Haben Sie sich je die Frage gestellt, warum Projektmanagement von so großer Bedeutung ist?

Wenn Sie zuvor noch nie mit einem Projektmanager zusammengearbeitet haben, kann es verlockend sein, die Projektverwaltung selbst in die Hand zu nehmen. Schließlich erweisen sich Projektmanager nicht selten als kostspielige Investition. Lohnt es sich daher nicht, die Arbeit selbst zu erledigen?

Die Antwort lautet ganz klar: Nein.

Ein guter Projektmanager ist der Klebstoff, der ein Projekt zusammenhält und die Einhaltung qualitativer, zeitlicher sowie finanzieller Vorgaben gewährleistet. Daten des Projektmanagement Institute (PMI) zufolge führen mangelnde Investitionen im Bereich des Projektmanagements in der Hälfte aller Fälle zum Scheitern eines Projekts – eine erschreckende Zahl.

Misslungene Projekte können Ihren Unternehmenszielen schnell einen Strich durch die Rechnung machen und somit Ihr Wachstum erschweren, wenn nicht gar verhindern.

Beim Projektmanagement geht es um weitaus mehr als die Einhaltung von Fristen und das Festlegen von Budgets. Ein guter Projektmanager übernimmt von A bis Z die Kontrolle über ein Projekt und stellt sicher, dass Initiativen und Ziele strategisch aufeinander abgestimmt sind, das Projekt von sämtlichen Stakeholdern abgesegnet wurde und alle Beteiligten am gleichen Strang ziehen und über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden sind.

Was ist Projektmanagement?

Um zu verstehen, warum Projektmanagement so wichtig ist, gilt es zunächst, den Begriff zu definieren.

Das PMI definiert den Begriff „Projektmanagement“ als „die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Hilfsmitteln und Techniken auf Aktivitäten im Rahmen eines Projekts, um dessen Anforderungen zu erfüllen“. Ein grundlegender Projektmanagement-Lebenszyklus umfasst vier Phasen:

• Initiierung
• Planung
• Durchführung
• Abschluss

Mit anderen Worten: Der Zweck des Projektmanagements besteht in der Planung und Verwaltung eines Projekts, um die Erfüllung bzw. Erbringung der in diesem Zusammenhang definierten Ziele und Leistungen sicherzustellen. Zu den Aufgaben eines Projektmanagers gehören die Identifizierung und Verwaltung von Risiken, das sorgfältige und intelligente Management von Ressourcen und Budgets sowie eine effektive Kommunikation über mehrere Teams und Stakeholder hinweg.

Warum ist Projektmanagement so wichtig?

Da Projekte oft komplex sind und zahlreiche Stakeholder involvieren, braucht es für eine erfolgreiche Umsetzung einen Projektmanager, der die Zügel in die Hand nimmt und dafür sorgt, dass alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Forschungen des PMI haben ergeben, dass Unternehmen, die Projektmanagement-Strategien in jeglicher Form anwenden, eher in der Lage sind, Budgets, Terminvorgaben und Qualitätsstandards einzuhalten sowie dem geplanten Projektumfang und -nutzen gerecht zu werden.

Sie sind noch nicht vollständig überzeugt?

Wir verraten Ihnen sechs Gründe, warum Projektmanagement unverzichtbar ist.

1. Realistische Projektplanung

Die Bedeutung einer effektiven Projektplanung kann nicht genug betont werden. Allzu oft unterschätzen Unternehmen, wie lange die Umsetzung von Projekten in Anspruch nimmt, welche Kosten dies mit sich bringt, oder beides – alles andere als ein Erfolgsrezept.

Ein kompetenter Projektmanager betrachtet das Gesamtbild und legt realistische und erreichbare Ziele, Budgets und Zeitpläne fest. Ohne sorgfältiges Management können Projekte schnell aus dem Ruder laufen, bevor sie überhaupt begonnen haben.

Um realistische Ziele, Budgets und Zeitpläne zu definieren, kommuniziert der Projektmanager mit verschiedenen Stakeholdern, um die strategischen Prioritäten und Geschäftsziele des jeweiligen Projekts nachzuvollziehen. Auf der Grundlage seiner Recherchen entwirft der Projektmanager einen Projektplan, der diese Prioritäten unter Berücksichtigung der zeitlichen und finanziellen Einschränkungen des Projekts widerspiegelt. Dieser Prozess umfasst Aufgaben wie Kostenschätzungen, Ressourcenmanagement und Risikobewertung.

2. Klare Schwerpunkte und Ziele

Ein Mangel an klaren Zielen war 2017 der häufigste Grund für das Scheitern von Projekten. Projektmanager helfen Unternehmen, ihre Prioritäten zu identifizieren und ihre Projektziele darauf abzustimmen.

Wird das Projektmanagement dem Team überlassen, kommt es häufig vor, dass Umfang und Ziele des Projekts aus dem Blick verloren werden. Wenn nicht von Anfang an klare Schwerpunkte gesetzt werden, kann dies eine schleichende Ausweitung des Arbeitsumfangs, verpasste Fristen und Budgetüberschreitungen zur Folge haben.

