritte aus, um die TOC zur Beseitigung von Engpässen anzuwenden: 

1. Identifizieren Sie den Engpass. 
2. Entscheiden Sie, wie Sie den Engpass optimal nutzen können. 
3. Ordnen Sie alles dem Engpass unter und synchronisieren Sie es mit diesem. 
4. Beheben Sie den Engpass. 
5. Wiederholen Sie den Prozess nach Bedarf. 

Diagramme für die Theory of Constraints 

Anhand von Diagrammen lässt sich leicht erkennen und verstehen, welchen Einfluss ein Engpass auf andere Prozessabschnitte hat und wo der Engpass behoben werden kann. Es ist zu beachten, dass es hinsichtlich der Diagramme, die zur Analyse ihrer Prozesse verwendet werden, viele Überschneidungen zwischen diesen verschiedenen Methoden gibt. Viele Anwender der TOC neigen dazu, Lean-Tools und -Diagramme zur Prozessüberwachung zu verwenden. 

Reality Tree: Es gibt Future Reality Trees und Current Reality Trees. Diese Art von Diagrammen wird verwendet, um Probleme zu analysieren und zu identifizieren, die die organisatorischen Prozesse beeinträchtigen, um festzustellen, welches davon den größten Engpass verursacht, und um damit zu beginnen, diesen zu beseitigen.  

Wir haben sechs wichtige Methoden der Prozessoptimierung vorgestellt. Es gibt jedoch noch viele weitere sowie eine Vielzahl zusätzlicher Verfahren, die mit Six Sigma, Lean und TQM vereinbar sind. Informieren Sie sich mit den oben genannten Ressourcen näher über eine dieser Methoden.