Hinzu kommt, dass potenzielle Risikofaktoren von Teams häufig nicht wahrgenommen werden, wenn ihnen kein Projektmanager zur Seite steht, der mit der Verwaltung von Projektverwaltung und Aufgaben betraut ist und aufkommende Projektrisiken bewältigen kann, um zu verhindern, dass das Team den falschen Aufgaben Priorität einräumt.

Ein guter Projektmanager ist in der Lage, den Überblick über all diese Faktoren zu behalten, damit sich das Team zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben konzentrieren und bei Bedarf Anpassungen vornehmen kann.

3. Strategische Ausrichtung

Einer der wichtigsten Gründe für die Verwendung eines Projektmanagers ist die Tatsache, dass dieser Ihnen eine Ausrichtung Ihrer Projekte auf Ihre Unternehmensstrategie ermöglicht. Mark Langley, Präsident und CEO des PMI, warnt: „Ein unzureichendes Projektmanagement stellt ein enormes Risiko für die Umsetzung Ihrer Unternehmensziele dar.“

Anders gesagt: Projektmanagement ist eine der Grundlagen, um den Erfolg Ihrer Unternehmensstrategie zu fördern. Wenn Sie im Rahmen Ihrer Initiativen nicht auf ein effektives Projektmanagement zählen können, lassen Sie sich unter Umständen wichtige Wachstumsgelegenheiten entgehen.

Da Projektmanager die Planung und Umsetzung eines Projekts beaufsichtigen, tragen sie dazu bei, dass die übergeordneten Ziele sowie die sich daraus ergebenden Aufgaben und Meilensteine mit der Strategie des Unternehmens in Einklang stehen. Diese strategische Ausrichtung über sämtliche Projektebenen hinweg gewährleistet, dass alle Stakeholder an einem Strang ziehen und Ihre Initiativen das Wachstum des Unternehmens fördern.

4. Prozessverwaltung

Projektmanagement ist ein proaktiver Prozess, der darauf abzielt, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Aufgaben erledigen. Wenn es an einer konkreten Projektmanagement-Strategie mangelt, greifen Teams in der Regel auf eine reaktive Arbeitsweise zurück. So müssen sie Probleme nachihrem unweigerlichen Auftreten lösen, anstatt einen proaktiven Ansatz unter Beachtung bekannter Risiken zu verfolgen und Projektziele und -parameter von vornherein festzulegen.

Projektmanager helfen Teams, umfangreiche Projekte in kleinere, besser überschaubare Einheiten aufzuteilen. Durch das Festlegen klarer Teilaufgaben, Meilensteine und Fristen können Projektmanager ihren Teams genauere Anweisungen geben und flexibler auf Probleme reagieren.

5. Qualitätskontrolle

Qualitätskontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Selbst wenn Sie Ihr Projekt innerhalb des geplanten zeitlichen und finanziellen umsetzen, gilt es nur dann als erfolgreich, wenn es zudem die erforderlichen Qualitätsstandards erfüllt –

ein allzu häufiger Fallstrick für Unternehmen. Teams stehen unter großem Druck, Projekte frist- und budgetgerecht fertigzustellen, was zu hastiger Arbeit und mangelhafter Ausführung führen kann.

Hier kommen Projektmanager ins Spiel. Sie behalten nicht nur Fristen und Ziele im Auge, sondern achten auch darauf, dass Aufgaben mit der nötigen Sorgfalt erledigt werden. Sie helfen, die zu erbringenden Leistungen und die entsprechenden Qualitätsstandards zu definieren, damit alle Projektbeteiligten genau wissen, worauf es hinzuarbeiten gilt.   

6. Kosteneinsparungen

Laut PMI wurden 9,9 % der im Jahr 2018 investierten Finanzmittel – sprich 99 Millionen USD pro investierter Milliarde – aufgrund mangelnder Projektergebnisse verschwendet.

Ein effektives Projektmanagement ermöglicht Kosteneinsparungen, indem es die Effizienz verbessert, Risiken mindert und Ressourcen optimiert. Vor diesem Hintergrund sind kompetente Projektmanager eine Investition, die sich für Unternehmen mehr als auszahlt.

Mit Lucidchart auf Kurs bleiben

Die richtigen Tools können einen erheblichen Erfolgsfaktor für das Projektmanagement darstellen. Lucidchart ist eine cloudbasierte Lösung zur Erstellung von Diagrammen, mit deren Hilfe Projektmanager und ihre Teams Projektziele planen, nachverfolgen und umsetzen können.

Mit Lucidchart können Sie verschiedene Projektmanagement-Vorlagen für jede Phase Ihres Projekts erstellen, darunter:

• Projekt-Checklisten
• Projekt-Zeitachsen
• Gantt-Diagramme
• Prozessflussdiagramm
• Sprint-Zeitachsen
• Projekt-Dashboards

Vorkonfigurierte Vorlagen und eine umfangreiche Formenbibliothek ermöglichen eine schnelle, unkomplizierte Anpassung Ihrer eigenen Dashboards und Diagramme. Wenden Sie bedingte Formatierungsregeln an und verknüpfen Sie Daten direkt mit Ihrem Dokument, um den Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen zu können.

In Kombination mit den richtigen Ressourcen ist ein effektives Projektmanagement Ihr Schlüssel für erfolgreiche Projekte – jedes Mal.